Verpflegungs-mehraufwand am Wochenende

Zu Hause kann sich ein Arbeitnehmer sehr preiswert ernähren. Geht er dagegen auf Geschäftsreise, steigen die Kosten. Wer den ganzen Tag auswärts verbringt, benötigt mindestens drei Mahlzeiten am Tag, dazu kommen Getränke. Um hier einen Ausgleich zu schaffen, wurde der Verpflegungsmehraufwand eingeführt, der unter anderem im Einkommensteuergesetz durch § 4 Absatz 5 Nummer 5 geregelt ist und 2020 eine Erhöhung erfahren hat. Arbeitgeber sind bei der Abrechnung von Reisekosten an diese Pauschalen, die vom Finanzamt festgelegt werden, gebunden und können eine Erstattung nicht nach eigenem Gutdünken vornehmen. Finden Sie alle Informationen in unserem Artikel!

Dabei gelten einige Regeln für den Verpflegungsmehraufwand. So muss der Angestellte oder Arbeiter mindestens acht Stunden von seiner Wohnung und seiner ersten Arbeitsstätte abwesend sein. Beide Bedingungen müssen vorliegen, damit die Verpflegungspauschbeträge (diese wurden ab Januar 2020 angehoben), wie der Mehraufwand für die Verpflegung auch genannt wird, greifen. Für andere Fälle sind dagegen andere Sätze vorgesehen.

Es werden

- für eine Abwesenheit ab 24 Stunden 28 Euro angesetzt. Dabei handelt es sich um die große Steuerpauschale.

- für An- und Abreisetag jeweils 14 Euro berechnet, wenn der Betreffende an diesem, dem vorangegangenen oder dem folgenden Tag auswärts übernachtet. Dies ist die kleine Steuerpauschale. Diese Pauschale gilt auch für eine dienstliche Abwesenheit ab 8 Stunden.

- Berufskraftfahrer bekommen eine Pauschale von 8 Euro pro Tag pro Übernachtung.

Normalerweise übernimmt der Arbeitgeber die Kosten für die Unterkunft. Diese enthalten oft ein Frühstück. Zudem kann das Unternehmen oder eine dritte Stelle in dessen Auftrag eine Mittags- oder Abendmahlzeit zur Verfügung stellen. In diesen Fällen werden Pauschbeträge abgezogen. Folgende Pauschalen gelten:

- Frühstück 5,60 Euro (minus 20 Prozent)

- Mittag- oder Abendessen 11,20 Euro (minus 40 Prozent)

Sollte der Tagespauschbetrag dadurch ein negatives Ergebnis zeigen, entsteht dem Arbeitnehmer kein Nachteil. Die Auszahlung wird mit null Euro angesetzt.

Interessant wird es, wenn der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber den Auftrag hat, das Wochenende auswärts zu arbeiten. Tatsächlich gilt der Samstag als Werktag, er ist also ein Arbeitstag. Ebenso kann verlangt werden, sonntags oder an Feiertagen zu arbeiten, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind. Diese sind im Arbeitszeitgesetz (ArbZG) § 10 zusammengefasst. Darunter fallen zum Beispiel Messen und Ausstellungen, Rettungseinsätze und Pflegediensteinsätze, Sportveranstaltungen, Medienberichterstattung und einige mehr. Nur wenn der Arbeitsvertrag die beruflichen Tätigkeiten am Wochenende explizit ausschließt, haben Angestellte und Arbeiter stets ein freies Wochenende.

Dabei erfährt der Sonntag entgegen weit verbreiteter Gerüchte keine andere Vergütung als den normalen Stundenlohn, sofern im Arbeitsvertrag nichts anderes geregelt ist. Hier kann natürlich jederzeit eine individuelle Regelung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben vereinbart werden. Nur für Nachtarbeit werden in jedem Fall gesetzliche Zuschläge fällig. Davon unabhängig wird ebenfalls ein eventueller Verpflegungsmehraufwand berechnet.

Der Arbeitgeber kann jedoch freiwillig steuerfreie Zuschläge zahlen, um den tatsächlichen Verflegungskosten der Arbeitnehmer gerecht zu werden. Diese dürfen maximal dem halben Stundenlohn entsprechen und nicht höher als 50 Euro sein. Liegt er bei maximal 25 Euro, bleibt der Zuschlag sogar sozialversicherungsfrei.

Ist der Arbeitnehmer auswärts untergebracht und hat im Rahmen der Dienstreisen ein freies Wochenende, können die Spesen ebenfalls steuerfrei ausgezahlt werden. Es muss keine Unterscheidung von privat und beruflich vorgenommen werden.

Der Arbeitgeber kann die entstandenen Kosten selbst auszahlen, sie bleiben für seinen Angestellten oder Arbeiter bis zur vollen Höhe lohnsteuerfrei. Am einfachsten erstattet er den Verpflegungsmehraufwand zusammen mit den Reisekosten. Das muss er allerdings nicht leisten, wenn es nicht im Arbeitsvertrag steht. Übernimmt der Arbeitgeber die Zahlung daher nicht, kann der Arbeitnehmer die Beträge in seiner nächsten Einkommenssteuererklärung unter Werbungskosten geltend machen. In jedem Fall ist es wichtig, dass alle Belege in Sachen Spesen gut aufbewahrt werden beziehungsweise notfalls ein Eigenbeleg erstellt wird.

Verpflegungspauschalen erhält jeder Arbeitnehmer, der für mindestens acht Stunden, 24 Stunden oder sogar mehr als einen Tag auf Dienstreisen ist. Wichtig ist dabei, dass die entstandenen Reisekosten beruflich und nicht privat bedingt sind. In der Regel wird die Verpflegungspauschale vom Arbeitgeber bezahlt, meist zusammen mit den übrigen Ausgaben. Ansonsten werden die Spesen am besten über die nächste Einkommensteuererklärung unter Werbungskosten geltend gemacht. Der Verpflegungsmehraufwand wurde zum 1.1.2020 neu angepasst, sodass es nun einige Euro mehr gibt.

In Sachen Wochenendarbeit muss das Nichtarbeiten im Arbeitsvertrag festgehalten werden. Ansonsten kann der Unternehmer jederzeit bei gegebenen Anlässen einen Arbeitseinsatz fordern. Pauschbeträge für Essen und Trinken können dann aber ebenso wie Hotel- und andere Kosten abgerechnet werden.