Firmenkreditkarte für Mitarbeiter:innen – So führen Sie Zahlungskarten erfolgreich ein

Eine Kreditkarte, die ausschließlich von einer einzelnen Führungskraft genutzt und verwaltet wird, entspricht oft nicht den Anforderungen von Start-ups und kleinen sowie mittelständischen Unternehmen (KMU). Die fehlende Flexibilität in den Bezahlprozessen und ein hoher administrativer Aufwand verursachen unnötige Zeitverluste und belasten das Budget über Gebühr. Die Lösung hierfür: Firmenkreditkarten für Mitarbeiter:innen.

Durch die Einführung von individuellen Firmenkarten für Ihr Team können Sie nicht nur den administrativen Aufwand minimieren, sondern auch die Ausgabenverwaltung verbessern und die Zufriedenheit am Arbeitsplatz steigern.

Wann sich der Einsatz von Mitarbeiterkarten lohnt, welche Arten es gibt und worauf zu achten ist, erfahren Sie im Folgenden.

Firmenkreditkarten bieten sich an, wenn Angestellte regelmäßig auf Geschäftsreisen sind, an Messen teilnehmen oder allgemeine Einkäufe für das Unternehmen tätigen müssen. Sie ermöglichen schnelle und unkomplizierte Zahlungstransaktionen, wobei die Ausgaben direkt über das Geschäftskonto abgewickelt werden.

Dies bietet den Vorteil, dass keine privaten Mittel für geschäftliche Ausgaben wie Hotelbuchungen oder Kundenbewirtungen vorgestreckt werden müssen.

Eine Firmenkreditkarte ist besonders dann sinnvoll, wenn:

• häufig mehrere kleinere oder gelegentlich hohe Beträge beglichen werden müssen,
• Mitarbeiter:innen regelmäßig geschäftlich unterwegs sind,
• der Verwaltungsaufwand im Zusammenhang mit der Abrechnung von Reisekosten reduziert werden soll.

Der Einsatz einer Firmenkreditkarte kann daher die finanzielle Belastung der Mitarbeiter:innen minimieren und die Effizienz in der Abwicklung von Geschäftsausgaben erheblich steigern.

Firmenkreditkarten sind in verschiedenen Formen verfügbar, die jeweils unterschiedliche Vorteile und Einsatzmöglichkeiten bieten.

Zu ddn Arten der Firmenkreditkarten gehören:

• Physische Kreditkarten
• Virtuelle Kreditkarten
• Instant Cards

Diese sind traditionelle Kreditkarten in haptischer Form, die Sie physisch in der Hand halten können. Mit ihnen ist es möglich, weltweit an Automaten Bargeld abzuheben oder in Geschäften zu zahlen.

Physische Karten werden von nahezu allen Banken und Kreditkartenunternehmen angeboten und sind weit verbreitet.

Sie existieren nur in digitaler Form und sind oft als Prepaid-Kreditkarten oder Debitkarten erhältlich, die vor der Nutzung aufgeladen werden müssen. Sie eignen sich besonders für Online-Zahlungen und können über mobile Apps auch für Zahlungen vor Ort genutzt werden.

Bei dieser Zahlungsmethode wird das Smartphone mit der installierten App an das mobile Kartenlesegerät gehalten, um die Transaktion durchzuführen. Dies ist besonders praktisch für Unternehmen, die Wert auf schnelle, flexible und sichere Online-Zahlungen legen.

Diese Kartenart ist darauf ausgelegt, zeitlich oder bezüglich des verfügbaren Guthabens begrenzt zu sein. Sie eignen sich besonders für temporäre Einsätze, wie Geschäftsreisen, bei denen die Karte nach dem Ereignis deaktiviert wird.

Diese Funktion hilft Unternehmen, die Ausgaben zu kontrollieren und die Sicherheit zu erhöhen, indem sie den Zugriff auf die Karte nach einem bestimmten Zeitraum oder nach dem Verbrauch des aufgeladenen Guthabens automatisch sperren.

Firmenkreditkarten bieten viele Vorteile, wie die Vereinfachung des Ausgabenmanagements und der Reisekostenabrechnung, da sie es den Angestellten ermöglichen, geschäftliche Ausgaben direkt und ohne Umwege zu tätigen. Dies erhöht die Effizienz und spart Zeit. Außerdem ermöglichen sie eine bessere Kontrolle und Übersicht über die Ausgaben.

Allerdings bergen sie auch Risiken, z.B. bei Missbrauch oder nicht genehmigten Ausgaben, die zu finanziellen Verlusten führen können. Zudem können hohe Kreditlimits ohne strenge Kontrolle zu unnötigen oder überhöhten Ausgaben verleiten.

Bei der Auswahl der richtigen Firmenkreditkarte für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter stehen Unternehmen verschiedene Optionen zur Verfügung.

In unserem Vergleich stellen wir fünf beliebte Firmenkreditkarten vor, die jeweils unterschiedliche Vorteile und Funktionen bieten.

• Pliant
• Payhawk
• Pleo
• Moss
• American Express

Pliant hat sein Angebot um physische Premium-Karten sowie um virtuelle und einmalig verwendbare virtuelle Karten erweitert. Für jedes Unternehmen wird ein individuelles Kostenangebot erstellt, wobei die Preise sich aus einer festen Gebühr und variablen Kosten zusammensetzen.

• Bewertung: 4,7 (Trustpilot)
• Preis / Monat: auf Anfrage
• Testversion: nein, aber Demo
• Ausgabenlimit: auf Anfrage
• Abhebungslimit: auf Anfrage

Die Lösung von Payhawk ermöglicht es Ihnen, Zahlungen nach dem Erfassen der Belege automatisch abzugleichen. Der Anbieter bietet proaktive Kontrollen und individuelle Limits für Karten. Zusätzlich haben Sie die Wahl zwischen physischen und virtuellen Karten.

• Bewertung: 4,7 (Trustpilot)
• Preis/ Monat: auf Anfrage
• Testversion: nein, aber Demo
• Ausgabenlimit: 250 € vor Identifikation
• Abhebungslimit: auf Anfrage

Die Firmenkarte von Pleo lässt sich nahtlos mit verschiedenen Buchhaltungstools integrieren. Sie profitieren von Echtzeit-Übersichten und digitaler Belegerfassung. Nutzerinnen und Nutzer haben zudem die Möglichkeit, aus den verfügbaren Funktionen individuell ihr eigenes Paket zusammenzustellen.

• Bewertung: 4,2 (Trustpilot)
• Preis / Monat: kostenlos erhältlich, kostenpflichtig ab 45 € pro Monat (zzgl. MwSt.)
• Testversion: nein
• Ausgabenlimit: individuell anpassbar sowie zeitlich begrenzt
• Abhebungslimit: individuell anpassbar

Moss ermöglicht es, individuelle Details der Kreditkarten für Mitarbeiter:innen selbst festzulegen. Zudem können Teammitglieder Belege direkt einreichen, wobei die relevanten Daten in Echtzeit bereitgestellt werden.

• Bewertung: 3,8 (Trustpilot)
• Preis / Monat: auf Anfrage
• Testversion: nein
• Ausgabenlimit: individuell anpassbar
• Abhebungslimit: auf Anfrage

Bei American Express heißen Kreditkarten für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter „Corporate Credit Cards”. Die Auswahl der passenden Corporate-Card-Variante richtet sich nach verschiedenen Kriterien, wie dem Einsatzbereich und den Anforderungen an das Kostenmanagement.

• Bewertung: 1,5 (Trustpilot)
• Preis/ Monat: ab 60 € pro Jahresentgelt (zzgl. MwSt.)
• Testversion: nein
• Ausgabenlimit: kein standardisierter Verfügungsrahmen
• Abhebungslimit: bei American Express Card 700 € pro 7 Tage, bei American Express Gold Card bis zu 1.500 € pro 7 Tage.

Nicht alle Firmen möchten ihren Mitarbeitenden eine Kreditkarte zur Verfügung stellen, die diese dann nutzen können – entweder als physische Karte, als Instant Card oder als virtuelle Karte. Es gibt einige Alternativen, die sich ebenfalls großer Beliebtheit erfreuen.

Zu den Alternativen zur Firmenkreditkarte für Mitarbeitende zählen:

• Firmendebitkarten
• Private Kreditkarten
• Reisestellenkarten
• Sachbezugskarten

Debitkarten sind ein unverzichtbares Instrument für moderne Unternehmen, die Flexibilität und Effizienz im Finanzmanagement anstreben. Sie bieten nicht nur eine einfache Möglichkeit, Geschäftsausgaben zu verwalten, sondern auch eine Vielzahl von Sicherheits- und Personalisierungsfunktionen, die sie für Unternehmen jeder Größe attraktiv machen.

Auch Qonto bietet Debitkarten für Firmen an, mit denen Sie bis zu 200.000 € monatlich zahlen und bis zu 15.000 € monatlich abheben können. Dabei stehen Ihnen drei Kartenmodelle zur Verfügung, die Sie jeweils als physische und virtuelle Karten nutzen können:

Qonto’s Firmenkarten lassen sich zudem ideal als Tankkarten verwenden und auch Instant Cards werden angeboten.

All diese Karten decken alle Aspekte des modernen Finanzmanagements ab und sind integraler Bestandteil aller Qonto Angebote. Sie bieten flexible und sichere Zahlungsmöglichkeiten im In- und Ausland.

Jede Karte kann individuell an die Bedürfnisse der Nutzer:innen angepasst werden, unter anderem durch die Möglichkeit, die PIN jederzeit zu ändern oder Zahlungs- und Abhebungslimits in Echtzeit zu konfigurieren.

Die Nutzung einer Firmenkreditkarte für private Ausgaben wird oft streng untersagt, da dies zu einer komplizierten Vermischung von privaten und geschäftlichen Kosten führen kann, die später schwer zu entwirren ist, besonders im Rahmen der Buchhaltung.

Auf der anderen Seite erwarten manche Unternehmen von ihren Mitarbeiter:innen, dass sie bereit sind, Ausgaben, wie die bei Geschäftsreisen entstehenden Kosten, zunächst selbst zu tragen.

Ob es sich hierbei um eine für beide Seiten vertretbare Alternative zur Firmenkarte für Mitarbeiter:innen handelt, entscheidet jeder für sich. Insbesondere bei der Vorfinanzierung höherer Beträge könnten Mitarbeiter:innen jedoch Bedenken äußern.

Die klassische Reisestellenkarte ist entweder eine physische oder eine virtuelle Kreditkarte, die ausschließlich für die Abrechnung der im Rahmen einer Dienstreise anfallenden Kosten verwendet werden kann.

Der Nachteil: Werden Mitarbeiter:innen damit beauftragt, zum Beispiel Büromaterial im Laden vor Ort zu kaufen, kann besagte Reisestellenkarte nicht genutzt werden. Ihr Zweck und ihr Einsatzgebiet sind genau festgelegt.

Sachleistungskarten werden unter anderem auch als „Benefits Cards“ bezeichnet. Sie bieten Mitarbeiter:innen entweder komplett steuerfreie (oder zumindest steuerbegünstigte) Sachleistungen, zum Beispiel in Form von Gutscheinen.

Ziel ist es unter anderem, die Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen zu erhöhen. Mit einer Benefits Card haben Unternehmen die Möglichkeit, sich von anderen Arbeitgebern abzuheben.

Möchten Sie Ihren Mitarbeitenden Firmenkreditkarten zur Verfügung stellen? Dann gibt es einige gute Praktiken, die Ihnen bei der Einführung dieser Zahlungsmittel helfen können.

1. Bei der Einführung von Firmenkreditkarten sollten Sie zunächst Ihre Erwartungen, die Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie die betrieblichen Gegebenheiten genau prüfen.
2. Vergleichen Sie sorgfältig die Angebote verschiedener Kartenanbieter, insbesondere im Hinblick auf die anfallenden Gebühren und den monatlichen Grundpreis.
3. Stellen Sie sicher, dass Ausgaben, die mit einer Firmenkarte für Mitarbeiter:innen gezahlt werden, direkt den entsprechenden Kostenstellen zugeordnet werden können.
4. Kommunizieren Sie klar die Nutzungsbedingungen der Kreditkarten an Ihr Team, um eine strukturierte Abrechnung zu gewährleisten und Missverständnisse zu vermeiden.
5. Akzeptieren Sie, dass zu Beginn Fehler passieren können. Bei grober Fahrlässigkeit sollten jedoch umgehend angemessene Maßnahmen ergriffen werden. Klären Sie im Voraus, wer für missbräuchliche Nutzung haftet.
6. Informieren Sie das von Ihnen genutzte Reisebüro über die neuen Zahlungsmittel, damit diese problemlos eingesetzt werden können.
7. Bedenken Sie, dass Berechtigungen angepasst, Limits verändert und Karten für neue Mitarbeitende ausgestellt oder entzogen werden können.
8. Da nach der Einführung häufig Fragen aufkommen, ist es ratsam, mindestens eine Person als Ansprechpartner:in zu benennen, die die Nutzer:innen der Karten betreut und bei der Lösung von Problemen unterstützt.

Durch diese Maßnahmen können Sie eine erfolgreiche und reibungslose Einführung von Firmenkreditkarten gewährleisten.