Tankgutschein als Sachbezug – Änderungen in der Gesetzeslage

Tankgutscheine werden gern ausgegeben, um Mitarbeitern eines kleines Extra zukommen zu lassen – in einem Wert von bis zu 44 Euro sogar steuerfrei. Zum 1. Januar 2020 wurde allerdings neu geregelt, was als steuerfreier Sachbezug anerkannt wird.

Arbeitgeber können im Rahmen des sogenannten Sachbezuges ihren Mitarbeitern mit Gutscheinen wie beispielsweise Tankgutscheinen etwas Gutes tun. Diese werde als Lohnnebenleistung behandelt und gelten als beliebte Möglichkeit, das Gehalt des Mitarbeiters aufzuwerten.

Ein Tankgutschein kann auch dann ausgegeben werden, wenn Mitarbeitern im Rahmen einer Dienstreise bzw. einer Einsatzwechseltätigkeit höhere Fahrtkosten (siehe z. B. auch höhere Verpflegungskosten bei Auswärtstätigkeit bis zu 3 Monaten) entstehen. Der Tankgutschein ist damit ein Mittel, Reisekosten von Angestellten zu übernehmen (siehe auch Spesen bzw. Hotelübernachtung auf Vorlage einer Rechnung).

Bis zu Beginn dieses Jahres galt ein Tankgutschein im Wert von bis zu 44 Euro pro Monat als steuerfrei, jedoch änderte sich die Anwendung dieser steuerfreien Sachbezugsgrenze zum 1. Januar 2020. Wir haben für Sie zusammengefasst, wie die neue Regelung aussieht und worauf Sie als Unternehmer achten müssen.

Arbeitgeber konnten bis zum Ende des Jahres 2019 ihren Mitarbeitern mit Tankgutscheinen sowie anderen Geldkarten mit einem Wert von bis zu 44 Euro ein Geschenk machen. Der Gutschein konnte als Sachbezug verrechnet werden – eine steuerfreie und sozialversicherungsfreie Sonderleistung. Dabei durfte der Wert der Tankgutscheine im Monat 44 Euro inklusive der Mehrwertsteuer nicht überschreiten. Diese Regelung war auch dann gültig, wenn der Arbeitgeber nicht im Vorfeld einen Gutschein für den Arbeitnehmer erwarb, sondern pro Monat gegen Vorlage eines Beleges, also beispielsweise einer Einkaufs- oder Tankquittung (bei Verlust sind Eigenbelege möglich), dem Arbeitnehmer bis zu 44 Euro erstattete. Der Arbeitgeber musste also nicht immer eine Gutscheinkarte bei Tankstellen einkaufen, sondern konnte auch einfach einen Teil der Tankrechnung des Mitarbeiters übernehmen, wenn dieser keinen Dienstwagen nutzen kann.

Zum 1. Januar 2020 wurde nun jedoch die Gesetzeslage durch den Gesetzgeber geändert, denn es sollte zukünftig zwischen Sachbezügen und einer Geldleistung unterschieden werden. Mit der Überarbeitung der Gesetze bezüglich der Sachlohnleistung ist beispielsweise das Ausstellen von Tankgutscheinen für Mitarbeiter nicht mehr im gleichen Rahmen wie zuvor möglich. In den folgenden Absätzen finden Sie weitere Informationen zu der Neuregelung, die insbesondere in § 8 Abs. 1 Satz 2 und 3 EStG festgelegt ist.

Grundlegend gilt: Die Grenze von 44 Euro als steuerfreier Betrag gilt auch noch zukünftig. Unternehmer können also weiterhin einem Mitarbeiter Sachbezüge in dieser Höhe steuer- und sozialversicherungsfrei bereitstellen (Ihr Steuerbescheid ist diesbezüglich fehlerhaft? Legen Sie Einspruch ein.). Jedoch ist das Verschenken von Gutscheinen und Geldkarten nur noch unter bestimmten Voraussetzungen erlaubt: Für jegliche Gutscheine und Geldkarten gilt, dass sie von jetzt an nur für einen bestimmten Einzelhändler wie einen bestimmten Einkaufsladen oder eine bestimmte Tankstellenkette gültig sein dürfen. Zudem ist es erlaubt, dem Mitarbeiter sogenannte Centergutscheine und City-Cards als Prämie zur Verfügung zu stellen.

Der Gesetzgeber hat mit der Gesetzesanpassung darüber hinaus deutlicher definiert, welche Leistungen als reine Geldleistung zu betrachten sind und damit als steuerpflichtiger Arbeitslohn zu verbuchen sind.

• Zweckgebundene Geldleistungen: Wenn der Unternehmer seinem Mitarbeiter Geld für einen Einkauf zur Verfügung stellt, gilt dies als steuerpflichtige Geldleistung.
• Nachträgliche Kostenerstattung: Werden beispielsweise die Tankkosten nicht durch einen Tankgutschein bezuschusst, sondern durch eine nachträgliche Kostenübernahme, ist diese ebenfalls steuerpflichtig.
• Geldersatzleistungen wie Kreditkarten und ein Tankgutschein von mehr als 44 Euro monatlich,
• Gutscheine und Geldkarten, mit denen Bargeld abgehoben werden kann sowie
• Prepaidkarten mit IBAN oder Paypal-Funktion.

In der Regel erwirbt ein Unternehmer bei einer bestimmten Tankstelle beziehungsweise einer Tankstellenkette für die Mitarbeiter Tankgutscheine, mit denen die Arbeitnehmer anschließend bei dieser spezifischen Tankstelle tanken und ihre Kosten mit dem Gutschein bezahlen können. Die Vorteile für die Arbeitnehmer liegen auf der Hand: Sie sparen einen gewissen Teil ihrer Tankrechnung pro Monat und können frei tanken. Unternehmer können auf diese Weise den Mitarbeitern eine gewisse Extraleistung bieten, die als Bonus zu verstehen ist. Viele Unternehmen nutzen diese steuerfreien Bonusleistungen, da diese die Arbeitnehmer unterstützen und direkt eingesetzt werden können. Nicht zuletzt: Genau wie beispielsweise regelmäßige Einladungen zu gemeinsamen Betriebsessen (siehe auch Bewirtungsbeleg) können Aufmerksamkeiten in Form eines Tankgutscheins zur Arbeitsmotivation der Mitarbeiter beitragen.