Tankquittungen von der Steuer absetzen?

Muss ich Tankquittungen aufheben? Diese Frage stellt sich mancher Autofahrer, der aus beruflichen Gründen unterwegs ist. Um diese Fahrtkosten vom Arbeitgeber erstattet zu bekommen oder von der Steuer abzusetzen, gibt es mehrere Wege. Das Aufbewahren von Tankquittungen lohnt sich indes in jedem Fall. Lesen Sie im Folgenden, was es bei diesem Thema zu beachten gilt.

Um Fahrtkosten erstattet zu bekommen, gibt es mehrere Wege. Müssen Autofahrer, die aus beruflichen Gründen unterwegs sind, dafür ihre Tankquittungen aufheben?

Klar ist: Je mehr Sie fahren, umso öfter müssen Sie tanken. Dabei kommen häufig viele Euro zusammen, die das private Budget kräftig strapazieren. Um diese Fahrt- und Reisekosten ersetzt zu bekommen, gibt es mehrere Möglichkeiten:

- Unter bestimmten Bedingungen lassen sich die Tankquittungen von der Steuer absetzen.

- Auch ersetzt sie mancher Arbeitgeber. Dazu ist er allerdings nicht verpflichtet.

- Zusätzlich kann der Chef Tankgutscheine an seine Mitarbeiter verteilen.

Es ist ratsam, für kleinere Beträge zu tanken und die 100-Euro-Grenze nicht zu überschreiten. Dann reichen Quittungen als sogenannte Kleinbetragsrechnungen, um sie dem Arbeitgeber oder dem Finanzamt vorzulegen. Wer zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, kann diesen selbstverständlich durchführen.

Tanken Sie für mehr als 100 Euro, muss eine echte Tankrechnung ausgestellt werden. Normalerweise übernehmen Tankstellen dies nicht, denn das Erstellen solch einer Rechnung ist umständlich. Sie muss folgende Angaben enthalten:

- Name und Anschrift des Autofahrers

- Rechnungsnummer

- Anteil der Umsatzsteuer

Wird die Rechnung nicht ausgestellt, nützt die Tankquittung allein nichts und der Arbeitnehmer bleibt im Zweifelsfall auf seinen Kosten sitzen. Es ist daher sinnvoller, lieber öfter und dafür kleinere Mengen Sprit zu tanken.

Es ist klar, dass Fahrtkosten nur abgesetzt werden können, wenn es um den eigenen Wagen geht. Für ein Firmenfahrzeug reichen Tankquittungen, die die Buchhaltung verbucht und die dann vom Arbeitgeber ersetzt werden. Wer mit dem Privatwagen auf Dienstreise geht, hat Reisekosten aller Art, darunter auch Ausgaben fürs Tanken, die mit Tankquittungen belegt werden. Diese können für alle Fälle aufgehoben werden, denn sie lassen sich von der Steuer absetzen, falls der Arbeitgeber sie nicht bezahlt. Wichtig zu wissen: Ebenso wenig wie bei dem Verpflegungsmehraufwand, ist der Arbeitgeber auch zur Erstattung der Tankkosten nicht verpflichtet.

Es gibt zwei Wege, um die Kosten für eine Dienstreise von der Steuer absetzen zu können:

- genaue Angaben

- Kilometerpauschale

Im ersten Fall müssen alle relevanten Unterlagen vorgelegt werden und es ist eine ziemliche Rechnerei nötig. Dazu müssen Sie:

- die Gesamtkosten belegen

- die gefahrenen Kilometer des Jahres angeben

- die Kosten für die Kilometer berechnen

- per Fahrtenbuch die gefahrenen Kilometer belegen

- die tatsächlichen Fahrtkosten berechnen.

Dieser Aufwand lohnt sich nur, wenn viele beruflich bedingte Fahrten mit dem eigenen Wagen stattfinden. Alternativ greift die Kilometerpauschale für Dienstreisen. Sie beträgt 30 Cent pro Kilometer bei Reisen mit dem eigenen Pkw.

Auch die Kilometer von zu Hause zur Arbeitsstätte lassen sich mit 30 Cent abrechnen, wenn sie mit dem Auto zurückgelegt wurden. Diese gelten aber nur für die einfache Strecke und werden in der Einkommensteuererklärung als Werbungskosten abgesetzt.

Bei der Kilometerpauschale sind Tankquittungen unnötig. Sie lassen sich nicht zusätzlich von der Steuer absetzen. Mit dem Kilometergeld von 30 Cent pro Kilometer sind alle Kosten für den Wagen abgegolten. Bei Motorrädern und Mopeds liegt der Satz bei 20 Cent. Zudem ist der Pauschalbetrag auf jährlich 4.500 Euro begrenzt. Danach sind Nachweise erforderlich, dass der Weg mit einem Auto zurückgelegt wurde.

Es gibt noch einen anderen guten Grund, die Quittungen der Tankstelle aufzuheben. Immer wieder zeigen sich sogenannte Spritdiebe: Menschen, die tanken und dann schnell das Weite suchen, ohne zu bezahlen. Zwar gibt es inzwischen vielerorts Überwachungskameras, aber manchmal sind die Bilder unscharf und Verwechslungen möglich. Mit einer Tankquittung können Sie bei Nachforschungen jederzeit beweisen, dass Sie zu dem fraglichen Zeitpunkt Ihre Kosten bezahlt haben.

Der Begriff der Sachzuwendung wurde zum 1. Januar 2020 zwar verschärft, doch Tankgutscheine sind weiterhin zugelassen. Es geht dabei darum, dass damit Waren im Inland bezogen werden. Bis zu einer Grenze von 44 Euro im Monat zahlt der Arbeitnehmer keine Steuern auf den Tankgutschein und der Arbeitgeber keine Sozialabgaben. Insofern ist beiden Seiten geholfen.

Mit einem Tankgutschein wird das Tankbudget des Arbeitnehmers etwas entlastet. Dieser muss den Gutschein nicht beim Finanzamt angeben. Die Kilometerpauschale lässt sich dennoch von der Steuer absetzen, wenn Sie nicht auf die genauen Angaben setzen (dann müssen Sie die Tankquittungen aufheben).

Wer möchte, kann seine Tankquittungen des laufenden Jahres zur Sicherheit aufheben. Offiziell ist das nur nötig, wenn punktgenau alle Kosten für den Privatwagen und die beruflich gefahrenen Kilometer in der Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend gemacht werden. Wer der Einfachheit halber auf die Kilometerpauschale setzt, kann keine Tankquittungen von der Steuer absetzen.