Kostenanalyse: Definition und Vorgehensweise erklärt

Kein Unternehmen kann es sich leisten, Geld zu verschwenden. Mithilfe einer Kostenanalyse können Sie genau untersuchen, welche Ausgaben für Sie und Ihr Team unbedingt nötig sind und - Sie ahnen es - wo Sie sparen können.

Wie sieht eine solche Kostenanalyse also aus? Was gehört alles zur Kostenanalyse? Wie führe ich eine Kostenanalyse durch und wie können Sie sichergehen, dass Sie keine versteckten Kosten übersehen? Wir klären, wie Sie Ihre Kosten mithilfe einer Kostenanalyse optimieren und letztlich die finanzielle Stabilität Ihres Unternehmens stärken. 

Vereinfacht ausgedrückt ist eine Kostenanalyse die systematische Auflistung und Analyse sämtlicher Kosten in einem Unternehmen. Die Kosten werden bei einer Kostenanalyse identifiziert und in Kategorien eingeordnet. Anschließend wird bewertet: Welche Kosten sind unbedingt notwendig? Welche Kosten sind überflüssig? Kurz, es ist die Betrachtung und Einordnung sämtlicher Kosten Ihres Unternehmens.

Warum ist eine Kostenanalyse letztlich so wichtig? Eine Kostenanalyse hilft Ihnen, bessere Entscheidungen bei der Finanzplanung zu treffen und dadurch die finanzielle Sicherheit des gesamten Unternehmens zu sichern.

Das bedeutet natürlich auch, dass eine Kostenanalyse für jede Unternehmensgröße notwendig ist. Sie müssen schließlich wissen, wofür Sie Geld ausgeben und ob diese Ausgaben auch wirklich sinnvoll sind. In größeren Unternehmen ist es daher auch ratsam, eine Kostenanalyse nicht nur für das gesamte Unternehmen, sondern für einzelne Abteilungen wie beispielsweise Marketing durchzuführen. 

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Wie funktioniert eine Kostenanalyse also ganz genau? Im Grunde ist eine Kostenanalyse nichts anderes als eine Auflistung aller Kosten, Kostenträger und Kostensteller in Ihrem Unternehmen, kurz, eine Auflistung Ihrer gesamten Ausgaben. 

Im ersten Schritt erstellen Sie eine sogenannte Kostenstruktur. Das ist im Grunde nur eine systematische Auflistung aller Kosten, die in Ihrem Unternehmen anfallen. Am besten teilen Sie die Kosten sofort in Untergruppen ein, um die Kostendarstellung übersichtlicher zu gestalten. Diese Untergruppen sollten Sie kennen:

• Fixkosten: Fixe Kosten sind beispielsweise die Miete eines Büros oder Versicherungen. Es sind also Kosten, die Sie in regelmäßigen Abständen immer wieder leisten müssen. Normalerweise bleiben Fixkosten über einen langen Zeitraum gleich, können sich aber (wie eben Mietkosten) mit der Zeit ändern.

• Variable Kosten: Im Gegensatz zu den Fixkosten gibt es auch variable Kosten, die immer unterschiedlich ausfallen. Es handelt sich hierbei zum Beispiel um variierende Kosten für bestimmte Materialien, die Sie für unterschiedliche Projekte benötigen.

• Direkte Kosten: Das sind Kosten, die für eine einzige Dienstleistung bzw. einen einzigen Mitarbeitenden getätigt werden. Dazu gehören beispielsweise auch Löhne für einzelne Mitarbeitende. Direkte Kosten - oder Einzelkosten - können also immer einer bestimmten Person oder Tätigkeit zugeordnet werden.

• Gemeinschaftskosten: Hierbei handelt es sich um Kosten, die nicht direkt einer Einzelperson zugeordnet werden können. Wenn Sie zum Beispiel Büromaterial einkaufen oder Geld für Marketing ausgeben, dann sind das Gemeinschaftskosten, also Kosten, die sich nicht auf einen einzigen Kostenträger zurückführen lassen.

• Hypothetische Kosten (kalkulatorische Kosten): Das sind Kosten, die Sie in Zukunft leisten müssen (also beispielsweise Steuern oder höhere Ausgaben für ein bestimmtes Projekt) und die Sie bei Ihrer Finanzplanung bereits berücksichtigen sollten.

• Primäre Kosten: Diese entstehen, wenn Sie externe Dienstleistungen oder Materialien kaufen, die Sie anschließend direkt für Produktionen und Projekte in Ihrem Unternehmen nutzen.

• Sekundäre Kosten: Diese Kosten entstehen - im Gegensatz zu den primären Kosten - im Unternehmen selbst. Sekundäre Kosten werden also kurz, im Betrieb selbst produziert. 

Jedes Unternehmen hat eigene Fixkosten, kalkulatorische Kosten, direkte und indirekte Kosten. Es gibt daher keine allgemeine Methode für die perfekte Kostenanalyse. Aber keine Sorge: Bei der Kostenanalyse gibt es Methoden vor, die sich in der Vergangenheit bewährt haben.

• ABC-Analyse: Bei dieser Methode priorisieren Sie bestimmte Ressourcen, die für Ihr Unternehmen unverzichtbar sind. Kosten mit sehr hoher Relevanz kommen in die A-Kategorie, mit mittlerer Relevanz in die B-Kategorie und mit geringer Relevanz in die C-Kategorie.

• Pareto-Methode: Bei der Pareto-Analyse oder dem Pareto-Prinzip (auch bekannt als das 80/20-Prinzip) kategorisieren Sie ebenfalls Kosten nach ihrer Relevanz für Ihr Unternehmen. Konkret stellen Sie fest, wo die wichtigsten 20 Prozent Ihrer Kosten liegen, die - so das Prinzip - oft 80 Prozent des Gesamteffekts ausmachen.

• Prozesskostenrechnung: Bei einer Prozesskostenrechnung halten Sie genau fest, welche Kosten direkt und indirekt mit einem bestimmten Geschäftsprozess verbunden sind. Auf diese Weise können Sie leicht erkennen, welche Prozesse die meisten Kosten verursachen.

• Zero-Base-Budgeting: Diese Methode zielt darauf ab, den Wert einer Ausgabe genau zu untersuchen. Beim Zero-Base-Budgeting (auch als Null-Basis-Budgeting oder Null-Basis-Budgetierung bekannt) beginnen Sie ein Budget bei “Null”. Jede Ausgabe, die nun hinzukommt, wird von Ihnen äußerst kritisch hinterfragt und wird nur hinzugefügt, wenn Sie diese als absolut notwendig betrachten. Es geht letztlich darum, Kosten zu hinterfragen. 

Im Folgenden führen wir Sie Schritt für Schritt durch den Prozess der Erstellung einer Kostenanalyse.

• Identifizieren Sie alle Kostenkomponenten
• Ordnen Sie die Kosten in Kategorien ein
• Analysieren Sie die Kosten mithilfe der oben genannten Methoden
• Vergleichen Sie Ihre Kosten mit den üblichen Branchenstandards
• Planen Sie Maßnahmen, um die überflüssigen Kosten einzusparen
• Erstellen Sie eine Methode zur systematischen Überwachung der Kostenminimierung

Genug Theorie, schauen wir auf ein einfaches Beispiel für eine erfolgreiche Kostenanalyse. 

Nehmen wir einmal an: Sie leiten einen Handwerksbetrieb und erstellen eine genaue Aufschlüsselung sämtlicher Kosten. Sie halten fest, dass Sie monatlich 2.000 Euro für Materialien ausgeben, davon geben Sie 300 Euro allein für den Versand aus. Nach einer Kostenanalyse werden Sie feststellen, dass ein anderer Lieferant günstigere Versandmöglichkeiten anbietet. Letztlich ergibt sich aus der Kostenanalyse also, dass die Ausgaben für das Material unverzichtbar sind, bei den Kosten für den Versand jedoch eingespart werden kann.