Tankgutschein als Sachbezug: Das sollten Sie wissen

Tankgutscheine gehören zu den am häufigsten genutzten Sachbezügen im Rahmen steuerfreier Mitarbeitenden-Benefits. Sie bieten eine praktische Lösung für die Abrechnung von Reisekosten und ermöglichen es Unternehmen, Mitarbeitenden steuerfreie Vergünstigungen anzubieten.

Doch welche Arten von Tankgutscheinen gibt es eigentlich und wie können Arbeitgeber sicherstellen, dass diese steuerfrei gewährt werden können? Im Folgenden stellen wir Ihnen die verschiedenen Optionen vor und erklären, was zu beachten ist.

Ein Tankgutschein ist ein spezieller Gutschein oder eine Karte, die es Ihnen ermöglicht, Kraftstoff an einer Tankstelle zu einem vorher festgelegten Wert oder in Form eines bestimmten Betrags zu erwerben. Der Gutschein funktioniert, indem er als Zahlungsmittel an der Kasse der Tankstelle vorgelegt wird und der Wert des Gutscheins vom Gesamtbetrag des getankten Kraftstoffs abgezogen wird.

Tankgutscheine werden oft als Belohnungen, Geschenke als Teil von Werbeaktionen angeboten. Sie können auch in Fällen ausgegeben werden, in denen Mitarbeitenden im Rahmen von Dienstreisen oder Einsatzwechseltätigkeiten höhere Fahrtkosten entstehen. Dies gilt auch für erhöhte Verpflegungskosten bei Auswärtstätigkeiten von bis zu 3 Monaten.

Der Zweck des Tankgutscheins besteht darin, die Reisekosten der Mitarbeiter:innen zu übernehmen, ähnlich wie bei Spesen oder Hotelrechnungen.

Tankgutscheine bieten verschiedene Vorzüge – sowohl für Arbeitnehmende als auch ihre Arbeitgebenden.

• Kostenersparnis: Ein Tankgutschein für Mitarbeiter ermöglicht es, den Kraftstoff für ihr Fahrzeug zu einem vergünstigten Preis oder sogar kostenlos zu erhalten. Dies kann zu erheblichen Einsparungen bei den monatlichen Ausgaben für Treibstoff führen.
  
  
• Flexibilität: Arbeitnehmende haben die Möglichkeit, den Tankgutschein bei verschiedenen Tankstellen einzulösen, was ihnen eine größere Auswahl und Flexibilität bietet.
  
  
• Einfache Verwaltung: Durch die Verwendung eines Tankgutscheins können Arbeitnehmenden ihre Kraftstoffausgaben besser verwalten und das Tanken steuerlich absetzen. Der Wert des Gutscheins ist klar definiert und erleichtert die Budgetierung.

• Mitarbeiterbindung und Motivation: Das Angebot von Tankgutscheinen als Teil von Mitarbeiterleistungen oder Incentive-Programmen kann dazu beitragen, die Mitarbeiterbindung und -motivation zu verbessern. Arbeitnehmende fühlen sich wertgeschätzt und belohnt, was sich positiv auf ihre Arbeitszufriedenheit und Produktivität auswirken kann.
  
  
• Steuervorteile: In einigen Ländern können Tankgutscheine als steuerfreie oder steuervergünstigte Sachleistungen behandelt werden. Dies ermöglicht es Arbeitgebern, Kosten zu senken und gleichzeitig ihren Mitarbeitenden einen Mehrwert zu bieten.
  
  
• Vereinfachte Reisekostenabrechnung: Die Nutzung von Tankgutscheinen vereinfacht die Reisekostenabrechnung für Unternehmen, da sie eine klare Zuordnung der Kosten ermöglichen und die Notwendigkeit von Quittungen und Belegen für Tankvorgänge entfällt. Durch die automatische Erfassung und Integration der Tankausgaben in die Buchhaltungssysteme wird der administrative Aufwand reduziert.

Tankgutscheine sind eine beliebte Möglichkeit, um Treibstoffkosten zu decken oder als Geschenk für Autofahrer:innen zu dienen. Es gibt verschiedene Arten von Tankgutscheinen, darunter:

• Universelle Tankgutscheine können bei verschiedenen Tankstellen eingelöst werden. Sie bieten Flexibilität, da sie in der Regel an verschiedenen Standorten akzeptiert werden.
  
  
• Markenspezifische Tankgutscheine von Tankstellen. Diese Gutscheine können beispielsweise für eine bestimmte Tankstellenmarke wie Shell, Aral oder Esso gelten.
  
  
• Unternehmensinterne Tankgutscheine für Mitarbeiter:innen. Diese Gutscheine können in der Regel nur an bestimmten Tankstellen oder Tankstellenketten eingelöst werden, die eine Partnerschaft mit dem Unternehmen haben und gelten als Teil von Vergünstigungen oder Zusatzleistungen.
  
  
• Es gibt auch Online-Plattformen, die digitale Tankgutscheine anbieten. Diese können entweder als E-Mail-Gutscheine oder als Codes zum Einlösen beim Online-Kauf von Treibstoff verwendet werden.
  
  
• Prepaid-Tankkarten, die mit einem bestimmten Geldbetrag aufgeladen werden und bei verschiedenen Tankstellen verwendet werden können. Das funktioniert auch mit Ihren Firmenkarten von Qonto.

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Die Kosten für Tankgutscheine können je nach Art der Gutscheine und dem gewählten Betrag variieren. Unterschiedliche Faktoren sind zu berücksichtigen.

Nennwert des Gutscheins: Arbeitgebende können entscheiden, welchen Geldbetrag sie für den Tankgutschein zur Verfügung stellen möchten. Die Kosten für den Arbeitgeber entsprechen normalerweise dem Wert des Gutscheins.

Anzahl der Gutscheine: Je nach Größe des Unternehmens und der Anzahl der Mitarbeiter können die Kosten für Tankgutscheine erheblich variieren. Arbeitgebende müssen die Anzahl der Gutscheine berücksichtigen, die sie für ihre Mitarbeiter erwerben möchten.

Zusätzliche Gebühren: Bei einigen Anbietern können zusätzliche Gebühren anfallen, z. B. für personalisierte Gutscheine oder für den Druck und Versand der physischen Gutscheine. Diese Gebühren können die Gesamtkosten erhöhen.

Für Arbeitnehmende entstehen in der Regel keine direkten Kosten für Tankgutscheine. Sie erhalten die Gutscheine als Zusatzleistung oder Geschenk. Die Verwendung des Gutscheins zur Bezahlung von Treibstoff ist normalerweise kostenfrei.

Universelle Tankgutscheine können in der Regel bei verschiedenen Tankstellen eingelöst werden. Sie sind darauf ausgelegt, Flexibilität zu bieten und an verschiedenen Standorten akzeptiert zu werden. Diese Gutscheine sind oft mit Tankstellenketten verbunden, die an mehreren Standorten vertreten sind.

Es gibt jedoch auch markenspezifische Tankgutscheine, die nur in den jeweiligen Filialen eingelöst werden können. Daher ist die Flexibilität abhängig von der Art des Tankgutscheins.

Wenn Tankkarten für Ihre Mitarbeitenden interessant klingen und Sie diese erwerben möchten, gibt es dafür verschiedene Anlaufstellen.

• Direkt bei Tankstellen: Viele Tankstellen bieten Tankgutscheine als Teil ihres Dienstleistungsangebots an. Sie können in den Filialen der Tankstellen vor Ort nachfragen, ob sie Tankgutscheine für Unternehmen anbieten.
  
  
• Online: Es gibt spezialisierte Online-Plattformen, die Tankgutscheine anbieten, die für Unternehmen und Mitarbeiter:innen bestimmt sind. Diese Plattformen ermöglichen den Kauf von Tankgutscheinen in verschiedenen Beträgen und bieten oft auch personalisierte Optionen an. Einige Beispiele für solche Plattformen sind Tankgutschein.de, Gutscheine.de oder Cardfy.
  
  
• Über Vergünstigungsprogramme: Einige Unternehmen haben Partnerschaften mit Tankstellen oder Tankgutschein-Anbietern, um Mitarbeitenden Vergünstigungen anzubieten. In solchen Fällen können Sie sich an die Personalabteilung Ihres Unternehmens wenden, um herauszufinden, wie Sie einen Tankgutschein erwerben können.

Corporate-Benefits-Dienstleister bieten eine einfache und steuerkonforme Lösung zur Bereitstellung von Mitarbeitervergünstigungen in Ihrem Unternehmen. Es gibt jedoch auch die Möglichkeit, Tankkarten von Anbietern wie UTA oder DKV oder von Tankstellenketten wie Shell, Aral und Esso zu nutzen.

Wenn Sie bereits ein Geschäftskonto von Qonto nutzen, müssen Sie keine speziellen Tankgutscheine bei anderen Anbietern kaufen, sondern können einfach Ihre Firmenkarte als Tankkarte nutzen.

Der große Vorteil: Die Karten sind direkt mit Ihrem Geschäftskonto verbunden. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, alle Tankausgaben in Echtzeit zu verfolgen und die Spesenabrechnung bequem per App vorzunehmen.

Die Tankkarten für Firmen können an verschiedenen Tankstellen in Deutschland und Europa, wie Aral, Shell, Esso, Jet, Uta, DKV usw., verwendet werden, ohne dass Gebühren für Zahlungen in Euro anfallen. Bei Zahlungen in Fremdwährungen fallen Wechselkursgebühren an.

Durch die PIN-Eingabe sind Zahlungen gesichert, und Sie können die Zahlungslimits individuell anpassen. Ein Pluspunkt: Qonto bietet individuelle Zahlungslimits für den Tag oder den Monat an, die Sie mit wenigen Klicks und in Echtzeit anpassen können.

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Die steuerliche Freistellung von Tankgutscheinen wurde gemäß § 8 Abs. 2 Satz 9 des Einkommensteuergesetzes (EstG) festgelegt. Zu den grundlegenden Voraussetzungen zählen folgende Punkte:

• Ein Tankgutschein ist steuerfrei, solange er den monatlichen Freibetrag von 50 € nicht überschreitet. Dabei handelt es sich um die Gesamt-Bruttogrenze. Wenn ein:e Arbeitgeber:in sowohl einen Tankgutschein als auch ein Sachgeschenk gewähren möchte, müssen die Kosten beider Leistungen addiert werden.
  
  
• Wenn die monatliche Grenze von 50 € auch nur minimal überschritten wird, unterliegen die Mitarbeitervergünstigungen der Besteuerung und Abgabenbelastung.
  
  
• Arbeitgeberzuschuss für Fahrtkosten: Tankgutscheine, die als Arbeitgeberzuschuss für Fahrtkosten gewährt werden, können steuerfrei sein, wenn sie ausschließlich für berufliche Fahrten verwendet werden. Die berufliche Veranlassung muss nachgewiesen werden.
  
  
• Eine Ausnahme hiervon besteht lediglich bei Aufmerksamkeiten zu persönlichen Anlässen, bei denen Arbeitgeber bis zu dreimal jährlich Gutscheine mit einem Wert von bis zu 60 € steuerfrei gewähren dürfen.
  
  
• Tankgutscheine dürfen nicht als Geld ausgezahlt werden; es handelt sich um Sachbezüge.
  
  
• Tankgutscheine müssen freiwillig und zusätzlich zum Gehalt gewährt werden und dürfen nicht als Entgeltumwandlung oder Arbeitslohn ausgezahlt werden.
  
  
• Wenn Tankgutscheine zusammen mit anderen Sachbezügen wie beispielsweise Firmenfitnessleistungen kombiniert werden, darf der Gesamtbetrag die Freigrenze von 50 € nicht überschreiten.

Steuerfreie Tankgutscheine können sich in vielerlei Hinsicht lohnen. Zum einen dienen sie als zusätzlicher Anreiz für Mitarbeiter:innen, da sie eine steuerfreie Vergünstigung bieten und somit zur Motivation und Bindung an das Unternehmen beitragen können.

Unternehmen profitieren ebenfalls, da sie durch die Bereitstellung steuerfreier Tankgutscheine die Kosten für Mitarbeitervergünstigungen senken können, ohne zusätzliche Lohnnebenkosten zu verursachen. Außerdem kann die Ausgabenverwaltung von Reisespesen vereinfacht werden.

Für die Mitarbeiter:innen bedeutet die Nutzung von Tankgutscheinen eine erhöhte Flexibilität, insbesondere wenn sie beruflich viel unterwegs sind, da sie dadurch ihre Fahrzeugkosten senken können. Dies trägt zur Verbesserung der Arbeitnehmerzufriedenheit bei und verringert die finanzielle Belastung der Mitarbeiter.