Weniger Chaos, mehr Klarheit: Meistern Sie Ihre Buchhaltung mit automatisierter Dokumentensammlung

Bei dem Begriff Bürokratie denken die meisten sofort an Schreibtische, die unter Bergen von Belegen begraben sind, an Rechnungen, die in irgendwelchen Postfächern verschollen sind, und an das ständige Gefühl, etwas Wichtiges übersehen zu haben.

Sie kennen diese Herausforderungen bei der Buchhaltung? Für viele kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) ist Papierchaos eine tägliche Belastung.

Zum Glück gibt es einen Weg, diese administrative Belastung in einen effizienten, reibungslosen Prozess zu verwandeln. 

Moderne Technologie hat unsere Arbeitsweise erheblich verändert. Heute können Sie durch eine innovative Dokumentensammlung mehrere Stunden im Monat sparen und gleichzeitig wertvolle Einblicke in die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens gewinnen.

Bei Qonto haben wir die Dokumentensammlung automatisiert – ein echter Game-Changer für viele unserer Nutzer:innen. 

Warum ist Dokumentensammlung so wichtig?

• Sie ist notwendig, um den Jahresabschluss zu erstellen, die Umsatzsteuer zu verwalten und gesetzliche Vorschriften einzuhalten.
• Sie sorgt für Ordnung, indem sie verpasste Zahlungen und verlorene Belege vermeidet.
• Es bietet finanzielle Einblicke, da sie einen klaren Überblick über den Cashflow ermöglicht.

Schauen wir uns genauer an, wie Qonto das Dokumentenmanagement für KMU auf ein neues Level hebt.

Moderne Unternehmen können auf die altmodische Art des Dokumentenmanagements verzichten; sie brauchen also nie wieder Unterlagen in überfüllte Aktenschränke stopfen. Mit smartem Dokumentenmanagement speichern Sie Unterlagen digital und entfalten gleichzeitig das Potenzial Ihrer Finanzdaten. Wir erklären, welche Vorteile Qonto’s Lösung bietet:

1. Sie gewinnen wertvolle Zeit

Qonto’s Dokumentensammlung reduziert Ihre Buchhaltungszeit um die Hälfte (oder mehr). Nutzen Sie Ihre Zeit für den Wachstum Ihres Unternehmens, statt für Papierkram.

2. 24/7-Zugang zu Ihren Dokumenten

Jedes Finanzdokument unserer Nutzer:innen ist geordnet, jederzeit zugänglich und konform – unabhängig von der Unternehmensgröße. Dank der smarten Dokumentensammlung müssen Sie am Monatsende nie wieder nach wichtigen Dokumenten forschen.

3. Vollständige Finanzübersicht

Mit unserer Dokumentensammlung erhalten Sie einen Überblick über Ihre Finanzen und können Transaktionen gezielt prüfen. Treffen Sie Ihre Entscheidungen auf Basis vollständiger Echtzeit-Informationen zu Ihren Einnahmen und Ausgaben.

4. Entscheidungskraft stärken

Mit Qonto haben Kontoinhaber:innen und Finanzteams jederzeit Zugriff auf wichtige Finanzdaten. Ob Sie Entscheidungen schnell unterwegs treffen oder langfristig planen – Sie haben immer die Daten, die Sie brauchen.

Die Dokumentensammlung ist darauf ausgerichtet, mit mit dem Tempo der modernen Geschäftswelt Schritt zu halten. So nahtlos lassen sich die Funktionen in Qonto integrierenL

• Belege unterwegs scannen – direkt per Smartphone

Schluss mit zerknitterten Belegen in der Brieftasche. Mit der Qonto App nehmen Sie einfach ein Foto Ihres Beleges auf; dieser wird dann sofort hochgeladen und Dank erstklassiger Analysen mit branchenspezifischer Kodierung automatisch zugeordnet. Sie haben also immer einen persönlichen Assistenten in der Tasche, der jederzeit und überall Ihre Belege und Transaktionen sortiert. 

• Cloud-Speicherung: Ein jederzeit zugängliches, sicheres digitales Archiv

Verabschieden Sie sich von der Angst, wichtige Dokumente zu verlieren. Mit Qonto’s Cloud-Speicher sind Ihre Finanzunterlagen gesichert und von jedem Gerät aus zugänglich – egal ob im Büro, zu Hause oder auf Reisen.

• Automatische Zuordnung: Smartes Matching von Belegen und Transaktionen

Nie wieder Belege manuell mit Kontoauszügen abgleichen. Qonto’s Systeme ordnen hochgeladene Dokumente automatisch den entsprechenden Transaktionen zu – egal, ob Freelancer- oder Lieferantenrechnung. Das spart nicht nur Zeit, sondern verringert auch das Risiko von menschlichen Fehlern bei der Buchhaltung erheblich.

• KI für die tägliche Buchhaltung: Umsatzsteuererkennung und Kategorisierung

Lassen Sie künstliche Intelligenz die lästigen Aufgaben der Steuererklärung übernehmen. Qonto’s KI erkennt und kategorisiert automatisch die Mehrwertsteuer Ihrer Belege und Rechnungen. So ist Ihre Buchhaltung exakt und in Kürze erledigt: ein stets wachsamer, unermüdlicher Buchhalter, der stets im Einsatz ist, um Ihre Finanzen zu ordnen. 

Qonto’s Tools für die Dokumentenerfassung sind darauf abgestimmt, Ihnen das Leben zu erleichtern. Das erwartet Sie:

Verabschieden Sie sich von der manuellen Dateneingabe. Qonto importiert automatisch sowohl Lieferanten- als auch Kundenrechnungen – mit Verknüpfungen zu den Diensten, die Sie am häufigsten nutzen: von Online-Plattformen (insbesondere Amazon Business) bis hin zu Business-Software. Diese Funktion spart Ihnen Zeit und sorgt gleichzeitig dafür, dass keine Rechnung verloren geht.

Unsere Optical Character Recognition (OCR)-Technologie verwandelt Bilder von Dokumenten in wertvolle Daten – und das innerhalb von wenigen Sekunden. Sie erfasst die Daten nicht nur, sondern analysiert und kategorisiert diese und ordnet Transaktionen automatisch zu. 

Steuern bereiten Ihnen Kopfschmerzen? Unser System erfasst und sortiert die Mehrwertsteuer automatisch. Sie haben also rund um die Uhr eine Steuerkanzlei zur Hand, die sich um die Vorbereitung Ihrer Dokumente kümmert.

Erhalten Sie rechtlich gültige Belege ohne Papierkram. Unsere Belege sind beweiskräftig; Sie können Ihre Aktenschränke also endlich leeren. Sie gewinnen Platz und bewahren den Überblick.

Schauen wir auf einen typischen Tag im Leben einer Unternehmerin, die Qonto’s Dokumentensammlung nutzt. Am Morgen holt sie für sich und Ihr Team Kaffee und nimmt ein Foto von dem Beleg mit Ihrem Smartphone auf. Mit nur wenigen Klicks hat sie diesen Beleg hochgeladen, kategorisiert und einer Transaktion zugeordnet. Ihre Steuerkanzlei wird sich über diese Ordnung sicher freuen.

Im Büro loggt sie sich auf Ihrem Desktop in das Qonto Dashboard ein und wird sofort von der klaren Übersicht aller kürzlichen Transaktionen mit angehängten Dokumenten begrüßt. Später muss Sie eine bestimmte Rechnung vom letzten Monat finden. Kein Problem: Unsere Suchfunktion In Qonto finden ermöglicht es ihr, jedes Dokument in Sekundenschnelle zu finden. Das spart wertvolle Zeit und Energie.  

Im Laufe des Tages wird die Teamarbeit durch die verschiedenen Funktionen von Qonto vereinfacht. Der Vertrieb lädt Kundenrechnungen hoch, während der Büroleiter sich um die Rechnungen der Lieferanten kümmert – mit Zugang zu den benötigten Informationen und gleichzeitiger Wahrung der Vertraulichkeit von sensiblen Daten. Diese Anpassungsmöglichkeiten sorgen für eine reibungslose Zusammenarbeit, ohne die Sicherheit zu beeinträchtigen. 

Auf dem Weg zu einem Kundentreffen möchte sie schnell schauen, ob die letzte Rechnung bereits beglichen ist. Mit der Qonto App hat Sie alle Finanzdokumente direkt auf Ihrem Smartphone. Die Möglichkeit, direkt vor Ort fundierte Entscheidungen zu treffen, verbessert die Agilität und Einsatzbereitschaft Ihres Unternehmens erheblich. 

Von der ersten Tasse Kaffee bis zum letzten Meeting: Qonto’s Dokumentensammlung fügt sich nahtlos in Ihren Tagesablauf ein und vereinfacht Ihre Finanzverwaltung. 

Wir wissen, dass Ihr Business auf Dritte angewiesen ist. Daher haben wir Integrationen geschaffen, die die Kommunikation zwischen verschiedenen Plattformen erleichtert.

• Alle wichtigen Buchhaltungstools griffbereit

Egal, ob Sie DATEV oder eine andere Buchhaltungsplattform nutzen – die Wahrscheinlichkeit, dass wir sie integrieren können, ist hoch. Stellen Sie sich Qonto als universellen Adapter vor, der Ihre Finanzdaten mit den richtigen Stellen verbindet. 

• Finanzdaten in Echtzeit teilen 

Geben Sie Ihrer Steuerkanzlei einen virtuellen Platz an Ihrem Finanztisch. Durch Echtzeitfreigabe haben Sie immer aktuelle Daten parat, was den Austausch mit Steuerberater:innen vereinfacht.

• DATEV-Schnittstelle in Deutschland

In Deutschland ermöglicht die DATEV-Anbindung, dass Ihre Finanzdaten immer den deutschen Buchhaltungsstandards entsprechen.

Warum mehrere Banking-Apps jonglieren, wenn Sie alles an einem Ort haben können? Mit unserem Qonto Dashboard bündeln Sie alle Finanzdaten an einem Ort. Das bietet Ihnen einen Überblick auf Ihre gesamte Finanzübersicht, und das rund um die Uhr.

Wenn Sie die Tools zur Dokumentensammlung von Qonto mit anderen Integrationen kombinieren, verwalten Sie nicht nur Dokumente, sondern meistern Ihren gesamten Finanzworkflow. 

Im Grunde geht es bei all unseren Integrationen und Prozessen zur Dokumentensammlung darum, Ihnen die Arbeit abzunehmen, damit Sie sich ganz auf Ihr Unternehmen konzentrieren können. 

Der Einstieg in Qonto’s Dokumentensammlung ist leicht: Unser System ist intuitiv und umfassend konzipiert, um den Bedürfnissen von Unternehmen jeder Größe und Branche gerecht zu werden.

Im Zentrum der Plattform stehen automatische Importe. Dank Anbindungen an Hunderte von Lieferanten und beliebte Rechnungstools werden Ihre Dokumente importiert, ohne dass Sie etwas tun müssen. Stellen Sie sich vor, Sie öffnen Ihre Qonto App und finden Ihre neueste Telefonrechnung oder die Rechnung Ihres größten Kunden bereits in Ihrem Qonto Konto, kategorisiert und bereit zur Bearbeitung.

Wir wissen, dass Dokumente nicht immer aus derselben Quelle kommen. Daher bieten wir verschiedene Upload-Methoden an, die sich Ihrem Workflow anpassen. Leiten Sie E-Mails direkt an Qonto weiter, verknüpfen Sie Ihre Cloud-Speicher für eine nahtlose Integration oder verwenden Sie unsere App, um Dokumente unterwegs zu scannen. Flexibilität passt sich Ihrem Unternehmen an, nicht umgekehrt.  

Sie können auch ein sehr große Menge an Dokumenten gleichzeitig hochladen. Laden Sie Hunderte von Dokumenten auf einmal hoch und schauen Sie entspannt zu, wie unser System diese sortiert und kategorisiert. 

Und vergessen wir nicht unsere Funktion Zahlen per Rechnung, Billpay. Dieses Tool ermöglicht es Ihnen, Zahlungen direkt von hochgeladenen Rechnungen zu planen. Billpay verbindet die Dokumentensammlung mit dem Cashflow-Management und stellt sicher, dass Sie keine Zahlung mehr verpassen oder den Überblick über eine Rechnung verlieren.

Eine gute Dokumentensammlung vereinfacht Prozesse in allen Bereichen Ihres Unternehmens. 

Das zentralisierte Management wird zur neuen Standardpraxis. Eine zentrale Sammlung aller Finanzdokumente schafft eine verlässliche Informationsbasis, die klare Kommunikation und fundierte Entscheidungen im gesamten Unternehmen ermöglicht.

Verbesserte Genauigkeit bringt ein neues Maß an Vertrauen in Ihre Finanzverwaltung. Mit automatischer Verarbeitung und Kategorisierung sinkt das Risiko manueller Fehler drastisch, was eine solide Grundlage für all Ihre Finanzentscheidungen bietet. Die Einsparungen an Zeit und Kosten sind oft beträchtlich – die Zeit, die bisher für manuelle Dateneingaben und Dokumentenorganisation aufgewendet wurde, steht nun frei zur Verfügung. So können Sie diese Ressourcen in das Wachstum Ihres Unternehmens investieren. Stellen Sie sich vor, was Sie alles erreichen könnten, wenn Sie jede Woche zusätzliche Zeit für Strategie oder Kundenbeziehungen hätten. 

Verbesserte Genauigkeit bringt ein neues Maß an Vertrauen in Ihre Finanzverwaltung. Mit automatischer Verarbeitung und Kategorisierung sinkt das Risiko manueller Fehler drastisch, was eine solide Grundlage für all Ihre Finanzentscheidungen bietet.

Die Einsparungen an Zeit und Kosten sind oft beträchtlich – die Zeit, die bisher für manuelle Dateneingaben und Dokumentenorganisation aufgewendet wurde, steht nun frei zur Verfügung. So können Sie diese Ressourcen in das Wachstum Ihres Unternehmens investieren. Stellen Sie sich vor, was Sie alles erreichen könnten, wenn Sie jede Woche zusätzliche Zeit für Strategie oder Kundenbeziehungen hätten. 

Qonto’s Dokumentensammlung soll die Abläufe in Ihrem gesamten Unternehmen vereinfachen, um ein effizienteres, genaueres und kooperativeres Umfeld zu schaffen, in dem Finanzmanagement keine administrativen Last mehr ist.

Bei Qonto passen wir uns kontinuierlich den wachsenden Anforderungen Ihres Unternehmens an. Unsere Technologie zur Dokumentensammlung entwickelt sich stetig weiter, und es stehen spannende Neuerungen an:

• Erweiterte KI-Funktionen zur noch präziseren Kategorisierung und Datenerfassung.
• Erweiterte Integrationsmöglichkeiten mit einer größeren Auswahl an Geschäftstools und Plattformen.
• Erweiterte Analysefunktionen, um tiefere Einblicke aus Ihren Finanzdokumenten zu gewinnen.

Wir schätzen den Austausch mit unseren Nutzer:innen. Ihr Feedback ist für unseren Entwicklungsprozess entscheidend. Regelmäßige Nutzerbefragungen, Beta-Tests und direkte Kommunikation helfen uns, unsere Verbesserungen an Ihre tatsächlichen Bedürfnisse anzupassen. Dieser Ansatz sichert uns einen Platz an der Spitze der Fintech-Innovation und gewährleistet, dass unsere Tools mit Ihrem Unternehmen mitwachsen.