Verpflegungsmehraufwand für Frühstück erstatten

Beim Thema Reisekosten zählt in Deutschland das Frühstück nicht zu den Übernachtungskosten, sondern es gilt als Verpflegungsausgabe. Wird die Unterbringung im Hotel als Übernachtungskosten verrechnet wird, fällt der morgendliche Snack, egal ob dieser im jeweiligen Hotel selbst oder in einem Café eingenommen wird, unter die Verpflegungskosten. Diese können nicht in voller Höhe steuerfrei erstattet werden. Die Verpflegungskosten für einen Businesstrip werden allgemein über Verpflegungspauschalen für Mahlzeiten abgegolten.

Unter dem Verpflegungsmehraufwand versteht man zusätzlich auf Dienstreisen anfallende zusätzliche Reisekosten für Unternehmer:innen und Mitarbeitende, da man sich unterwegs in der Regel weniger günstig verpflegen kann als eigenen Heim. Diesen Mehraufwand bekommt der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin direkt vom Arbeitgeber gestellt, ohne den Abzug der Lohnsteuer. Auch als Werbungskosten kann der Verpflegungsmehraufwand geltend gemacht werden. Auf Geschäftsreisen gehört für viele das Frühstück zu den wichtigsten Mahlzeiten des Tages.

Auf Dienstreisen sind die Arbeitstage meist streng getaktet, sodass wenig Zeit für ein Mittagessen bleibt. Deshalb kommt einem ausgiebigen Frühstück, der ersten Mahlzeit des Tages, eine besondere Bedeutung zu.

Das übersteigt jedoch oft die Kosten, die vom Arbeitgeber dafür eingeplant sind. Vor allem in deutschen Großstädten ist ein Frühstück im Hotel meist erheblich teurer als die dafür vorgesehene Verpflegungspauschale. In einem zentrumsnahen 3-Sterne Hotel muss man mit 12 € rechnen, in der 4-Sterne Kategorie werden 20 € und bei 5-Sternen etwa 38 € fällig.

Deshalb ist es im Vorfeld wichtig, sich Gedanken darüber zu machen, wie man die Frühstückskosten überschaubar hält, damit man keine böse Überraschung bei der Reisekostenabrechnung erlebt.

Der vom Arbeitgeber erstattete Betrag hängt laut Reisekostenrecht von der Dauer der Geschäftsreise ab.

Mehrtägige auswärtige Tätigkeiten

• 28 € pro Kalendertag, den Arbeitnehmende 24 Stunden abwesend von der eigenen Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte sind.
  
  
• jeweils 14 € für den An- und Abreisetag, wenn Arbeitnehmende einen Tag außerhalb der eigenen Wohnung übernachten.

Auswärtstätigkeiten ohne Übernachtung

• 14 € pro Tag oder Nacht für einen Arbeitnehmer, der mehr als 8 Stunden und ohne Übernachtung von seiner Wohnung bzw. seiner ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist.

Übernachtung von Berufskraftfahrern

• 8 € pauschal für jede Auswärtsübernachtung von Berufskraftfahrer:innen.

Einige Firmen ersetzen ihren Arbeitnehmenden diesen Aufwand, der bis zum steuerlich zulässigen Pauschalbetrag nicht zu versteuern ist. Höhere Erstattungsbeträge, wobei die Pauschale nicht um mehr als 100 % überschritten werden darf, kann der Betrieb aber mit 25 % versteuern. Beträge, die über diese Grenzen hinausgehen, gelten jedoch als sozialversicherungs- und steuerpflichtiger Teil des Arbeitslohns.

• Der Sachbezugswert fürs Frühstück liegt derzeit bei 1,57 € pro Mahlzeit beziehungsweise bei monatlich 47 €.
  
  
• Mittag und Abendessen liegen bei 2,87 € je Mahlzeit oder 86 € monatlich.
  
  
• Das ergibt einen maximalen Gesamtbezugswert von 219 € monatlich für auf Dienstreisen erhaltene Mahlzeiten.

Das Frühstück als gesonderter Posten. Denn im Rahmen des Mehraufwands für Verpflegung werden allgemein nicht die Frühstückskosten erstattet. Wenn auf der Hotelrechnung nur der Gesamtpreis für die Übernachtung angegeben ist, wird die vom Betrieb erstattete Verpflegungspauschale gekürzt. So werden allgemein für das Frühstück 20 % bzw für Mittag und Abendessen 40 % von der Pauschale für die Verpflegung gekürzt.

Bei einer Abwesenheit von 24 Stunden ergibt das für die morgendliche Vesper 4,80 € und für das Mittag und Abendessen jeweils eine Kürzung von 5,60 €. Für Hotels besteht außerdem noch die Möglichkeit, die erste Mahlzeit des Tages in einem Business Package mit anderen Leistungen zusammenzufassen. Dann ist diese auch nicht extra aufzuführen und es werden nur 4,80 € dafür abgezogen.

Unter dem Business Package versteht man demzufolge eine Servicepauschale, die alle Kosten umfasst, die außer den Übernachtungskosten sonst noch mit dem Hotelaufenthalt in Verbindung stehen. Darin ist auch das Frühstück enthalten, neben Internetnutzung, Parkplatz, Reinigung etc. Solche Business Pakete können auch vorteilhaft sein, wenn der Geschäftsreisende die Unterkunft selbst gebucht und ein relativ teures Frühstück gewählt hat. Dann kann das ein Weg sein, dass nicht nur 4,80 €, sondern der tatsächliche Frühstückspreis von der Pauschale abgezogen wird.

Sollte der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin jedoch eine der drei Mahlzeiten von Dritten erhalten, kann die betreffende Mahlzeit abgezogen werden. Dabei ist es gleichgültig, ob die in der Hotelrechnung ausgewiesenen Mahlzeiten separat aufgeführt werden oder eben nicht. Damit kann eine Kürzung vermindert werden, was für den Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin finanziell günstiger ist. Deshalb sollte man bei Dienstreisen immer darauf achten, dass die Kosten für das Frühstück nicht auf der Hotelrechnung separat ausgewiesen werden, da sich so Geld sparen lässt.

Diese Mehraufwendungen können nur in der Höhe der betreffenden Pauschalen als Werbungskosten veranschlagt werden. Dabei werden die Werbungskosten gekürzt, wenn der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin vom Betrieb oder einem Dritten Mahlzeiten erhält. Dieser Abzug wird von der vollen Verpflegungspauschale gekürzt. Bei den Kosten für das Frühstück sind das 20 % und für die anderen beiden Mahlzeiten jeweils 40 %.

• Frühstück im Hotel: 28 € x 20 % ergibt eine Kürzung von 5,50 €.
  
  
• Für das Mittag- oder Abendessen: 28 € x 40 % führt zu einer Kürzung von 11,20 €.
  
  
• Falls der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin die Mahlzeiten (teilweise) selbst bezahlt, wird das ebenfalls bei der Kürzung der Verpflegungspauschale berücksichtigt.

Wenn die Verpflegungspauschalen (eventuell nach Kürzung) steuerfrei vom Betrieb erstattet werden, ist ein Werbungskostenabzug seitens des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin ausgeschlossen. Die sogenannten Verpflegungspauschalen sind auch nicht zu kürzen, wenn die Firma eine Verpflegung mit Mahlzeiten anbietet, die jedoch individuell zu versteuern sind, falls deren Preis mehr als 60 € beträgt.

Wenn dem Arbeitnehmer oder der Arbeitnehmerin auf einer Dienstreise eine geschäftliche Bewirtung zuteil wird, ist die Pauschale für die Verpflegung entsprechend zu kürzen. Geschieht das jedoch nicht auf Veranlassung des beschäftigenden Betriebes, so ist diese Pauschale nicht zu kürzen.