Travel-Management-Software: Vorteile, Funktionen & die besten Anbieter 2025

Für viele Unternehmen gehören Geschäftsreisen trotz zunehmender Digitalisierung zum Alltag. Eine moderne Travel-Management-Software hilft dabei, alle Details, die mit solchen Reisen verbunden sind, noch besser zu planen. Dabei geht es nicht nur um organisierte Abläufe, sondern auch um eine optimierte Kostenkontrolle.

In diesem Artikel stellen wir Funktionen und Vorzüge von Travel-Management-Software vor und helfen Ihnen dabei, das beste Tool zu finden, mit dem Sie Reisekosten verwalten können.

Eine Reisemanagement-Software ist ein digitales Tool, um Geschäftsreisen zu planen, zu buchen und abzurechnen. In einer solchen Travel-Management-Software werden alle wichtigen Daten zur Reise gebündelt und können dementsprechend leicht verwaltet werden.

Zudem sorgen verschiedene Automatisierungsfunktionen bei den meisten Anbietern dafür, dass Verantwortliche nicht mehr Zeit als nötig in die Planung und Abrechnung von Geschäftsreisen investieren müssen.

Einige Geschäftsreise-Tools enthalten auch Schnittstellen zu Finanzsoftware und Abrechnungssystemen und können so einfach in bestehende Prozesse integriert werden. Je nach System haben Mitarbeiter:innen dann auch die Möglichkeit, Reiseanfragen zu stellen und Quittungen, die abgerechnet werden müssen, hochzuladen.

Unter Travel-Management versteht man die Planung, Organisation und Nachbereitung von Geschäftsreisen. Hierunter fallen alle Details, die in diesem Zusammenhang relevant werden. Dazu gehören unter anderem:

• Flug- und Zugbuchungen
• Buchungen von Mietwagen
• Hotelübernachtungen
• Dienstleistungen vor Ort
• Verwaltung von Reisedokumenten
• Budget-Vorgaben

Ein optimiertes Travel-Management sollte auf mehreren Ebenen überzeugen. Ziel ist es unter anderem, Geschäftsreisen effizient zu planen, für maximale Kostentransparenz und Sicherheit zu sorgen und so auch die Basis für zufriedene Mitarbeiter:innen zu schaffen.

Aufgabe des Travel-Risk-Managements ist es, Maßnahmen zu planen und umzusetzen, die die Sicherheit von Geschäftsreisenden unterstützen. Mit seiner Hilfe sollen potenzielle Risiken, wie zum Beispiel rund um Unfälle, Krankheiten, politische Unruhen oder Naturkatastrophen, frühzeitig erkannt werden. So ist es möglich, Vorkehrungen zu treffen.

Ein modernes Travel-Management-System mit integriertem Risk-Management analysiert Reiseziele, informiert über Gefahren und stellt Unterstützung im Notfall sicher. Gleichzeitig ist es wichtig, die Reisenden selbst zu sensibilisieren. Sie sollten wissen, wie sie sich am besten vor Ort schützen.

Travel-Risk-Management bezieht sich jedoch auch auf direkte Haftungsrisiken für Unternehmen, zum Beispiel rund um den Bereich Arbeitsschutz.

Eine Travel-Management-Software unterstützt Unternehmen dabei, Geschäftsreisen strukturiert und übersichtlich zu organisieren. Sie bündelt Planung, Buchung und Abrechnung in einem System und sorgt so für mehr Klarheit und weniger Aufwand.

Die wichtigsten Vorteile im Überblick:

• Zeitersparnis: Aufgrund vieler automatisierter Funktionen, zum Beispiel rund um Buchungen und Genehmigungen, müssen Unternehmen weniger manuell verwalten.

• Kostenkontrolle: Mithilfe transparenter Auswertungen ist es möglich, Reisebudgets im Blick zu behalten, aber auch Einsparpotenzial zu erkennen.

• Administrative Vorgaben: In den Einstellungen einer Business-Travel-Management Software können alle Reiserichtlinien eines Unternehmens hinterlegt werden. Auf diese Weise lässt sich etwaigen Verstößen oft gut vorbeugen.

• Sicherheit: Hinterlegte Notfallpläne und Notrufnummern können die Sicherheit der Reisenden erhöhen. So weiß jeder genau, wie er sich im Ernstfall verhalten muss.

• Integrationsmöglichkeiten: Moderne Travel-Management-Tools lassen sich meist leicht in bestehende Systeme integrieren und bei Bedarf auch mit der Buchhaltung verbinden.

• Flexibilität: Auch bei Unternehmen, für die die Buchung und Verwaltung von Geschäftsreisen schon lange zum Alltag gehört, kann es immer wieder sein, dass sich Reisedetails ändern. Eine moderne Business-Travel-Management-Software ist flexibel genug, um genau das abzubilden.

Außerdem: Wer darauf achten möchte, in Zukunft etwas nachhaltiger zu reisen, kann dies in den Einstellungen seiner Reiseinformationen berücksichtigen und vor allem die Fortbewegungsmittel in den Fokus rücken, die weniger CO2 ausstoßen.

Eine effiziente Travel-Management-Software ermöglicht es Ihnen, Geschäftsreisen zentral, sicher und budgetgerecht zu steuern. Dafür sollte sie wichtige Funktionen wie Buchung, Genehmigung, Kostenkontrolle und Analyse bieten.

Wichtige Funktionen im Überblick:

• Buchung und Reservierung: Sie können Flüge, Hotels und Mietwagen direkt über die Plattform buchen – idealerweise zu Geschäftstarifen und mit firmenspezifischen Konditionen.

• Automatische Genehmigungsprozesse: Reiseanträge werden digital an Vorgesetzte oder Budgetverantwortliche weitergeleitet, was Abstimmungen beschleunigt und Transparenz schafft.

• Reiserichtlinien-Management: Interne Reiseregeln lassen sich hinterlegen, sodass Mitarbeitende automatisch innerhalb der Vorgaben buchen und Compliance sichergestellt wird.

• Kostenkontrolle in Echtzeit: Sie erhalten jederzeit aktuelle Einblicke in Reiseausgaben und können Budgets gezielt steuern und überwachen.

• Integration ins Travel-Risk-Management: Die Software unterstützt Sicherheitsstandards, bietet Notfallkontakte und informiert über potenzielle Risiken auf Reisen.

• Reporting- und Analyse-Tools: Mit umfassenden Auswertungen analysieren Sie Buchungsverhalten, identifizieren Einsparpotenziale und optimieren Ihr Travel Management.

• Mobile Verfügbarkeit: Dank App können Sie alle Funktionen auch unterwegs nutzen und bleiben stets flexibel und handlungsfähig.

Wenn Sie sich auf der Suche nach einer Business-Travel-Management-Software befinden, werden Sie mit vielen verschiedenen Anbietern konfrontiert. Um Ihnen die Auswahl zu erleichtern, stellen wir Ihnen im Folgenden neun bekannte Optionen vor.

• Qonto
• Lanes & Planes
• Egencia
• Navan
• TravelPerk
• Declarée by Mobilexpense
• SAP Concur
• HRworks
• Routespring

Mit Qonto verwalten Sie Reisekosten digital und zentral unabhängig von der Teamgröße. Budgets und Zahlungslimits lassen sich vorab festlegen, über die App behalten Nutzer:innen alle Ausgaben in Echtzeit im Blick. Somit bietet das Online-Firmenkonto von Qonto eine umfassende Lösung für Reisekostenmanagement, Ausgabenverwaltung sowie eine integrierte Cashflow-Software.

• Bewertung: 4,8 (Trustpilot)
• Preis: ab 9 € / Monat
• Funktionen: mehrstufige Genehmigungsabläufe, Daten in Echtzeit, Filtermöglichkeiten mithilfe von Tags, Unterkonten für Budgeteinteilungen, automatische Belegzuordnung, Firmenkarten, Tankkarten, Rechnungsverwaltung
• Testversion: 30 Tage
• Demo: ja – Jetzt buchen

Unternehmen, die Kosten sparen wollen, setzen auf Lanes & Planes. Der Anbieter verspricht bis zu 30 % weniger Reisekosten und kombiniert Planung, Buchung und Umbuchung in einer Plattform.

• Bewertung: 4,7 (Trustpilot)
• Preis: ab 0 € Grundgebühr (+ 6,90 € Reiseleistung)
• Funktionen: schnelle Freigabeprozesse, zertifizierter Service, All-in-One-Lösung, kostenlose Umbuchungen und Stornierungen, automatische Texterkennung, elektronisches Refunding
• Testversion: nein
• Demo: ja

Egencia nutzt KI, um die Reiseerfahrung der Nutzer:innen so individuell wie möglich werden zu lassen. Das Tool richtet sich an Unternehmen jeder Größe und eignet sich für weltweite Geschäftsreisen. Zudem wurden Funktionen zum Risikomanagement integriert.

• Bewertung: 4,1 (Trustpilot)
• Preis: auf Anfrage
• Funktionen: Risikomanagement, große Mietwagenoptionen, Tipps zur Kostenoptimierung, umfassender Überblick über Reiseausgaben
• Testversion: nein
• Demo: ja

Besonders serviceorientiert präsentiert sich diese Business-Travel-Management-Software mit Echtzeit-Analysen und 24/7-Support. Auch Gruppenreisen lassen sich unkompliziert organisieren.

• Bewertung: 3,6 (Trustpilot)
• Preis: kostenlos erhältlich, kostenpflichtig auf Anfrage
• Funktionen: Ausgabenmanagement, Änderungen und Stornierungen mit wenigen Klicks, 24/7 Support, transparente Genehmigungsprozese
• Testversion: nein
• Demo: ja

Wenn Flexibilität entscheidend ist, spielt TravelPerk seine Stärken aus. Bei Stornierungen gibt es mindestens 80 % der Kosten zurück, gebucht wird alles über eine zentrale Plattform.

• Bewertung: 3,0 (Trustpilot)
• Preis: ab 0 € / Monat (für die ersten fünf Buchungen im Monat, danach 5 % / Buchung – Mindestgebühr 2 € / Buchung, Maximalgebühr 30 € / Buchung)
• Funktionen: Flug-, Zug-, Hotel- und Mietwagenbuchungen, Ausgabenverwaltung, Berichte, HR-Integration, zentralisierte Rechnungsstellung
• Testversion: ja
• Demo: ja

Laut Delarée by Mobilexpense können Nutzer:innen mit dem Tool bis zu 95 % ihrer Finanzprozesse automatisieren und so die Basis für schnellere Abläufe schaffen. Über die Lösung lassen sich unter anderem Tagespauschalen erfassen und Ausgaben von unterwegs aus einreichen.

• Bewertung: 2,8 (Trustpilot)
• Preis: ab 8 € / Monat / User:in
• Funktionen: Integrationsmöglichkeiten in bestehende ERP- und HR-Systeme, automatische Warnungen bei falschen Angaben und Richtlinienverstößen, Reporting- und Analysetools, Firmenkreditkarten, automatisierte Wechselkurse
• Testversion: nein
• Demo: ja

Mit SAP Concur können Nutzer:innen ihre Ausgabenprozesse automatisieren und ihre Reisekosten so noch effizienter verwalten. Dabei setzt der Anbieter auf eine KI-gestützte Reiseabrechnung und versucht somit, das Nutzererlebnis immer weiter zu verbessern.

• Bewertung: 1,2 (Trustpilot)
• Preis: auf Anfrage
• Funktionen: Geschäftsreisen buchen und beantragen, Budget Management, Supplier Anbindung, Support, automatisierte Prozesse
• Testversion: nein
• Demo: ja

HRworks ist eine Management-Software, in der alle HR-Funktionen, inklusive Reisemanagement, enthalten sind. Dank verschiedener Schnittstellen lässt sich das Tool in viele verschiedene Umgebungen integrieren. Unter anderem ist es auch möglich, Kreditkartenimporte durchzuführen.

• Bewertung: n/a
• Preis: auf Anfrage
• Funktionen: umfassende Services, zahlreiche Schnittstellen, transparente Übersichten, Belege online einreichen
• Testversion: ja
• Demo: ja

Mit Routespring können Unternehmen ihre Reisebuchungen, Zahlungen und weitere Details, die im direkten Zusammenhang mit Geschäftsreisen stehen, vereinfachen. Reiserichtlinien lassen sich individuell festlegen, so dass alle Mitarbeiter:innen genau wissen, worauf sie achten müssen.

• Bewertung: n/a
• Preis: ab 0 € / Monat (für die ersten fünf Buchungen im Monat, danach 3% / Buchung)
• Funktionen: Reiserichtlinien, automatisierte Genehmigungsprozesse, Nutzungsmöglichkeiten in Kombination mit verschiedenen Buchhaltungstools
• Testversion: ja
• Demo: nein

Für die Auswahl der passenden Travel-Management-Software ist es wichtig, auf die individuellen Anforderungen in Ihrem Unternehmen zu achten.

Die folgenden Tipps helfen weiter:

• Die Business-Travel-Management-Software, für die Sie sich entscheiden, sollte möglichst ganzheitlich arbeiten und alle Schritte, von der Planung bis zur Abrechnung der Reise, beinhalten.

• Auf der Grundlage einer intuitiven Oberfläche stellen Sie sicher, dass auch neue Mitarbeiter:innen schnell eingearbeitet werden können und zum Beispiel Ausgaben schnell zu Kostenstellen zugeordnet werden können.

• Automatisierte Abläufe, integrierte Genehmigungen und eine komfortable Richtlinienkontrolle helfen zusätzlich dabei, Zeit zu sparen.

• Mit einer Übersicht aller relevanten Daten in Echtzeit können Sie zu jeder Zeit fundierte Entscheidungen treffen.

• Erstellen Sie sich eine Auflistung der Systeme, die Sie bereits nutzen und finden Sie heraus, welche Reisemanagement-Software integriert werden kann. Vor allem Schnittstellen zur Buchhaltungssoftware und zum Personalwesen sind interessant.

• Sorgen Sie mit Tools, die alle Anforderungen rund um die DSGVO und Datensicherheit erfüllen, für eine rechtlich verlässliche Grundlage.

• Entscheiden Sie sich für eine Travel-Management-Software mit einem gut erreichbaren Support, der bei Fragen weiterhilft.

Sowohl kleine als auch mittelständische und große Betriebe können sich auf diese Weise die Planung und Buchung von Geschäftsreisen erleichtern und den Aufwand, der hiermit verbunden ist, reduzieren und ihre Travel Manager:innen entlasten.