Business Lunch: Mehr als nur ein Mittagessen

Beim Business Lunch legen Sie den Grundstein für gute Geschäftsbeziehungen. Geschäftspartner, Kunden oder Investoren können sich ein persönliches Bild von Ihnen machen. In angenehmer Atmosphäre hinterlassen Sie einen professionellen Eindruck und schaffen Vertrauen in sich und Ihre Kompetenz. Ein Geschäftsessen ist aber viel mehr als nur ein Mittagessen. Kein Business Lunch ist wie das andere. Es folgt weniger starren Regeln als vielmehr Ihrer individuellen Art, mit der sich Ihre Gäste wohlfühlen. Damit es zum Erfolg wird, bedarf es guter Planung und Vorbereitung. Angefangen mit der Wahl des Restaurants über die Form der Einladung bis hin zu der Frage, wer bezahlt, gibt es einige Details zu beachten.

Ein Geschäftsessen mit Kunden, Geldgebern oder Interessenten unterscheidet sich wesentlich von einem Lunch unter Kolleginnen und Kollegen. Laut Definition handelt es sich um ein Geschäftsessen, sobald es sich um eine geschäftliche Einladung handelt. Diese Einladung kann sowohl von Geschäftspartnern als auch von Vorgesetzten ausgesprochen werden. Der Business Lunch kann zu unterschiedlichen Anlässen wie Vertragsverhandlungen, einem ersten Kennenlernen oder im Rahmen eines Vorstellungsgesprächs in einem Restaurant, in Ihren Geschäftsräumen oder auch bei Ihnen zuhause stattfinden. Wofür Sie sich entscheiden, hängt vom Anlass ab. Unabhängig vom Anlass sollten Sie aber immer ein paar Verhaltensregeln einhalten.

Ein erfolgreicher Business Lunch verdient einen passenden Rahmen. Entsprechend wählen Sie den Ort, an den Sie Ihre Gäste einladen, sorgfältig aus. Das Wohlbefinden aller Beteiligten hat dabei höchste Priorität. Das beginnt bereits mit der Anfahrt. Achten Sie darauf, dass Ihre Gäste keinen allzu langen Weg in Kauf nehmen müssen und wählen Sie ein Restaurant oder eine Location, die sowohl mit öffentlichen Verkehrsmitteln als auch mit dem Auto gut erreichbar ist. Für Gäste, die mit dem Auto kommen, sollten zudem Parkplätze zur Verfügung stehen.

Sie haben einen guten Geschmack und kennen sich aus in der Restaurantszene? Schön. Bei der Wahl des geeigneten Lokals stehen aber nicht Sie, sondern Ihre Gäste im Mittelpunkt. Kennen Sie deren Geschmack nicht und haben auch keine Möglichkeit, ihn diskret in Erfahrung zu bringen, orientieren Sie sich an stereotypen Merkmalen. Trendbewusste Jungunternehmer:innen, Gründer:innen von Start-ups oder Freelancer laden Sie in ein angesagtes Restaurant mit neuartigem Konzept ein und überraschen sie mit einem kreativen Menü. Geschäftspartner, Geldgeber, Kunden oder Interessenten aus alteingesessenen Unternehmen werden eher ein klassisches Restaurant bevorzugen. Hier machen Sie mit einem Italiener der gehobenen Klasse meist nicht viel falsch. Achten Sie darauf, dass das Restaurant Ihrer Wahl auf jeden Fall auch ein ausreichendes Angebot an vegetarischen Speisen vorhält.

Obwohl es in der Regel einen gezielten Anlass für ein Business Lunch gibt, ist es ratsam, ausreichend Zeit bei der Reservierung einzuplanen. So zeigen Sie Interesse an Ihrem Gast und geben ihm nicht das Gefühl, ihn ausschließlich für einen schnellen Geschäftsabschluss eingeladen zu haben.

Die Einladung zum Business Lunch zeigt Ihrem Gegenüber Ihr Interesse, nicht nur am Verhandlungstisch, sondern auch darüber hinaus Zeit mit ihm zu verbringen. Ein gemeinsames Mittagessen schafft eine persönlichere Bindung und Vertrauen zwischen Geschäftspartnern. Die Einladung kann persönlich oder telefonisch erfolgen, sollte aber in jedem Fall auch schriftlich erfolgen. Neben der vereinbarten Zeit teilen Sie Ihren Gästen gleich mit, in welchem Restaurant sie sich treffen. So geben Sie Ihnen die Gelegenheit, sich vorab beispielsweise über den Dresscode zu informieren. Zusätzlich können Sie als zusätzlichen Service eine Anfahrtsskizze beifügen. Darüber hinaus können Sie die Einladung geschickt dazu nutzen, eventuelle Vorlieben oder Unverträglichkeiten Ihrer Gäste in Erfahrung zu bringen.

Der Business Lunch ist mehr als nur ein Mittagessen unter Geschäftspartnern, Kunden, Investoren oder Bewerbern. Er ist immer auch ein soziales Event und bietet Gelegenheit zum Networking. Entsprechend sollten Sie immer gut vorbereitet zu einem Business Lunch erscheinen.

Beweisen Sie Ihre soziale Kompetenz, in dem Sie die Teilnehmer miteinander bekannt machen. Name, Position, Unternehmen und am besten noch weiteres Hintergrundwissen. So bringen Sie Gäste aus der gleichen Branche oder mit gleichem fachlichem Know-how zusammen und sorgen für einen angenehmen und ungezwungenen Austausch. Gäste, die sich untereinander noch nicht kennen, werden Ihnen Ihre Initiative hoch anrechnen und Sie und das Geschäftsessen in positiver Erinnerung behalten.

Small talk statt Verkaufsgespräch: Sind Sie mit Ihrem Gast bereits bekannt, zeigen Sie ihm Ihr Interesse, indem Sie an Themen anknüpfen, über die sie beim letzten Lunch gesprochen haben.

Tischmanieren variieren von Land zu Land. Um ausländische Geschäftspartner nicht in Verlegenheit zu bringen, ist es von großem Nutzen, sich vorab über die dort herrschende Etikette zu informieren und elegant über kleine Fax Pas hinwegzugehen.

In der Regel suchen sich die Teilnehmer am Business Lunch ihr Essen selbst aus. Kennen Sie das Restaurant, in das Sie eingeladen haben, sprechen Sie gerne Empfehlungen aus. Das letzte Wort hat aber immer der Gast. Er bestimmt übrigens auch die Anzahl der Gänge. Als Gastgeberin oder Gastgeber richten Sie sich ganz nach Ihren Gästen. Wird nur ein Hauptgang bestellt, verzichten auch Sie auf eine Vorspeise. So muss Ihr Gast Ihnen nicht beim Essen zu schauen und Sie verhindern peinliche Gesprächspause. Die Wahl Ihres eigenen Essens lässt übrigens Rückschlüsse auf Sie zu: Wer den einfachen Salat bestellt, wirkt vielleicht geizig. Wer das teuerste Gericht auf der Karte wählt, verschwenderisch. Bescheidenes Mittelmaß ist hier ein guter Rat.

Auf alkoholische Getränke wird beim Business Lunch auf jeden Fall verzichtet. Wasser mit und ohne Sprudel sind angemessen.

Sind Sie mit den Essgewohnheiten, Ernährungsweisen und Unverträglichkeiten Ihrer Gäste vertraut, können Sie alternativ auch vorab ein Menü zusammenstellen. Beachten Sie dabei, nichts Aufwendiges zu bestellen. Speisen, die mit Messer und Gabel gegessen werden, bieten sich an. Tabu hingegen sind Hummer, Spaghetti, Salat und auch Finger Food. Schließlich wollen Sie Ihrem Gast nach erfolgreichem Abschluss oder Abschied keine fettige Hand reichen.

Beim Business Lunch stehen nicht nur Ihr fachliches Können sondern auch ihre Tischmanieren auf dem Prüfstand. Laut Knigge gelten hier ganz bestimmte Umgangsformen. Hier ein paar Beispiele:

Beim Business Lunch übernehmen die Gastgeber in der Regel die gesamte Rechnung. Sie haben das Lokal ausgesucht und damit einen finanziellen Rahmen festgesetzt. Die Höflichkeit verlangt, dass sie entsprechend für die Kosten aufkommen und die Rechnung dezent abwickeln. Dezent meint nicht am Tisch vor den Augen des Gastes. Gastgeber entschuldigen sich kurz zur Begleichung der Rechnung.

Um Missverständnissen vorzubeugen, begrüßen Sie Ihre Gäste einfach mit den Worten „Sie sind mein Gast“.

Gemäß § 4 Abs. 5 Nr. 2 des Einkommensteuergesetzes können Sie 70 % der Bewirtungskosten sowie die gesamte Vorsteuer für ein Geschäftsessen absetzen. Voraussetzung ist, dass Sie einen geschäftlichen Zweck nachweisen, externe Geschäftspartner bewirtet wurden und Sie einen korrekt ausgestellten Bewirtungsbeleg beim Finanzamt vorlegen. Auf diesem Beleg findet das Finanzamt den Anlass, die Namen der bewirteten Personen sowie das Datum, an dem das Geschäftsessen stattgefunden hat. Trinkgelder lassen sich ebenfalls von der Steuer absetzen und gehören daher ebenfalls auf den Bewirtungsbeleg.

Trotz strenger Compliance-Regeln sind Einladungen zum Business Lunch unter Geschäftspartnern Gang und gäbe. Um sicherzugehen, dass Einladungen nicht als übermäßige oder heimlich gewährte Zuwendungen betrachtet werden, orientieren Sie sich an bestimmten Grenzen. Laut Einkommensteuergesetz gelten Zuwendungen in Form von Geschenken oder Incentives wie Geschäftsessen oder Einladungen bis zu einem Wert von 35 € gesetzlich als unbedenklich. Starre Grenzen gibt es hier allerdings nicht, sodass Beträge ab 36 € nicht zwingend strafwürdiges Verhalten darstellen. Der Gesetzgeber bemisst die Grenze, wann eine Zuwendung als strafbare Handlung gewährt werden kann, an der Position und dem Einkommen der Empfänger:in. In diesem Zusammenhang ist es auch wichtig, ob die Empfänger Einfluss auf Entscheidungen über den Bezug von Waren oder Dienstleistungen nehmen können und ob aktuell die konkrete Vergabe von Geschäftsaufträgen im Raum steht.