Reisekosten buchen: Alle aktuellen Informationen

Sind Sie selbständige:r Unternehmer:in und öfter auf Geschäftsreise? Oder führen Sie eine Firma mit mehreren Mitarbeitenden, die regelmäßig in Ihrem Auftrag unterwegs sind? Je nach Situation werden Reisekosten unterschiedlich gebucht. Worauf Sie dabei achten sollten, erfahren Sie in diesem Beitrag.

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Angestellte und selbstständige Unternehmer:innen, die geschäftlich viel unterwegs sind, haben Ausgaben, die von Transport- oder Fahrtkosten über Hotelübernachtungen und Verpflegung bis hin zu Eintrittskarten für Messen und Kongresse reichen. Auch Reisenebenkosten wie Gepäckgebühren oder die Telefonrechnung zählen dazu.

Für Unternehmen und Selbstständige ist das ein zusätzlicher Kostenfaktor, der sich auf den Gewinn auswirkt. Deshalb lassen sich die Reisekosten als Betriebsausgaben steuerlich absetzen.

Damit die Rückerstattung durch das Finanzamt reibungslos funktioniert, bildet eine korrekte Reisekostenabrechnung die Basis für die Buchung. Jedes Unternehmen sollte daher interne Richtlinien und Formulare aufsetzen, die sich am Reisekostenrecht orientieren und den Prozess zur Reisekostenerstattung auch für die Mitarbeitenden schriftlich festlegen. So liegen der Buchhaltung alle relevanten Informationen vor, um die Reisekostenabrechnung korrekt zu buchen.

Es gibt keine vorgefertigten Formulare oder gesetzlichen Vorgaben für eine Reisekostenabrechnung. Sie sollte aber die folgenden Pflichtangaben beinhalten:

• Besonders wichtig: Belege, wie z. B. Rechnungen und Quittungen, die dem Finanzamt als Nachweis dienen
• Datum der Reise
• Zweck der Reise
• Reiseziel
• Reisetransportmittel (z. B. Flugzeug, Bahn, Auto)
• Oder Kilometerstand bei Antritt der Reise und bei Rückkehr mit dem eigenen Fahrzeug
• Reisedauer
• Kosten für Unterkunft, Verpflegung, Transport, Parkgebühren, etc.

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In der Buchhaltung werden Reisekosten auf die sogenannten Kontenrahmen gebucht, die von DATEV festgelegt wurden und sich als Standard durchgesetzt haben. Sie dienen der Kategorisierung und Vereinheitlichung unterschiedlicher Buchungsvorgänge und gliedern sich in der Regel in Kontenklassen von 0 – 9.

Die verschiedenen Kontenrahmen sind auf bestimmte Wirtschaftszweige bzw. Branchen zugeschnitten. Die Kontenrahmen 03 und 04 bilden den Standard und werden mit SKR abgekürzt. Sie eignen sich dabei für die meisten Unternehmensarten. Der SKR 03 ist nach Prozessen (Leistungserstellung und -verwertung) aufgeteilt, der SKR 04 richtet sich nach dem Aufbau einer Bilanz bzw. Gewinn- und Verlustrechnung.

Innerhalb der Kontenrahmen wird jedem Konto eine vierstellige Ziffer zugewiesen. Die erste steht für die Kontenklasse, die zweite für die Kontengruppe, die dritte für Kontenuntergruppen und die vierte für Einzelkonten.

Bei der korrekten Buchung von Reisekosten kommt es zunächst auf das Transportmittel an. Bei Flugzeug oder Bahn buchen Unternehmer:innen die Ausgaben auf das Konto "Reisekosten Unternehmer Fahrtkosten" 4673 SKR 03 oder 6673 SKR 04.

Erstatten Unternehmer:innen die ausgelegten Fahrtkosten an ihre Mitarbeitenden zurück, buchen sie die Auslagen auf das Konto “Reisekosten Arbeitnehmer Fahrtkosten”. Beim Standardkontorahmen SKR 03 ist das die Nummer 4663, bei SKR 04 das Konto 6663.

Unternehmer:innen und Selbstständige können darüber hinaus von der Kilometerpauschale Gebrauch machen, sofern sie beruflich unterwegs sind. Gemäß Bundesreisekostengesetz gilt für die Nutzung des eigenen Autos eine Kilometerpauschale von 30 Cent pro gefahrenen Kilometer. Für alle anderen motorisierten Fahrzeuge greift eine Pauschale von 20 Cent pro Kilometer. In Deutschland wurde ab Februar 2022 die Entfernungspauschale für Arbeitswege ab dem 21. Kilometer auf 0,38 Euro erhöht, um Steuerzahlerinnen und Steuerzahlern entgegenzukommen. Diese Änderung, die bis 2026 Bestand hat, ist ein Teil des Steuerentlastungsgesetzes.

Als Alternative zur Kilometerpauschale eignet sich die Berechnung der tatsächlichen Fahrtkosten. Für die Ermittlung des Betrags werden dabei nicht nur die gefahrenen Kilometer eingerechnet, sondern auch noch weitere Ausgaben, die beim Unterhalt eines Autos entstehen.

Wie bei anderen öffentlichen Transportmitteln auch, verbuchen Unternehmer:innen die Taxifahrten auf dem Konto "Reisekosten Unternehmer Fahrtkosten" 4673 SKR 03 oder 6673 SKR 04. War ein:e Angestellte:r im Auftrag der Firma mit dem Taxi unterwegs, wird die Fahrt von der Buchhaltung auf das Konto „Reisekosten Arbeitnehmer 4660 SKR 03 oder 6650 SKR 04 gebucht.

Die Ermittlung des Verpflegungsmehraufwandsauf Geschäftsreisen hängt besonders von der Reisedauer und dem Reiseziel ab. Ein wesentlicher Faktor dabei ist die Zeitspanne der Geschäftstätigkeit außerhalb des gewöhnlichen Arbeits- oder Wohnorts, die mindestens acht Stunden betragen sollte.

Für Geschäftsreisen innerhalb Deutschlands lassen sich ausschließlich Verpflegungspauschalen buchen und als Betriebsausgaben absetzen. Hier beträgt der Pauschbetrag für eine Abwesenheit von mindestens acht Stunden oder für den An- und Abreisetag jeweils 15 €. Bei Reisen, die über 24 Stunden hinausgehen, wird eine Pauschale von 30 € pro Tag angewendet. Eine weitere Option besteht darin, die tatsächlichen Kosten für Verpflegung abzurechnen.

Geschäftsleute setzen Verpflegungskosten während Geschäftsreisen als Betriebsausgaben an. Die Pauschale deckt lediglich die eigenen Verpflegungsaufwendungen und keine Bewirtungskosten, die zum Beispiel bei einem Geschäftsessen mit Kund:innen entstehen können.

Je nach der Rechtsformdes Unternehmens werden diese Kosten in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) oder in der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) verbucht. Unternehmer:innen buchen die Verpflegungskosten auf das Konto "Reisekosten Unternehmer Verpflegungsmehraufwand" 4674 SKR 03 oder 6674 SKR 04.

Auch 2025 ändern sich die Pauschbeträge für berufsbedingte Auslandsaufenthalte. Die Liste des Bundesfinanzministeriums umfasst 180 Länder und beinhaltet die aktuellen Verpflegungspauschalen und jeweiligen Reisekostenpauschalen für Übernachtungen, die Sie im BMF-Schreiben zur steuerlichen Behandlung der Reisekosten vom 21. November 2023 nachlesen können.

Unternehmer:innen können die tatsächlichen Hotelkosten buchen und als Betriebsausgaben geltend machen. Das entsprechende Konto dafür ist  "Reisekosten Unternehmer Übernachtungsaufwand und Reisenebenkosten" 4676 SKR 03 oder 6680 SKR 04.

Unternehmer:innen mit Angestellten buchen die tatsächliche Höhe für die Übernachtungskosten ihrer Mitarbeitenden auf das Konto "Reisekosten Arbeitnehmer Übernachtungsaufwand" 4666 bei SKR 03 oder 6663 bei SKR 04.

Die Ausgaben müssen vor dem Finanzamt mit einer Hotelrechnung belegt werden. Wichtig dabei ist, dass das Frühstück als separater Posten ausgewiesen wird, da im Rahmen des Mehraufwands Frühstückskosten nicht erstattet werden. Es lassen sich also ausschließlich die reinen Übernachtungskosten deklarieren.