Tools zur Reisekosten­abrechnung: So finden Sie die passende Software

Reisekosten zu verwalten, ist für Unternehmen eine zeitintensive, aber unverzichtbare Aufgabe. Ob Dienstreisen oder geschäftliche Meetings – eine präzise und transparente Abrechnung ist entscheidend, um den Überblick über Ausgaben zu behalten und steuerliche Anforderungen zu erfüllen. Mit einem modernen Tool für Reisekostenabrechnung lassen sich Prozesse nicht nur deutlich vereinfachen, sondern auch Zeit und Ressourcen sparen.

In diesem Artikel erfahren Sie, was eine Reisekostenabrechnung genau ist, welche Vorteile eine Reisekosten-Software bietet und welche Funktionen ein gutes Programm unbedingt mitbringen sollte. Außerdem stellen wir Ihnen 12 bewährte Tools wie Lexware, Rydoo, TravelPerk, Circula, Qonto und viele weitere vor, die Ihnen dabei helfen, Ihre Reisekostenabrechnung sowie Ihre gesamte Ausgabenverwaltung effizient und fehlerfrei zu gestalten.

Reisekostenabrechnungstools sind unverzichtbar, um geschäftliche Ausgaben effizient zu verwalten und steuerkonform abzuwickeln. Suchen Sie noch nach dem passenden Tool, um Ihre Reisekostenabrechnung zu vereinfachen? Im Folgenden finden Sie elf Anbieter, die mit unterschiedlichen Schwerpunkten Unternehmen jeder Größe unterstützen:

• Qonto
• HRworks
• Circula
• Expensify
• TravelPerk
• Lexware
• Yokoy
• Expensya
• Rydoo
• Spendesk
• SAP Concur

Qonto kombiniert Geschäftskonten mit smarter Reisekostenabrechnung. Belege werden digital erfasst und direkt mit Transaktionen verknüpft – einfach, schnell und übersichtlich.

• Bewertung: 4,7 (Trustpilot)
• Preis: ab 9 € / Monat (zzgl. MwSt.)
• Testphase: 30 Tage

HRworks verbindet Reisekostenabrechnung mit weiteren HR-Funktionen wie Urlaubsplanung. Ideal für kleinere Unternehmen, die eine ganzheitliche Lösung suchen.

• Bewertung: 4,6 (Trustpilot)
• Preis: ab 9,90 € / Monat (zzgl. MwSt.)
• Testphase: 30 Tage

Circula bietet ein modernes Tool für Reisekosten und Spesen mit Fokus auf Automatisierung und Steuerkonformität. Besonders für kleine und mittelständische Unternehmen geeignet.

• Bewertung: 4,6 (Capterra)
• Preis: ab 8 € / Lizenz und Monat (zzgl. MwSt.)
• Testphase: 14 Tage

Expensify punktet mit einer intuitiven App zur Verwaltung von Reisekosten und Spesen. Perfekt für kleine Teams und Einzelunternehmer:innen, die unkomplizierte Lösungen bevorzugen.

• Bewertung: 4,1 (Trustpilot)
• Preis: kostenlos erhältlich, kostenpflichtig ab $ 5 / Monat (zzgl. MwSt.)
• Testphase: nein

TravelPerk vereint Reisekostenabrechnung mit Buchungslösungen für Geschäftsreisen. Mit Fokus auf Flexibilität und Nutzerfreundlichkeit richtet es sich besonders an dynamische Teams.

• Bewertung: 3,9 (Trustpilot)
• Preis: kostenlos erhältlich, kostenpflichtig ab 99 € / Monat (zzgl. MwSt.) + 3 % / Reise
• Testphase: nein

Lexware bietet eine zuverlässige Software für kleine und mittelständische Unternehmen, die die Reisekostenabrechnung nahtlos in die Buchhaltung integriert. Einfach zu bedienen und ideal für standardisierte Prozesse.

• Bewertung: 3,8 (Trustpilot)
• Preis: ab 6,90 € / Monat (zzgl. MwSt.)
• Testphase: 30 Tage

Yokoy setzt auf KI-gestützte Automatisierung, um Spesen- und Reisekostenmanagement effizienter zu gestalten. Perfekt für Unternehmen mit großem Volumen und komplexen Anforderungen.

• Bewertung: 3,6 (Trustpilot)
• Preis: auf Anfrage
• Testphase: nein

Expensya automatisiert die Reisekostenabrechnung durch smarte Scan- und Analysefunktionen. Besonders geeignet für mobile Teams und internationale Geschäftsreisen.

• Bewertung: 3,3 (Trustpilot)
• Preis: auf Anfrage
• Testphase: ja

Rydoo ermöglicht eine schnelle und papierlose Reisekostenabrechnung, die sich optimal für international tätige Unternehmen eignet. Die Plattform unterstützt zahlreiche Währungen und Sprachen.

• Bewertung: 3,7 (Trustpilot)
• Preis: ab 8 € / Monat (zzgl. MwSt.)
• Testphase: ja

Spendesk vereinfacht das Reisekostenmanagement mit virtuellen Karten und digitaler Belegerfassung. Besonders attraktiv für Start-ups und agile Teams.

• Bewertung: 3,8 (Trustpilot)
• Preis: auf Anfrage
• Testphase: nein

SAP Concur bietet eine umfassende Lösung für das Reisekostenmanagement großer Unternehmen. Von der Buchung bis zur Abrechnung wird jeder Schritt abgedeckt.

• Bewertung: 1,4 (Trustpilot)
• Preis: kostenlos erhältlich
• Testphase: 15 Tage

Die Reisekostenabrechnung ist der Prozess der Erfassung, Prüfung und Erstattung der Reisekosten von Mitarbeitenden. Dazu gehören in der Regel:

• Fahrtkosten
• Übernachtungskosten
• Verpflegungspauschalen
• andere notwendige Ausgaben auf Dienstreisen

Die Abrechnung erfolgt auf Basis der eingereichten Belege und unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorgaben.

Die Reisekostenabrechnung ist nicht nur für die Erstattung an die Mitarbeitenden wichtig, sondern auch steuerlich relevant. Unternehmen können die erstatteten Reisekosten bei ordnungsgemäßer Abrechnung steuerlich geltend machen.

Eine Reisekosten-Software optimiert Ihre Abrechnungsprozesse, indem sie Zeit und Aufwand minimiert. Sie bietet zahlreiche Vorteile, die Ihre Arbeitsweise effizienter gestalten.

• Zeitersparnis: Belege scannen und automatisch zuordnen, reduziert manuelle Eingaben und spart Zeit.

• GoBD-konforme Archivierung: Alle Daten werden sicher digital gespeichert und sind jederzeit abrufbar.

• Einfache Verwaltung: Behalten Sie mit zentralen Übersichten stets den Überblick über alle Ausgaben.

• Budgetkontrolle: Setzen Sie individuelle Budgets und Limits, um die Ausgaben effektiv zu steuern.

• Echtzeit-Benachrichtigungen: Bleiben Sie stets über alle Transaktionen informiert und reagieren Sie sofort.

• Mitarbeiterfreundlich: Mitarbeitende reichen Ausgaben schnell und unkompliziert ein, was die Zufriedenheit erhöht.

• Integration in Buchhaltung: Nahtlose Exporte sorgen für eine reibungslose Zusammenarbeit mit der Buchhaltung.

Mittlerweile gibt es einige Anbieter, die den Prozess der Reisekostenabrechnung erheblich erleichtern. Wenn Sie ein Programm für Reisekostenabrechnung suchen, achten Sie darauf, dass es die Abrechnung vereinfacht und die Transparenz über geschäftliche Ausgaben verbessert. Zusätzlich sollte es eine reibungslose Integration in die bestehenden Finanzprozesse Ihres Unternehmens gewährleisten.

Die wichtigsten Funktionen sind:

• Digitale Belegerfassung: Die Möglichkeit, Belege per App zu scannen und automatisch den entsprechenden Reisekosten zuzuordnen.

• Automatische Berechnungen: Verpflegungspauschalen, Kilometerpauschalen oder Währungsumrechnungen sollten automatisch berechnet werden.

• Integration in bestehende Systeme: Schnittstellen zu Buchhaltungssoftware, ERP-Systemen oder Online-Geschäftskonten wie Qonto für einen nahtlosen Datenfluss.

• Mobilität: Zugriff über mobile Apps, um Reisekosten direkt unterwegs erfassen und einreichen zu können.

• Benutzerfreundlichkeit: Eine intuitive Benutzeroberfläche, die den Prozess für Mitarbeitende und Buchhaltung vereinfacht.

• Berichtsfunktionen: Erstellung detaillierter Berichte für eine bessere Kontrolle und Analyse der Reisekosten.

• Mehrsprachigkeit und Mehrwährungsunterstützung: Besonders wichtig für international tätige Unternehmen.

Mit den richtigen Funktionen kann ein Tool für die Reisekostenabrechnung nicht nur den Verwaltungsaufwand senken, sondern auch die Effizienz und Genauigkeit im Reisekostenmanagement erheblich steigern.