Abschreibung von Software: So gehen Sie korrekt vor

Software spielt in modernen Unternehmen eine zentrale Rolle – sei es als Betriebssystem, Anwendungsprogramm oder spezialisierte Unternehmenssoftware. Sie ist ein wesentlicher Bestandteil für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen und oft ein signifikanter Kostenfaktor. Doch wie funktioniert die Abschreibung von Software und was ist bei der steuerlichen Behandlung zu beachten?

In diesem Artikel beantworten wir die wichtigsten Fragen, geben praktische Beispiele und zeigen, wie Sie Software korrekt abschreiben.

Ja, Software kann abgeschrieben werden, da sie steuerlich als immaterieller Vermögensgegenstand gilt. Dabei wird zwischen selbst erstellter und gekaufter Software unterschieden:

• Gekaufte Software wird in der Regel abgeschrieben, da sie als Anlagevermögen aktiviert wird.

• Selbst erstellte Software kann ebenfalls aktiviert werden, wenn sie dauerhaft im Unternehmen genutzt wird. Hierbei werden die Herstellungskosten berücksichtigt.

Die Abschreibung erfolgt über die Nutzungsdauer der Software, die je nach Art und Verwendungszweck unterschiedlich ist. Die Abschreibungsdauer der Software richtet sich dabei nach den Regelungen des § 7 EStG sowie den AfA-Tabellen.

Die Nutzungsdauer einer Software variiert stark und ist von ihrem konkreten Einsatzzweck sowie der technologischen Entwicklung abhängig. Dabei spielen sowohl branchenspezifische Anforderungen als auch die geplante Nutzungshäufigkeit eine entscheidende Rolle. Grundsätzlich gilt folgendes:

• Standardsoftware und Trivialsoftware: Die Abschreibungsdauer von Software für Standardprogramme liegt typischerweise bei drei Jahren. Diese kurze Nutzungsdauer ist insbesondere bei Software relevant, die regelmäßig aktualisiert oder durch neue Versionen ersetzt wird.

• Individuell entwickelte Software: Individuell angepasste oder speziell entwickelte Software kann über eine längere Nutzungsdauer abgeschrieben werden, z.B. fünf Jahre oder mehr, sofern sie langfristig für geschäftliche Prozesse unverzichtbar bleibt. Hierbei ist die geplante Einsatzdauer entscheidend.

Seit dem 01.01.2021 wurde die steuerliche Behandlung von Software durch die Einführung der Sofortabschreibung erleichtert. Software, die nicht länger als ein Jahr genutzt wird, kann sofort abgeschrieben werden, was insbesondere für kurzfristige Investitionen in digitale Technologien von Vorteil ist.

Wenn Software zusammen mit einem Computer angeschafft wird, kann sie als Teil der Hardware betrachtet werden. In diesem Fall gelten die Abschreibungsregeln des Gesamtgeräts:

• Komplettabschreibung über die Nutzungsdauer des Computers (meist drei Jahre).

• Dies gilt insbesondere für Betriebssysteme, die ohne eigenständige Funktionalität sind.

Software, deren Anschaffungskosten die Grenze von 800 € überschreiten (ohne Umsatzsteuer), wird in der Regel aktiviert und abgeschrieben. Die Abschreibung orientiert sich an der AfA-Tabelle für Software und erfolgt über die jeweilige Nutzungsdauer (z.B. drei Jahre für Standardsoftware).

Beispiel:

• Kaufpreis: 1.500 € netto
• Nutzungsdauer: 3 Jahre
• Jährliche Abschreibung: 1.500 € / 3 Jahre = 500 €

Als Trivialsoftware wird Software bezeichnet, die in Bezug auf ihre Funktionalität einfach ist (z.B. Office-Programme). Diese kann je nach Anschaffungskosten unterschiedlich behandelt werden:

• Bis 800 € (ohne USt.): Sofortabschreibung möglich.
• Zwischen 800 € und 1.000 € (ohne USt.): Bildung eines Sammelpostens und Abschreibung über fünf Jahre.
• Über 1.000 € (ohne USt.): Aktivierung und Abschreibung über die Nutzungsdauer.

Die Abschreibung von Software kann je nach Anschaffungskosten und Verwendungszweck unterschiedlich gehandhabt werden. Unternehmen sollten die steuerlichen Regelungen genau kennen, um die Kosten korrekt und effizient abzubilden.

Nachfolgend finden Sie die wichtigsten Kategorien und Vorgehensweisen, die Ihnen helfen, die Abschreibung optimal zu gestalten.

Software, deren Anschaffungskosten bis zu 250 € (ohne Umsatzsteuer) betragen, kann als geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) direkt im Jahr der Anschaffung abgeschrieben werden.

Diese Methode ermöglicht eine einfache steuerliche Behandlung, da der gesamte Betrag sofort geltend gemacht wird. Besonders praktisch: Ein separater Nachweis ist in solchen Fällen nicht notwendig, was die Dokumentation erheblich erleichtert.

Liegt der Anschaffungspreis der Software zwischen 250 und 800 € (ohne Umsatzsteuer), gelten ebenfalls die GWG-Regelungen. Unternehmen haben hier die Wahl, die Kosten entweder sofort abzuschreiben oder einen Sammelposten zu bilden.

Entscheidet man sich für den Sammelposten, wird dieser über einen Zeitraum von fünf Jahren linear abgeschrieben. Diese Option schafft einen gleichmäßigen Ausweis der Kosten über die Nutzungsdauer hinweg.

Für Trivialsoftware, deren Kosten zwischen 800 € und 1.000 € (ohne Umsatzsteuer) liegen, ist die Bildung eines Sammelpostens gesetzlich vorgeschrieben. Auch hier erfolgt die Abschreibung linear über einen Zeitraum von fünf Jahren.

Diese Regelung stellt sicher, dass die Aufwendungen transparent und gleichmäßig auf die geplante Nutzungsdauer verteilt werden.

Software mit Anschaffungskosten von über 1.000 € (ohne Umsatzsteuer) wird als immaterielles Anlagevermögen aktiviert. Die Abschreibung orientiert sich an der festgelegten Nutzungsdauer, die in der Regel drei Jahre beträgt, wie es für Standardsoftware in der AfA-Tabelle vorgesehen ist.

Bei individuellen oder speziellen Anwendungen kann diese Frist jedoch variieren und sollte auf die tatsächliche betriebliche Nutzung abgestimmt werden.