Die 3 wichtigsten Fragen und Antworten zum Thema Buchhaltung

Je nach Anzahl der Angestellten, der Art Ihrer Aktivität und der Unternehmensgröße bieten sich Ihrem Unternehmen verschiedene Möglichkeiten an, die Buchhaltung zu gestalten. Folgende Fragen bieten Ihnen Orientierung, um Ihre Optionen abzuwägen.

Zwischen diesen beiden Möglichkeiten können Sie wählen:

• Die Buchhaltung intern verwalten. In diesem Fall stellt Ihr Unternehmen eine/n oder mehrere/n Buchhalter/innen ein, je nach Unternehmensart und -größe. Auf die Frage, ob diese Option besser ist, gibt es keine Standardantwort.

• Die Buchhaltung auslagern. Die meisten Unternehmen mit weniger als 20 Mitarbeitenden entscheiden sich für ein Outsourcen der Buchhaltung. Hierbei gibt es verschiedene Optionen: Werden nur Teilaufgaben oder wird die gesamte Buchhaltung von externen Dienstleistern übernommen?

Natürlich bieten beide Möglichkeiten Vor- und Nachteile. Hier eine Übersicht über die wichtigsten davon:

Vorteile: Die Geschäftsführung behält die Kontrolle über sämtliche Aufgabenbereiche und alle Daten bleiben innerhalb des Unternehmens. Für spezielle Aufgaben können natürlich Fachleute wie z. B. eine Steuerberatung oder Wirtschaftsprüfer beauftragt werden. Es fallen keine oder nur wenige Kosten für das Outsourcen an.

Nachteile: Die Buchführung erfordert Zeit und Kompetenz. Sollte die damit beauftragte Person kündigen oder länger ausfallen, kann das schwere Folgen für das Unternehmen haben. Eine fortlaufende Weiterbildung ist nötig, was auf Dauer die Kosten in die Höhe treiben kann.

Vorteile: Das Outsourcen bietet den unbestreitbaren Vorteil sicherzustellen, dass bei der Buchführung Ihres Unternehmens alle Gesetze und Steuerpflichten eingehalten werden. Fachleute kümmern sich darum und Ihr Unternehmen wird somit entlastet.

Nachteile: Für diese Dienstleistung fallen natürlich Kosten an, die jedes Unternehmen so genau wie möglich beziffern sollte, um sie abzuschätzen. In diesem Zusammenhang lohnt es sich, die neuen digitalen Finanzlösungen in Betracht zu ziehen. Lösungen dieser Art ermöglichen Ihnen, Transaktionen direkt auf Ihrer Buchhaltungs-Plattform und zu geringeren Kosten zu integrieren (Sie brauchen keine Zeit mehr freizuräumen oder eine Person anzustellen, die sich diesen Aufgaben widmet).

Die buchhalterische Erfassung ist der zentrale Bestandteil der Unternehmensverwaltung. Sie ermöglicht es, alle Vorgänge im Unternehmen buchhalterisch zu erfassen. Mithilfe dieser Informationen kann z. B. die buchhalterische Bilanz oder die Gewinn- und Verlustrechnung erstellt werden.

Umso mehr kommt es also darauf an, alle dafür erforderlichen Dokumente effizient zu ordnen und aufzubewahren. In der Tat sollten alle Informationen, die die Buchhaltung benötigt, je nach Art und in der richtigen Reihenfolge geordnet werden:

• Einkäufe/Verkäufe (Rechnungen und Quittungen);
• Bank (Bankauszüge, Belege);
• Lohn- und Gehaltsabrechnung;
• Mehrwertsteuer und die Steuererklärungen.

Es empfiehlt sich, für jeden dieser Bereiche einen Papier- oder digitalen Ordner anzulegen. Anschließend können Sie jeden Buchungsbeleg entsprechend einer numerischen (z. B. mit Kundennummern) oder chronologischen Ordnung ablegen. Um sicherzustellen, dass jedes Dokument seinen Platz hat, sollten Sie gleich zu Beginn Ihrer Geschäftstätigkeit eine Methode zur Klassifizierung einführen.

Um Ihnen die tägliche Buchhaltung zu erleichtern, bieten digitale Zahlungsanbieter Lösungen für die vorbereitende Buchhaltung an.

Dazu gehört beispielsweise die Möglichkeit, Zahlungsnachweise oder Kontoauszüge zu digitalisieren, um deren Übertragung und Nachverfolgung zu beschleunigen und zu sichern. Auch die Dateneingabe und Zahlungserinnerungen oder Mahnungen können automatisiert werden. Hilfe bieten Softwarelösungen auch beim Kontenabgleich, eine Berechnung, die Aufschluss über den Kontostand gibt. Um Ihnen bei diversen Aufgaben aus dem Bereich der Buchhaltung unter die Arme zu greifen, bietet Qonto Ihnen Lösungen, die Ihnen die Arbeit vereinfachen. 

Wenn Sie alle Fristen und Termine klar im Blick behalten, können Sie den Liquiditätsbedarf Ihres Unternehmens optimal planen. Im Laufe des Jahres fallen verschiedene Zahlungen an:

• Steuern: Mehrwertsteuer, Körperschaftsteuer, Lohnsteuer;
• Sozialversicherungsbeiträge:(Kranken-, Renten-, Pflege-, Arbeitslosen-, Unfallversicherung usw.)
• Buchhaltung: Jahresabschluss (Inventar, Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung).

Manche dieser Abgaben müssen mehrmals jährlich gezahlt werden. Um den Überblick zu behalten (und böse Überraschungen zu vermeiden) zahlt es sich aus, einen digitalen Kalender einzurichten. Dabei können Sie Benachrichtigungen einstellen, um Sie mehrere Wochen im Voraus an anstehende Fristen zu erinnern.

Eine geschickt organisierte Buchführung ermöglicht es, den finanziellen Status eines Unternehmens in Echtzeit zu kennen. Nur diese klare Sicht auf die Gegenwart bietet die Möglichkeit, Pläne für die Zukunft zu schmieden.

Wie Sie wissen, beinhaltet die Erarbeitung der Unternehmensstrategie immer einen Geschäftsplan (und damit eine Vision für den zukünftigen Cashflow).

In diesem Sinne ist es ein erster Meilenstein, wenn Sie die in diesem Artikel gestellten Fragen beantworten können. Dadurch erhalten Sie eine Ausgangsbasis und vor allem eine Richtung für die nächsten Gipfel, die Ihr Unternehmen erklimmen wird.