Management-Software: Tools und Tipps für KMU und Kleinunternehmen

Ein Unternehmen zu führen, egal in welcher Größe, ist nicht einfach. Sie erledigen täglich viele verschiedene Aufgaben und treffen unzählige Entscheidungen. Glücklicherweise gibt es Unterstützung in Form von Management-Software, die Ihnen den Geschäftsalltag erleichtert und Routinearbeiten auf Autopilot stellt. So sparen Sie kostbare Zeit und steigern Ihre Produktivität. In diesem Artikel stellen wir Ihnen eine Auswahl an SaaS-Tools vor, die Sie ganz einfach online abonnieren können.

Mit diesen Softwarelösungen erledigen Sie Verwaltungsaufgaben einfach effizienter und behalten die Entwicklung Ihres Unternehmens dabei immer im Blick.

Ein Geschäftskonto ermöglicht es Ihnen, die Ein- und Auszahlungen Ihres Unternehmens genau zu verfolgen – so haben Sie Ihren Cashflow immer im Blick und können Geschäftsentscheidungen noch fundierter treffen. Bei der Auswahl eines Anbieters ist es wichtig darauf zu achten, dass Ihnen das Geschäftskonto flexible Funktionen bietet, die sich an die Entwicklung Ihres Unternehmens anpassen.

Unser Qonto Geschäftskonto mit verschiedenen Plänen für KMU, Freiberufler:innen und Kleinunternehmer:innen bietet Ihnen genau das. Innerhalb von nur 10 Minuten eröffnen Sie Ihren Account und können direkt mit dem Finanzmanagement starten. Praktische Tools unterstützen Sie unter anderem bei der Automatisierung von Buchhaltungsaufgaben. Sie können aus physischen und virtuellen Business Mastercards wählen, Belege mit einem Klick hochladen und Funktionen wie die automatische Erkennung der Mehrwertsteuer nutzen. Und über die Qonto App lassen sich Ihre Papierbelege einscannen und GoBD-konform zertifizieren. Mit den Integrationen und Partnerangeboten von Qonto Connect können Sie Ihre Buchhaltungssoftware ganz einfach mit Ihrem Qonto Konto verbinden und zahlreiche manuelle Aufgaben auf Autopilot stellen.

Übrigens: Sie befinden sich noch im Gründungsprozess und planen Ihr Unternehmen als GmbH zu gründen? Qonto unterstützt Sie auch bei der Einzahlung Ihres Stammkapitals – einfach und unbürokratisch.

Kostet Sie die Buchhaltung auch zu viel Zeit und Nerven? Kein Problem! Mit der passenden Buchhaltungssoftware können Sie wertvolle Stunden zurückgewinnen und Ihre Aufgaben effizient verwalten und automatisieren – und das ganz ohne Excel-Tabellen und manuelle Eingaben, aber dafür mit der Gewissheit, dass Sie alle gesetzlichen Vorschriften einhalten. Außerdem können Sie sich in Echtzeit einen Überblick über die finanzielle Situation Ihres Unternehmens verschaffen. Sie haben auch die Möglichkeit, Prognosen für die kommenden Monate zu erstellen und Ihre Steuererklärungen vorzubereiten.

Aber nach welchen Kriterien wählen Sie die passende SaaS-Buchhaltungssoftware am besten aus? Falls Sie eine Buchhalterin oder einen Buchhalter beauftragen, fragen Sie nach Rat und lassen Sie sich eine Software empfehlen. Die Expert:innen nutzen wahrscheinlich bereits ein Tool, das auch Sie abonnieren können, um den Austausch von Dokumenten und Daten zu erleichtern. Wie bereits eingangs erwähnt, ist es empfehlenswert, Ihr Geschäftskonto mit einer Buchhaltungslösung zu verbinden. Ihre Transaktionen (und sogar Ihre Belege, sofern Ihr Geschäftskontoanbieter über diese Funktion verfügt) können dabei zum Beispiel automatisch den richtigen Transaktionen zugeordnet werden. Nachfolgend stellen wir Ihnen eine Auswahl an effizienten Tools näher vor.

Die Buchhaltungssoftware Lexoffice eignet sich zum Beispiel sowohl für Kleinunternehmer:innen und Freiberufler:innen, die von der strengen Buchführungspflicht befreit sind, als auch für Gewerbetreibende, die zur doppelten Buchführung verpflichtet sind. Eine weitere passende Lösung für Freiberufler:innen und Kleinunternehmer:innen bietet sevDesk. Die Software beinhaltet praktische Funktionen wie die Rechnungsverwaltung, vorbereitende Buchhaltung und Lagerverwaltung.

“DATEV Unternehmen online” unterstützt Sie in der Buchführung und Lohnabrechnung und ermöglicht den mühelosen Beleg-, Daten- und Dokumentenaustausch zwischen Unternehmen und Steuerberater:innen.

Mit unserem Partner Accountable erledigen Sie Ihre Umsatzsteuer-Voranmeldung und Einkommensteuer in wenigen Minuten. Die Software ist auf Steuern spezialisiert, bietet aber auch praktische Funktionen für Ihre Buchhaltung. Dazu gehört zum Beispiel die Belegerkennung. Nachdem Sie Ihre Belege eingescannt haben, gleicht sie die Software mit der passenden Banktransaktion ab. Durch die Verbindung mit Ihrem Bankkonto sehen Sie in Echtzeit, wie viel Geld Ihnen nach Steuern zur Verfügung steht.

Mit dem Rechnungstool von Qonto erstellen Sie digitale Rechnungen mühelos in wenigen Klicks und verfolgen ihren aktuellen Status. Sie können Lieferantenrechnungen direkt von Ihrem Desktop, aus Ihrem E-Mail-Postfach, Google Drive oder Dropbox importieren. Qonto ordnet sie automatisch den richtigen Transaktionen zu. So gut organisiert, behalten Sie Ihre Rechnungen immer im Blick – und verwalten alles an einem Ort.

Kennen Sie schon unsere kostenlose Rechnungsvorlage? Mit nur wenigen Klicks können Sie das Template an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen.

Unternehmen sind verschiedenen Risiken ausgesetzt, die sich je nach Branche und Tätigkeit unterscheiden. Egal ob es sich um den Leistungsumfang zur Berufshaftpflicht-, Rechtsschutz-, D&O-, Cyber- oder Betriebshaftpflichtversicherung handelt: Es ist gar nicht so einfach herauszufinden, welcher Schutz für Ihre individuelle Situation besonders wichtig ist. Unser Partner insureQ findet es für Sie heraus und schlägt Ihnen maßgeschneiderte Lösungen vor, ohne unnötige Extras. So sparen Sie Zeit und wissen genau, welche Versicherung Sie wirklich benötigen.

Übrigens: Freelance Tools bietet Ihnen darüber hinaus auch ein Angebot von CLARK  mit Cashback an, um alle Versicherungsverträge digital und übersichtlich per App zu verwalten. So sehen Sie auf einen Blick sämtliche Details zu Ihren bestehenden Verträgen und erfahren, ob Sie bei einzelnen Versicherungen sparen oder den Leistungsumfang verbessern können.

Jetzt haben Sie praktische SaaS-Tools kennengelernt, mit denen Sie die Verwaltung Ihres Unternehmens vereinfachen. Als nächstes präsentieren wir Ihnen Software-Lösungen, die Ihr Projektmanagement und Teamwork voranbringen.

Die effiziente Planung und Überwachung von Projekten ist der Schlüssel zum Unternehmenserfolg, ganz egal, ob Sie ein Einzelunternehmen, KMU oder einen Großkonzern führen. Ein solider und präziser Prozess verschafft Ihnen einen klaren Überblick über die Projekte Ihres Unternehmens, den Zeitplan und mögliche Hindernisse. Die richtige Projektmanagement-Software ermöglicht allen Beteiligten jederzeit den Zugang zu relevanten Informationen, um Prozesse und Projekte produktiv zu steuern.

Der Markt bietet eine Vielzahl effektiver Projektmanagement-Software. Aber welche Lösung ist die richtige für Sie? Das hängt davon ab, wie Sie Ihre Projekte visualisieren möchten und wo Ihr Budget liegt. Für fortgeschrittene Anforderungen ist Notion eine ideale Plattform, deren Funktionen weit über die Verwaltung von Projekten hinausreichen. Mit Notion können Sie Datenbanken, Dokumentenarchive, integrierte Kalender und vieles mehr erstellen. Dank der Integration von Notion und Qonto kontrollieren Sie auch die Kosten eines Projekts, indem Sie Finanz-Dashboards erstellen und automatisch mit neuen Transaktionen aktualisieren. Die Einrichtung und Anpassung von Notion kann einige Stunden in Anspruch nehmen, aber als Ausgleich spart Ihnen die Plattform dafür in Zukunft viel mehr Zeit.

Ein weiteres empfehlenswertes Tool ist Asana. Es hilft Ihnen dabei, Projekte in Aufgaben und Unteraufgaben zu unterteilen und sie in verschiedenen Ansichten wie Kalender, Zeitleisten oder Tabellen darzustellen. Sofern es sich um weniger komplexe Projekte handelt, ist auch die Software Trello mit seinen Tabellen- und Kartenansichten eine gute Wahl.

Das digitale Teilen und Bearbeiten von Dokumenten ermöglicht es Ihren Mitarbeitenden, Aktualisierungen in Echtzeit zu verfolgen und auch remote effektiv zusammenzuarbeiten – das zeitaufwendige Schreiben von E-Mails und das Hochladen von Anhängen gehört damit endlich der Vergangenheit an. Änderungen können direkt in einem Tool geteilt und bearbeitet werden.

Google ist die beliebteste SaaS-Lösung in diesem Bereich und bietet kollaborative Versionen von Word, Excel und Powerpoint an. Ein gemeinsam genutztes Laufwerk liefert einen strukturierten Rahmen für das Erstellen von Dateien mit den Zugriffsrechten für Mitarbeitende.

Schon gewusst? Mit der Integration von Google und Qonto können Sie täglich auch alle Ihre Belege mit Google Drive synchronisieren. Sie werden automatisch importiert und nach Datum gefiltert.

Telefon und E-Mail sind in der Arbeitswelt zwar nach wie vor nützlich, aber es gibt auch Softwarelösungen, die Ihren Teams für den Austausch untereinander viel mehr Flexibilität bieten. Und die Remote-Work-Kultur hat gezeigt, wie wichtig interne Kommunikationskanäle sind.

Um der E-Mail-Flut Einhalt zu gebieten, gibt es inzwischen Messaging-Tools wie Slack, die Kanäle für Aufgaben und Projekte oder Team-Chats für schnelle Rückfragen und Gruppendiskussionen bieten. Slack macht es viel einfacher, die interne Kommunikation zu steuern – endlos lange E-Mail-Verläufe gehören der Vergangenheit an. Eine weitere wichtige Funktion, ohne die kein Team mehr auskommt, ist die Videokonferenz. Auch hier ist Slack das Tool unserer Wahl. Alternativen bieten Google Workplace, Google Meet und Zoom.

Mit den oben genannten SaaS-Lösungen haben Sie alle Tools die Sie brauchen, um Ihre interne Kommunikation noch effizienter zu gestalten. Als nächstes stellen wir Ihnen die Tools vor, die Sie bei der Verwaltung Ihrer Kundenbeziehungen unterstützen.

Viele KMU zögern bei der Einführung von Tools für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM), dabei sparen sie viel Zeit bei der Verwaltung von Kundendaten, indem sie alle Informationen übersichtlich an einem Ort organisieren. Auch die gesamte Kommunikationshistorie jedes einzelnen Kunden ist dabei einsehbar. Tools wie Hubspot bieten eine intuitive Softwarelösung für Ihr CRM. Es speichert nicht nur Ihre Kontakte, sondern ermöglicht Ihnen auch die Integration von Marketing- und Vertriebsfunktionen, sofern Sie diese benötigen.

Egal ob es sich um Newsletter, Kampagnen oder individuelle Angebote handelt: Unternehmen versenden täglich zahlreiche E-Mails an ihre Kunden. Damit Ihre Nachricht auch ankommt und nicht direkt in den Spam-Ordner sortiert wird, empfehlen wir eine Softwarelösung für E-Mail-Marketing wie Mailchimp zu nutzen, die besonders auf die Bedürfnisse von KMU ausgerichtet ist. Die Plattform bietet zahlreiche Integrationen, ist intuitiv zu bedienen und verfügt über optisch ansprechende E-Mail-Vorlagen.

Es gibt immer noch KMU, Freiberufler:innen und Kleinunternehmer:innen, die ihre Präsenz in den sozialen Medien vernachlässigen, da sie einfach nicht die Zeit finden, ihre Profile regelmäßig zu pflegen. Dabei verpassen sie die Chance, mit ihren Kunden in Kontakt zu treten und neue Leads zu generieren. Mit der richtigen Software können Unternehmen ihren Social-Media-Content ganz einfach auf Autopilot stellen. Tools wie Hootsuite und Buffer bieten die Funktion für die Planung und Veröffentlichung von Beiträgen in sozialen Medien. Marketing-Teams erstellen die Inhalte im Voraus und das Tool veröffentlicht die Posts ganz automatisch zur gewünschten Uhrzeit und am entsprechenden Tag.

Sie sehen, SaaS-Lösungen bieten zahlreiche Vorteile für Kleinunternehmer:innen, KMU und Freelancer, um Zeit zu sparen und Ihrer Produktivität einen Schub zu verleihen. Probieren Sie es doch einfach selbst einmal aus.