E-Rechnung: Alle Ausnahmen und Besonderheiten erklärt

Ein weit verbreiteter Irrtum über E-Rechnungen besagt, dass ab dem 1. Januar 2025 alle Unternehmen zwingend E-Rechnungen empfangen und versenden müssen. Tatsächlich gilt die E-Rechnungspflicht nur für den B2B-Bereich. In diesem Artikel erfahren Sie konkret, wer von der E-Rechnungspflicht befreit ist und daher weiterhin manuell Rechnungen versenden darf. Wir stellen die Voraussetzungen vor, unter denen eine Befreiung möglich ist. 

Außerdem geben wir Ihnen Hinweise Informationen dazu, wie Sie Ihr Unternehmen, wenn es zum Empfang von E-Rechnungen verpflichtet sein sollte, ganz einfach auf die Umstellung vorbereiten können. 

Michel Menk ist ehemaliger Finanzbeamter, Experte für Digitalisierung und Automatisierung in der Steuerberatung sowie Gründer von milia.io. Für Qonto informiert er Sie regelmäßig über die Besonderheiten und Neuerungen rund um die E-Rechnungspflicht in Deutschland.

Sie suchen eine digitale Lösung für Ausgabenverwaltung und ein Geschäftskonto mit Buchhaltung? Mit Qonto können Sie Angebote, Rechnungen und Mahnungen zentral in einer App managen, versenden und archivieren. Und das beste? Das Rechnungsprogramm ist direkt mit Ihrem Online-Geschäftskonto verbunden, sodass Ihre Finanzen stets up-to-date sind. Testen Sie Qonto jetzt 30 Tage kostenlos!

Was ist eine elektronische Rechnung und wie unterscheidet sie sich von herkömmlichen Rechnungen? Eine elektronische Rechnung ist ein strukturiertes Dokument, das als E-Rechnung erstellt und automatisch verarbeitet wird, ohne dass manuelle Eingriffe vom Rechnungsempfänger erforderlich sind. Dieser Ansatz soll den Rechnungsaustausch im B2B-Bereich effizienter gestalten. Der Standard in Deutschland ist die XRechnung, die im XML-Format erstellt wird und den Europäischen Normen entspricht.

Zusätzliche Hinweise zur genauen Definition einer elektronischen Rechnung sind hier aufgeführt.

Die E-Rechnungspflicht ab 2025 basiert auf der EU-Richtlinie 2014/55, die zur Digitalisierung des Rechnungsaustauschs in Europa beitragen soll. Deutschland führte die Pflicht zunächst für den öffentlichen Sektor ein, doch ab dem 1. Januar 2025 betrifft sie auch den B2B-Bereich. 

Obwohl die E-Rechnungspflicht ab 2025 umfassend ist, gibt es für bestimmte Rechnungsarten und Unternehmen Ausnahmen. Wer ist von der E-Rechnungspflicht befreit? Die wichtigsten Hinweise dazu umfassen:

• Rechnungen an Endverbraucher: Ganz klar, die E-Rechnungspflicht gilt nur für B2B, also nur für Transaktionen unter Geschäftspartnern. Rechnungsaussteller:innen, die Rechnungen an Privatpersonen senden, fallen nicht unter die E-Rechnungspflicht und können weiterhin in Papierform oder als PDF versenden, sofern die Kund:innen zustimmen.

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro: Für kleinere Beträge ist die elektronische Rechnung nicht zwingend erforderlich.

• Umsatzsteuerbefreite Dienstleistungen: Dienstleistungen gemäß § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, wie Heilberufe und Finanzdienstleistungen, sind von der Pflicht zur E-Rechnung befreit.

• Fahrausweise und Tickets: Auch für Fahr- und Flugtickets gelten Ausnahmen.

Um die Umstellung zu erleichtern, gelten Übergangsregelungen:

• Bis Ende 2026: Unternehmen dürfen weiterhin Papierrechnungen oder PDFs versenden, wenn der Empfänger zustimmt.

• Bis Ende 2027: Kleine Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000 Euro können weiterhin PDF- und Papierrechnungen nutzen.

• Ab dem 1. Januar 2028: Die E-Rechnungspflicht gilt dann ausnahmslos für alle B2B-Umsätze. Unternehmen erhalten rechtzeitig per E-Mail genaue Hinweise zu den neuen Anforderungen.

Schauen wir auf den umgekehrten Fall: Die E-Rechnungspflicht betrifft ab dem 1. Januar 2025 alle Unternehmen im B2B-Bereich, die Rechnungen an andere Unternehmen oder an den öffentlichen Sektor stellen. Unternehmen müssen dann E-Rechnungen empfangen und versenden, sofern keine Ausnahmen vorliegen. Kleinere Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000 Euro können bis Ende 2027 weiterhin Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen nutzen.

Für größere Unternehmen gilt die E-Rechnungspflicht jedoch uneingeschränkt, um den Rechnungsaustausch zu digitalisieren und den Anforderungen der Europäischen Norm zu entsprechen.

Es ist wichtig, dass Unternehmen die neuen Vorgaben rechtzeitig umsetzen und sich über ihre Pflichten informieren, um den digitalen Rechnungsaustausch zu gewährleisten.

1. Empfangen Sie elektronische Rechnungen von Kund:innen und Lieferant:innen.
2. Verarbeiten Sie Rechnungen mit wenigen Klicks direkt in Qonto. Sobald das Ausstellen von E-Rechnungen verpflichtend ist, kann Qonto dies gewährleisten.
3. Visualisieren Sie elektronische Rechnungen einfach in der Qonto App.
4. Speichern Sie E-Rechnungen GoBD- und rechtskonform.

Für die Umsetzung der E-Rechnungspflicht müssen Unternehmen die geeigneten Voraussetzungen schaffen. Dies umfasst E-Rechnungssoftware, die XRechnung- oder ZUGFeRD-Formate unterstützt, sowie eine revisionssichere Archivierung. Auch Unternehmen, die selbst keine E-Rechnungen erstellen müssen, sollten sich vorbereiten, um elektronische Rechnungen empfangen und bearbeiten zu können. Für Informationen zur technischen Umsetzung erhalten Unternehmen oft Hinweise per E-Mail.

Zur Einführung der E-Rechnung bieten viele Softwarelösungen und Online-Tools Unterstützung. Diese Tools helfen Unternehmen, E-Rechnungen zu erstellen und zu versenden, ohne dass umfangreiche Infrastruktur notwendig ist. Die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) ist eine praktische Alternative, besonders für kleinere Unternehmen.

Ab dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen im B2B-Bereich grundsätzlich verpflichtet, E-Rechnungen zu versenden und zu empfangen, sofern keine Ausnahmen vorliegen. Doch was ist, wenn ein Rechnungsempfänger eine Rechnung in Papierform wünscht?

Generell haben Unternehmen nicht mehr das Recht, auf eine Papierrechnung zu bestehen, wenn die E-Rechnungspflicht für den Rechnungsaussteller gilt. Es gibt jedoch Ausnahmen: Wenn der Rechnungsempfänger ein Verbraucher ist oder der Betrag gering (unter 250 Euro) ist, kann auch weiterhin eine Papierrechnung verwendet werden. 

Auch für umsatzsteuerbefreite Dienstleistungen oder in bestimmten anderen Fällen kann eine Rechnung in Papierform zulässig sein. Es empfiehlt sich, stets vorab Informationen zu den jeweiligen Vorschriften einzuholen, um sicherzustellen, dass der gesetzliche Rahmen eingehalten wird.

Die neuen Vorgaben zur E-Rechnung sind für folgende Unternehmen und Transaktionen Pflicht:

• Alle Unternehmen, die B2B-Rechnungen ausstellen.
• Dazu gehören auch Selbstständige und Kleinunternehmer:innen.
• Alle Unternehmen, die mit dem öffentlichen Sektor Geschäfte machen.

• Rechnungen an Endverbraucher
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro
• Umsatzsteuerbefreite Dienstleistungen (z. B. Heilberufe)

Die E-Rechnungspflicht ab 2025 bringt für Unternehmen wesentliche Änderungen mit sich, aber auch Chancen zur Effizienzsteigerung. Die Ausnahmen und Übergangsregelungen ermöglichen eine schrittweise Anpassung an die **neuen Vorgaben**. Es ist wichtig, rechtzeitig die nötigen Voraussetzungen zu schaffen, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen und den Rechnungsaustausch zu optimieren.