Monatsabschluss

Der Monatsabschluss ist eine Unterform des Jahresabschlusses und gehört somit zu den sogenannten Zwischenberichten. Zu diesen Zwischenberichten gehören neben dem Monatsabschluss auch die Quartals- oder Halbjahresabschlüsse.

Beim Monatsabschluss unterscheiden wir zwischen dem technischen und dem fachlichen Monatsabschluss. Hierbei ist der technische Abschluss der erste und simplere Teil, denn es werden lediglich ein paar Klicks vorgenommen, sodass ab sofort nicht mehr in dem abzuschließenden Zeitraum gebucht werden kann.

Hierzu gehört auch, alle Buchungen in das sogenannte Journal zu übertragen und das Datum aufzuschreiben. In dem Journal werden alle Geschäftsvorgänge eines Unternehmens vollständig und in chronologischer Reihenfolge aufgeführt. Hierbei kann jede Firma selbst entscheiden, welche Art von Unterteilung Sinn macht und diese anwenden.

Der Monatsabschluss ist auch eine Grundlage für die interne und externe Berichterstattung. Auf Basis der darin enthaltenen Informationen können Managementberichte erstellt und Entscheidungen getroffen werden. Darüber hinaus erfüllt er rechtliche Anforderungen, indem er die Basis für die Erstellung von Steuererklärungen und anderen gesetzlich vorgeschriebenen Berichten bildet.

Darüber hinaus unterstützt der Monatsabschluss das Controlling, indem er die Grundlage für die Analyse der Kostenstruktur, die Bewertung von Projekten und die Identifizierung von Einsparungspotenzialen bildet.

Nicht zuletzt ist der Monatsabschluss ein wichtiges Instrument zur Identifizierung von Trends und Mustern in der finanziellen Performance des Unternehmens. Durch die regelmäßige Erstellung und Auswertung des Monatsabschlusses können langfristige Entwicklungen erkannt und entsprechende Maßnahmen ergriffen werden, um die finanzielle Gesundheit und Nachhaltigkeit des Unternehmens zu gewährleisten.

In Deutschland sind alle börsennotierten Unternehmen, ausgenommen einiger Kreditunternehmen, zur Zwischenberichtserstattung verpflichtet. Diese Pflicht schreibt in der Regel lediglich die Abgabe eines Halbjahresberichtes vor, allerdings führen viele einen Quartals- oder gar Monatsbericht durch, um eine regelmäßige Übersicht zu erstellen und so bei Komplikationen rechtzeitig handeln zu können.

Vor allem in Großunternehmen mit einer großen Anzahl an Geschäftsvorfällen erleichtern vorhandene Monatsabschlüsse den Jahresabschluss, wodurch dies in solchen Unternehmen durchaus üblich ist. Eine Pflicht zum Monatsabschluss besteht aber nicht.

Der Jahresabschluss hingegen ist für jedes Unternehmen verpflichtend und stellt einen wichtigen Teil der Buchhaltung dar. Alle Kaufmänner, darunter Kapital- und Personengesellschaften und Unternehmen ab einem gewissen Umsatz und Gewinn, unterliegen der Pflicht zum Jahresabschluss. 

Selbstständige und sogenannte Kleinunternehmer, welche in den letzten zwei Jahren einen Umsatz unter 600.000€ und einen Gewinn unter 60.000€ jährlich verzeichnet haben, müssen lediglich eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung als Jahresabschluss anfertigen.

Ein Monatsabschluss enthält in der Regel verschiedene Finanzinformationen und Berichte, die einen umfassenden Überblick über die finanzielle Situation eines Unternehmens am Ende eines bestimmten Monats bieten. Die genauen Bestandteile können je nach Unternehmen und Branche variieren, aber im Allgemeinen umfasst ein Monatsabschluss die folgenden Elemente:

• Gewinn- und Verlustrechnung (GuV): Die GuV zeigt die Einnahmen und Ausgaben des Unternehmens während des Monats auf und ermittelt den Gewinn oder Verlust.
  
  
• Bilanz: Die Bilanz gibt einen Überblick über die Vermögenswerte, Schulden und das Eigenkapital des Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt am Ende des Monats.
  
  
• Cashflow-Statement: Das Cashflow-Statement zeigt die Zuflüsse und Abflüsse von Geldmitteln während des Monats und gibt Aufschluss über die Liquidität und den Cashflow des Unternehmens.
  
  
• Anhang: Der Anhang enthält zusätzliche Informationen und Erläuterungen zu den in den Finanzberichten enthaltenen Zahlen. Er kann beispielsweise detaillierte Erläuterungen zu den Bilanzpositionen oder zu den Buchhaltungsmethoden des Unternehmens enthalten.
  
  
• Kontenabstimmungen: Die Kontenabstimmungen stellen sicher, dass die in den Finanzberichten angegebenen Kontostände mit den tatsächlichen Kontoständen übereinstimmen. Dies beinhaltet die Überprüfung der Konten auf mögliche Fehler oder Unstimmigkeiten.
  
  
• Analyse und Kommentare: Ein Monatsabschluss kann auch eine Analyse der finanziellen Leistung des Unternehmens enthalten, einschließlich Kennzahlen, Trends und Vergleichen mit früheren Perioden. Kommentare oder Erläuterungen zu den finanziellen Ergebnissen können ebenfalls enthalten sein.
  
  
• Weitere Berichte: Je nach den spezifischen Anforderungen des Unternehmens können auch weitere Berichte Teil des Monatsabschlusses sein, wie beispielsweise Berichte über Umsatzentwicklung, Kostenanalysen oder Investitionsbewertungen.
  
  

Es ist wichtig anzumerken, dass diese Bestandteile allgemeine Elemente eines Monatsabschlusses sind. Die genaue Gestaltung und der Umfang können von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sein, abhängig von ihrer Größe, Branche, Rechnungslegungsvorschriften und internen Richtlinien.

Übrigens: Wenn Sie sich unsicher sind, wie eine Bilanz auszusehen hat, finden Sie im Folgenden eine beispielhafte Darstellung.

Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Unterlagen für den Monatsabschluss vollständig vorliegen. Dazu gehören beispielsweise Kontoauszüge, Rechnungen, Belege und andere finanzielle Aufzeichnungen. Überprüfen Sie sorgfältig, ob alle erforderlichen Dokumente vorhanden sind.

Gehen Sie alle Geschäftsvorfälle des Monats durch und grenzen Sie diese entsprechend ab. Das bedeutet, dass Sie Einnahmen und Ausgaben, die in den aktuellen Monat fallen, korrekt zuordnen und erfassen. Überprüfen Sie auch etwaige Rückstellungen oder Abgrenzungen für noch nicht abgeschlossene Geschäftsvorfälle.

Basierend auf den abgegrenzten Geschäftsvorfällen können Sie nun eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) erstellen. Die GuV gibt Auskunft über die Erträge und Kosten des Monats und zeigt somit den Gewinn oder Verlust für den betrachteten Zeitraum.

Falls Ihr Unternehmen umsatzsteuerpflichtig ist, müssen Sie die Umsatzsteuer für den Monat berechnen. Überprüfen Sie, ob alle Umsätze korrekt erfasst wurden und ob die Umsatzsteuer entsprechend den geltenden Steuervorschriften berechnet wurde. Achten Sie dabei auf etwaige Vorsteuerabzüge und Sonderregelungen.

Nachdem Sie die Schritte 1 bis 4 abgeschlossen haben, können Sie die Monatsbilanz aufstellen. Die Monatsbilanz zeigt den aktuellen Stand der Vermögenswerte, Schulden und des Eigenkapitals zum Ende des Monats. Erfassen Sie alle relevanten Positionen wie beispielsweise das Anlagevermögen, das Umlaufvermögen, die Verbindlichkeiten und das Eigenkapital.

Vergleichen Sie die Werte mit den Vorperioden, um Veränderungen zu erkennen und eventuelle Abweichungen zu analysieren. Die Bilanz liefert wichtige Informationen über die finanzielle Situation des Unternehmens und dient als Grundlage für weitere Entscheidungen und Planungen.

Beim Monatsabschluss in Unternehmen gibt es verschiedene Herausforderungen. Zeitliche Einschränkungen erfordern eine effiziente Organisation und Koordination aller beteiligten Abteilungen, um den Abschluss innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens zu erreichen.

Zusätzlich stellen die Komplexität der Transaktionen, die Abstimmung der Konten, die Einhaltung von Compliance-Anforderungen sowie die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen verschiedenen Abteilungen weitere Herausforderungen dar.

Unternehmen sollten kontinuierlich ihre internen Prozesse und Systeme verbessern, um den Monatsabschluss effizienter und präziser zu gestalten, wobei Automatisierung, Standardisierung und geeignete Softwarelösungen helfen können.

Selbst bei kleinen Unternehmen kann es für Laien schwierig sein, den Überblick beim Monatsabschluss zu behalten. Bei mittelständischen oder großen Unternehmen wird die Situation durch eine Vielzahl von Geschäftsvorfällen noch komplexer, die erfasst werden müssen. Insbesondere die die korrekte Verwaltung von Belegen stellt eine Herausforderung bei der Vorbereitung von Monatsabschlüssen dar.

Um den Monatsabschluss selbst erstellen zu können, ist es daher am besten, ein effizientes System für die Buchhaltung einzurichten und alle relevanten Finanzdokumente wie Rechnungen und Kontoauszüge sorgfältig zu erfassen. Die richtige Vorbereitung vereinfacht den späteren Prozess.

Mit Qonto können Unternehmen das Ausgabenmanagement automatisieren und dadurch einen einfacheren Monatsabschluss erreichen:

• Automatisierter Zahlungsabgleich: Qonto ermöglicht einen automatischen Abgleich von Zahlungen mit den entsprechenden Transaktionen, was den Abstimmungsprozess beschleunigt und die Fehleranfälligkeit bei der Ausgabenverwaltung verringert.

• Einfache Belegerfassung: Qonto bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche mit Belegmanagement, über die Mitarbeiter zum Beispiel Belege von Spesen schnell und einfach erfassen können. Dadurch werden Fehler vermieden und die Vollständigkeit der Belege sichergestellt.

• Integrierte Buchhaltung: Qonto kann nahtlos mit Buchhaltungssoftware oder -tools integriert werden, wodurch der Datenaustausch vereinfacht wird. Dies erleichtert die Buchung von Transaktionen und die Erstellung von Finanzberichten.

• Echtzeit-Transaktionsübersicht: Mit Qonto haben Unternehmer jederzeit einen aktuellen Überblick über ihre Finanztransaktionen. Dies erleichtert die Überprüfung und Analyse der finanziellen Lage des Unternehmens im Rahmen des Monatsabschlusses.

Durch diese Funktionen trägt Qonto dazu bei, den Monatsabschluss effizienter und präziser zu gestalten. Manuelle Aufgaben wie die Spesenabrechnung werden reduziert, Fehler minimiert und eine bessere Kontrolle über die Finanzdaten ermöglicht. Auch eine Bilanzsoftware kann hierbei hilfreich sein.