Die betriebliche Nutzung privater Fahrzeuge

Geschäftswagen oder Privat-Pkw: Selbstständige besitzen häufig nur ein Fahrzeug, das für beide Zwecke verwendet wird. Wie wird ein solcher gemischt genutzter Pkw abgerechnet? Müssen Fahrzeughalter ein Fahrtenbuch führen? Lesen Sie im Folgenden, was Sie beim Thema Steuern und Kostenabrechnung beachten sollten.

Dienstwagen oder Privatauto: Häufig wird ein Fahrzeug für beide Zwecke verwendet. Qonto erklärt Ihnen, wie Sie einen gemischt genutzten Pkw am besten abrechnen.

Bei der Form der Kostenabrechnung gegenüber dem Finanzamt kommt es auf den Umfang der betrieblichen Nutzung an. Je nachdem müssen Sie den Pkw als Geschäftsfahrzeug oder als Privatwagen führen. Zum Teil haben Sie auch die Wahl und können sich für die für Sie selbst günstigere Variante entscheiden. Doch was ist überhaupt als Betriebsausgabe abziehbar?

Der Umfang der betrieblichen Nutzung Ihres Pkw entscheidet darüber, ob er als Dienstwagen oder als Privatfahrzeug zu führen ist. So sieht das Verhältnis aus:

- Wer seinen Wagen mehr als 50 Prozent beruflich nutzt, muss diesen als Geschäftsfahrzeug führen (notwendiges Betriebsvermögen).

- Unter zehn Prozent beruflicher Nutzung ist der Pkw auf jeden Fall dem Privatvermögen hinzuzurechnen.

- Bei einer betrieblichen Nutzung zwischen 10 und 50 Prozent liegt die Entscheidung für die eine oder andere Seite im eigenen Ermessen. Der Wagen gehört dann zum gewillkürten Betriebsvermögen.

Übrigens: Diese Zuordnung, wie der Wagen eingeordnet wird, nehmen Sie jedes Jahr erneut vor, je nach Anteil an beruflicher und privater Fahrt. Um ein bisschen Rechnerei kommen Selbstständige also nicht herum, um die für sich günstigste Lösung zu finden.

Auch wenn Selbstständige ein Auto kaufen möchten, lohnt es sich, die verschiedenen Posten und die Verwendung des Wagens im Alltag durchzurechnen. Auf diese Weise können von Vornherein Steuern gespart werden.

Die einfachste Variante, unabhängig von den tatsächlichen Kosten, ist die pauschale Abrechnung mit 30 Cent pro betrieblich gefahrenem Kilometer, die als Betriebsausgabe geltend gemacht wird. Bei dieser Form der Abrechnung sind allerdings keine Rechnungen mehr bei der Betriebsausgabe abzugsfähig, die im Laufe des Jahres aus beruflichen Gründen zusammenkommen: Reparaturen und Wartung, Unfallkosten im Rahmen einer Dienstreise und was ansonsten anfällt. Sie sind alle bereits in der Pauschale enthalten.

Zusätzliche Kosten wie Parkgebühren oder Autobahngebühren, Unfallkosten und andere Gelder, die auf Dienstreisen entstehen, können jedoch extra im Rahmen der Reisenebenkosten abgerechnet werden.

Das Finanzamt verlangt allerdings Unterlagen für betriebliche Fahrten. Am einfachsten ist es, ein Fahrtenbuch zu führen und hier folgende Angaben zu machen:

- Datum der Fahrt,

- Grund der Fahrt,

- Ziel der Fahrt sowie

- Angabe der Kilometer.

Wer ein lückenloses Fahrtenbuch geführt hat, besitzt bei der Abrechnung einen guten Überblick über private und berufliche Fahrten. Auch sogenannte Mischfahrten werden dort erfasst.

Das Finanzamt kann das Fahrtenbuch nicht verlangen, daher ist es erlaubt, die Notizen auch nachträglich aus Erinnerung und Kalender zusammenzustellen. Wer allerdings keinerlei Aufzeichnungen zu seinen Kilometerangaben vorlegt, muss mit empfindlichen Abzügen bis zu 50 Prozent rechnen.

Ebenfalls ungünstig: Es kann bei der Pauschalabrechnung keine Vorsteuer der Kfz-Kosten geltend gemacht werden.

Wird der Wagen zu mehr als 50 Prozent beruflich genutzt, wird die private Kfz-Nutzung versteuert. Das geht entweder mithilfe eines Fahrtenbuchs oder mit der Ein-Prozent-Methode: Es wird jeden Monat ein Prozent des Listenpreises als Betriebseinnahme veranschlagt. Je nach Lage der Dinge kann das Fahrtenbuch die günstigere Lösung sein. Darunter fallen diese Szenarien:

- Sie fahren ein gebrauchtes Auto.

- Das Auto wurde bereits komplett abgeschrieben.

- Es gibt mehrere Dienstwagen.

- Sie fahren sehr wenig privat oder überhaupt sehr wenig.

- Die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte sind marginal oder nicht vorhanden.

- Der Listenpreis ist sehr hoch.

- Der private Anteil ist ebenso hoch wie die Kosten für das Fahrzeug.

Ein Fahrtenbuch muss zeitnah und lückenlos erstellt werden, außerdem soll es geschlossen sein. Das bedeutet, dass eine Excel-Tabelle nicht erlaubt ist, weil hier unsichtbar korrigiert werden kann. Außerdem sind einzelne Blätter nicht erwünscht.

Wer seinen Wagen seinem Privatvermögen zurechnet, profitiert davon, wenn dieser zum Beispiel nach wenigen Jahren verkauft werden soll. Der Erlös kommt Ihnen zugute, während bei einem Verkauf eines Dienst-Pkws die Finanzbehörde mitverdient.

Außerdem müssen in diesem Fall nur drei Monate Aufzeichnungen über die betriebliche Nutzung des Wagens getätigt werden.

Neben der Pauschalverrechnung von 30 Cent pro Kilometer bleibt die Möglichkeit, genau auszurechnen, wie hoch die Fahrleistung des vergangenen Jahres war. In diesem Fall heben Sie alle Rechnungen des Jahres auf (was sich im Übrigen generell empfiehlt), außerdem erstellen Sie eine Übersicht zu den Dienstfahrten und notieren den Anfangs- und End-Kilometerstand des Jahres. Gerechnet wird in zwei Schritten:

Rechnung 1

Kilometer der Dienstfahrten: Gesamtfahrleistung x 100 = betriebliche Nutzung (in Prozent)

Rechnung 2

Gesamtkosten des Pkw x betriebliche Nutzung = abziehbare Betriebsausgaben

Gut zu wissen zum Thema Dokumentation und Aufbewahrung von Rechnungen: Um keinen verlorenen Rechnungen hinterher jagen zu müssen und um den Überblick bei hunderten von lose umherflatternden Quittungen nicht zu verlieren, empfiehlt es sich, digitale Tools zu nutzen.

Bei Qonto können Sie Ihre Belege gleich nach der Zahlung scannen und per App an die entsprechende Transaktion anhängen. Auf diese Weise geht garantiert kein Beleg verloren!

Außerdem können Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben mithilfe individuell erstellter Tags sortieren. Ein riesiger Gewinn für die Übersichtlichkeit! Auch anschließende Berechnungen werden auf diese Weise erheblich erleichtert.

Wer sich ein Auto mit teurer Sonderausstattung anschafft, rechnet die Kosten mit zu den Anschaffungskosten. Wird das Zubehör erst später eingebaut, zählt es in der Regel zu den Reparaturkosten. Besonders kostenintensive Details, die erst später dazukommen, werden allerdings üblicherweise über die Restlaufzeit des Wagens abgeschrieben.

Bei einem betrieblichen Nutzungsanteil zwischen zehn und 50 Prozent lohnt es sich auf jeden Fall, alle Rechnungen und Quittungen aufzuheben. Nach Ende des Jahres wird dann entschieden, ob der Wagen dem privaten oder dem betrieblichen Vermögen zuzurechnen ist. Das kann sich von Jahr zu Jahr ändern. Wenn das Finanzamt das Fahrzeug dann doch dem Betriebsvermögen zurechnet, können die Belege als gewinnmindernde Ausgaben geltend gemacht werden.