Was ist die Vorsteuer und wie wird sie berechnet?

Kosteneinsparung und eine korrekte Steuererklärung sind wichtige Aspekte für den Erfolg Ihres Unternehmens. Eine gute Möglichkeit, sich Geld vom Finanzamt zurückzuholen, ist die Vorsteuer.

Bei der Vorsteuer handelt es sich allerdings nicht um eine eigene Steuerart. Was sie mit der Umsatzsteuer zu tun hat und wie Sie die Vorsteuer berechnen können, zeigen wir Ihnen im Folgenden.

Die Vorsteuer ist nichts andere als die Umsatzsteuer – nur aus einem anderen Blickwinkel betrachtet. Die Umsatzsteuer erheben Sie als Unternehmer:in auf alle Leistungen und Lieferungen, die Sie anderen Unternehmen in Rechnung stellen.

Im Unterschied zur Umsatzsteuer ist die Vorsteuer eine Steuer, die Sie als Unternehmer:in auf Leistungen und Lieferungen andere Unternehmen zahlen.

Entsprechend gelten für die Vorsteuer die gleichen Steuersätze wie für die Umsatzsteuer:

Im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung leiten Sie die eingenommenen Umsatzsteuer direkt an das Finanzamt weiter. Über den Vorsteuerabzug holen Sie sich die gezahlte Vorsteuer zurück.  

Grundsätzlich sind alle Unternehmen verpflichtet, die Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen ausweisen und an das Finanzamt abführen. Wer die Umsatzsteuer zahlt, ist auf der anderen Seite auch zum Vorsteuerabzug berechtigt.

Kaufen Sie als Unternehmer:in Waren oder Dienstleistungen, die Ihrem Unternehmen zugutekommen oder von Ihrem Unternehmen weiterverkauft werden, sind Sie vorsteuerabzugsberechtigt. Sie zahlen zunächst den Bruttobetrag und lassen sich die enthaltene Umsatzsteuer im Nachhinein vom Finanzamt erstatten. Entsprechend muss die Rechnung die Umsatzsteuer gesondert ausweisen.

Ausnahme sind Unternehmen, die die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen und sich vom Finanzamt von der Zahlung der Umsatzsteuer befreien lassen. Wer keine Umsatzsteuer zahlt, ist auch nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt.

Voraussetzung für die abziehbare Vorsteuer ist also, dass auch eine Bezahlung der Umsatzsteuer stattgefunden hat. Entsprechend können Sie auf umsatzsteuerfreie Umsätze keine Vorsteuer berechnen. Das Gleiche gilt für Produkte oder Dienstleistungen, die Sie für Ihren privaten Gebrauch kaufen.

Wenn Sie also beispielsweise einen Laptop für Ihr Büro anschaffen, ist die Vorsteuer nicht abziehbar. Lediglich Verbraucher:innen müssen die Umsatzsteuer entrichten. Beim Kauf eines Laptops für Ihren privaten Gebrauch sind Sie also nicht vorsteuerberechtigt. Die gezahlte Mehrwertsteuer gilt nicht als abzugsfähige Vorsteuer.

Darüber hinaus muss das Unternehmen, bei dem Sie kaufen, entweder im Inland oder in einem Zollfreigebiet seinen Sitz oder seine Betriebsstätte haben oder dort seine Lieferungen oder sonstige Leistungen erbringen.

Bei Geschäften mit Unternehmen, deren Sitz sich im EU-Ausland befindet, tritt das sogenannte Reverse-Charge-Verfahren in Kraft. Das heißt, die Steuerschuld wird umgekehrt, sodass nicht der leistende Unternehmer oder die leistende Unternehmerin die Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen muss, sondern der Kunde oder die Kundin.

Für den korrekten Vorsteuerabzug kommt es nicht darauf an, wann Sie die Rechnung bezahlen. Sie können die Vorsteuer immer in dem Voranmeldungszeitraum ziehen, in dem Sie die Rechnung bekommen. Eine Ausnahme sind Voraus- und Anzahlungen: Hier darf die Vorsteuer erst geltend gemacht werden, nachdem die Zahlung erfolgt ist. Bei gemischten Rechnungen spricht man von der aufzuteilenden Vorsteuer.

Darüber hinaus müssen Sie die Zahlung der Umsatzsteuer für den Vorsteuerabzug natürlich nachweisen. Achten Sie darauf, dass die Rechnungen, die Sie für Käufe Ihres Unternehmens erhalten, die Mehrwertsteuer separat ausweisen und alle erforderlichen Pflichtangaben enthalten.

Besonders wichtig ist in diesem Zusammenhang die Steuernummer des leistenden Unternehmens oder die vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr), auch Umsatzsteuer-ID genannt. Nur unter Berücksichtigung dieser Aspekte können Sie sicher sein, dass Ihr Vorsteuerabzug vom Finanzamt akzeptiert wird.

Bewahren Sie daher alle Rechnungen sorgfältig auf. Ob im Original oder als Kopie ist Ihnen überlassen, solange die Rechnungen lesbar und unveränderlich digitalisiert werden.

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Um den Vorsteuerabzug zu berechnen, ziehen Sie die gezahlte Umsatzsteuer von der eingenommenen Umsatzsteuer ab. Diese Differenz ergibt den Betrag, den Sie sich vom Finanzamt als Vorsteuer erstatten lassen können. 

Wichtig ist, dass Sie bei der Berechnung die korrekten Zeiträume, also den entsprechenden Monat oder das Quartal berücksichtigen. Während bei der Vorsteuer ausschließlich die IST-Besteuerung relevant ist, kommt es bei der Umsatzsteuer darauf an, ob Sie der IST- oder SOLL-Besteuerung unterliegen.

Bei der SOLL-Versteuerung wird die Umsatzsteuer schon bei Rechnungsstellung fällig, bei der IST-Versteuerung erst mit dem Geldeingang.

Haben Sie mehr Vorsteuer bezahlt, als Umsatzsteuer eingenommen, bekommen Sie die Differenz erstattet. Haben Sie weniger Vorsteuer als Umsatzsteuer gezahlt, schulden Sie dem Finanzamt nur die Differenz. 

Sie nehmen über den Bemessungszeitraum Umsatzsteuern in Höhe von 1.000 € ein. Auf der anderen Seite haben Sie selbst 150 € Umsatzsteuer – die Vorsteuer – gezahlt. Diese 150 € werden Ihnen vom Finanzamt erstattet. In der Praxis bedeutet das, Ihre Umsatzsteuerlast reduziert sich um die Differenz von 150 € und Sie schulden dem Finanzamt 850 €. 

Den Teil Ihres Umsatzes, den Sie als Unternehmer:in mit der Umsatzsteuer einnehmen, reichen Sie 1:1 direkt an das Finanzamt weiter. Damit das Finanzamt nicht bis zur Abgabe Ihrer Umsatzsteuererklärung am Ende des Kalenderjahres auf seine Steuereinnahmen warten muss, sind Unternehmen zur Umsatzsteuervoranmeldung verpflichtet.

Diese erfolgt monatlich oder quartalsweise. Im ersten Moment entsteht Ihnen als Unternehmer:in mehr Aufwand. Dieses Vorgehen hat aber auch seine Vorteile: Sie stehen am Ende des Jahres nicht vor der gesamten Umsatzsteuerlast, sondern haben diese schon nahezu beglichen.

Wie oft Sie die Umsatzsteuervoranmeldung, kurz UStV, abgeben müssen, hängt davon ab, wie viel Umsatzsteuer Sie im letzten Kalenderjahr tatsächlich gezahlt haben, der sogenannten Steuerzahllast. 

Im ersten Jahr Ihrer Selbstständigkeit sind Sie ebenfalls zur monatlichen Abgabe verpflichtet. 

Die Abgabefrist für die Umsatzsteuervoranmeldung und den Vorsteuerabzug ist bei einer monatlichen Abgabe der jeweils der 10. des Folgemonats. Geben Sie die Meldung nur quartalsweise ab, liegen die Termine am 10. April, 10. Juli, 10. Oktober und 10. Januar.  

Sie können beim Finanzamt eine Fristverlängerung beantragen. Bringen Sie regelmäßig Ordnung in Ihre Buchhaltung, werden Sie diesen Aufschub nicht benötigen. Ebenso haben Sie die Möglichkeit, beim Finanzamt einen Antrag auf quartalsweise oder jährliche Vorsteueranmeldung zu stellen. Dieser wird allerdings nur dann bewilligt, wenn Ihr Vorsteuerabzug und Ihre Steuererklärungen allgemein stets fehlerfrei waren.

Wer unsicher ist, findet im Internet zahlreiche Rechner zur Berechnung der Vorsteuer. Darüber hinaus können Sie natürlich auch einen Steuerberater oder eine Steuerberaterin beauftragen.

Die Vorsteuer fällt auf alle Produkte und Leistungen an, die Sie als Unternehmer:in für geschäftliche Zwecke erwerben. Diese Ausgaben machen Sie in der Umsatzsteuervoranmeldung geltend, das heißt, sie werden Ihnen vom Finanzamt erstattet. Die tatsächliche Umsatzsteuerlast errechnet sich also aus der Differenz, die sich aus der gezahlten Vorsteuer und der eingenommenen Umsatzsteuer ergibt. 

Vorsteuerabzugsberechtigt sind alle Unternehmer:innen, die Geschäfte mit anderen Unternehmen machen und nicht unter die Kleinunternehmerregelung fallen.

Abhängig von der Höhe Ihrer Steuerlast sind Sie verpflichtet, Ihre Umsatzsteuervoranmeldung monatlich oder vierteljährlich abzugeben. 

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