Umsatzsteuervoranmeldung ohne Steuernummer – geht das?

Für alle in Deutschland verkauften Güter oder Produkte und Dienstleistungen wird die Umsatzsteuer fällig. Diese hat der Käufer zu zahlen und die verkaufenden Unternehmen führen sie anschließend an das Finanzamt ab. Ein Gut soll aber nicht mehrfach mit der Umsatzsteuer belegt werden. Daher sind viele Unternehmen zum Abzug der Vorsteuer berechtigt und dürfen zur Senkung ihrer Steuerlast die Umsatzsteuer aufrechnen, die sie selbst bei betrieblichen Anschaffungen und Ausgaben zahlen mussten.

Diese Aufrechnung erfolgt im Rahmen der sogenannten Umsatzsteuervoranmeldung. Nach der Unternehmensgründung oder einer Gewerbeanmeldung ist die Umsatzsteuervoranmeldung grundsätzlich einmal im Monat bis zum 10. für den Monat zuvor abzugeben. Fällt dieses Datum auf einen Feiertag, gilt der nächste Werktag als Abgabetermin. Geben Sie die Voranmeldung nicht rechtzeitig ab, drohen Verspätungszuschläge.

Kommen bei der Umsatzsteuervoranmeldung bisher regelmäßig nur geringe Beträge zusammen, verzichtet das Finanzamt in einer Mitteilung bald auf monatliches Anmelden und erwartet diese nur noch einmal pro Quartal oder sogar nur als Steuererklärung auf Jahresbasis bei einer Umsatzsteuerlast von weniger als 1000 Euro im Vorjahreszeitraum. In der Steuererklärung erscheinen dann auch alle Posten, die sich von der Steuer absetzen lassen.

Doch nicht jeder Unternehmer muss überhaupt eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben – es gibt Ausnahmen:

Wer sich für eine Kleinunternehmerregelung entscheidet, muss keine Voranmeldung machen. Die Regelung kann beansprucht werden, wenn

• der erste Jahresumsatz voraussichtlich 25.000 Euro nicht überschreitet, oder
• dieser Betrag im Vorjahr nicht überschritten wurde und
• im laufenden Geschäftsjahr der Umsatz unter 100.000 Euro bleibt.

Der Antrag für die Kleinunternehmerregelung wird mit dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung gestellt. Diesen sendet das zuständige Finanzamt nach einer Gewerbeanmeldung oder Unternehmensgründung automatisch zu. Wer nicht so lange warten will, dass die Beamten von selbst tätig werden, kann ihn sich auch direkt beim Finanzamt abholen oder über die staatliche elektronische Steuerverwaltung Elster ausfüllen und übermitteln.

Wichtig hierzu:

• Ein Kleinunternehmer darf auf einer Rechnung keine Mehrwert- beziehungsweise Umsatzsteuer mehr berechnen.
• Ebenso kann er für betriebliche Ausgaben keinen Vorsteuerabzug geltend machen.

Sie fragen sich, ob die Kleinunternehmerregelung für Sie vorteilhaft ist und ob Sie sie in Anspruch nehmen sollten? In dem Fall kann es lohnend sein, sich an einen Steuerberater zu wenden. Auch in anderen steuerlichen und finanziellen Angelegenheiten (beispielsweise bei der Suche nach passenden Darlehen) kann er beratend zur Seite stehen.

In bestimmten Berufen besteht bei unternehmerischer Tätigkeit keine Pflicht, Umsatzsteuer auf einer Rechnung auszuweisen, diese abzuführen oder eine Umsatzsteuervoranmeldung abzugeben. Das wichtigste Beispiel bilden hier alle Berufe im Bereich der Humanmedizin wie Ärzte, Heilpraktiker oder Therapeuten.

Jeder Bundesbürger besitzt eine lebenslang gültige Steueridentifikationsnummer. Über sie führen Arbeitgeber für ihre Mitarbeiter die Lohnsteuer ab. Auch auf der Einkommensteuererklärung erscheint sie. Gewerbetreibende oder Unternehmen, sei es GmbH, GbR oder UG, erhalten eine zusätzliche Steuernummer für die Abrechnung und Ermittlung der Umsatzsteuer und weiterer Steuern wie Gewerbe- oder Körperschaftsteuer.

Diese kurz USt-ID genannte Nummer wird neben der Steuernummer außerdem bei Geschäften mit EU-Unternehmen benötigt.

Eine der beiden – Steuernummer oder USt-ID – muss anschließend auf jeder Rechnung des eigenen Unternehmens stehen. Die USt-ID gibt es auf direkten Antrag beim Bundeszentralamt für Steuern – oder durch die Beantragung auf der vorletzten Seite des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung.

Doch wann bekommen Gründer ihre Steuernummer? Bis eine Steuernummer oder die USt-ID zugeteilt wird, vergeht oft eine Wartezeit von mehreren Wochen. Sie verlängert sich natürlich vor allem dann erheblich, wenn Gründer nicht selbst auf das Finanzamt zugehen, sondern die Zusendung des Erfassungsbogens einfach abwarten.

Denn dann dauert es allein schon eine Weile, bis das Finanzamt überhaupt von einer Gewerbeanmeldung oder Gründung erfährt und reagieren kann. Sehr wahrscheinlich wird in dieser Zeit sogar schon mindestens eine Umsatzsteuervoranmeldung fällig.

Umsatzsteuervoranmeldungen funktionieren nur über das Elster-Portal oder die Elster-Software. Ja – absolut jeder ist für die Voranmeldung zur elektronischen Abgabe mit dem Steuerverwaltungsprogramm verpflichtet.

Zur Datensicherheit muss jedes Konto nach der Eingabe aller persönlichen Daten auf der Seite noch aktiviert werden. Ein Teil der Aktivierung erfolgt per E-Mail, der zweite Teil über einen per Post zugesendeten Aktivierungscode.

Bis neue Elster-Nutzer diesen Brief erhalten, vergehen wieder ein paar Tage. Das Elster-Benutzerkonto sollte deswegen frühzeitig beantragt werden. Hierfür genügt die persönliche Identifikationsnummer.

Anders sieht es später bei der Umsatzsteuervoranmeldung aus: Hier will die Steuerverwaltung immer die Steuernummer wissen. Liegt sie noch nicht vor, kann niemand eine Voranmeldung in der geforderten Form abgeben. Die Steuer lässt sich aber schon ab der ersten Rechnung selbst ermitteln, damit die Voranmeldung bei Vorliegen der Nummer schnellstmöglich nachgeholt werden kann.

Eine Banküberweisung einer eventuell bereits bestehenden Umsatzsteuerschuld ist zwar möglich, aber ohne die Steuernummer nicht empfehlenswert, weil das Finanzamt den Geldeingang dann nicht zeitnah zuordnen kann. Ist die Steuernummer erst einmal eingetroffen und kann die Umsatzsteuervoranmeldung regulär vorgenommen werden, empfiehlt es sich oftmals, dem Finanzamt eine Einzugsermächtigung zur Tilgung der Steuerschuld zu erteilen, um keine Fristen zu verpassen und Säumniszuschlägen zu entgehen. Diese kann natürlich jederzeit wieder gekündigt werden.

Gründer müssen sich jetzt aber keine Gedanken machen, dass Konsequenzen in Form von Verspätungszuschlägen drohen. Hier drückt das Finanzamt auch mal ein Auge zu. Unmittelbar nach der Gründung erwartet es nicht sofort fristgerechte Umsatzsteuervoranmeldungen, wenn noch nicht alle formalen Voraussetzungen erfüllt sind.