Ihr Rechnungs­management einfach automati­sieren

Rechnungsmanagement bezeichnet den Prozess der Verwaltung von Rechnungen in einem Unternehmen. Es umfasst die Erfassung, Überprüfung, digitale Verarbeitung und Archivierung von Eingangsrechnungen, den Rechnungsabgleich sowie die Vorbereitung für die Buchhaltung. Das Ziel des Rechnungsmanagements besteht darin, den Rechnungsfluss effizient und fehlerfrei zu gestalten.

Im Rahmen des Rechnungsmanagements werden eingehende Rechnungen erfasst und überprüft, um sicherzustellen, dass sie korrekt sind und den vereinbarten Bedingungen entsprechen. Anschließend werden die Rechnungen digitalisiert und gespeichert, Zahlungen veranlasst und in das Buchhaltungssystem eingetragen.

Digitales Rechnungsmanagement umfasst zumeist auch die Archivierung und Aufbewahrung von Rechnungen gemäß den gesetzlichen Vorschriften. Dies ermöglicht eine einfache Nachverfolgung von Rechnungen und erleichtert die Prüfung von Unterlagen durch Steuerbehörden oder andere relevante Stellen.

Unternehmen sparen dadurch Platz, da Lieferantenrechnungen nicht länger in Papierform archiviert werden müssen, und Zeit: Suchen Sie eine bestimmte Rechnung, können Sie einfach die Filterfunktion nutzen. Außerdem werden sie in der Regel automatisch sortiert und an einem Ort gespeichert, wo sie jederzeit eingesehen werden können.

Anschließend werden bei digitaler Rechnungsverwaltung idealerweise die Zahlungen vorbereitet: So werden zum Beispiel bei Qonto mittels der OCR-Technologie automatisch relevante Daten aus den Rechnungen extrahiert und für die Überweisungen übertragen. Sie brauchen sie anschließend nur noch zu überprüfen, ggfs. zu vervollständigen und freizugeben.

Im besten Fall können Sie außerdem einen Workflow bei der Rechnungsverarbeitung festlegen und Ihr Team miteinbeziehen, um zusätzliche Zeit zu gewinnen. Auch haben Sie manchmal eine Wahl bei der Zahlungs- und Überweisungsart. So bietet Qonto beispielsweise SEPA-Standard- und Echtzeitüberweisungen, aber auch internationale Zahlungen an.

Die so erfassten Rechnungen werden anschließend für die Buchhaltung vorbereitet. So werden beispielsweise bei Qonto die durchgeführten Zahlungen automatisch der passenden Rechnung als Beleg zugeordnet. Außerdem können Sie eine Reihe von Buchhaltungstools über eine Schnittstelle mit Ihrem Qonto Geschäftskonto verbinden, um relevante Daten unkompliziert und schnell zu exportieren. Wenn Sie Ihren Buchhalter:innen Lesezugriff gestatten, können diese außerdem direkt die benötigten Informationen abrufen.

Eine Rechnungssoftware bietet eine Vielzahl von Vorteilen im Vergleich zu herkömmlichen Methoden der Rechnungsverwaltung. Im Folgenden haben wir einige aufgelistet:

• Automatisierung: Eine Rechnungsmanagement-Software automatisiert den gesamten Prozess der Rechnungsverwaltung, von der Rechnungserfassung bis zur Zahlung. Dies reduziert manuelle Aufgaben und Fehlerquellen, spart Zeit, schafft bessere Übersicht und sorgt insgesamt für mehr Effizienz.
• Zeitersparnis: Durch die beschriebene Automatisierung und die digitale Rechnungserarbeitung können Unternehmen erheblich Zeit sparen. Die Software erfasst Daten automatisch, bereitet Zahlungen vor und ermöglicht schnelles Suchen und Abrufen von Rechnungen.
  
• Fehlerminimierung: Die automatische Datenverarbeitung reduziert menschliche Fehler, die bei manuellen Prozessen und Übertragungen leicht auftreten können.
  
• Kostenkontrolle: Eine Rechnungsmanagement-Software ermöglicht eine bessere Kontrolle über Ausgaben, da sie beispielsweise Ausgabenkategorisierung, klarere Übersicht, Finanzreporting und mehr Analysemöglichkeiten bietet. Unternehmen können Ausgaben verfolgen, Trends erkennen und Budgets effektiver verwalten.
  
• Vereinfachte Zusammenarbeit im Team: Ein digitales Rechnungsmanagement-Tool ermöglicht die effiziente Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern, indem Workflows mit klaren Zuständigkeiten festgelegt werden. Letztlich erleichtert es auch die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens, indem der Zugriff auf Rechnungsdaten und Dokumente erleichtert und die Kommunikation so verbessert wird.

Mittlerweile finden sich verschiedene Rechnungsmanagement-Tools auf dem Markt. Welches für Sie am besten geeignet ist, hängt letztlich von dem individuellen Bedarf Ihres Unternehmens ab.

Hier geben wir Ihnen einige Kriterien an die Hand, die Ihnen beim Vergleich von Ausgabenmanagement-Software helfen können:

• Funktionalität: Überlegen Sie, welche Funktionen und Tools Sie benötigen, um Ihre spezifischen Anforderungen zu erfüllen. Stellen Sie sicher, dass die Software Funktionen wie Rechnungserfassung, Festlegung des Workflows, genügend Möglichkeiten zu Kontrolle und Übersicht, automatisierte Zahlungsvorbereitung, eine Auswahl an Zahlungsmöglichkeiten und Integrationen mit anderen Buchhaltungssystemen bietet.
  
• Benutzerfreundlichkeit: Testen Sie die Benutzerfreundlichkeit der Software, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeitenden sie einfach bedienen können. Eine intuitive Benutzeroberfläche und ein einfacher Einrichtungsprozess können die Einführung erleichtern.
  
• Integrationen: Prüfen Sie, ob die Software mit anderen Systemen, die Sie bereits verwenden, wie Buchhaltungssoftware oder CRM-Tools, nahtlos integriert werden kann.
  
• Sicherheit: Achten Sie darauf, dass die Software robuste Sicherheitsfunktionen bietet, um die Vertraulichkeit und Integrität Ihrer Rechnungsdaten zu gewährleisten. Dies beinhaltet Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und Datensicherung.
  
• Skalierbarkeit: Bedenken Sie das Wachstumspotenzial Ihres Unternehmens. Wählen Sie eine Software, die Ihrem Unternehmen und skalierbaren Geschäftsmodell entspricht, indem sie sich an veränderte Anforderungen anpassen lässt.
  
• Kundensupport: Überprüfen Sie den Kundensupport, den der Anbieter bereitstellt. Vergewissern Sie sich, dass Sie bei Fragen oder Problemen einfach und schnell kompetente Unterstützung erhalten.

Ein Rechnungsmanagement-Tool kann bei der Automatisierung von Lieferantenrechnungen auf verschiedene Weise helfen:

• Erfassung und Verarbeitung: Das Tool ermöglicht die automatische Erfassung von Rechnungsdaten aus verschiedenen Quellen wie E-Mails oder gescannten Dokumenten. Durch die Anwendung von OCR-Technologie werden relevante Informationen extrahiert und in das System eingegeben, um in einem späteren Schritt beispielsweise Überweisungen vorzubereiten. Dies spart Zeit und reduziert manuelle Eingabefehler.
  
• Workflow-Automatisierung: Legen Sie automatisierte Workflows für die Bearbeitung von Rechnungen, die Durchführung und die Genehmigung von Zahlungen fest.
  
• Benachrichtigungen und Erinnerungen: Lassen Sie automatische Benachrichtigungen und Erinnerungen versenden, beispielsweise im Zuge des Mahnwesens an Kundinnen und Kunden für Zahlungserinnerungen oder an Mitarbeitende für unbearbeitete Rechnungen. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass Rechnungen zügig bearbeitet und bezahlt werden.
  
• Integration mit Buchhaltungssystemen: Idealerweise können Sie Ihre Rechnungsmanagement-Software nahtlos an Ihr Buchhaltungssystem anschließen, um Daten automatisch zu synchronisieren und Doppelerfassungen zu vermeiden. Dies erleichtert die Buchhaltung erheblich.

Die Sicherheit Ihrer Daten bei der Verwendung einer Rechnungsmanagement-Software hängt von verschiedenen Faktoren ab. Seriöse Anbieter setzen in der Regel umfangreiche Sicherheitsmaßnahmen wie starke Kundenauthentifizierung, verschlüsselte Datenübertragung, Zugriffskontrollen und regelmäßige Backups ein.

Es ist ratsam, einen Anbieter auszuwählen, der Datenschutzrichtlinien und Compliance-Standards einhält, wie beispielsweise die Einhaltung der DSGVO.

Zusätzlich sollten Sie sicherstellen, dass Sie angemessene Sicherheitsvorkehrungen auf Ihrer eigenen Seite treffen, wie starke Passwörter und regelmäßige Software-Updates.

Erfahren Sie hier mehr zum Thema Sicherheit und wie Sie Ihr Konto schützen können.

Die Rechnungsmanagement-Software von Qonto erleichtert Ihnen die gesamte Verwaltung Ihrer Eingangsrechnungen, vom Erhalt bis zur Archivierung und vorbereitenden Buchhaltung.

Einfache Rechnungserfassung

Sobald Sie eine Rechnung erhalten haben, können Sie diese ganz einfach in Ihr Qonto Geschäftskonto importieren. Per E-Mail erhaltene Rechnungen können Sie an ein dediziertes Postfach weiterleiten, wo sie automatisch erkannt und erfasst werden. Regelmäßig eintreffende Rechnungen von derselben Adresse können Sie auch automatisch weiterleiten lassen.

Digitale Rechnungen können Sie einfach importieren oder per Drag & Drop im Konto ablegen – auch gesammelt sämtliche Rechnungen auf einmal. Befinden sich Rechnungen in einem Dropbox- oder Google Drive-Ordner, können Sie sie automatisch weiterleiten lassen.

Wir erfassen relevante Daten anschließend automatisch und sicher.

Zentrale und sortierte Speicherung

Sobald die Rechnungen in Qonto Konto erfasst wurden, speichern wir sie zentral und GoBD-konform an einem Ort. Dabei werden sie nach Bearbeitungsstatus sortiert abgelegt und können entsprechend übersichtlich aufgerufen werden, ob erst eingegangen, (Zahlung) geplant oder bezahlt.

Jeder Statuswechsel wird in Echtzeit angezeigt.

Sie können sie außerdem anhand benutzerdefinierter Tags kategorisieren und entsprechend filtern (zum Beispiel nach Abteilung, Kostenstelle oder Projekt). Zu Transaktionen zugeordnete Tags erscheinen in Ihrem Dashboard und in Ihren Export-Dateien, um Ihre Finanzverwaltung zu erleichtern.

Der Zeitgewinn allein durch diese Funktion ist beachtlich, erspart sie doch manuelles Ablegen und aufwendiges Suchen nach einzelnen Rechnungen.

Außerdem behalten Sie jederzeit eine glasklare Übersicht über alle Rechnungen und die Kontrolle über alle Vorgänge und Zahlungen. Auch Analysen werden durch Finanzreporting vereinfacht.

Die Archivierung erfolgt dabei GoBD-konform – dank des digitalen Belegmanagements müssen Sie die Keller Ihres Unternehmens nicht länger mit Ordnern voller Rechnungen belagern, da die digitalisierte Form genügt.

Regelbasierte Zahlungen

Anschließend wird die Begleichung der Rechnungen vereinfacht: Via OCR-Technologie werden automatisch relevante Daten aus den Rechnungen extrahiert und für die Überweisungen übertragen. Sie oder Ihr:e Manager:in brauchen sie anschließend nur noch zu überprüfen, ggfs. zu vervollständigen und freizugeben.

Die Zahlung kann dabei als SEPA-Standard- oder Echtzeitüberweisung erfolgen, oder – bei grenzüberschreitender Zusammenarbeit mit Zulieferern – via internationaler Überweisung.

Sie kann sofort ausgeführt oder vorab geplant werden: In diesem Fall wird sie für ein bestimmtes Datum und eine festgelegte Uhrzeit programmiert.

Sie können außerdem einen bestimmten Workflow zur Bearbeitung der Rechnungen anhand bestimmter Nutzerrollen festlegen. So können Sie beispielsweise Ihrer Managerin bzw. Ihrem Manager die Berechtigung erteilen, die Rechnung zu prüfen und die Zahlung zu veranlassen. Je nach von Ihnen festgelegtem Workflow können Sie die Zahlung vor der Tätigung durch einen Klick freigeben, oder vorab Zahlungslimits bestimmen.

In jedem Fall bewahren Sie jederzeit die volle Kostenkontrolle und Übersicht.

Vorbereitende Buchhaltung

Schließlich werden die bezahlten Rechnungen für die Buchhaltung vorbereitet: Durch Auto-matching werden die Rechnungen automatisch der entsprechenden Zahlung zugeordnet und an sie angehängt. Da für den Monatsabschluss bzw. Jahresabschluss jede Transaktion lückenlos belegt werden muss, bedeutet dies eine erhebliche Zeitersparnis.

Auch können Sie Ihrem Buchhaltungsbüro Lesezugriff auf Ihr Qonto Konto gestatten. Auf diese Weise müssen Sie erforderliche Unterlagen nicht einzeln heraussuchen und weiterleiten. Gleichzeitig ist der Buchhaltungszugang gut gesichert.

Qonto bietet außerdem eine Vielzahl an Buchhaltungsintegrationen, wie beispielsweise mit DATEV, lexoffice, sevDesk, Accountable und mehr. Die nahtlose Schnittstelle zwischen Ihrem bevorzugten Buchhaltungstool und Ihrem Konto sichert die reibungslose Übertragung der Daten.

Insgesamt können Sie mit Qonto beim Rechnungsmanagement also erheblich an Zeit gewinnen, die Sie Ihrem Kerngeschäft und der strategischen Planung widmen können.

Über Ausgaben behalten Sie jederzeit die Kontrolle und können Sie anhand von Dashboards und Finanzreporting besser analysieren.

Die Buchhaltung wird durch die zentrale Archivierung und Buchhaltungsintegrationen wesentlich vereinfacht.

Qonto versteht sich als All-in-one-Lösung, die zahlreiche Funktionen von klassischem Banking bis zu moderner Buchhaltung in einem Tool vereint.

Dazu gehören unter anderem die folgenden:

Einfache Rechnungsstellung

Gewinnen Sie Zeit bei der Rechnungsstellung und werden Sie schneller bezahlt: Die entsprechende Rechnungssoftware ist in Ihrem Qonto Geschäftskonto integriert (außer im Basic Plan).

Ausgabenmanagement im Team

Verschiedene Tools erleichtern Ihnen die Verwaltung von Teamausgaben.

Geben Sie Mitarbeiterkarten aus, bestimmen Sie Ausgabenkategorien und Zahlungslimits und lassen Sie Ihre Teammitglieder selbstständig zahlen. Ein Teammitglied fährt zu einer Messe, hat sonst im Alltag aber keine Geschäftsausgaben zu begleichen? In dem Fall können Sie mit wenigen Klicks eine Instant Card erstellen, deren Gültigkeitszeitraum Sie von Vornherein festlegen. Nach dem Ende der Messe erlischt die Karte zu dem zuvor definierten Zeitpunkt automatisch.

Anhand von Unterkonten mit eigenen IBANs können Sie Geld für die Steuer zurücklegen oder aber einem Team ein festes Budget zuweisen. Ein Unterkonto geht weiterhin mit eigenen Zahlungsmitteln einher.

Außerdem können Sie Teammitgliedern Zugriff auf das Geschäftskonto geben. Je nach Rolle im Unternehmen können sie hierbei verschiedene Informationen einsehen und nur die Vorgänge durchführen, die Sie zuvor genehmigt haben.

Auch die Spesenabrechnung und Spesenverwaltung nehmen Sie bequem und zentralisiert über das Qonto Geschäftskonto vor. Teammitglieder reichen ihren Antrag mit wenigen Klicks ein, Sie können ihn bewilligen oder ablehnen. Auf diese Weise gewinnen alle Beteiligten Zeit – und die Auslagen werden schneller zurückgezahlt.

Sichere Zahlungsmethoden

In jedem Plan sind eine oder mehrere Mastercard Karten kostenlos enthalten. Die Limits lassen sich jeweils individuell einstellen, sodass sie sich perfekt als Mitarbeiterkarten für Ihr Team eignen.

Zusätzlich können Sie auf Wunsch die Metallkarte X Card beantragen: Sie überzeugt nicht nur durch ihr exklusives Design, sondern auch durch monatliche Zahlungslimits bis 200.000 Euro, kostenloses Abheben von Bargeld, einen realen Wechselkurs, Concierge-Service und Zugang zur Flughafenlounge.

Eine virtuelle Karte können Sie mit wenigen Klicks erstellen. Anschließend ist sie sofort einsatzbereit. Möglich ist auch, sie nur temporär z.B. an Mitarbeitende auszugeben und nach erfolgten Buchungen zu löschen.

Die virtuelle Karte eignet sich perfekt für Online-Zahlungen. Doch auch im Geschäft können Sie dank Apple Pay & Google Pay via Smartphone mit ihr bezahlen.

Weitere Zahlungsmethoden von Qonto sind SEPA-Echtzeitüberweisungen, SWIFT-Überweisungen, Lastschriften, Sammelüberweisungen und mobile Zahlungsterminals.

Kompetenter Kunden-Support

Qonto zeichnet sich durch einen kompetenten und reaktionsschnellen Kundenservice aus: Wir nehmen Ihre Fragen und Anliegen gerne via E-Mail, Chat und Telefon entgegen. Sie erhalten innerhalb von 15 Minuten Antwort und Beratung.

Digitale und automatisierte Buchhaltung

Qonto automatisiert und digitalisiert Ihr Belegmanagement: Scannen Sie mit Qonto Ihre Belege gleich nach der Zahlung per App. Anschließend werden sie mit einem elektronischen Zertifikat GoBD-konform archiviert.

Außerdem wird die Mehrwertsteuer automatisch erfasst und direkt zur Buchung hinzugefügt.

Übersichtliches Finanzreporting anhand von personalisierbaren Dashboards sorgt dafür, dass Sie zielgerichtete Analysen durchführen können und über den Stand Ihrer Finanzen immer im Klaren sind.

Ihrer Buchhaltung können Sie einen speziellen Zugang einrichten, über den sie auf alle relevanten Informationen zugreifen kann.

Weitere Zeit können Sie gewinnen, indem Sie Ihr Qonto Firmenkonto zudem ganz einfach mit Ihrer bevorzugten Buchhaltungssoftware (FastBill, DATEV, lexoffice usw.) verbinden.

Qonto überzeugt mit flexiblen, maßgeschneiderten Plänen zu günstigen Konditionen. Diese Leistungspakete passen sich perfekt unterschiedlichen Unternehmensgrößen sowie den Bedürfnissen wachsender Firmen an. So haben Unternehmen jeglicher Größe jeweils die Wahl zwischen verschiedenen Plänen, die ihre speziellen Ansprüche in den Blick nehmen.

Das Qonto Angebot können Sie außerdem 30 Tage lang kostenlos testen.

Die monatlichen Kontoführungsgebühren sind klar und transparent. Das bedeutet: Keine versteckten Zusatzgebühren!

Übrigens: Gründerinnen und Gründer einer UG oder GmbH sind mit dem Geschäftskonto von Qonto an der richtigen Adresse! Qonto vereinfacht den Gründungsprozess. Auch die Stammkapitaleinzahlung können Sie problemlos vornehmen.