Wie erstellen Sie Ihre Umsatzsteuererklärung?

Das deutsche Steuersystem kann kompliziert sein. Wer sich nicht auskennt, fühlt sich schnell verloren. Für Unternehmer:innen sind Steuern nicht nur eine unbeliebte, sondern oft auch eine sehr zeitintensive und nervenaufreibende Beschäftigung. Nichtsdestotrotz kommen Sie nicht darum herum, die wichtigsten Steuerarten zu kennen. Eine davon ist die Umsatzsteuer.

Als Unternehmer:in sind sie häufig zur Absage einer Umsatzsteuererklärung verpflichtet. Wie Sie diese erstellen und auf was Sie achten müssen, erfahren Sie in diesem Ratgeber.

Die Umsatzsteuererklärung ist eine jährliche steuerliche Meldung, die Unternehmer:innen an das Finanzamt übermitteln.

In dieser Erklärung geben Sie die Summe der Umsatzsteuer an, die Sie im Laufe des Geschäftsjahres auf Ihre Umsätze erhoben haben, sowie die Vorsteuer, die Sie für Einkäufe und Dienstleistungen gezahlt haben.

Die Differenz zwischen beiden Beträgen ist die Umsatzsteuer, die an das Finanzamt abgeführt wird oder als Vorsteuerüberhang vom Finanzamt erstattet bekommt.

Die Abgabe einer Umsatzsteuererklärung findet ihren Ursprung in dem Beginn der Umsatzsteuerpflicht. Führen Sie gemäß § 2 UstG in Ihrer Funktion als Unternehmer:in Lieferungen und Leistungen im Inland aus und erhalten dementsprechend auch ein Entgelt dafür, gelten Sie als umsatzsteuerpflichtig.

Aufgrund dessen werden Sie zu den festgelegten Fristen zur Abgabe einer Umsatzsteuervoranmeldung oder Umsatzsteuererklärung gebeten. Dabei spielt es keine Rolle, welchen Prozentsatz Sie für Ihre unternehmerische Tätigkeit veranschlagen, ob 7 oder 19 %.

Die Umsatzsteuererklärung wird durch die Voranmeldung der Umsatzsteuer vorbereitet. Gemäß § 18 UStG geben Sie in Abhängigkeit von der Höhe der Umsatzsteuer des vergangenen Kalenderjahres die Voranmeldung entweder monatlich oder quartalsweise ab.

Liegt die Höhe der Umsatzsteuer für das vorangegangene Kalenderjahr unter 1.000 €, greift die Kleinunternehmerregelung und das Finanzamt kann Unternehmen von der Verpflichtung zur Abgabe der Voranmeldungen und Entrichtung der Vorauszahlungen befreien.

Eine Umsatzsteuererklärung können Sie entweder im elektronischen Steuerportal ELSTER erstellen oder in anderen digitalen Softwarelösungen. Wie sie dabei im Detail vorgehen, erfahren Sie in den folgenden sechs Schritten:

1. Erfassung der Einnahmen und Ausgaben: Sammeln Sie alle Belege und Geschäftsvorfälle, die umsatzsteuerrelevant sind, einschließlich Einnahmen und Vorsteuern.
2. Berechnung der Umsatzsteuer und Vorsteuer: Ermitteln Sie die Summe der im Geschäftsjahr eingenommenen Umsatzsteuer und die Summe der gezahlten Vorsteuer.
3. Ausfüllen des Umsatzsteuererklärungsformulars: Tragen Sie die berechneten Beträge in das offizielle Umsatzsteuererklärungsformular ein.
4. Elektronische Übermittlung: Reichen Sie das ausgefüllte Formular elektronisch über das ELSTER-Portal des Finanzamts ein.
5. Belegsammlung und Buchführung: Stellen Sie sicher, dass alle Belege korrekt gesammelt und verbucht wurden, um Fehler in der Erklärung zu vermeiden.
6. Einhalten der Frist: Beachten Sie die Abgabefrist für die Umsatzsteuererklärung, in der Regel der 31. Juli des Folgejahres.

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Sie können die Umsatzsteuererklärung selbst erstellen, wenn Sie über ausreichendes Wissen in Buchhaltung und Steuerrecht verfügen. Diese Option erfordert eine genaue Auseinandersetzung mit den steuerlichen Vorschriften und kann zeitintensiv sein.

Eine alternative und oft effizientere Methode ist die Verwendung von Buchhaltungs-Apps und Steuersoftware. Diese Programme bieten eine schrittweise Anleitung, unterstützen bei der korrekten Berechnung und ermöglichen häufig eine direkte elektronische Übermittlung Ihrer Erklärung an das Finanzamt.

Falls Sie jedoch maximale Sicherheit und minimalen Aufwand bevorzugen, ist die Beauftragung einer Steuerberatung die beste Wahl. Sie nimmt Ihnen die gesamte Arbeit ab, stellt sicher, dass Ihre Umsatzsteuererklärung korrekt und den gesetzlichen Anforderungen entsprechend erstellt wird, und bietet zusätzlich professionelle Beratung.

Für die Umsatzsteuererklärung benötigen Sie das Formular USt 1 A.

Dieses offizielle Formular des Finanzamts ist speziell für die jährliche Umsatzsteuererklärung konzipiert. Es ermöglicht Ihnen, alle relevanten Informationen zu Ihren umsatzsteuerpflichtigen Einnahmen, Vorsteuerabzügen und eventuellen Umsatzsteuervorauszahlungen detailliert und strukturiert anzugeben.

Sie können das Formular elektronisch über das ELSTER-Portal des Finanzamts ausfüllen und einreichen.

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