Spesenabrechnung

Bei einer Spesenabrechnung stellen Arbeitnehmende alle Kosten auf, die sie im Zusammenhang mit einer beruflichen Reise aufgewendet haben und die sie vom Arbeitgeber erstatten lassen möchten.

In Unternehmen wird die Reisebuchung in der Regel zentral geregelt. Das bedeutet, Flüge, Bahntickets, Mietwagen oder Übernachtungen im Hotel werden von einem Verantwortlichen über die Firmenkreditkarte gebucht. Es gibt jedoch weitere Kosten, für die Arbeitnehmende zunächst in Vorleistung gehen.

Diese Kosten werden meist privat von den Reisenden bezahlt und später im Rahmen der Spesenabrechnung vom Arbeitgeber erstattet. Liegt keine Abrechnung vor, muss diese vom Betrieb nicht bezahlt werden. Daher ist es wichtig, dass Sie einen Spesenzettel ausfüllen und auf sorgfältige Spesenverwaltung achten.

Grundsätzlich kann jede Person Reisespesen abrechnen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit angefallen sind. Dazu zählen Arbeitnehmer:innen und Selbstständige. In der Regel müssen die angefallenen Kosten jedoch im Rahmen der Arbeitsvertragsbedingungen oder der steuerrechtlichen Regelungen abgerechnet werden.

Informieren Sie sich am besten vorab über die relevanten gesetzlichen Bestimmungen und internen Regelungen Ihres Arbeitgebers, um die Spesen korrekt abrechnen zu können.

Alle Kosten, die während der Dienstreise anfallen und im beruflichen Kontext entstehen, dürfen Sie als Spesen abrechnen. Das können beispielsweise Benzinkosten für die Anfahrt mit Ihrem Auto sein oder auch Mehraufwendungen für Ihre Verpflegung vor Ort.

Um Ihre Spesenabrechnung zu gliedern, unterscheidet man bei der Aufstellung zwischen verschiedenen Kostenarten:

• Transportkosten
• Verpflegungskosten
• Übernachtungskosten
• Reisenebenkosten

Es dürfen nur Kosten aufgeführt werden, die Selbstständige oder Arbeitnehmende selbst getätigt haben. Wurde ein Flug-, Bahn- oder Busticket vom Arbeitgeber oder Auftraggeber:in gebucht, gehören diese Ausgaben nicht in die Spesenabrechnung.

Für die korrekte Spesenabrechnung einer Dienstreise unterscheidet man grundsätzlich zwischen zwei Möglichkeiten:

• Berechnung nach Pauschalen
• Berechnung nach tatsächlich entstandenen Kosten

Die Höhe der Pauschale richtet sich nach Dauer und Ziel der Dienstreise und wird vom Finanzministerium festgelegt. Für die Spesenabrechnung ist ein Mindestzeitraum von acht Stunden relevant.

Für Ausgaben, die nicht über eine Pauschale abgegolten werden können, müssen Sie Belege sammeln.  Das ist wichtig, um die Ausgaben gegenüber Firmen, Kunden oder dem Finanzamt nachweisen zu können. Für Trinkgelder in Restaurants, Hotels, bei Taxifahrten oder für weitere bestimmte Serviceleistungen besteht keine Belegpflicht. Sie weisen stattdessen den Restaurantbesuch oder die Taxifahrt.

Wichtig: Um eine korrekte Spesenabrechnung zu erstellen, müssen alle Angaben vollständig und wahrheitsgemäß gemacht werden. Das gilt auch für kleine Beträge wie das Trinkgeld bei einer Taxifahrt. 

Falsche oder überhöhte Spesenabrechnungen werden nicht übernommen und können der Grund für eine fristlose Kündigung sein. Digitales Belegmanagement und automatisiertes Rechnungsmanagement können dazu beitragen, dass alle Ausgaben lückenlos und schnell belegt werden.

Wenn Sie den Spesenzettel ausfüllen, berücksichtigen Sie alle Kosten, die im Zusammenhang mit Ihrer Geschäftsreise stehen. Diese werden in vier verschiedene Posten untergliedert.

Wenn Sie Spesen abrechnen, bilden die Transport- oder Fahrtkosten in der Regel den größten Kostenblock.  Unabhängig von der Art des Transportmittels werden alle Aufwendungen, die notwendig sind, um das Ziel zu erreichen, erstattet.

Voraussetzung ist, dass Angestellte oder Selbstständige diese Ausgaben tatsächlich auch selbst getätigt haben. Wurde ein Flug-, Bahn- oder Busticket vom Unternehmen gebucht, gehören diese Ausgaben nicht in die Spesenabrechnung.

Das Gleiche gilt für die Buchung eines Mietwagens sowie für Fahrten mit dem Firmenwagen. Allerdings zählen in diesem Fall Ausgaben für Benzin, Parkgebühren oder Kosten für Reparaturen oder den Pannendienst zu den erstattungsfähigen Ausgaben.

Wird ein privater Pkw für beruflich veranlasste Fahrten genutzt, werden die Aufwendungen in der Regel über die Kilometerpauschale in Höhe von 30 Cent pro Kilometer in der Spesenabrechnung erstattet. Wird die Pauschale von der Firma übernommen, sind zusätzliche Kosten damit abgegolten.

Alternativ können Dienstfahrten auch über einen individuellen Kilometersatz abgerechnet werden. Um die Kosten für die Spesenabrechnung zu berechnen, werden sämtliche Kosten, die für den Betrieb eines Pkw anfallen – wie Wartungs-, Reparatur- und Versicherungskosten, Kfz-Steuern, Benzinkosten sowie Zinsen und Abschreibungen – addiert und durch die Anzahl der gefahrenen Kilometer geteilt.

Als Nachweis für die zurückgelegten Kilometer können Betriebe  und Auftraggeber:innen verlangen, dass Reisende sowohl für einen Firmenwagen als auch bei einem privaten Fahrzeug ein Fahrtenbuch führen.

Zu den Übernachtungskosten zählen alle Ausgaben für Hotels, Pensionen sowie für Unterkünfte wie Wohnungen, Appartements oder Zimmer über Airbnb. Sie können diese als Spesen abrechnen, wenn Sie selbst in Vorleistung gegangen sind.

Im Gegensatz zum Verpflegungsmehraufwand werden Übernachtungskosten in voller Höhe erstattet. Allerdings ist hier auf mögliche Vorgaben der Firmen oder Auftraggeber:innen zu achten: Viele Unternehmen beschränken die Höhe der Übernachtungskosten und erstatten in diesem Fall auch nur den Betrag bis zu dieser Deckelung.

Gut zu wissen: Falls Sie für die Dauer der Geschäftsreise eine Firmenwohnung oder ein Zimmer in einer Firmeneinrichtung angeboten bekommen, können Sie das Angebot nicht ablehnen. Hotelkosten können Sie in diesem Fall nicht als Spesen abrechnen lassen.

Auf Geschäftsreisen entstehen in der Regel höhere Kosten für die Verpflegung als zu Hause. Um für diesen Mehraufwand einen Ausgleich zu schaffen, können Sie den Betrag in Form von Spesen abrechnen. Die Erstattung erfolgt bei Angestellten üblicherweise über eine Verpflegungspauschale beziehungsweise ein Tagegeld. Die Kosten können unter Vorlage der entsprechenden Belege aber auch individuell geltend gemacht werden.

Hier gilt, was beispielsweise in Betriebsvereinbarungen, Tarifverträgen oder Arbeitsverträgen für die Erstellung der Spesenabrechnung festgelegt wurde. Für Selbstständige sind für die Abrechnung der Verpflegung auf Geschäftsreisen ausschließlich die Verpflegungspauschalen relevant. Man unterscheidet zwischen einer kleinen und einer großen Verpflegungspauschale.

Um einen Anspruch auf den Verpflegungsmehraufwand erheben zu können, ist die wichtigste Voraussetzung: Die Dauer der Geschäftsreise oder der Abwesenheit von zu Hause beträgt mindestens acht Stunden. Beträgt die Dauer mehr als drei Monate, endet der Anspruch.

Für Reisen innerhalb Deutschlands beträgt die Verpflegungspauschale bei:

• 8 bis 24 Stunden Abwesenheit 14 €
• 24-stündiger Abwesenheit 28 €
• Wer weniger als acht Stunden unterwegs ist, hat keinen Anspruch auf die Verpflegungspauschale.

Weitere Hinweise zu Pauschalen und dem Verpflegungsmehraufwand am Wochenende finden Sie in unserem Blogartikel.

Für Geschäftsreisen ins Ausland gelten die landesspezifischen Pauschalsätze, da die Lebenshaltungskosten von Land zu Land variieren und in der Regel über den inländischen Pauschalen liegen. Relevant sind ebenfalls zwei unterschiedliche Pauschalen, die von der Dauer der Abwesenheit von zu Hause abhängig sind.

Über die Höhe der Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungskosten im Ausland können Reisende sich beim Bundesfinanzministerium informieren. Die seit dem 1.1.2021 geltenden Pauschalen für betrieblich veranlasste Auslandsreisen werden durch eine Neuerung vom 23.11.2022 ersetzt.

Wer auf einer Geschäftsreise seitens der Firma eine oder mehrere Mahlzeiten erhält, muss die Verpflegungspauschale in der Spesenabrechnung entsprechend kürzen:

• Frühstück – 20 %
• Mittagessen – 40 %
• Abendessen – 40 %

Zu den sonstigen Kosten, die in der Spesenabrechnung angegeben werden dürfen zählen beispielsweise:

• Parkgebühren
• Mautgebühren
• Tickets für öffentliche Verkehrsmittel vor Ort
• Eintrittsgelder
• Kommunikationskosten (Internet- und Telefonnutzung im Hotel)
• Kosten für die Reisegepäckversicherung
• Ausgaben für kleine Kundengeschenke

Viele Unternehmen stellen ihren Angestellten vorgefertigte Formulare für die Spesenabrechnung zur Verfügung. Alternativ finden sich zahlreiche Vorlagen und Formulare für die Erstellung der Spesenabrechnung im Internet.

Folgende Punkte sind wichtig, wenn Sie den Spesenzettel ausfüllen:

• Daten des Antragstellers
• Daten zur Reise (An- und Abreise, Ausgangspunkt, Ziel und Zweck)
• Tabelle mit den einzelnen Posten zu Fahrtkosten (Kilometergeld mit PKW), Tagegeld, Nächtigungsgeld und sonstigen Kosten

Bei den Posten geben Sie jeweils den Aufwand in Netto und Brutto an sowie die Vorsteuer.

Selbstständige machen ihre Reisekosten im Rahmen ihrer Steuererklärung als Betriebsausgaben geltend. Dazu müssen sämtliche Ausgaben für Geschäftsreisen dokumentiert und beim Finanzamt eingereicht werden. Wurden Reisekosten von Kundinnen oder Auftraggebern erstattet, werden diese als umsatzsteuerpflichtige Betriebseinnahmen verbucht.

Für die Erstellung einer Spesenabrechnung können Selbstständige gegebenenfalls auch die Vorlagen ihrer Auftraggeber:innen nutzen. Um den Überblick zu Belegen und bereits gebuchten Posten zu behalten, sind zwei Punkte relevant:

• Perfekt sortierte Ausgaben
• Eingescannte Belege

Für die Spesenabrechnung einer Dienstreise ist die sorgfältige Auflistung der einzelnen Ausgaben relevant. Wer zum ersten Mal Spesen abrechnen möchte, empfindet die Erstellung mitunter als relativ komplex. Es gibt jedoch Tipps, die helfen können, den Überblick zu bewahren und bestimmte Einzelschritte zu optimieren:

1. Fahrtenbuch statt Kilometerpauschale. Wenn die tatsächlichen Kosten über der gesetzlichen Pauschale liegen, kann es sinnvoll sein, ein Fahrtenbuch zu führen.
2. Für bestimmte Berufsbranchen vereinfachen Pauschalen die Abrechnung des Verpflegungsmehraufwandes, wie zum Beispiel bei Lkw-Fahrer:innen.
3. Auszahlung von Spesen in der Gehaltsabrechnung werden steuerfrei codiert. Dann müssen Sie darauf keine Steuern zahlen.
4. Um den Aufwand gering zu halten, bietet es sich an, die Spesenabrechnung online mithilfe einer Software oder einer App zu erledigen. Qonto ermöglicht Ihnen zum Beispiel, dass Sie den Beleg gleich nach der Zahlung per App mit Ihrem Mobiltelefon scannen und an die Transaktion anhängen. Durch dieses digitale Belegmanagement haben Sie alle Belege übersichtlich vorliegen.