Wie erstellen Sie Ihre Umsatzsteuererklärung?

Das deutsche Steuersystem ist kompliziert. Wer sich hier nicht auskennt, fühlt sich schnell verloren. Für Unternehmer:innen sind Steuern nicht nur eine unbeliebte, sondern oft auch eine sehr zeitintensive und nervenaufreibende Beschäftigung. Nichtsdestotrotz kommen Sie nicht darum herum, die wichtigsten Steuerarten zu kennen. Eine davon ist die Umsatzsteuer.

Sie begegnet Ihnen fast täglich in der Buchhaltung, wenn Sie Rechnungen schreiben oder bezahlen müssen. Als Unternehmer:in sind Sie verpflichtet, regelmäßig eine Umsatzsteuererklärung abzugeben. Informieren Sie sich hier, wie Sie die Umsatzsteuererklärung erstellen, auf welche Besonderheiten Sie achten müssen und wie Sie von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen können.

Um diese Frage zu beantworten, müssen Sie zunächst eine klare Vorstellung davon haben, was die Umsatzsteuer ist. Die Umsatzsteuer besteht seit 1968 und liegt aktuell für die meisten Produkte und Dienstleistungen bei 19 %. Auf einige ausgewählte Produkte wird lediglich eine Umsatzsteuer von 7 % oder 10 % erhoben. Diese Steuer wird von Unternehmen auf alle Umsätze gezahlt, die durch ihre Geschäftstätigkeit im Inland erzielt wurden.

Die Umsatzsteuer wird demnach von jedem Unternehmen gezahlt, das durch den Verkauf von Waren oder Dienstleistungen Umsätze erzielt. Die Umsatzsteuer wird häufig auch als Verbrauchersteuer bezeichnet. Letztendlich wird sie von Verbraucher:innen, die ein Produkt kaufen, gezahlt und von den Unternehmen an das Finanzamt weitergeleitet. Somit ist die Umsatzsteuer für Unternehmen erfolgsneutral.

Anhand der Umsatzsteuererklärung kann das Finanzamt die von Ihrem Unternehmen verbuchten Umsätze nachvollziehen. Dabei wird nicht nur die abzuführende Umsatzsteuer, sondern auch die sogenannte Vorsteuer berücksichtigt. Bei der Vorsteuer handelt es sich um die Steuern, die Ihr Unternehmen beim Kauf von Waren oder Dienstleistungen an andere Unternehmen zahlen muss. Je nach Perspektive sprechen wir bei Umsatzsteuer und Vorsteuer von der gleichen Steuer, die von unterschiedlichen Steuerpflichtigen gezahlt wird.

Grundsätzlich unterliegen alle Unternehmen und Selbstständigen der Pflicht, Umsatzsteuern zu zahlen. Ausnahme bilden Unternehmen, die der Kleinunternehmerregelung unterliegen. Sie arbeiten zeitweise oder auch dauerhaft mit einer Umsatzsteuerbefreiung, d. h. sie müssen auf ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. Entsprechend erstellen sie keine Umsatzsteuervoranmeldungen und führen keine Umsatzsteuer an das Finanzamt ab. 

Diese Ausnahme ist allerdings an Umsatzgrenzen gebunden: Aktuell darf ein Unternehmen nicht mehr als 22.000 € brutto im vergangenen Kalenderjahr umgesetzt haben und im laufenden Kalenderjahr einen Gewinn von 50.000 € voraussichtlich nicht überschreiten. Unternehmen, die die Umsatzsteuerbefreiung in Anspruch nehmen, sollten dennoch eine Umsatzsteuererklärung erstellen. So kann das Finanzamt nachvollziehen, ob es auch weiterhin den rechtmäßigen Richtlinien der Kleinunternehmerregelung entspricht.

Bei Umsätze, die mit Geschäften im Ausland erzielt werden, unterscheidet das deutsche Steuerrecht zwischen Geschäften innerhalb der EU und Geschäften im Nicht-EU-Ausland, den sogenannten Drittstaaten.

Wer Waren an Unternehmen im EU-Ausland liefert, muss dafür in Deutschland in der Regel keine Umsatzsteuer abführen. Man spricht von innergemeinschaftlichen Lieferungen und diese sind steuerfrei. Voraussetzungen dafür sind, dass Ihre Ware tatsächlich im EU-Ausland ankommen, Ihre Kundinnen und Kunden nachweislich Unternehmen sind und die Ware in dem jeweiligen Heimatland versteuern. Um dies bei Ihrem Finanzamt nachweisen zu können, benötigen Sie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer Ihrer Geschäftspartner. 

Bei Lieferungen in Drittländer können Sie in der Regel die Steuerbefreiung für Ausfuhrlieferungen gemäß § 4 UStG und § 6 UStG geltend machen.

Vorsteuerbeträge, die mit Auslandsgeschäften in Verbindung stehen, können Sie trotzdem in voller Höhe geltend machen.

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Die Umsatzsteuererklärung wird durch die Voranmeldung der Umsatzsteuer vorbereitet. Gemäß § 18 UStG geben Sie in Abhängigkeit der Höhe der Umsatzsteuer des vergangenen Kalenderjahres, die Voranmeldung entweder monatlich oder quartalsweise ab. Beträgt die Höhe der Umsatzsteuer für das vorangegangene Kalenderjahr mehr als 7.500 €, sind Sie verpflichtet, monatlich eine Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt abzugeben. Der gleiche Zeitraum gilt für Gründer:innen im ersten Jahr ihrer Geschäftstätigkeit. Unter 7.500 € reicht eine quartalsweise Voranmeldung der Umsatzsteuer aus. 

Liegt die Höhe der Umsatzsteuer für das vorangegangene Kalenderjahr unter 1.000 €, greift die Kleinunternehmerreglung und das Finanzamt kann Unternehmen von der Verpflichtung zur Abgabe der Voranmeldungen und Entrichtung der Vorauszahlungen befreien.

Zuerst einmal müssen Sie die Umsatzsteuerzahllast berechnen. Diese beschreibt alle Beträge der Umsatzsteuer am Ende eines Jahres abzüglich der geleisteten Zahlungen der Vorsteuer. Für eine korrekte Berechnung ist es also wichtig, dass Sie die Vorsteueranmeldung auch korrekt errechnet haben. Jetzt stellt sich die Frage, wozu Sie noch eine Umsatzsteuererklärung abgeben müssen? Das Finanzamt geht davon aus, dass Sie die Umsatzsteuerzahllast anhand Ihrer Umsatzsteuervoranmeldung korrekt errechnet haben, Ihre Buchhaltung keine Lücken oder Fehler aufweist und keine Nachzahlungen hinzukommen.

Obwohl Sie selbst alles nach bestem Wissen und Gewissen aufgeführt haben, sieht die Praxis häufig anders aus. Rechnungen, die verspätet zugestellt wurden oder im bereits abgeschlossenen Steuerjahr schlichtweg vergessen wurden, können Sie daher bei der Umsatzsteuererklärung noch in Ihren Büchern nachtragen.

Sie können Ihre Umsatzsteuererklärung in elektronischer Form beim Finanzamt einreichen. Alternativ können Sie die Möglichkeit nutzen, Ihre Umsatzsteuererklärung schriftlich in Papierform bei Ihrem zuständigen Finanzamt abzugeben.

Die Abgabefrist ist der 31. Mai des Folgejahres. Wenn Sie Ihre Steuererklärung und Ihre Umsatzsteuererklärung durch eine Steuerberatung erledigen lassen, verlängert sich diese Frist auf den 31. Dezember des Folgejahres. Die Umsatzsteuererklärung 2019 dürfen Sie also noch bis zum 31. Dezember 2020 einreichen.

Je nach dem, wie viele Geschäftsvorfälle in Ihrem Unternehmen anfallen und wie hoch der Aufwand zur Umsatzsteuervoranmeldung und der Umsatzsteuererklärung für Sie sind, kann sich die Unterstützung durch eine Steuerberatung durchaus lohnen. Erst recht, wenn Sie selbst beim Thema Steuern mit Unsicherheiten zu kämpfen haben. Letztendlich dürfen Sie auch die korrekte Buchführung keinesfalls unterschätzen, da sie die essenzielle Grundlage für eine korrekte Steuererklärung bildet. Hohe Steuernachzahlungen aufgrund fehlerhafter Erklärungen kosten Sie im schlimmsten Fall sogar Ihre Existenz.

Hier wird es besonders deutlich, wie wichtig es ist, permanent den Überblick über die eigenen Finanzen zu behalten. Das Online Geschäftskonto von Qonto stellt eine gute Möglichkeit dar, Ihre Buchhaltung zu vereinfachen. Die Integration von Programmen wie lexoffice oder DATEV sowie die Möglichkeit, Belege einfach zu scannen, erleichtern Ihnen die Zusammenstellung Ihrer Unterlagen, die Sie für Ihre Umsatzsteuererklärung einreichen müssen. 

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Die Umsatzsteuer wird von Unternehmen gezahlt, die Produkte oder Dienstleistungen verkaufen und dadurch Umsätze erzielen. Das Gegenstück ist die Vorsteuer, die beim Kauf von Produkten oder Dienstleistungen von einem Unternehmen gezahlt werden muss und beim Finanzamt eingefordert wird.

Der Pflicht zur Zahlung der Umsatzsteuer unterliegen bis auf einige Ausnahmen alle Unternehmen: Unternehmen und Selbstständige können sich mit der Kleinunternehmerregelung unter bestimmten Voraussetzungen von der Zahlung der Umsatzsteuer befreien lassen. Wer die Umsatzsteuerbefreiung in Anspruch nimmt, sollte trotzdem eine Umsatzsteuererklärung erstellen, damit das Finanzamt nachvollziehen kann, ob ein Unternehmen auch weiterhin den rechtmäßigen Richtlinien der Kleinunternehmerregelung entspricht.

Die Voranmeldung der Umsatzsteuer bildet die Grundlage der Umsatzsteuererklärung. Die Voranmeldung erfolgt je nach Höhe der Umsatzsteuer im vergangenen Kalenderjahr entweder monatlich oder quartalsweise und muss bis zum 10. des Folgemonats bzw. Quartals eingereicht werden. Mit der Umsatzsteuererklärung können Sie Rechnungen oder Nachzahlungen, die Sie zu spät erhalten oder verloren haben, nachreichen.

Da die Umsatzsteuererklärung einen Teil der jährlichen Steuererklärung ausmacht, gelten die gleichen Abgabefristen. Ihre Umsatzsteuerjahreserklärung 2019 müssen Sie bis zum 31. Mai abgeben, während sich die Frist für die Umsatzsteuererklärung 2019 mit Steuerberater:in auf den 31. Dezember 2020 verlängert.