Verpflegungsmehraufwand – Formular für die Reisekostenabrechnung 

Auf einer Dienstreise oder bei einer auswärtigen Tätigkeit entstehen regelmäßig Reisekosten wie

• Fahrtkosten,
• Übernachtungskosten,
• die für eine eventuelle Bewirtung von Geschäftspartnern und Kunden oder
• den eigenen Verpflegungsmehraufwand sowie
• verschiedene Reisenebenkosten.

Sie alle sind steuerlich als Betriebsausgaben oder Werbungskosten absetzbar – je nachdem, ob sie vom Arbeitgeber beziehungsweise dem Unternehmer selbst oder dem Arbeitnehmer geltend gemacht werden.

Für die Abrechnung mit dem Arbeitgeber oder für die Steuererklärung beim Finanzamt müssen die Kosten dokumentiert und nachgewiesen werden. Zu dieser Dokumentation dienen Belege und Rechnungen. Einfacher und übersichtlicher wird die Reisekostenabrechnung, wenn sie auf einem eigenen Formular zusammengefasst wird, das alle Kostenarten erfasst. Die Belege werden dann zur Anlage dieses Formulars.

Beim Ansatz der einzelnen Kostenarten gibt es wichtige Details zu beachten:

Diese dürfen in tatsächlicher Höhe angegeben werden oder alternativ über die Kilometerpauschale. Das Wahlrecht beschränkt sich praktisch immer auf den Fall, wenn die Reise mit einem Pkw gemacht wurde. Um tatsächliche Kosten anzusetzen, sind hier alle Kfz-Kosten pro Kilometer nachzuweisen. Weil das sehr aufwendig ist, wählen die meisten lieber die Kilometerpauschale. Tickets für Flieger oder Zug werden immer in voller Höhe abgerechnet. Liegt diese unter der Summe der Kilometerpauschale für die Reisestrecke, ist es aber nicht erlaubt, alternativ eine fiktive Autofahrt anzusetzen.

Ausgaben für Hotels oder Pensionen lassen die meisten einfach in voller Höhe in die Abrechnung fließen. Dabei gibt es auch hier Pauschalbeträge. In Deutschland liegt die Übernachtungspauschale bei 20 Euro pro Nacht. Für andere Länder wächst sie teilweise bis auf über 200 Euro. Aktuelle Sätze veröffentlicht das Bundesministerium für Finanzen einmal jährlich für das nächste Kalenderjahr.

Bei Inlandsübernachtungen lohnt sich eine Abwägung, welcher Betrag angesetzt wird, in der Regel nicht. Auf Auslandsreisen sind die Unterkünfte aber oft günstiger pro Nacht, als pauschal absetzbar wäre. Die Nutzung der Übernachtungspauschale kann dann finanzielle Vorteile einbringen.

Zusätzlich sollten Sie immer die Hotelleistungen beachten: Gab es nur die reine Übernachtung oder eine Übernachtung mit Mahlzeiten zum Pauschalpreis? Denn dann ist an anderer Stelle immer ein Abschlag vorzunehmen.

Auf Reisen ist es in aller Regel nicht möglich, sich mit einem ähnlichen Budget wie zu Hause zu versorgen. Hier wird nicht selbst gekocht. Zum Essen geht es dann in Imbisse oder Restaurants. Gastronomiebesuche sind natürlich teurer als eine Selbstversorgung. Diese Differenz soll der Verpflegungsmehraufwand steuerfrei ausgleichen.

Dabei gilt im Aus- oder Inland nie ein individueller Ansatz in tatsächlicher Höhe. Der Mehraufwand wird immer mit Pauschalen abgegolten, um aufwendige Einzelnachweise zu vermeiden.

Die Pauschalbeträge hängen von der Dauer der Abwesenheit und dem Ziel der Reise ab.

Ab acht Stunden Abwesenheit beginnen überhaupt erst steuerlich anerkannte Auswärtstätigkeiten oder Dienstreisen. Ab 1. Januar 2024 gilt bei Inlandsreisen eine Verpflegungspauschale von 15 Euro. 

Dauert die Abwesenheit länger als 24 Stunden, verdoppelt sich der Betrag für volle Tage ab 1. Januar 2024 auf 30 Euro. An- und Abreisetage werden wieder nur mit 15 Euro berücksichtigt. Das gilt auch am Wochenende. 

Das bei Reisen mit Übernachtung genutzte Hotel hat unter Umständen Einfluss auf diese Beträge. Bei Übernachtungsangeboten inklusive eines Frühstücks muss der Tagesbetrag von 30 Euro um 20 Prozent gemindert werden, weil der komplette Hotelpreis mit der Mahlzeit bereits an anderer Stelle abgerechnet wurde. Analog gelten pro Mahlzeit Abzüge von 40 Prozent der Verpflegungspauschale, wenn es sich um Hotelübernachtungen mit Halb- oder Vollpension gehandelt hat.

Beide Pauschalen sind einheitlich in ganz Deutschland gültig. Im Ausland hingegen weichen die Beträge je nach Reiseland, Stadt oder Region vor Ort größtenteils deutlich ab. Genaue und aktuelle Informationen dazu erhalten Sie durch die Länderliste des Bundesministeriums für Finanzen, die Sie schnell online finden.

Da die Liste zumindest in Teilen zum Jahresende für das Folgejahr vom Ministerium immer wieder angepasst wird, ist es für die Abrechnung von Reisen ins Ausland empfehlenswert, immer nur mit der jeweils gültigen Version zu arbeiten. Ansonsten kommt es später schnell zu Beanstandungen und mühsamen Korrekturen.

Unternehmen, deren Mitarbeiter häufiger auf Reisen gehen oder bei Auswärtstätigkeiten überall unterwegs sind, besitzen in der Personalabteilung immer fertige Abrechnungsformulare – selbst erstellt, von Formulardiensten gekauft oder aus dem Internet heruntergeladen. Denn es ist übliche Praxis, dass die Arbeitnehmer die Reisekosten von ihrem Unternehmen zeitnah erstattet bekommen. Sobald die von den Mitarbeitern ausgefüllte Reisekostenabrechnung vorliegt und geprüft wurde, erfolgt ein steuerfreier Ersatz mit der nächsten Gehaltsabrechnung und -auszahlung. Den Betrag verbuchen die Unternehmen anschließend als steuermindernde Betriebsausgabe.

Wer noch kein solches Papier hat, kann es sich ganz leicht mit einer Textverarbeitung oder einer Tabellenkalkulation erstellen. Ansonsten finden sich schnell verschiedene, zumeist individualisierbare Vorlagen im Netz.

Unternehmer, die die Kosten als Betriebsausgabe steuerlich absetzen wollen, bekommen dazu in der staatlichen Steuerverwaltungssoftware Elster das EÜR-Formular für die Einnahmenüberschussrechnung an die Hand, wo sie die Reiseausgaben zusammen mit anderen betrieblichen Ausgaben eintragen können. Nachweise müssen nicht eingereicht, aber zu Zwecken einer eventuellen späteren Prüfung aufbewahrt werden.

Arbeitnehmer benötigen für ihre Einkommensteuererklärung grundsätzlich die Anlage N für Einkünfte aus nicht selbstständiger Arbeit. Die Anlage beinhaltet standardmäßig bereits sämtliche Felder, um alle Details von Dienstreisekosten oder den Mehrkosten durch Auswärtstätigkeit zu erfassen. Die Angaben werden dann zu Werbungskosten, die das zu versteuernde Einkommen mindern und die Steuerschuld senken. So erhalten am Ende auch alle Angestellten einen Ausgleich ihrer Reiseausgaben für den seltenen Fall, dass der Chef diese nicht direkt bezahlt hat.