12 Reisekosten-Apps 2025: Vorteile und Funktionen im Überblick

In vielen Unternehmen sind Reisekosten-Apps inzwischen Standard. Sie erfassen Ausgaben, die im Rahmen einer Dienstreise anfallen, digital und übersichtlich. Quittungen, die früher händisch aufgeklebt und eingereicht werden mussten, laden Mitarbeiter:innen heute einfach per App hoch.

Der folgende Artikel zeigt, welche Vorteile eine Dienstreise-App bietet und welche Anbieter besonders gefragt sind, um Ihre Reisekosten verwalten zu können.

Unter einer Reisekosten-App versteht man eine Software bzw. mobile Anwendung, mit der sich sämtliche Ausgaben einer Dienst- oder Geschäftsreise erfassen, verwalten und abrechnen lassen. Anstelle von Belegsammlungen und Tabellen genügt es heute, Quittungen zu fotografieren und hochzuladen.

Eine Reisekosten-App erleichtert Ihnen die Verwaltung und Abrechnung von Geschäftsausgaben erheblich und sorgt für mehr Effizienz und Transparenz im Arbeitsalltag.

Zu den wichtigsten Vorteilen zählen:

• Zeitersparnis: Sie erfassen Belege und Ausgaben direkt unterwegs, wodurch aufwendige Nacharbeiten und Papierchaos entfallen.

• Fehlervermeidung: Automatische Prüfungen und digitale Prozesse reduzieren Übertragungsfehler und sorgen für korrekte Abrechnungen.

• Transparenz: Sie behalten jederzeit den Überblick über alle Reisekosten und den aktuellen Bearbeitungsstand.

• Einfache Integration: Die App lässt sich meist problemlos in bestehende Buchhaltungssysteme integrieren, was den gesamten Workflow optimiert.

• Mobilität: Sie können Ausgaben ortsunabhängig erfassen und einreichen – alles bequem per Smartphone oder Tablet.

Eine moderne Reisekosten-App sollte die wichtigsten Schritte Ihrer Geschäftsreise digital abdecken und Ihnen so den gesamten Prozess erleichtern.

Zu den essenziellen Funktionen zählen:

• Ausgabenerfassung: Sie dokumentieren Kosten für Transport, Unterkunft und Verpflegung direkt in der App – jederzeit und mobil.

• Belegverwaltung: Quittungen und Rechnungen laden Sie bequem per Foto hoch und archivieren sie digital.

• Fahrtkostenabrechnung: Die App erfasst automatisch Kilometerpauschalen und vereinfacht die Berechnung privater und geschäftlicher Fahrten.

• Berichtsfunktionen: Sie erhalten übersichtliche Auswertungen, die Transparenz und Optimierungsmöglichkeiten bieten.

• Integration in Buchhaltungssysteme: Erfasste Daten werden direkt an die Buchhaltung übermittelt, was die Abrechnung beschleunigt.

• Benachrichtigungen: Die App erinnert Sie an offene Aufgaben oder fehlende Belege, damit nichts übersehen wird.

• Compliance-Unterstützung: Sie erfüllen alle relevanten Unternehmensrichtlinien und gesetzlichen Vorgaben automatisch.

Darüber hinaus bieten viele Lösungen erweiterte Features wie Echtzeit-Reporting oder individuelle Freigabeprozesse. Wer flexibel bleiben möchte, sollte von Anfang an eine Reisekosten-App wählen, die mit den Ansprüchen des Unternehmens mitwächst und alle Compliance-Anforderungen erfüllt.

Mittlerweile gibt es mehrere Anbieter, die sich auf Reisekosten-Apps spezialisiert haben. Und sie alle setzen unterschiedliche Schwerpunkte. Die folgende Auflistung hilft Ihnen dabei, eine Reisekosten-App zu finden, die zu Ihnen und Ihrem Unternehmen passt.

Zu den führenden Reisekosten-Apps zählen:

• Qonto
• Lanes & Planes
• Pliant
• Circula
• finway
• Pleo
• Payhawk
• Rydoo
• Spendesk
• Moss
• Yokoy
• Expensya

Die Reisekosten-App von Qonto eignet sich für kleine wie große Unternehmen. Mit Online-Firmenkonto, Firmenkarten und individuellen Zugängen können Mitarbeitende flexibel bezahlen, während Zahlungslimits und Budgets jederzeit zentral gesteuert werden.

• Bewertung: 4,8 (Trustpilot)
• Preis: ab 9 € / Monat
• Testversion: 30 Tage
• Demo: ja – Jetzt buchen!
• Funktionen: Spesenmanagement direkt im Geschäftskonto, Firmenkarten mit individuellen Limits und Zugangsrechten, Ausgaben in Echtzeit verfolgen, Unterkonten für Budget- und Teamzuordnung, Digitale Belegverwaltung per Smartphone (GoBD-konform), Automatische Belegerinnerungen, Integration in Buchhaltungssoftware (z.B. DATEV)

Laut Anbieter ist es möglich, mit Lanes & Planes bis zu 30 % der Kosten, die im Rahmen von Geschäftsreisen anfallen, zu sparen. Nutzer:innen profitieren von automatisierten Abläufen und davon Genehmigungen einfach verwalten zu können.

• Bewertung: 4,7 (Trustpilot)
• Preis: ab 0 € Grundgebühr (+ 6,90 € Reiseleistung)
• Testversion: nein
• Demo: ja
• Funktionen: schnelle Freigabeprozesse, zertifizierter Service, All-in-One-Lösung, Umbuchungen und Stornierungen kostenlos, automatische Texterkennung, elektronische Erstattungen

Pliant bietet digitale Kartenlösungen für Geschäftsreisende. Über die App können Mitarbeitende bei Bedarf höhere Limits anfragen, während Ausgaben und Budgets in Echtzeit verfolgt werden.

• Bewertung: 4,6 (Trustpilot)
• Preis: auf Anfrage
• Testversion: nein
• Demo: ja
• Funktionen: Echtzeit-Reporting, Ausgabenkontrolle, Mehrwährungskosten, einfache Integration

Alle Dienstreiseausgaben lassen sich mit Circula zentral verwalten. Die App umfasst automatisierte Belegerfassung, KI-gestützte Freigaben, Integrationen in bestehende Systeme und die Option zur Nutzung mit Firmenkreditkarten.

• Bewertung: 4,6 (OMR)
• Preis: ab 9 € / Monat
• Testversion: 14 Tage
• Demo: ja
• Funktionen: individuelle Einstellungsmöglichkeiten, automatisierte Tagespauschalen, flexible Prozesse, automatisierte Anbindungen an bestehende Systeme

Bei finway können Sie die anfallenden Kosten auf Kostenstellen, und damit zum Beispiel auf unterschiedliche Geschäftsreisen und Projekte, aufteilen. Jede Kreditkarte lässt sich mit einem individuellen Kartenlimit versehen.

• Bewertung: 4,4 (OMR)
• Preis: ab 209 € / Monat
• Testversion: 14 Tage
• Demo: ja
• Funktionen: Spesenmanagement, Integrationsmöglichkeiten in bestehende Buchhaltungssysteme, automatische Berechnung von Pauschalen

Mit Pleo Karten bezahlen Mitarbeitende Reisekosten direkt. Limits lassen sich festlegen, Ausgaben werden automatisch mit Belegen erfasst und Rückerstattungen erfolgen schnell.

• Bewertung: 4,2 (Trustpilot)
• Preis: kostenlos erhältlich, kostenpflichtig ab 39 € / Monat
• Testversion: ja
• Demo: ja
• Funktionen: integrierte Kontrollen, vordefinierte Limits, Echtzeit-Tracking, automatische Erfassung von Kilometerpauschalen

Mit Payhawk lassen sich Geschäftsreisen vollständig abbilden von der Anfrage bis zur Abrechnung. KI optimiert die Abläufe, individuelle Regeln sichern die Kontrolle.

• Bewertung: 4,2 (Trustpilot)
• Preis: auf Anfrage
• Testversion: nein
• Demo: ja
• Funktionen: Dateneinblick in Echtzeit, eigene Workflows, automatische Abläufe, Verbindungsmöglichkeiten mit der Buchhaltung

Bei Rydoo können Sie alle Ausgaben, Kilometerstände und Tagespauschalen in der App erfassen. Zudem werden Transaktionen, die Ihre Mitarbeiter:innen über ihre Firmenkarte getätigt haben, direkt mit der jeweiligen Ausgabe verbunden. Auf der Basis individueller Regeln können Sie festlegen, wann Ausgaben automatisch genehmigt werden sollen.

• Bewertung: 4,1 (Trustpilot)
• Preis: ab 8 € / Monat
• Testversion: nein
• Demo: ja
• Funktionen: KI-gestützte Spesenüberwachung, anpassbare Richtlinien, Scan-Funktion, Berichterstattung in Echtzeit

Die App deckt sämtliche Unternehmensausgaben inklusive Reisekosten ab. Mitarbeitende erhalten mehr Eigenverantwortung durch intuitive Freigabe-Workflows, während Verantwortliche jederzeit die Kostenkontrolle behalten.

• Bewertung: 4,1 (Trustpilot)
• Preis: auf Anfrage
• Testversion: nein
• Demo: ja
• Funktionen: intuitiver Freigabe-Workflow, mit virtuellen und physischen Karten kombinierbar, Echtzeit-Übersicht über Budgets und Ausgaben

Mit der Reisekosten-App von Moss können Sie Rückerstattungen schnell und unkompliziert anweisen. Alle Freigabeprozesse lassen sich klar strukturieren und vereinfachen. Die Lösung kann, zum Beispiel mit benutzerdefinierten Kilometerpauschalen, individuell an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden.

• Bewertung: 4,0 (Trustpilot)
• Preis: auf Anfrage
• Testversion: nein
• Demo: ja
• Funktionen: transparente Genehmigungsprozesse, mit Firmenkarten kombinierbar, schnelle Rückerstattungen, Schnittstelle zur Buchhaltung

Mit Yokoy können Sie Reisekosten, Tagespauschalen und Kartentransaktionen auf einer zentralen Plattform zusammenfassen. Verpflegungspauschalen werden automatisch berechnet. Zudem können die Nutzer:innen hier automatisierte Freigabeprozesse einrichten, so dass die Mitarbeiter:innen nicht lange bis zur Rückerstattung ihrer Kosten warten müssen.

• Bewertung: 3,5 (Trustpilot)
• Preis: auf Anfrage
• Testversion: nein
• Demo: ja
• Funktionen: zentralisiertes Reisemanagement, automatische Kalkulationen (zum Beispiel bei Verpflegungspauschalen), intuitives UX-Design

Mit Expensya verwalten Mitarbeitende ihre Reisekosten direkt per Handy. Beträge werden währungsunabhängig kategorisiert, KI unterstützt die Abrechnung und Ausgaben folgen den Unternehmensrichtlinien.

• Bewertung: 3,3 (Trustpilot)
• Preis: auf Anfrage
• Testversion: nein
• Demo: ja
• Funktionen: individuelle Vorgaben umsetzbar, Belege von unterwegs hochladen, KI für automatisierte Abläufe

Gerade für Selbstständige und Freiberufler:innen können Reisekosten-Apps empfehlenswert sein. Vor allem, wenn es darum geht, nur wenige Belege zu dokumentieren, schaffen die kostenlosen Varianten eine verlässliche Basis für aussagekräftige Aufzeichnungen.

Allerdings ist der Funktionsumfang der kostenlosen Lösungen oft begrenzt, so dass gerade Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern gut beraten sind, auf die kostenpflichtigen Optionen umzusteigen. Diese bieten meist umfassendere Möglichkeiten und damit die Chance, das Reisekostenmanagement eines Unternehmens noch effektiver und transparenter werden zu lassen.

Wer die passende App für sich finden möchte, sollte einige Details beachten und vor allem seine individuellen Ansprüche kennen. Da es inzwischen viele Anbieter im Bereich Reisekosten-Apps gibt, ist die Auswahl oft nicht einfach.

Die folgenden Fragen helfen dabei, die Optionen gezielt einzugrenzen:

• Wie viele Mitarbeiter:innen gehen regelmäßig auf Geschäftsreise, und wie viele Belege fallen dabei an?

• Welche Anforderungen habe ich an die Nutzerfreundlichkeit der App?

• Welche Funktionen sind für mein Unternehmen unverzichtbar?

• Lässt sich die Reisekosten-App mit bestehenden Systemen wie der Buchhaltung verbinden?

• Erfüllt die App alle relevanten gesetzlichen Vorgaben, etwa DSGVO und GoBD?

• Welche Kosten entstehen durch den Einsatz der Reisekosten-App?

Auf Grundlage dieser Fragen finden Sie schnell heraus, welcher Anbieter am besten zu Ihren Erwartungen passt.