Reisekosten: Pauschalen im In- und Ausland

Arbeitnehmende sind für ihre Unternehmen oft in aller Herren Länder von Amerika bis nach Indien, China oder Japan unterwegs. Und selbst wenn ein Arbeitgeber nicht gleich komplett global aufgestellt ist, geht es für den Chef oder seine Mitarbeitenden oft auf Dienstreise oder zu auswärtigen Tätigkeiten bei den europäischen Nachbarn beispielsweise in den Niederlanden, Belgien, Dänemark, Frankreich oder Luxemburg. Auf all diesen Auswärtstätigkeiten entstehen Reisekosten, die von der Steuer abgesetzt werden können.

Oft verlassen Arbeitnehmende oder Unternehmer für mehr als acht Stunden, ganze Tage oder sogar Wochen und Monate ihre erste Tätigkeitsstätte, an der sie für gewöhnlich ihren Job erledigen. 

In dem Fall können sie zumindest in den ersten drei Monaten für alle Tage dieser Abwesenheit jeden Euro an Reisekosten inklusive Verpflegungsmehraufwand steuerlich geltend machen oder erhalten sie vom Arbeitgeber steuerfrei zurück erstattet.

Zu den Reisekosten zählen:

• Übernachtungskosten in Hotels oder Pensionen.
• Fahrtkosten mit einem Pkw, Fliegern oder Zügen.
• Kosten für die tägliche Verpflegung und insbesondere der Verpflegungsmehraufwand.
• weitere Nebenkosten der Auswärtstätigkeit oder Dienstreise.

Nach der Rückkehr von der Dienstreise sollten diese Ausgaben am besten zeitnah abgerechnet werden. Bei der Abrechnung wiederum kann viel Zeit und Energie gespart werden, wenn mit modernen und spezialisierten Werkzeugen zur Spesenverwaltung gearbeitet wird, statt sie nur in Papierform mit Formularen und frei flatternden Quittungen vorzunehmen.

Qonto bietet beispielsweise digitale Tools zur Spesenverwaltung, die im Geschäftskonto inklusive sind und mit denen Reisekosten für Unternehmer:innen und Teammitglieder ganz bequem und unkompliziert beglichen werden können. Für jeden Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin kann außerdem mit wenigen Klicks eine eigene Qonto Mastercard online bestellt und ihre Limits und Funktionen individuell festgelegt werden. Die Belege werden gleich nach der Zahlung per App gescannt und direkt in das Geschäftskonto geladen. 

Push-Nachrichten informieren Unternehmer in Echtzeit über erfolgte Transaktionen, Einnahmen und Ausgaben sind über die Qonto App jederzeit einsehbar.

Für Unternehmen, die sich über die Landesgrenzen hinaus bis nach Frankreich, Spanien oder Italien erstrecken, bietet Qonto außerdem ein Geschäftskonto im Ausland mit jeweils lokaler IBAN an.

Wer im Umkreis seines festen Arbeitsplatzes – oder steuerlich gesprochen seiner ersten Tätigkeitsstätte – arbeitet, kann sich zu gewöhnlichen Kosten zu Hause jeden Tag selbst versorgen. Geht es auf Reisen, entsteht schnell ein Mehraufwand für die Verpflegung, auch Auslöse genannt. Es fehlt dort die Zeit, aber vor allem die Möglichkeit, sich über den Tag immer selbst mit Essen und Getränken zu versorgen. So werden vermehrt Bistros, Imbisse oder Restaurants zu Anlaufstellen. Das kostet natürlich mehr als eine Selbstversorgung.

Basierend auf Kalkulationen für die häusliche Verpflegung werden die Mehrkosten als Pauschalen steuerlich anerkannt.

Für diesen Mehraufwand für die Mahlzeiten hat die Steuergesetzgebung eine Verpflegungspauschale eingeführt. Die Pauschale erleichtert die Abrechnung mit dem Arbeitgeber oder gegenüber dem Finanzamt. Es müssen hier nicht mehr jeder Beleg eingereicht und jeder Euro abgerechnet werden, was schnell sehr unübersichtlich würde. Stattdessen gelten Verpflegungspauschalen, die Unternehmen als Betriebskosten oder ihre Mitarbeitenden als Werbungskosten steuerlich geltend machen können.

So bleibt der Mehraufwand für die Verpflegung zusammen mit anderen Reisekostenpositionen wie denen für die Übernachtung am Ende immer mit jedem Euro steuerfrei.

Es gilt zu beachten, dass die Pauschale für den Mehraufwand bei der Verpflegung unter zwei Aspekten verschieden behandelt wird:

• nach Dauer der Abwesenheit
• nach dem Ort der auswärtigen Tätigkeit oder Dienstreise

Dauern geschäftliche Reisen oder auswärtige Tätigkeiten mehr als acht Stunden, entsteht ein steuerlich anerkannter Mehraufwand bei der Verpflegung.

Im Inland gelten seit Januar 2020 neue Pauschalen: Bei einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden gilt ein Pauschalbetrag von 14 €. Wer länger als 24 Stunden unterwegs ist, kann neben Übernachtungskosten Pauschalbeträge in doppelter Höhe – 28 € – abrechnen. Ein An- oder Abreisetag bei längeren Abwesenheiten muss immer mit dem einfachen Satz von 14 € veranschlagt werden.

Mit Sicherheit gibt es in Deutschland einige Preisgefälle bei der Verpflegung außerhalb des privaten Zuhauses. Dennoch gelten hier im Inland nur diese beiden Sätze als Verpflegungspauschalen bei Dienstreisen oder einer Auswärtstätigkeit.

Beim Verpflegungsmehraufwand gibt es aber deutliche Unterschiede.

Das Bundesministerium der Finanzen gibt in unregelmäßigen, aber kurzen Abständen immer wieder eine aktualisierte Liste für den veranschlagten Verpflegungsmehraufwand in anderen Ländern heraus – teilweise sogar noch einmal angepasst auf einzelne Regionen oder Städte in diesen Ländern.

Soll eine Auswärtstätigkeit oder Dienstreise im Ausland abgerechnet oder steuerlich geltend gemacht werden, ist diese Liste in der jeweils geltenden Fassung maßgeblich für die Verpflegungspauschale.

Die Auslandspauschalen für jedes Land gelten genauso ab acht Stunden Abwesenheitsdauer wie in Deutschland. Wieder gibt es zwei Sätze – einen ab der achten Stunde und einen zweiten für volle 24 Stunden. Dazu kommt erneut die ergänzende Regelung, dass An- oder Abreisetag mit dem einfachen Abrechnungssatz für Abwesenheiten ab acht Stunden gleichgestellt sind.

In dem Beispiel der niederländischen Nachbarn wurden im Jahr 2020 für den Mehraufwand zur Verpflegung konkret folgende Pauschalen festgelegt:

• ab acht Stunden Abwesenheit oder an Tagen der An- und Abreise 32 € steuerfreie Ausgaben.
• 47 € bei Abwesenheiten von längerer Dauer.

Im Ausland wie hier für Holland oder für Länder wie die Schweiz oder die Türkei gelten in der Reisekostenabrechnung überwiegend neben einfachen Sätzen nicht pauschal doppelte Beträge pro Tag wie auf Inlandsreisen.

Im Folgenden finden Sie eine Übersicht über die seit dem 1. Januar 2020 geltenden Pauschalen in verschiedenen Ländern, die der Liste des Bundesministerium der Finanzen entnommen sind. Die vollständige Liste mit sämtlichen Ländern können Sie auf der Website des Bundesfinanzministerium einsehen.

1. die Verpflegungspauschale bei einer Abwesenheit von mindestens 8 Stunden oder für den An- und Abreisetag.
2. die Verpflegungspauschale bei einer Abwesenheit von mind. 24 Stunden.
3. der Pauschbetrag für die Übernachtungskosten.