Das Privatauto geschäftlich nutzen

Der Bestand an Firmenwagen nimmt seit Jahren zu. Doch genauso gibt es immer noch viele, die ihren Privatwagen für betriebliche Fahrten nutzen:

• Arbeitnehmer:innen, die im privaten Pkw auch beruflich unterwegs sind oder
• Selbstständige, die keinen Firmenwagen anschaffen und geschäftliche Fahrten ebenfalls mit dem Privatauto erledigen.

Beide können diese betriebliche Nutzung steuerlich geltend machen. Doch es gibt Unterschiede.

Alle Ausgaben und Reisekosten, die notwendig werden, um ihrer Erwerbstätigkeit nachzugehen, können Arbeitnehmer:innen als Werbungskosten in der Einkommensteuererklärung geltend machen – so auch ihre Fahrtkosten.

Die Kilometerpauschale kann für jeden Arbeitstag und die einfache Strecke zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte angerechnet werden. Sie beträgt 30 Cent pro gefahrenen Kilometer für Pkw und 20 Cent pro Kilometer für Motorräder oder Mopeds und Roller.

Diese Pauschalen gelten ebenso bei weiteren betrieblichen Fahrten im Privatfahrzeug – Kundenbesuche oder Dienstreisen. Damit sind alle regelmäßigen Kfz-Kosten abgegolten.

Alternativ besteht für jeden, der den Privatwagen betrieblich nutzt, die Option, einen – eventuell höheren – tatsächlichen Kilometersatz geltend zu machen.

Hierbei rechnen Sie alle angefallenen Kosten Ihres Pkws zusammen:

• neben Benzinkosten auch
• Reparatur-, Wartungs- und Versicherungskosten,
• Leasingraten oder Darlehenszinsen oder eine
• Garagenmiete.

Die insgesamt gefahrenen Kilometer müssen dann in geschäftliche und private Nutzung prozentual aufgeteilt werden, um den Werbungskostenbetrag für die beruflichen Fahrten aus der Gesamtsumme zu ermitteln.

Diese Option verursacht natürlich mehr Aufwand als der Ansatz der Pauschalen, lohnt sich aber bei kostenintensiven Kfz-Modellen mit hohem Kaufpreis oder teurer Unterhaltung in jedem Fall.

Selbstständige haben es grundsätzlich genauso einfach wie Arbeitnehmer:innen, wenn sie ihr privates Kfz für ihre gewerblichen Fahrten nutzen. Allerdings machen sie jetzt die Fahrtkosten als Betriebsausgabe geltend und nicht als Werbungskosten.

Dazu bedienen sie sich dann ebenfalls der Entfernungs- oder Kilometerpauschale: Jeder betrieblich gefahrener Kilometer kann mit 30 beziehungsweise 20 Cent abgegolten werden.

Zum Nachweis von Fahrten für berufliche oder private Zwecke sowie sogenannte Mischfahrten sollten Sie hier ein Fahrtenbuch führen. Dabei ist nach wie vor die Papierform erlaubt. Diese sollte folgende Angaben zu jeder Fahrt enthalten:

• Datum und
• Uhrzeit aller Fahrten
• Kundenname und -anschrift bei jeder Fahrt sowie
• den laufenden Kilometerstand.

Ein elektronisches Fahrtenbuch zum Beispiel als App erleichtert Ihnen diese Dokumentation deutlich.

Übersteigt die betriebliche Nutzung einen Anteil von 50 %, wird aus dem Privatwagen unter steuerlichen Aspekten ganz automatisch ein Firmenwagen.

Entscheidend ist die tatsächliche Nutzung gemäß Fahrtenbuch, eine Einlage in Betriebsvermögen oder Anlagenverzeichnis braucht es nicht. Allerdings wird das Fahrzeug nun zum notwendigen Betriebsvermögen. Der Wagen ist dann mit dem Wert in der Buchhaltung zu aktivieren, mit dem er in den Büchern stünde, wenn er von Anfang an korrekt ausgewiesen worden wäre.

Daneben entsteht aber nun die Möglichkeit, alle Fahrzeugkosten als Betriebsausgaben in die Steuererklärung einfließen zu lassen. Außerdem kann oft die Umsatzsteuer als Vorsteuerabzug geltend gemacht werden.

Übrigens: Ab 10 % betrieblicher Nutzung besteht bereits ein Wahlrecht für die Einordnung als sogenanntes gewillkürtes Betriebsvermögen mit allen weiteren Möglichkeiten. Sie müssen aber dann in beiden Fällen wieder die Fahrten abziehen, wenn der Pkw privat genutzt wird.

Soll jetzt kein Nachweis mehr über Fahrten für private Zwecke durch ein Fahrtenbuch geführt werden, greift das Finanzamt zu der sogenannten 1-Prozent-Regelung, um die private Nutzung pauschal zu erfassen und dem Einkommen oder Gewinn zuzurechnen. Dabei verwendet es als Berechnungsgrundlage:

• den Listenpreis des Fahrzeugs zum Zeitpunkt der Erstzulassung
• inklusive Sonderausstattung und
• Umsatzsteuer

Ein Prozent dieses Gesamtbetrags pro Monat – also insgesamt 12 % pro Jahr – kommen dann zum Einkommen beziehungsweise Gewinn hinzu und müssen zum individuellen Steuersatz versteuert werden.

Außerdem kommt für alle Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb eine Pauschale hinzu: 0,03 % vom Gesamtpreis für jeden Kilometer. Bei einer Entfernung von 20 Kilometern ergibt das weitere 0,6 %, monatlich dann insgesamt eine Pauschale von 1,6 % und pro Jahr dann schon knapp ein Fünftel des Pkw-Bruttokaufpreises, welche das zu versteuernde Einkommen erhöhen.

Auf der gleichen Grundlage müssen Arbeitnehmer:innen einen geldwerten Vorteil pauschal versteuern, wenn ein Firmenwagen von ihnen ebenso anteilig privat genutzt wird. Oder sie wählen das Fahrtenbuch für eine tatsächliche Besteuerungsgrundlage.

Besonders für Selbstständige hat die 1-Prozent-Regelung bei vielen hochpreisigen Fahrzeugen, die Sie gebraucht kaufen, Nachteile. Diese sind durch einen meist starken anfänglichen Wertverlust zwar schon ein Jahr nach der Erstzulassung um etwa ein Drittel oder mehr günstiger in der Anschaffung.

Allerdings schlagen sie beim Pauschalansatz für die steuerliche Berücksichtigung von eventuellen privaten Fahrten anschließend aber wieder mit ihrem vollen, um mehrere Zehntausend Euro höheren Ursprungspreis zu Buche.