Reisekosten: Alles rund um die Hotelrechnung

Geschäftsleute sind viel unterwegs. Auf diesen Dienstreisen entstehen nicht nur Kosten für die Verpflegung (Auslöse), für Geschäftsessen mit Kund:innen oder Fahrtkosten (mit dem Dienstwagen oder Privatauto). Auch Auswärtsübernachtungen im Hotel müssen bezahlt werden.

Das führt zu Hotelrechnungen der unterschiedlichsten Art, die wichtig sind für die Einreichung beim Arbeitgeber. Daher sollte die Rechnung vom Hotel die Anforderungen erfüllen, die gesetzlich vorgeschrieben sind. So ist der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin auf der sicheren Seite. Auch Selbstständige müssen selbstverständlich auf ihre Hotelrechnung achten, damit ihre Buchführung korrekt ist und vom Finanzamt anerkannt wird.

Reisekosten aller Art können entweder über den Arbeitgeber abgerechnet und/oder als Spesen von der Steuer abgesetzt werden – dies gilt auch für Hotelkosten und weitere anfallende Nebenkosten. Wichtig in jedem Fall: Alle Ausgaben müssen mit Quittungen (z. B. Bewirtungsquittung) oder auch Eigenbelegen lückenlos belegt werden. Haben sich Fehler bei der Angabe der Ausgaben im Steuerbescheid eingeschlichen, kann beim Finanzamt Einspruch eingelegt werden.

Welche Kosten vom Arbeitgeber erstattet werden, erfahren Sie in unserem Artikel über das Bundesreisekostengesetz.

Ein Punkt ist die unterschiedliche Besteuerung der reinen Übernachtungszeit in Hotels sowie beim Frühstück. Während die reine Übernachtung mit der ermäßigten Umsatzsteuer von 7 % besteuert wird, kommt das Frühstück auf den vollen Mehrwertsteuersatz. Diese beiden Posten müssen daher getrennt aufgelistet werden.

Es gibt dazu eine Ausnahme: Wenn die Morgenmahlzeit Teil eines Pauschal- oder Businessangebots des Hotels ist und damit zu weiteren Leistungen des Hauses gehört, entfällt ihre separate Auflistung. Solche Zusatzleistungen, die nicht unter den Posten Verpflegung fallen, können sein:

• Wäscheservice
• Parkplatz
• Internetanschluss

Ansonsten ist darauf zu achten, wo Sie übernachten, denn die Frühstückspreise in einem Hotel nahe der Innenstadt sind deutlich höher als die erlaubte Anrechnung: Aktuell wird diese Mahlzeit offiziell mit 6,00 € abgerechnet, doch in einem 3- oder 4-Sterne-Hotel kommt schnell ein zweistelliger Betrag heraus, der dann nicht mehr in der pauschalen Verrechnung vorkommen kann. Diese Leistungen stehen zwar wie vorgegeben auf der Rechnung, werden in der Buchhaltung aber als Privatentnahmen gebucht.

Die Mehrwertsteuer, die auf den Hotel- und Frühstückskosten liegt und auf der Rechnung einzeln ausgewiesen wird, kann im Übrigen sofort als Vorsteuer geltend gemacht werden. Es geht also bei der Frage, wie die Frühstückskosten im Hotel zu buchen sind, immer um den Nettobetrag.

Ein Beispiel:

Als Unternehmer verreisen Sie selbst und übernachten dreimal. Der Frühstückspreis wird extra berechnet und ist nicht in der Hotelpauschale enthalten.

3 Nächte à 90 € netto = 270 €

7 % Umsatzsteuer = 18,90 €

gesamt = 288,90 €

Frühstück netto = 16,80 €

19 % Umsatzsteuer = 3,19 €

gesamt = 19,99 €

Es gibt noch weitere wichtige Punkte im Zusammenhang mit einer Rechnung im Hotel:

Übernachtet eine angestellter Person oder Arbeiter:in, sollte die Hotelrechnung auf das Unternehmen ausgestellt sein. Das kann bereits bei der telefonischen, besser schriftlichen Buchung mit dem Hotel vereinbart werden. Auch in diesem Fall wird angegeben, wer der oder die Reisende namentlich ist, aber mit der Rechnung selbst hat er oder sie dann in Sachen Abrechnung nichts zu tun.

Außerdem ist es verpflichtend, dass Rechnungen innerhalb eines halben Jahres nach den Übernachtungen ausgestellt werden. Am einfachsten ist es, der oder die Reisende nimmt sie gleich mit oder sorgt dafür, dass sie der Firma zugeschickt werden.

Sie sind dauerhaft für Ihre Firma unterwegs? Mit welchen Pauschalen und Erstattungen Sie rechnen können, erfahren Sie in unseren Artikeln über Einsatzwechseltätigkeit und der Dreimonatsfrist bei Spesen.

Sie können natürlich auch darauf verzichten, morgens am Frühstückstisch zu sitzen. Die meisten Reisenden nehmen diese Mahlzeit aber gern mit, weil sie oft vor lauter Terminen im Laufe des Tages kaum Gelegenheit für ein Mittagessen haben und erst abends etwas zu sich nehmen.

Wer viel in Deutschland reisen muss, weiß, wie die Rechnung vom Hotel richtig aussehen soll. So muss sie die Umsatzsteuer als separaten Posten ausweisen. Muss der oder die Reisende vorab per Kreditkarte des Unternehmens bezahlen, stellt das Ganze kein Problem dar. Bezahlt er mit eigenen Mitteln, sollte er diese anschließend natürlich erstattet bekommen.