Ausgabenmanagement-Software im Vergleich
Sie sind auf der Suche nach dem passenden Anbieter, um Ihre Ausgaben effizient, einfach und preisgünstig zu managen? Wir haben eine Auswahl an Ausgabenmanagement-Systemen für Sie verglichen!
4.8
auf App Store
4.7
auf Play Store
4.6
auf Trustpilot
Ausgabenmanagement-Software: Anbieter im direkten Vergleich
Stand: Mai 2023. Diese Vergleichstabelle bildet nicht das jeweilige Angebot in seiner Gesamtheit ab. Bitte besuchen Sie die Webseite des betreffenden Anbieters, um alle Produkte und Services zu entdecken und zu vergleichen.
Gebühr
Ab 9 €/Monat
Kostenlos
Individuell berechnet: Festgebühr und variable Kosten
Kostenlos
Kostenlos
Akzeptierte Rechtsformen
Deutsche IBAN
-
-
-
-
Kundenservice
Per E-Mail, Chat und Telefon
Per E-Mail und Livechat; Onboarding-Seminare
Per Livechat, E-Mail oder Telefon
Per E-Mail oder Telefon
Per E-Mail oder Telefon (nach Anfrage)
Gebühr
Exkl. MwSt.
Ab 9 €/Monat
Kostenlos
Individuell berechnet: Festgebühr und variable Kosten
Kostenlos
Kostenlos
Akzeptierte Rechtsformen
Deutsche IBAN
-
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-
Kundenservice
Per E-Mail, Chat und Telefon
Per E-Mail und Livechat; Onboarding-Seminare
Per Livechat, E-Mail oder Telefon
Per E-Mail oder Telefon
Per E-Mail oder Telefon (nach Anfrage)
Kartentyp
Mastercard Debit Mastercard, World Business Debit
Mastercard Commercial Cards
Visa Platinum Business, Visa Infinite Business
-
Expensify Business Card
Physische & virtuelle Karten
-
Premiumkarte erhältlich
-
-
-
Temporäre Karte erhältlich
Erstellen Sie in wenigen Klicks eine temporäre Zahlungskarte für Ihr Team. Zum zuvor festgelegten Zeitpunkt erlöscht sie automatisch.
-
-
-
Zahlungen ohne vorheriges Aufladen der Karte
-
-
Individuelle Zahlungslimits
-
Ausgabenkategorien für Mitarbeitende
Legen Sie fest, zu welchen Zwecken die Mitarbeiterkarte verwendet werden darf.
-
-
-
Geld abheben
-
-
Überweisungsanfragen durch Mitarbeitende
-
-
-
Keine Angaben
Google Pay/Apple Pay
-
-
Ausgehende SEPA-Echtzeitüberweisungen
-
-
-
-
Ausgehende SWIFT-Überweisungen
-
-
-
-
Cashback
-
-
Lastschriften
Ausgehende SEPA Basis- und Firmenlastschriften
-
-
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Kartentyp
Mastercard Debit Mastercard, World Business Debit
Mastercard Commercial Cards
Visa Platinum Business, Visa Infinite Business
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Expensify Business Card
Physische & virtuelle Karten
-
Premiumkarte erhältlich
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Temporäre Karte erhältlich
Erstellen Sie in wenigen Klicks eine temporäre Zahlungskarte für Ihr Team. Zum zuvor festgelegten Zeitpunkt erlöscht sie automatisch.
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Zahlungen ohne vorheriges Aufladen der Karte
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Individuelle Zahlungslimits
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Ausgabenkategorien für Mitarbeitende
Legen Sie fest, zu welchen Zwecken die Mitarbeiterkarte verwendet werden darf.
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Geld abheben
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Überweisungsanfragen durch Mitarbeitende
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Keine Angaben
Google Pay/Apple Pay
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Ausgehende SEPA-Echtzeitüberweisungen
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Ausgehende SWIFT-Überweisungen
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Cashback
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Lastschriften
Ausgehende SEPA Basis- und Firmenlastschriften
-
-
-
Digitales Belegmanagement
Scannen Sie Ihren Beleg per App und archivieren Sie ihn GoBD konform
-
Vereinfachte Rechnungsstellung
-
-
Verwaltung von Eingangsrechnungen
-
-
Auswahl an Buchhaltungs-integrationen
Mitarbeiterzugänge
Richten Sie individuelle Kontozugänge für Ihr Team ein.
Keine Angaben
Dedizierter Buchhaltungszugang
Richten Sie einen speziellen Lesezugriff für Ihre Buchhaltung ein.
-
Keine Angaben
Benutzerdefinierte Berechtigungen und Nutzerrollen bei Kontozugriff
-
Keine Angaben
Festgelegte Prozesse und Zuweisung von Controllern
-
-
Spesenabrechnung
-
-
Benutzerdefinierte Tags
Sortieren Sie Ihre Transaktionen mit Tags (zum Beispiel nach Kunden, Lädern, Teams, Projekten etc.)
Keine Angaben
Keine Angaben
Auswahl an weiteren Tools für Ausgabenmanagement im Team
Digitales Belegmanagement
Scannen Sie Ihren Beleg per App und archivieren Sie ihn GoBD konform
-
Vereinfachte Rechnungsstellung
-
-
Verwaltung von Eingangsrechnungen
-
-
Auswahl an Buchhaltungs-integrationen
Mitarbeiterzugänge
Richten Sie individuelle Kontozugänge für Ihr Team ein.
Keine Angaben
Dedizierter Buchhaltungszugang
Richten Sie einen speziellen Lesezugriff für Ihre Buchhaltung ein.
-
Keine Angaben
Benutzerdefinierte Berechtigungen und Nutzerrollen bei Kontozugriff
-
Keine Angaben
Festgelegte Prozesse und Zuweisung von Controllern
-
-
Spesenabrechnung
Ins Konto integriert
-
-
Benutzerdefinierte Tags
Sortieren Sie Ihre Transaktionen mit Tags (zum Beispiel nach Kunden, Lädern, Teams, Projekten etc.)
Keine Angaben
Keine Angaben
Auswahl an weiteren Tools für Ausgabenmanagement im Team

Drei starke Gründe für Qonto
- Sparen Sie Zeit bei der Finanzverwaltung. Konzentrieren Sie sich auf Analysen & Kerngeschäft.
- Delegieren Sie Aufgaben und behalten Sie zugleich die volle Kontrolle und Übersicht über all Ihre Kosten.
- Nutzen Sie innovative Tools für Ausgaben und Banking Services – alles vereint in einem Konto.
Qonto – Ihre Lösung für kluge Ausgaben
Einfach
Transparent
Im Team
Sicher
Kriterien: Welche Funktionen bieten Anbieter von Ausgabenmanagement-Software im Vergleich?
Verwaltung von Teamausgaben
Manager:innen müssen Aufgaben delegieren und gleichzeitig die Kontrolle bewahren.
Achten Sie daher darauf, ob Anbieter von Ausgabenmanagement-Systemen Tools bereit stellen, mit denen Sie einen Teil Ihrer Zahlungs- und Verwaltungsaufgaben abgeben können, ohne ganz das Heft aus der Hand zu geben. So behalten Sie durch Freigaben, Limits oder Benachrichtigungen jederzeit die Ausgaben fest im Griff.
Einige der Tools und Services zur effizienten Ausgabenverwaltung im Team sind:
- Unterkonten, um Teams Budgets zuzuweisen
- Kontozugriff für Teammitglieder mit von Ihnen festgelegten Rollen und Zugriffsrechten
- Mitarbeiterkarten mit individuellen Limits und Ausgabenkategorien
- Echtzeit-Benachrichtigungen beispielsweise bei Transaktionen
- Überweisungsanfragen für Betriebsausgaben durch Ihre Mitarbeitenden, die Sie mit einem Klick bestätigen können
- Digitales Belegmanagement mit automatischen Erinnerungen für Teammitglieder, wenn Belege für Geschäftsausgaben fehlen
- Integrierte Spesenverwaltung und -abrechnung
Zahlungskarten
Unternehmerinnen und Unternehmer sollten alle Services rund um die Zahlungskarte vergleichen. Besonders Kartenzahlungen und Abhebungen stellen ein wichtiges Kriterium für viele Unternehmen dar.
Je nach Bedarf Ihres Business können Sie beim Angebotsvergleich folgende Fragen stellen:
- Sind eine oder mehrere Zahlungskarten inklusive?
- Wie viel kosten (zusätzliche) Zahlungskarten?
- Können Sie kostenlos Bargeld abheben?
- Bestehen Zahlungs- oder Abhebungslimits?
- Fallen Extrakosten für internationale Kartenzahlungen an?
- Sind Bareinzahlungen und -auszahlungen möglich – und wie viel kosten sie?
- Welche kostenlosen Zusatzleistungen bietet mein Kartenangebot? (Z.B. Versicherungen, Lounge-Zugang, …)
Weiter sollten Sie danach fragen, welche Kartenart der Anbieter (kostenlos) ausgibt: Kreditkarte, Prepaid- oder Debitkarte? Mastercard oder Visa? In welcher Form – physisch oder virtuell?
Zahlungsmittel
Bevor Sie sich für einen Anbieter entscheiden, sollten Sie alle Leistungen und Gebühren in Bezug auf Transaktionen und Buchungen vergleichen. Folgende Fragen an die jeweilige Bank sind dabei wichtig:
- Welchen Bedarf an Überweisungen haben Sie?
- Wie viele Überweisungen und Lastschriften sind in dem jeweiligen Tarifplan inklusive?
- Sind alle Kosten inklusive oder fallen zusätzliche Gebühren an (z.B. für beleghafte / beleglose Buchungen)?
- Gehören SEPA-Echtzeitüberweisungen zum Angebot?
- Werden Auslandsüberweisungen angeboten?
- Werden Wechselgebühren erhoben?
Außerdem sollten Sie sich über die Art der Überweisungen informieren. Einige Anbieter haben z.B. keine SWIFT-Überweisungen im Repertoire.
Ausgaben-Tracking
Egal, für welchen Ausgabenmanagement-Anbieter Sie sich entscheiden, in der Regel können Sie Ihre Finanzen einsehen, ohne zuvor drei Tage warten zu müssen.
Wichtig ist dabei ein übersichtliches und auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittenes Finanzreporting, beispielsweise anhand von Dashboards.
Sortieren Sie Ihre Ausgaben mithilfe von benutzerdefinierten Tags und verschaffen Sie sich einen vollständigen Überblick über Ihre Ausgaben. Mithilfe dieser Labels können Sie zum Beispiel Ihre größten Ausgabenposten, die Saisonabhängigkeit bestimmter Transaktionen oder die Verteilung innerhalb der Teams erkennen.
Durch die Verknüpfung Ihrer Zahlungskarten mit Ihrer Ausgabenmanagement-Software lassen sich Ihre Ausgaben besser nachvollziehen. So können Mitarbeitende die Belege gleich nach der Zahlung an die jeweilige Transaktion anhängen. Fehlt ein Beleg, kann Ihre Buchhaltung die entsprechenden Informationen zugleich einsehen – und idealerweise eine automatische Erinnerung an die jeweiligen Mitarbeitenden senden.
Mit Ihrem Ausgabenmanagement-Programm sollten Sie einen klaren Überblick über Ihre Kosten haben, sie besser organisieren und im Zweifelsfall jede Transaktion im Detail nachvollziehen können.
Rechnungsverwaltung
Ein wichtiges Thema für jedes Unternehmen, das Services oder Produkte verkauft und mit Zulieferern zusammenarbeitet ist die Rechnungsverwaltung.
Das Ordnen und Bezahlen von Eingangsrechnungen sowie das Ausstellen und Nachverfolgen von Ausgangsrechnungen kann äußerst zeitraubend sein. Die Aufbewahrung dieser Dokumente nimmt außerdem viel Platz in Anspruch.
Daher ist die Rechnungssoftware oftmals ein wichtiges Kriterium beim Vergleich von Ausgabenmanagement-Software.
- Können Sie vereinfacht und personalisiert Rechnungen ausstellen, zum Beispiel durch automatisches Vorausfüllen wichtiger Informationen?
- Werden Ihre Rechnungen digitalisiert, zentral und GoBD-konform gespeichert? In diesem Fall können Sie Ihre Papierrechnungen nämlich entsorgen – und viel Platz sparen. Denn es gilt eine Aufbewahrungspflicht für Rechnungen von 10 Jahren.
- Können Sie Ihre Eingangsrechnungen verwalten und einfach und automatisch sammeln? Können Sie beispielsweise per E-Mail empfangene Rechnungen einfach zu einem speziellen Postfach Ihres Kontos weiterleiten? Oder sämtliche Rechnungen auf einmal importieren?
- Werden Zahlungen auf Wunsch automatisch veranlasst?
- Behalten Sie leichter den Überblick über ausstehende Zahlungen und offene Rechnungen?
- Hilft Ihnen der jeweilige Anbieter dabei, anstehende Fristen besser im Blick zu behalten?
Belegmanagement
Mit modernem Belegmanagement können Unternehmen Zeit und Geld sparen und den Buchhaltungsprozess insgesamt effizienter gestalten.
Idealerweise bietet Ihnen digitales Belegmanagement die Möglichkeit, die gescannten Belege direkt an Ihre Transaktionen anzuhängen. Dadurch ersparen Sie sich die Suche nach Papierdokumenten, um Ausgaben zu belegen.
Zudem können digitale Belege oftmals automatisch kategorisiert werden, was nicht nur die Suche nach ihnen erleichtert, sondern auch ihre Organisation verbessert.
Der Aufwand und die Fehleranfälligkeit bei manueller Dateneingabe entfällt ebenfalls.
Als weiterer Vorteil ist digitale Belegverwaltung in der Regel sicherer als die herkömmliche, da elektronisch gespeicherte Belege nicht so leicht verloren gehen oder beschädigt werden.
Durch die zentrale Speicherung der Belege können Sie diese schneller wiederfinden.
Eröffnen Sie Ihr Qonto Geschäftskonto
Ihre Frage zum Vergleich von Ausgabenmanagement-Software
Was ist ein Ausgabenmanagement-System?
Ausgabenmanagement wird allgemein definiert als die Gesamtheit der Verfahren und Praktiken, die Unternehmen oder Selbstständige einsetzen, um Rentabilität, Ausgaben und Cashflow zu kontrollieren.
Ein gutes Ausgabenmanagement-System trägt also dazu bei, sowohl die Ressourcen als auch die Gewinne eines Unternehmens im Zuge der Ausgabenverwaltung zu optimieren.
Mittlerweile tummeln sich zahlreiche Anbieter von Ausgabenmanagement-Softwares auf dem Markt, die mit modernen Tools bei dieser Aufgabe unterstützen.
Welche Leistungen bietet ein Anbieter für Ausgabenmanagement?
Das Angebot an Ausgabenmanagement-Software unterscheidet sich von Anbieter zu Anbieter. Daher ist es wichtig, das jeweilige Angebot gut unter die Lupe zu nehmen und mit den eigenen Bedürfnissen abzugleichen, bevor Sie sich für eins entscheiden.
Leistungen von Anbietern sind unter anderem:
- Finanzreporting anhand von Dashboards,
- die Eröffnung von Unterkonten und Zuweisung von Budgets,
- Kontozugriff für Teammitglieder mit festgelegten Rollen und Zugriffsrechten,
- Zahlungsmittel für Mitarbeitende, die den verschiedenen Arten von Ausgaben (fixe und variable) entsprechen,
- digitales Belegmanagement,
- Rechnungsverwaltung und
- Spesenverwaltung und -abrechnung.
Einige Anbieter wie zum Beispiel Qonto bieten darüber hinaus Banking Services:
Die meisten Online-Finanzdienstleister wie Qonto sind im Gegensatz zu Filialbanken keine Kreditinstitute. Sie können Ihnen jedoch sehr ähnliche Dienstleistungen anbieten, wie zum Beispiel ein Geschäftskonto mit einer deutschen IBAN und Zahlungsmöglichkeiten wie Mastercard Karten, SEPA-Echtzeitüberweisungen, Auslandszahlungen und Lastschriften usw. Sie haben auch den Vorteil, dass sie digital und entmaterialisiert sind. Auch die Kontoeröffnung erfolgt bequem und innerhalb weniger Minuten online.
Wie teuer sind Anbieter für Ausgabenmanagement-Systeme?
Ein Vergleich der mit verschiedenen Anbietern verbundenen Kosten ist von entscheidender Bedeutung. Denn nicht alle Ausgabenmanagement-Anbieter und Online-Banking-Dienste bieten die gleichen Gebühren an, und diese können je nach Institut erheblich variieren. Es reicht nicht aus, nur die Kontoeröffnungsgebühren zu vergleichen, sondern Sie sollten auch alle Kosten berücksichtigen, die mit den verschiedenen verfügbaren Dienstleistungen verbunden sind.
Die Kontokosten können je nach gewähltem System, aber auch je nach Plan oder auch Unternehmensform und -größe variieren.
Wie finden Sie heraus, welcher Anbieter am besten zu Ihrem Unternehmen passt?
Beim Vergleich von Ausgabenmanagement-Anbietern sind die Kosten nicht das einzige Kriterium, das es zu berücksichtigen gilt. Diese bieten nämlich zahlreiche Dienstleistungen an und ermöglichen idealerweise auch die Interaktion zwischen dem Konto, der Buchhaltungsabteilung und verschiedenen Buchhaltungssoftwares, um das Finanzmanagement effizienter zu gestalten.
Für die meisten Unternehmen und Selbstständigen ist die Buchführung eine grundlegende, aber teure Tätigkeit. Die Integration der Buchhaltung in ein Geschäftskonto spart wertvolle Zeit und ermöglicht es Ihnen, sich auf Ihre berufliche Tätigkeit zu konzentrieren.
Weitere Kriterien können angebotene Zahlungsmöglichkeiten, Rechnungsstellung, Spesenverwaltung und Ausgabenverwaltung im Team darstellen.
Welche Zahlungskarten können Anbieter von Ausgabenmanagement-Software im Vergleich bieten?
Achten Sie darauf, welche Zahlungskarten die jeweiligen Anbieter von Ausgabenmanagement-Systemen bereithalten. Handelt es sich beispielsweise um Debitkarten oder um Prepaid-Karten, die immer wieder aufgeladen werden müssen?
Praktisch können außerdem Mitarbeiterkarten sein: Mit diesen Karten kann Ihr Team geschäftliche Ausgaben tätigen, ohne persönliches Geld vorstrecken zu müssen.
Mit Qonto beispielsweise können Sie für jede Karte Limits für Zahlungen und Abhebungen festlegen und diese in Echtzeit ändern. Außerdem können Sie - je nach Plan - Ausgabenkategorien wählen, beispielsweise “Tankstelle”, falls Sie die Karte als Tankkarte ausgeben wollen.
Sie erhalten eine Benachrichtigung, sobald eine Zahlung erfolgt ist, lassen Ihre Mitarbeitenden Belege direkt in der Anwendung an ihre Transaktionen anhängen und können die Ausgaben Ihrer Teams jederzeit einsehen.
Indem Sie ihnen physische oder virtuelle Zahlungskarten zur Verfügung stellen, geben Sie Ihren Teams mehr Autonomie und behalten gleichzeitig den Überblick über Ihre Finanzen.
💡 Tipp: Mit Qonto können Sie auch virtuelle Karten, die in unseren Team Plänen in unbegrenzter Anzahl kostenlos inklusive sind, sowie Instant Cards an Ihre Mitarbeitenden ausgeben.
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