Gebrauchtwagen als Firmenwagen

Fahrtkosten zählen dem aktuellen Reisekostenrecht zufolge zu den steuerlich absetzbaren Reisekosten. Dazu gehört zum Beisp der Mehraufwand für Verpflegung an Ganz- und Halbtagen auf Dienstreise (siehe auch Dreimonatsfrist). Für Dienstreisen mit dem Firmenwagen darf keine Kilometerpauschale steuerlich geltend gemacht werden.

Wenn Unternehmen Ihren Mitarbeitenden Firmenwagen zur Verfügung stellen, bestellen sie dazu längst nicht immer fabrikfrische Neuwagen, sondern greifen oft auch zu einem Gebrauchten. Das lohnt sich in mehrfacher Hinsicht.

Was aber sowohl Arbeitgebende als auch Arbeitnehmende bezüglich Abschreibung, Finanzamt und privater Nutzung beachten müssen, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Unternehmer:innen sollten stets Liquidität und Kosten im Auge behalten. Für ein neues Fahrzeug wird ein hoher Listenpreis plus Sonderausstattung fällig. Schon im ersten Jahr zeigt der Neuwagen dann einen durchschnittlichen Wertverlust von 25 %. Nach gerade drei Jahren ist ein Auto meist nur noch rund die Hälfte seines ursprünglichen Kaufpreises wert. Anschließend liegt der Wertverlust normalerweise bei etwa 5 - 6 % jährlich.

Abschreibungsmöglichkeiten kompensieren die hohen anfänglichen Wertverluste zwar einigermaßen, aber junge Gebrauchtwagen lassen sich dadurch viel günstiger erwerben und schonen beim Kauf direkt das Geschäftskonto.

Bei Neufahrzeugen gehen Finanzämter regelmäßig von einer sechsjährigen Nutzungsdauer aus. Daraus ergibt sich eine jährliche Abschreibung von knapp 17 % des Gesamtkaufpreises inklusive aller Extras.

In Einzelfällen – bei mehr als 90 % betrieblicher Nutzung des Wagens und der Erfüllung weiterer steuerlicher Voraussetzungen – kommt im ersten Jahr eine 20-prozentige Sonderabschreibung infrage.

Generell gilt die sechsjährige Nutzungsdauer genauso bei Gebrauchtwagen. Ihr Alter kommt dabei aber in Anrechnung, und so lassen sie sich oft mit höheren Sätzen abschreiben. Beispiele:

• Ein zwei Jahre altes Fahrzeug hat demnach noch eine voraussichtliche Restnutzungsdauer von vier Jahren und kann mit 25 % abgeschrieben werden.
• Nach drei Jahren sinkt die erwartete Restnutzungszeit der Gebrauchtwagen auf drei Jahre und die Abschreibung steigt auf 33 %.
• Für alle Fahrzeuge mit einem Alter ab vier Jahren wird ausnahmslos eine Restnutzung von zwei Jahren angenommen. Selbst wenn der Wagen schon sechs Jahre oder älter ist, dürfen Sie daher 50 % des Kaufpreises jährlich abschreiben.

Zusammen mit kleinen Kaufpreisen kompensiert die höhere Abschreibungsmöglichkeit dann in der Regel leicht die höheren Reparatur- oder Servicekosten für ein älteres Auto.

Viele Chefinnen und Chefs erlauben ihren Mitarbeitenden die Privatnutzung von Firmenwagen. Dieses Extra hat für die Mitarbeitenden allerdings zur Folge, dass sie einen geldwerten Vorteil versteuern müssen, weil jedes Auto – ob gebraucht oder neu – zum unternehmerischen Betriebsvermögen zählt.

Aber: Allein das Zurverfügungstellen nur für dienstliche Fahrten und den Weg zwischen Wohnort und erster Tätigkeitsstätte beziehungsweise Betrieb ergibt noch keinen geldwerten Vorteil.

Ansonsten haben Arbeitnehmende zwei Möglichkeiten für die Versteuerung:

• Privat versteuern mit Fahrtenbuch
• Nutzung der 1-Prozent-Regelung

Im Fahrtenbuch dokumentieren die Mitarbeitenden jede Fahrt und vermerken dabei ihre Natur oder den Zweck: Dienst- und Privatfahrten sowie zusätzlich die Fahrten zwischen Arbeitsplatz und Zuhause. Für alle Kosten wie Reparaturen oder Service sammeln sie Belege. Sollte eine Quittung fehlen, kann stattdessen unter Umständen ein Eigenbeleg erstellt werden.

Am Ende bestimmt der private Anteil der Fahrten den Nutzungswert an den gesamten Kosten, welcher vom Arbeitgeber oder von der Arbeitgeberin für die Mitarbeitenden zu versteuern ist. Diese Methode ist exakt, aber aufwendig für die Mitarbeitenden.

Diese können Arbeitnehmende auch hier geltend machen. Sie haben allerdings darauf zu achten, dass ihre Chefin oder ihr Chef die tatsächlichen Gesamtkosten ansetzt und nicht pauschal versteuert.

Der Arbeitgeber oder die Arbeitgeberin hat für weniger Buchhaltungsaufwand die Option, geldwerte Vorteile pauschal mit 15 % versteuern zu lassen. Ein derart pauschal versteuerter Arbeitslohn mindert später die Entfernungspauschale bei den abzugsfähigen Werbungskosten.

Allen, die eine Fahrtenbuchführung vermeiden wollen, gibt das Finanzamt aber auch noch eine zweite Möglichkeit zur Versteuerung der Privatnutzung von neuen oder gebrauchten Dienstwagen: die 1-Prozent-Regelung.

Bei mehr als 50 % Dienstfahrten kann hier 1 % des inländischen Listenpreises des Fahrzeugs zuzüglich Sonderausstattung für die pauschale Versteuerung des geldwerten Vorteils angesetzt werden. Konkret:

• Gebrauchte wie neue Autos, die komplett einmal 45.000 € gekostet haben, sind mit jeweils 450 € monatlich zum individuellen Einkommenssteuersatz zu versteuern.
• Außerdem werden weitere Steuern für Fahrten zwischen Wohn- und erstem Arbeitsort fällig: monatlich 0,03 % des Listenpreises mit Extras für jeden Kilometer einer einfachen Strecke. Das ergibt bei einem Arbeitsweg von 30 Kilometer hier: weitere zu versteuernde 405 € im Monat.
• Insgesamt ergibt das Beispiel geldwerte Vorteile von 955 € monatlich oder 11.460 € jährlich, was zu einem Steuersatz von 40 % einen Betrag von 4.584 € fälligen Steuern für den Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin bedeutet.

Eine exakte Zuordnung mit der Fahrtenbuch-Methode ist für viele Mitarbeitende steuerlich deutlich attraktiver und so nehmen sie gern den Mehraufwand in Kauf. Interessanter und günstiger war es bis Ende 2021 für Elektro-Dienstwagen oder Plug-In-Modelle aus: Hier galt mit der 0,5-Prozent-Regelung eine glatte Halbierung der Steuerbelastung für die Arbeitnehmenden.