Effizienz und Anpassungsfähigkeit sind nicht mehr nur Wünsche von Unternehmer:innen, sondern zwingende Notwendigkeit, um in der schnelllebigen Geschäftswelt mithalten zu können. Viele Unternehmen, insbesondere Start-ups, werden mit wachsenden Kundenanforderungen, veränderten Marktbedingungen und der fortlaufenden Digitalisierung konfrontiert. Eine reibungslose Abfolge von Geschäftsprozessen bildet dabei das Rückgrat eines jeden erfolgreichen Unternehmens. Doch warum ist es so entscheidend, diese Prozesse regelmäßig zu optimieren?

Geschäftsprozesse beeinflussen direkt die Produktivität, Effizienz und Kundenzufriedenheit eines Unternehmens. Eine Optimierung dieser Abläufe kann daher einen erheblichen Einfluss auf das Endergebnis haben: Kostenreduktion, verbesserte Servicequalität, Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit oder eine Erhöhung des Umsatzes. Insbesondere für Gründer:innen, die oft mit begrenzten Ressourcen und einem hohen Wettbewerbsdruck konfrontiert sind, kann eine gezielte Geschäftsprozessoptimierung den entscheidenden Unterschied ausmachen.

Doch wie kann man sicherstellen, dass Geschäftsprozesse stets zeitgemäß und effizient sind? Welche Hürden könnten sich auf dem Weg zur Optimierung ergeben und wie kann man sie bewältigen? Und schließlich: Wie können moderne Technologien und Tools, wie die von Qonto, dabei unterstützen, Geschäftsprozesse effektiver und intelligenter zu gestalten? Wir stellen Ihnen diese Aspekte vor und geben Ihnen wertvolle Einblicke und Tools an die Hand, um Ihr Unternehmen zukünftig optimal aufzustellen.

Jedes Unternehmen, vom Start-up bis zum Großkonzern, funktioniert durch eine Reihe miteinander verbundener Abläufe – den Geschäftsprozessen. Ein Geschäftsprozess ist, vereinfacht gesagt, eine strukturierte Abfolge von Aktivitäten, die mit einem klaren Ziel vor Augen durchgeführt werden: z.B. die Herstellung eines Produkts, die Bereitstellung eines Services oder die Beantwortung von Kundenanfragen.

Dabei unterscheidet man zwischen zwei Arten von Geschäftsprozessen. 

Die Schlüsselprozesse (auch Kernprozesse oder Primärprozesse genannt) sind diejenigen Prozesse, die unmittelbaren Mehrwert schaffen. Denken Sie zum Beispiel an eine Manufaktur, die handgemachte Schokolade verkauft: Der Prozess vom Auswählen der Kakaobohnen bis zur Herstellung der Schokolade selbst ist ein Schlüsselprozess. Er erzeugt das Produkt, das im Mittelpunkt des Geschäftsmodells steht.

Die Back-Office-Prozesse (auch unterstützende oder sekundäre Prozesse genannt) sind jene, die im Hintergrund ablaufen, um die Schlüsselprozesse zu unterstützen bzw. zu ermöglichen. Bleiben wir beim Manufaktur-Beispiel: Die Lagerverwaltung der Kakaobohnen oder die Gehaltsabrechnung für die Angestellten sind Beispiele für solche Back-Office-Prozesse. Sie erzeugen vielleicht nicht direkt die Wertschöpfung, sind aber unerlässlich, damit alles reibungslos funktioniert.

Um sich an verändernde Marktbedingungen anzupassen und einen kontinuierlichen Wettbewerbsvorteil zu gewährleisten, sollten Geschäftsprozesse fortlaufend optimiert werden. Doch was sind mögliche Ziele aus dieser Optimierung?

• Zum einen geht es um Produktivität. Optimierte Prozesse sorgen dafür, dass Ressourcen effizient genutzt werden. Das bedeutet weniger Verschwendung von Zeit, Geld und Material. Es schafft Raum für Ihre Mitarbeitenden, ihre Energie auf kreative und wertvolle Projekte zu lenken, statt in monotonen Routineaufgaben festzustecken.
• Die Qualität Ihrer Produkte oder Dienstleistungen steigt ebenfalls. Standardisierte Prozesse garantieren konsistente Ergebnisse – ein großes Plus für die Kundenbindung.
• Des Weiteren erhöht die Prozessoptimierung die Agilität Ihres Unternehmens. In einer sich ständig wandelnden Geschäftswelt können Sie so schneller auf Marktveränderungen reagieren.

• Ein weiterer Anreiz ist die Kostenreduktion. Ein schlankes, effizientes System kann erhebliche Kostenersparnisse mit sich bringen. Außerdem steigert eine regelmäßige Überprüfung und Optimierung der Prozesse die Compliance und verringert geschäftliche Risiken.

  Sie suchen nach mehr Möglichkeiten, um Kosteneinsparungen in Ihrem Betrieb zu erzielen? Hier haben wir sechs weitere Tipps für Sie zusammengestellt.

• Schließlich fördert die Prozessoptimierung auch die Transparenz. Ein klarer Blick auf alle Abläufe eröffnet oft überraschende Perspektiven und Chancen für Innovation und Verbesserungen.

So verlockend die Vorteile der Geschäftsprozessoptimierung auch klingen mögen, gehen sie doch mit einigen Herausforderungen einher, die Sie nicht unterschätzen sollten:

Beginnen wir mit dem initialen Aufwand. Um Abläufe zu optimieren, bedarf es zunächst einer genauen Analyse der aktuellen Situation. Das Sammeln von Daten, die Strategieentwicklung und das Change Management können beträchtliche Zeit, Energie und Finanzen in Anspruch nehmen. Sie sollten abwägen können, wie viel Aufwand für einen potentiellen Mehrgewinn wirklich angebracht ist. Allerdings sollten Sie sich auch stets die langfristigen und nachhaltigen Vorteile vor Augen führen, die diesen vorübergehenden Aufwand rechtfertigen.

Ein weiteres, oft unterschätztes Hindernis, ist der menschliche Faktor. Veränderungen führen oft zu Unsicherheit in der Belegschaft. Die Gewohnheit gibt Sicherheit und diese zu verlassen kann Ängste schüren. Ein gekonntes Change Management kann hier Abhilfe schaffen und die Mitarbeitenden positiv durch den Wandel führen.

Des Weiteren kann nach der Einführung eines neuen Prozesses kurzzeitig bzw. vorübergehend ein Produktivitätsverlust eintreten. Dieser ist natürlich nicht erwünscht, kann aber mit gezielten Schulungen abgefedert werden.

Schließlich sollten Sie sich noch vor dem ständigen Optimierungsfieber in Acht nehmen. Nicht jeder Prozess, der optimiert werden kann, sollte es auch. Ein kritischer Blick und eine sorgfältige Evaluierung sind essentiell, um sicherzustellen, dass die vorgenommenen Änderungen tatsächlich einen echten Mehrwert bringen und nicht bloß Aktionismus sind.

Wie geht man nun bei der Geschäftsprozessoptimierung eigentlich vor? Was sind die ersten Schritte? Wir haben die wesentlichen Punkte für Sie zusammengefasst:

Analyse: Wo stehen Sie gerade?

Bevor Sie in die Details gehen, sollten Sie verstehen, wie Ihre aktuellen Geschäftsprozesse ablaufen. Die Geschäftsprozessanalyse bildet den Ist-Zustand ab und gibt Aufschluss über den Reifegrad Ihrer Abläufe. Durch Methoden wie die SWOT-Analyse, die Six Sigma Methode oder die Potentialanalyse können Sie herausfinden, wo genau die Stellschrauben für Verbesserungen liegen.

(Re-)Design: Wie könnten Sie es besser machen?

In der Design-Phase geht es um die konkrete Gestaltung optimierter Geschäftsprozesse. Hier können unterschiedliche Methoden zum Einsatz kommen – von radikalen Ansätzen wie dem Business Process Reengineering (BPR) bis hin zu kontinuierlichen Methoden wie dem kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP). Wählen Sie dabei die Methode, die am besten zu Ihrem Budget, Zeitraum und technischen Möglichkeiten passt.

Umsetzung: Änderungen in die Praxis bringen.

In dieser Phase werden die geplanten Optimierungen in die Tat umgesetzt. Dabei kann das Change Management ein hilfreiches Instrument sein, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten die Änderungen nicht nur verstehen, sondern auch mittragen.

Monitoring: Haben Sie Ihre Ziele erreicht?

Nach der Umsetzung sollten Sie Ihre optimierten Geschäftsprozesse kontinuierlich überwachen. Das hilft, frühzeitig zu erkennen, ob die Änderungen den gewünschten Effekt haben. Kennzahlen (KPIs) sind dabei Ihr bester Freund.

Nachbereitung: Dokumentieren und Wissen teilen.

Abschließend ist es wichtig, die Ergebnisse und neuen Vorgehensweisen zu dokumentieren. Das fördert nicht nur die Transparenz, sondern unterstützt auch die Lernprozesse innerhalb Ihres Unternehmens.

Im folgenden Abschnitt geben wir Ihnen eine beispielhafte Übersicht, welche Geschäftsprozesse in Unternehmen konkret optimiert werden können. Die Bereiche können natürlich von Branche zu Branche etwas variieren:

• Produktion: Die Optimierung der Produktionsprozesse kann diverse Ziele verfolgen - von der Senkung der Produktionskosten und Erhöhung der Produktivität bis zur Verbesserung der Kommunikation und Abläufe. Beispielsweise könnten ineffiziente Wege in der Fertigung gekürzt und die Ressourcenauslastung verbessert werden.
• Logistik: Hier spielen Themen wie verbesserte Durchlaufzeiten, höhere Liefertermintreue oder geringere Bestände eine zentrale Rolle. Auch die Beschaffungs- und Vertriebsprozesse sollten in der Betrachtung nicht außen vor bleiben.
• Digitalisierung: Ein mächtiges Werkzeug in der heutigen Zeit. Durch den Einsatz digitaler Technologien können Abläufe automatisiert und damit die Effizienz gesteigert werden. Datenanalysen decken Optimierungspotentiale auf und reduzieren manuelle Tätigkeiten.
• Rechnungswesen: Neben der Senkung der Kosten steht hier auch die Automatisierung und Standardisierung der Prozesse im Vordergrund. Eine effiziente Gestaltung des Kontenplans und konsistente Reportingprozesse sind ebenso essentiell.
• Automatisierung in weiteren Unternehmensbereichen: Von der IT bis hin zum HR-Department können Automatisierungsmöglichkeiten in fast allen Abteilungen die Effizienz und Produktivität steigern.

Die Digitalisierung und Prozessautomatisierung revolutionieren die Geschäftswelt, indem sie die Effizienz und Flexibilität erhöhen. In diesem Umfeld bieten wir bei Qonto Unternehmen maßgeschneiderte Business-Banking-Lösungen und automatisierte Finanzmanagementprozesse. Damit ermöglichen wir Ihnen, wertvolle Zeit zu sparen, damit Sie sich voll und ganz auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.

• Digitales Geschäftskonto: In einer Welt, in der Online-Transaktionen dominieren, bieten wir ein rein digitales Geschäftskonto an. Es ermöglicht Unternehmen, ihre Finanzen von jedem Ort aus zu verwalten, was besonders für Remote-Teams nützlich ist. Zudem können Geschäftsinhaber:innen sofortige Benachrichtigungen über Kontobewegungen erhalten und haben ständigen Zugriff auf ihre Transaktionshistorie.
• Smarte Rechnungsverwaltung: Das Verwalten von Rechnungen kann für Unternehmen eine zeitraubende Aufgabe sein. Qonto erleichtert diese Arbeit mit Funktionen zur automatischen Erfassung, Sortierung und Speicherung von Rechnungen. Dies stellt sicher, dass alle Zahlungen pünktlich erfolgen und die Buchhaltung stets auf dem neuesten Stand ist.
• Sicheres Ausgabenmanagement: Qonto ermöglicht es Unternehmen, ihre Ausgaben in Echtzeit zu verfolgen und zu steuern. Mit individuellen Karten für Mitarbeitende können Unternehmen Ausgabenlimits festlegen und alle Transaktionen in Echtzeit überwachen. Dies gewährleistet nicht nur finanzielle Transparenz, sondern minimiert auch das Risiko von Betrug oder fahrlässigen Ausgaben.
  
• Geschäftskonto mit Buchhaltung: Qonto integriert Buchhaltungsfunktionen direkt in das Geschäftskonto, wodurch der Prozess der Finanzverwaltung nahtlos und effizient gestaltet wird. Dies beinhaltet z.B. automatische Steuerberechnungen, Integrationen mit anderen Softwarelösungen und eine automatisierte Berichterstellung.
• Integrationen und API-Zugriff: Für Unternehmen, die bereits andere Softwarelösungen nutzen, bietet Qonto API-Integrationen an. Dies bedeutet, dass Unternehmer:innen ihre Banking-Daten nahtlos mit anderen Systemen synchronisieren können, was den Automatisierungsprozess weiter fördert.