Was sagt das Bundesreisekostengesetz zum Thema Hotelkosten?

Viele Arbeitnehmende, aber auch Unternehmer:innen und Selbstständige begeben sich im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit auf Dienstreise, sei es gelegentlich oder regelmäßig. Die dabei entstehenden Kosten werden mit dem Arbeitgeber mithilfe entsprechender Formulare abgerechnet, mit Essens- oder Tankgutscheinen gedeckt und/oder können als Spesen von der Steuer abgesetzt werden – dies gilt auch für Hotelkosten und weitere anfallende Nebenkosten.

Was unter welchen Umständen wie geltend gemacht werden kann, ist dabei gesetzlich genau geregelt: Das BRKG, das Bundesreisekostengesetz, regelt bei Dienstreisen unter anderem die Übernachtungskosten, das Tagegeld sowie die anrechenbaren Gelder für die Mahlzeiten. Sollten sich in den Steuerbescheid Fehler eingeschlichen haben, kann beim Finanzamt entsprechend Einspruch eingelegt werden.

Es empfiehlt sich, die für die Erstattung von Reise- und Übernachtungskosten notwendigen Belege (z. B. Hotelrechnung) zeitnah nach einzureichen: Bei den erstattungsfähigen Reisekosten kann eine Zahlung nur bis zu einer Zeit von sechs Monaten nach Beendigung der Dienstreise erfolgen. Danach besteht kein Anspruch mehr. Gleichzeitig gelten nur Einsätze außerhalb des eigentlichen Dienstorts (der ersten Tätigkeitsstätte) als Dienstreise, die nicht länger als drei Monate dauern.

Bei dem Übernachtungsgeld kann es wegen der vom Arbeitgeber zu erstattenden Höhe der Ausgaben zum Streit zwischen dem Reisenden und seiner Firma kommen. Daher ist im Allgemeinen der Standard von Mittelklassehotels ausschlaggebend, wobei immer der günstigere Preis in der Umgebung (bis 30 Kilometer) Berücksichtigung finden darf.

Zimmerzuschläge wie Mehrkosten wegen Messezeit oder Doppelzimmer als Einzelzimmer (wenn keine Einzelzimmer mehr vorhanden sind) sind erlaubt, Parkgebühren werden teilweise übernommen und dienstliche Telefongespräche nach § 10 Abs. 1 BRKG erstattet. Nicht zu den erstattungsfähigen Ausgaben gehören dagegen höhere Übernachtungskosten aufgrund von:

• Fernseher
• Gastgeschenke
• Minibar
• Telefon (privat)
• Trinkgelder
• Wäschedienst
• Zimmerservice

Diese Kosten werden entsprechend nicht erstattet.

Bis zu einem Betrag von 70 € (ohne Frühstückskosten) wird Übernachtungsgeld gezahlt, wenn die Kosten nachgewiesen werden. Ansonsten gilt eine Pauschale von 20 €. Darüber hinaus gibt es eine Erstattung, wenn für die Firma eine Hotelliste vorliegt, zum Beispiel die TMS-Hotelliste des Bundes, und zu den entsprechenden Konditionen gebucht wird.

Schon bei der Buchung ist zu beachten: Es ist bei der Rechnung zwingend notwendig, dass sie auf die Firma ausgestellt ist und der Reisende als Gast genannt wird. Ansonsten kann die Unterkunft nicht erstattet werden.

Zudem gibt es laut § 7 Abs. 2 BRKG Ausnahmen zur Reisekostenvergütung:

• bei der Benutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln
• bei einer unentgeltlich bereitgestellten Unterkunft
• wenn der Betrag für die Unterkunft bereits in den Reisekosten für Unternehmer:innen und Mitarbeitenden enthalten und keine zusätzliche Übernachtung nötig ist
• bei einem Dienst für die Dauer der Nacht

Auf dienstlichen Reisen entstehen in der Regel höhere Kosten für die eigene Verpflegung. Dies findet durch Pauschalen Berücksichtigung.

Die neue Tagespauschale für den Verpflegungsmehraufwand während der Dienstreise oder auch im Rahmen einer sogenannten Einsatzwechseltätigkeit beträgt ab dem 1.1.2024 für einen vollen Tag (24 Stunden) 30 €, für An- und Abreisetag liegt sie jeweils bei 15 €, auch bei einer frühen Ankunft oder späten Abfahrt. Allerdings gilt dieses Tagegeld nur, wenn der Geschäftsort mehr als zwei Kilometer vom Wohnort entfernt ist. Für die Mahlzeiten gelten, wenn eine Einzelabrechnung nötig ist, folgende Pauschalen:

• Frühstück 6,00 € (20 % vom vollen Tagessatz)
• Mittagessen 12,00 € (40 % vom vollen Tagessatz)
• Abendessen 12,00 € (40 % vom vollen Tagessatz)

Für Bewirtungskosten im Rahmen von Geschäftsessen, wie etwa einem Business Lunch, gelten wiederum besondere Regelungen. Wichtig für die Anrechnung ist hier ein korrekt erstellter Bewirtungsbeleg.

Sind alle Mahlzeiten unentgeltlich, gibt es keinen Tagessatz. Dienstreisende, die maximal acht Stunden ohne Übernachtung unterwegs sind, erhalten ebenfalls kein Tagegeld für ihre Auslagen.

Auch die Fahrtkosten für An- und Abreise können laut BRKG erstattet werden. Dabei wird nicht nur die Entfernung in Betracht gezogen, sondern im Einzelfall durchaus auch nach Art der gewählten Beförderungsmittel unterschieden.

Die Aufwendungen für Zug- oder Autoreisen können auf Antrag als Reisekosten geltend gemacht werden, wenn sie mit entsprechenden Belegen gerechtfertigt werden können. Gleiches gilt für Flugkosten.

Die Kosten bei der Nutzung von Mietwagen oder Taxi auf Dienstreisen werden laut BRKG nur bei besonderen Notwendigkeiten und zwingenden Gründen übernommen.

Zugfahrkarten im Dienst (auch öffentlichen Dienst) werden in der niedrigsten Beförderungsklasse bezahlt. Die nächsthöhere Beförderungsklasse gilt frühestens ab einer Dauer der Fahrt von zwei Stunden.

Wird die Anreise mit dem privaten Pkw vorgenommen, werden die Fahrt- und andere Kosten mit 20 Cent pro Kilometer übernommen (kleine Wegstreckenentschädigung). Bei einem besonderen dienstlichen Interesse werden 30 Cent (große Wegstreckenentschädigung) gewährt. Maximal gibt es eine Erstattung von 130 €, in Ausnahmefällen 150 €.

Erforderlich für die Anrechnung und Erstattung ist wie bei anderen Beförderungsmitteln und anfallenden Kosten in diesem Bereich auch, dass eine klare Abgrenzung der Dienstreise zu privaten Reisen oder gar Urlaub besteht. Wird für die Dienstreise ein Firmenwagen genutzt, kann die Kilometerpauschale nicht geltend gemacht werden.