Wie sieht das steuerliche Reisekostenrecht aus?

Als Reisekosten gelten im deutschen Steuerrecht Kosten, die im Rahmen einer Dienstreise entstehen, die betrieblich oder beruflich bedingt ist. Diese Reisekosten unterliegen einem neuen Reisekostenrecht. Dazu zählen Fahrtkosten, die bei einer Pkw-Nutzung, mit Flugzeug, Eisenbahn oder Schiff entstehen. Hinzu kommt noch ein Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten.

Ein Kernpunkt dieser Neuregelung besteht dabei für abhängig Beschäftigte auf der Neuausrichtung der „ersten Tätigkeitsstätte“, die bisher als „regelmäßige Arbeitsstätte“ bezeichnet wurde. Außerdem wurden der Abzug der Verpflegungspauschale und die Höhe der abzugsfähigen Fahrtkosten neu geregelt.

Ein großer Teil der Neuerungen vom 24.10.2014 beschäftigt sich mit der Tätigkeitsstätte. Was den steuerfreien Reisekostenersatz durch den Arbeitgeber betrifft, kommt es seit 2014 nun darauf an, ob der Mitarbeiter eine sogenannte erste Tätigkeitsstätte hat. Von der gleichen Tätigkeitsstätte spricht man, wenn diese zur Arbeit an mindestens zwei Tagen wöchentlich bzw. einem Drittel der Arbeitszeit aufgesucht wird.

Der Arbeitgeber kann auf die regelmäßigen Fahrten von der Wohnung dorthin keinen steuerfreien Ersatz mehr einräumen. Wird dafür ein Dienstwagen genutzt, gilt das grundsätzlich als steuerpflichtiger, geldwerter Vorteil für den Mitarbeiter. Voraussetzung ist, dass im Arbeitsvertrag nur die Nennung einer ersten Tätigkeitsstätte ausgewiesen wird. Das führt auch zu einer Beschränkung der Werbungskosten bei den Pkw-Entfernungspauschalen. Der Bundesfinanzhof (BFH) hat sich 2019 mit der 2014 neu eingeführten „ersten Tätigkeitsstätte“ auseinandergesetzt und damit dem neuen Reisekostenrecht zugestimmt.

Um eine Auswärtstätigkeit handelt es sich, wenn Beschäftigte vorübergehend außerhalb ihrer Wohnung und ihrer ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig sind. Eine Dienstreise gilt dabei erst dann als Auswärtstätigkeit, wenn sich das Ziel der Reise nicht innerhalb der Stadtgrenze befindet. Reisekosten sind als Werbungskosten steuerlich absetzbar, wenn sie nachweislich durch eine dienstlich veranlasste Auswärtstätigkeit entstanden sind.

Die Verkehrsmittelwahl steht dem Reisenden für die Fahrten im Zuge einer Dienstreise frei. So kann dieser zwischen Mietwagen, öffentlichen Verkehrsmitteln wie Zug, Nahverkehr, Fähre oder Flugzeug wählen. Werden diese Aufwendungen nachgewiesen, so sind diese abzugsfähig. Benutzt der Reisende für die Fahrten aber einen Dienstwagen (sei es ein Neu- oder Gebrauchtwagen), dann sind die Aufwendungen dafür bereits in den Betriebsausgaben vom Arbeitgeber enthalten. Bei der Verwendung eines eigenen Privatfahrzeugs gibt es mehrere Möglichkeiten:

• Abzug der anteiligen und tatsächlichen Kosten. Wichtig ist dabei eine Belegung per Einzelnachweis, mit Original- oder in Ausnahmefällen mit Eigenbelegen. Der Einzelnachweis setzt voraus, dass die Fahrzeuggesamtkosten und die Jahresfahrleistung für die beruflich absolvierten Wegstrecken anhand eines Fahrtenbuches nachgewiesen werden.
• Der Abzug erfolgt anhand der wirklichen Kosten und dem fahrzeugindividuellen Kilometersatz.
• Oder nach Abzug einer Kilometerpauschale von 0,30 € je gefahrenem Kilometer mit dem Auto.

Außerdem kann der Arbeitnehmer ein amtliches Kilometergeld in Anspruch nehmen. Dabei handelt es sich um eine pauschale Abgeltung aller Unkosten, die dem Arbeitnehmer durch die Nutzung des eigenen Fahrzeugs für dienstliche Zwecke entstehen.

Vielleicht werden auch weitere oder andere Verkehrsmittel benutzt oder die Dienstreise führt ins Ausland: In diesen Fällen liegt eine andere Pauschale vor.

Seit dem 01.01.2010 sind vom Gesetzgeber die sogenannten steuerfreien Pauschalen in Bezug auf den Verpflegungsmehraufwand bei einer Auswärtstätigkeit erhöht worden. Bei Vorliegen der entsprechenden Voraussetzungen können diese steuerlich geltend gemacht werden.

• Eine auswärtige Tätigkeit liegt auch dann vor, wenn der Arbeitnehmer bei einer eintägigen außerhäuslichen Tätigkeit zur Übernachtung in die eigene Wohnung zurückkehrt und hierfür kein Hotel in Anspruch nimmt. Dafür werden dem Arbeitnehmer, bei einer räumlichen Abwesenheit von über acht Stunden, eine steuerfreie Verpflegungspauschale von 14 Euro (seit 01.01.2020) gewährt. Ist der Arbeitnehmer an mehreren Tagen auswärts tätig, mit einer entsprechenden Übernachtung vor Ort, so können für den Anreise- und Abreisetag jeweils 14 € (neu, ein Mehr seit 01.01.2020) und für jeden Zwischentag 28 € (neue Pauschale seit 01.01.2020) steuerfrei erstattet werden. Dafür bleibt die Dreimonatsfrist für auswärtige Tätigkeiten an der gleichen Tätigkeitsstätte erhalten.
• Von der gleichen Tätigkeitsstätte spricht man, wenn diese zur Arbeit an mindestens zwei Tagen wöchentlich bzw. einem Drittel der Arbeitszeit aufgesucht wird. Der Unterbrechungszeitraum wird dabei im Nachhinein geprüft.
• Dabei kann der Arbeitgeber die Lohnsteuer mit einem 25 prozentigen Steuersatz pauschal versteuern, wenn dem Arbeitnehmer dafür ein Mehraufwand für seine auswärtige Tätigkeit vergütet wird. Voraussetzung dafür ist, dass die dem Arbeitnehmer zustehende Pauschale für die Verpflegung, ohne Anwendung der Verkürzungsregelung, um nicht mehr als 100 Prozent darüber liegt. (Verkürzungsregelung, § 9 Absatz 4a Satz 8 bis 10 EStG)

Auch die Mahlzeiten wurden bei der letzten, gesetzlichen Regelung entsprechend neu gestaltet. Übliche Mahlzeiten, die von Unternehmen veranlasst werden, sind Mahlzeiten einschließlich Getränken, im Wert von maximal 60 €, inklusive der dazugehörigen Umsatzsteuer. Alle Mahlzeiten, die im Wert darüber liegen, gelten als „Belohnungsessen“ und sind vom Unternehmen individuell und in vollem Umfang zu versteuern. Sind die Mahlzeiten in Rechnungen nicht genauer beziffert, so ist im Einzelfall zu entscheiden, ob das eine „übliche Mahlzeit“ ist. Neben den vom Unternehmen veranlassten Mahlzeiten im Maximalwert von 60 € muss außerdem eine auf das Unternehmen ausgestellte Rechnung vorliegen.

Die Übernachtungskosten, die bei der durch den Arbeitgeber veranlassten Dienstreise entstehen, können dabei unbegrenzt und in wirklich entstandener Höhe übernommen werden. Der Arbeitgeber hat lediglich die Pflicht zu überprüfen, ob bei dieser auswärtigen Tätigkeit eine außerhäusliche Übernachtung nötig ist, weil diese Arbeitsstätte beispielsweise zu weit von der eigenen Wohnung entfernt liegt. Eine Beschränkung in Bezug auf die Hotelkategorie besteht jedoch nicht. Sind bei dieser Auswärtstätigkeit mehrere Übernachtungen am selben Ort nötig, so sind ab dem 49. Monat dafür nicht mehr als maximal 1000 Euro monatlich steuerfrei absetzbar. Bei Auslandsübernachtungen vom Mitarbeiter sieht dies anders aus. Da beginnt die 48-Monatsfrist erst, wenn die gleiche Tätigkeitsstätte an wenigstens drei Tagen genutzt wird. Gibt es dabei eine Unterbrechung von mindestens sechs Monaten, startet die Frist neu.

Gerade, wenn erste Änderungen im Reisekostenrecht noch neu sind, sind die Unsicherheiten in der Anwendung bei allen Beteiligten meist groß. Vor allem, da das Recht der Reisekosten für Unternehmer:innen wie Mitarbeitende im Einzelnen oft sehr kompliziert ist, speziell wenn auch Auslandsreisen im Spiel sind, muss man darauf achten, dass sich nicht gleich am Anfang schon erste Fehler einschleichen. Denn über einen längeren Zeitraum summiert sich das rasch, was dann zu einer unerfreulichen Steuernachzahlung aufgrund von Lohnsteueraußenprüfungen führen kann. Insofern ist es oft günstig, in Kontakt zu einem firmenfremden Experten zu treten und das Abrechnungssystem von ihm überprüfen zu lassen.

Auch die Einführung von personengebundenen Zahlungskarten für Mitarbeiter, die sich häufig auf Dienstreise begeben, lohnt sich: Die Ausgaben können sofort den einzelnen Mitarbeitern zugeordnet werden. Bei entsprechenden Buchhaltungs-Tools, wie sie beispielsweise Qonto mit der Qonto App anbietet, können zudem gleich und ohne Mehraufwand die zugehörigen Belege dokumentiert werden. Auf diese Weise können Unternehmen von Anfang an für maximale Transparenz bei den Reisekosten sorgen und das Risiko von fehlerhaften Abrechnungen von Vornherein minimieren.