E-Rechnungen: Die 5 häufigsten Irrtümer

Die elektronische Rechnungsstellung wird Unternehmen in den nächsten Monaten und Jahren viel beschäftigen. Bei einem so wichtigen und komplexen Thema entstehen natürlich auch so einige Missverständnisse.

Bevor die E-Rechnung zur Pflicht wird, ist es daher besonders wichtig, Fakten und Irrtümer genau voneinander zu trennen. Dazu zählen Fragen wie:

Reicht ein PDF aus, um die E-Rechnungspflicht zu erfüllen? Kann ich eine E-Rechnung per E-Mail versenden? Und welche Berufsgruppen müssen E-Rechnungen erstellen? Wir liefern Antworten auf diese und weitere Fragen und klären über die häufigsten Irrtümer auf. 

Die elektronische Rechnungsverwaltung wird ab Januar 2025 im B2B-Bereich verpflichtend. Mit Qonto können Sie pünktlich dazu E-Rechnungen empfangen, verarbeiten, visualisieren und speichern – testen Sie Qonto 30 Tage kostenlos und sein Sie bestens auf die neue E-Rechnungspflicht vorbereitet.

Dies ist eines der häufigsten Missverständnisse zum Thema E-Invoicing.

Wenn Sie eine Rechnung im PDF-Format erstellen und diese als Anhang in einer E-Mail versenden, dann haben Sie nicht das Verfahren zur E-Rechnung genutzt.

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten, digitalen Format vorliegt, das es ermöglicht, die Daten automatisch von Computersystemen  verarbeiten zu lassen. 

Der Hauptunterschied zwischen einer PDF- und einer E-Rechnung liegt also darin, dass Sie einer PDF-Rechnung die Daten selbst entnehmen müssen.

Das bedeutet, eine echte E-Rechnung muss in einem bestimmten Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Derzeit gibt es drei verschiedene Arten von E-Rechnungen:

• Unstrukturierte Daten
• Strukturierte Daten
• Hybrides Rechnungsformat

Mehr über die unterschiedlichen Formate erfahren Sie an dieser Stelle.

Eine Rechnung als PDF zu verschicken, ist laut Gesetz bald nicht mehr möglich. Für viele Unternehmen ist die Umstellung auf E-Invoicing aber auch mit Sorgen verbunden: Sind wir ausreichend vorbereitet? Müssen wir in teure Software investieren?

Zwar stimmt es, dass Sie Ihr Unternehmen auf die bevorstehende E-Rechnungspflicht vorbereiten müssen. Eine Umstellungsphase ist daher unvermeidlich. Besonders teuer oder komplex ist die Erstellung einer E-Rechnung aber nicht.

Mit den richtigen Tools wird der Übergang reibungslos verlaufen. Als Qonto Kund:in sind Sie bestens auf die neue elektronische Rechnungsstellung vorbereitet. Bei Inkrafttreten der neuen Vorschriften haben Sie mit Qonto alle Tools an einem Ort, um gesetzeskonform Rechnungen zu stellen.

Das stimmt nicht. Ab 2025 wird die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen für alle Unternehmen gelten, die B2B-Geschäfte innerhalb der Europäischen Union tätigen. Das bedeutet, dass sämtliche Unternehmen, die Waren oder Dienstleistungen an andere Unternehmen innerhalb der EU verkaufen, ihre Rechnungen in einem elektronischen Format ausstellen müssen. Diese Regelung soll die Prozesse vereinheitlichen und die Effizienz im Rechnungswesen erhöhen.

Darüber hinaus sind alle Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber auszustellen. Diese Verpflichtung besteht bereits teilweise und wird ab 2025 weiter verschärft. Dadurch soll die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung vorangetrieben und die Transparenz sowie die Nachverfolgbarkeit von Rechnungen verbessert werden.

Auch kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) müssen sich an die neue Regelung halten, sofern sie in den genannten Bereichen tätig sind. Es gibt keine Ausnahmen für bestimmte Unternehmensgrößen oder Branchen, was bedeutet, dass alle Unternehmen unabhängig von ihrer Größe oder ihrem Geschäftsfeld sicherstellen müssen, dass sie ab 2025 in der Lage sind, E-Rechnungen zu erstellen und zu versenden.

Tatsächlich sind mit dem Ende 2024 Papierrechnungen nicht sofort Geschichte. Bis zum 31. Dezember 2026 ist der Versand von Papierrechnungen weiterhin möglich, während andere elektronische Formate wie PDF nur noch mit Zustimmung des Empfängers versendet werden dürfen.

Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000 Euro E-Rechnungen im B2B-Bereich senden. Unternehmen mit weniger als 800.000 Euro Umsatz dürfen bis zum 31. Dezember 2027 weiterhin andere Formate nutzen.

Ab dem 1. Januar 2028 sind dann alle Unternehmen im B2B-Bereich verpflichtet, E-Rechnungen zu versenden. Das EDI-Verfahren kann auch nach 2028 genutzt werden, sofern aus den EDI-Rechnungen ein korrekter Meldedatensatz gemäß dem Umsatzsteuergesetz extrahiert werden kann.

Unternehmen sollten die elektronische Rechnungsstellung nicht als Aufwand verstehen, sondern als Chance für optimiertere Prozesse und mehr Automatisierung.

Immerhin bieten E-Rechnungen zahlreiche Vorteile:

• Zeitersparnis und Produktivitätssteigerung: Mit der Dematerialisierung können Sie in wenigen Minuten rechtskonforme Rechnungen mit allen rechtlichen Hinweisen erstellen und versenden. Darüber hinaus bieten einige Dematerialisierungsplattformen, insbesondere PDPs, erweiterte Funktionen, die Ihnen helfen, Zeit bei der Verwaltung Ihrer Rechnungen zu sparen (Dokumentensuche, Validierung, Zahlung usw.).

• Bessere Organisation: Alle Ihre Rechnungen werden an einem Ort sortiert und zentralisiert: auf der von Ihnen gewählten Dematerialisierungsplattform. Sie können sie bei Bedarf mit wenigen Klicks wiederfinden.

• Schnellere Zahlungen: Der elektronische Rechnungsaustausch erfolgt sofort. Mit dieser neuen Einrichtung können Sie sicher sein, dass Sie das richtige Dokument an die richtige Person senden. Der Empfänger erhält außerdem eine Benachrichtigung über den Eingang. Dies hilft Ihnen, unbezahlte Rechnungen zu begrenzen und Zahlungsverzögerungen zu reduzieren.

• Reduzierte durchschnittliche Kosten für die Rechnungsverarbeitung: Sie sparen auch Geld, indem Sie die Kosten für Papier, Druck und Versand eliminieren.

• Sichere Kommunikation und Daten: Die elektronische Rechnungsstellung bietet eine bessere Rückverfolgbarkeit der Informationen, da sie auf der Verwendung spezifischer und hochsicherer Formate beruht. Alle Daten werden durchgängig verschlüsselt: Sie können nicht verändert werden.