Spesenabrechnung Lkw-Fahrer:innen – Vordruck nicht mehr nötig

Die geltenden Verpflegungspauschalen, auch bekannt als Spesen, wurden zum Januar 2024 erhöht. Betrugen die Spesen (auch: Auslöse) bis Ende letzten Jahres 14 € bei mehr als acht Stunden sowie 28 € bei über 24-stündiger Abwesenheit, betragen wurden diese Pauschalen am 1. Januar 2024 auf 15 € (kleine Pauschale) und 30 € (große Pauschale) erhöht. Die kleine Pauschale gilt dabei auch für einen Tag der An- oder Abreise.

Diese neuen Spesenpauschalen und Übernachtungskostenpauschalen gelten nur für Tätigkeiten innerhalb Deutschlands. Ist der Fahrer oder die Fahrerin international tätig, so gelten je nach Land andere Auslandsspesen. Das Bundesfinanzministerium hat dafür, wie in jedem Jahr, die Pauschalspesen für Auslandsreisen angeglichen. Diese können einer gesonderten Tabelle entnommen werden und stehen auf der Seite des Bundesfinanzministeriums auch zum Download bereit.

Pauschal werden die Zeiträume 8 bis 14 Stunden und mehr als 24 Stunden bewertet. Für den Zeitraum 8 bis 14 Stunden gibt es seit 2014 keine gesonderte Spesenregelung mehr.

Mit dem Verpflegungsmehraufwand bezeichnet man die Aufwendungen, die dem Arbeitnehmer oder der Arbeitnehmerin bei der Dienstreise an Verpflegungs- und Unterkunftskosten entstanden sind. Statt der tatsächlich angefallenen Beträge können auch Pauschbeträge als Werbungskosten angesetzt werden.

Berufsfahrer:innen erhalten die Pauschalen zusätzlich zum Lohn und beziehen diesen Betrag netto. Dadurch wird die Jahressteuererklärung einfacher. Fahrer:innen hatten bisher beim Übernachten im Lkw alle Kosten, Gebühren fürs Parken, Duschen oder auch Toilettennutzung einzeln nachzuweisen oder zu schätzen. Dabei wurden bei einer Schätzung bis zu 5 € pro Tag anerkannt.

Da der Fiskus aber seit dem 01.01.2020 einen Pauschalbetrag pro Tag anerkennt, sind nun keine Belege mehr zu sammeln oder Eigenbelege erstellen. Seit 1. Januar 2024 gilt ein Pauschalbetrag von 9 € pro Tag. Wer auf höhere Aufwendungen kommt, muss diese wieder einzeln nachweisen.

Auch für Arbeitgeber haben die Pauschalen Vorteile: Aufgrund der Pauschalversteuerung spart sich dieser seinen Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung.

Dafür können geltend gemacht werden:

• 9 € pro Tag/Nacht ab dem 01.01.2024. Dabei geht man allgemein davon aus, dass der Berufsfahrer oder die Berufsfahrerin in der Schlafkabine des von ihm gefahrenen Lkws übernachtet.

• Der Arbeitgeber kann seinem Fahrer oder seiner Fahrerin aber noch zusätzlich zur Übernachtungspauschale 5 € zahlen. Als Grundlage dafür dienen die geschätzten Nebenkosten für Übernachtungen in der Schlafkabine, die anhand des Fahrtenbuches ermittelbar sind und auf die maximal 5 € je Kalendertag Anspruch erhoben werden kann.

• Diese Übernachtungspauschalen gelten innerhalb Deutschlands, und zwar ganz unabhängig davon, ob dem Lkw-Fahrer oder der -Fahrerin diese Übernachtungskosten wirklich entstanden sind.

• Bei nachweisbaren Mehrkosten sind diese vom Arbeitgeber absetzbar, haben jedoch keine Auswirkungen auf das Gehalt des Fahrers oder der Fahrerin.

Generell hat der Truckerfahrer oder die Fahrerin keinen Anspruch darauf, dass die Reisekosten beziehungsweise seine unterwegs entstehenden Verpflegungsmehraufwendungen vom Betrieb übernommen werden. Das heißt, dass der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin tatsächlich nach dem Gesetz keinen Anspruch darauf hat, dass ihm oder ihr das mit der Fahrt beauftragender Betrieb die Reise- und Übernachtungskosten, den Verpflegungsmehraufwand beziehungsweise Spesen und Auslöse zahlt.

Allgemein ist es jedoch üblich, dass die Firma die gesetzliche Verpflegungspauschale und die Übernachtungskosten erstattet. Verpflichtet dazu ist der Betrieb aber nur dann dazu, wenn das im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag des Beschäftigten entsprechend vereinbart wurde.

In diesem Fall kann der Führer oder die Führerin vom Lkw in seiner Jahressteuererklärung des Folgejahres auf die sogenannten Pauschalsätze Anspruch erheben. Damit das etwas einfacher geht, findet man Formulare dafür im FMS (Formular Management System) der Bundesfinanzverwaltung zum Download. Dort braucht jeder nur seine entstandenen Aufwendungen in die dafür vorgefertigten Spalten einzutragen.

Das vereinfacht das Ausfüllen der Steuererklärung und man kann im Gegenzug sicher sein, nicht Wichtiges vergessen zu haben. Diese Vorlagen gibt es auch als Excel-Reisekostenabrechnungen. Die Vorlagen für die Reisekostenabrechnungen fürs Finanzamt sind erfreulicherweise kostenfrei.

Diese Regelungen sind auch analog von Gewerbetreibenden und Freiberufler:innen anzuwenden. In einem solchen Fall sind die entstandenen Aufwendungen als Betriebsausgaben zu deklarieren.

Bei der Reisekostenabrechnung 2024 sind die entsprechenden Änderungen zu beachten. Auch Reisekostenabrechnungsformulare für das Ausland sind erhältlich.

Zahlt die Firma Reisekosten und erstattet diese ebenfalls wie die Spesen im Rahmen des Bundesreisekostengesetzes, dann müssen diese Zahlungen auch nicht auf der betreffenden Gehaltsabrechnung steuerlich berücksichtigt werden. In der Steuererklärung des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin brauchen diese deshalb nicht angegeben werden.

Tauchen diese jedoch in der Gehaltsabrechnung auf, dann ist es wichtig, dass diese Zahlungen als steuerfrei codiert werden. Nur dann sind darauf keine Steuern zu zahlen. Sollte ein Steuerbescheid dahingehend Fehler aufweisen, kann selbstverständlich Einspruch erhoben werden.