Ausgaben­management-Software im Vergleich

Manager:innen müssen Aufgaben delegieren und gleichzeitig die Kontrolle bewahren.

Achten Sie daher darauf, ob Anbieter von Ausgabenmanagement-Systemen Tools bereit stellen, mit denen Sie einen Teil Ihrer Zahlungs- und Verwaltungsaufgaben abgeben können, ohne ganz das Heft aus der Hand zu geben. So behalten Sie durch Freigaben, Limits oder Benachrichtigungen jederzeit die Ausgaben fest im Griff.

Einige der Tools und Services zur effizienten Ausgabenverwaltung im Team sind:

1. Unterkonten, um Teams Budgets zuzuweisen
2. Kontozugriff für Teammitglieder mit von Ihnen festgelegten Rollen und Zugriffsrechten
3. Mitarbeiterkarten mit individuellen Limits und Ausgabenkategorien
4. Echtzeit-Benachrichtigungen beispielsweise bei Transaktionen
5. Überweisungsanfragen für Betriebsausgaben durch Ihre Mitarbeitenden, die Sie mit einem Klick bestätigen können
6. Digitales Belegmanagement mit automatischen Erinnerungen für Teammitglieder, wenn Belege für Geschäftsausgaben fehlen
7. Integrierte Spesenverwaltung und -abrechnung

Unternehmerinnen und Unternehmer sollten alle Services rund um die Zahlungskarte vergleichen. Besonders Kartenzahlungen und Abhebungen stellen ein wichtiges Kriterium für viele Unternehmen dar.

Je nach Bedarf Ihres Business können Sie beim Angebotsvergleich folgende Fragen stellen:

1. Sind eine oder mehrere Zahlungskarten inklusive?
2. Wie viel kosten (zusätzliche) Zahlungskarten?
3. Können Sie kostenlos Bargeld abheben?
4. Bestehen Zahlungs- oder Abhebungslimits?
5. Fallen Extrakosten für internationale Kartenzahlungen an?
6. Sind Bareinzahlungen und -auszahlungen möglich – und wie viel kosten sie?
7. Welche kostenlosen Zusatzleistungen bietet mein Kartenangebot? (Z.B. Versicherungen, Lounge-Zugang, …)
   
   

Weiter sollten Sie danach fragen, welche Kartenart der Anbieter (kostenlos) ausgibt: Kreditkarte, Prepaid- oder Debitkarte? Mastercard oder Visa? In welcher Form – physisch oder virtuell?

Bevor Sie sich für einen Anbieter entscheiden, sollten Sie alle Leistungen und Gebühren in Bezug auf Transaktionen und Buchungen vergleichen. Folgende Fragen an die jeweilige Bank sind dabei wichtig:

1. Welchen Bedarf an Überweisungen haben Sie?
2. Wie viele Überweisungen und Lastschriften sind in dem jeweiligen Tarifplan inklusive?
3. Sind alle Kosten inklusive oder fallen zusätzliche Gebühren an (z.B. für beleghafte / beleglose Buchungen)?
4. Gehören SEPA-Echtzeitüberweisungen zum Angebot?
5. Werden Auslandsüberweisungen angeboten?
6. Werden Wechselgebühren erhoben?
   
   

Außerdem sollten Sie sich über die Art der Überweisungen informieren. Einige Anbieter haben z.B. keine SWIFT-Überweisungen im Repertoire.

Egal, für welchen Ausgabenmanagement-Anbieter Sie sich entscheiden, in der Regel können Sie Ihre Finanzen einsehen, ohne zuvor drei Tage warten zu müssen.

Wichtig ist dabei ein übersichtliches und auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittenes Finanzreporting, beispielsweise anhand von Dashboards.

Sortieren Sie Ihre Ausgaben mithilfe von benutzerdefinierten Tags und verschaffen Sie sich einen vollständigen Überblick über Ihre Ausgaben. Mithilfe dieser Labels können Sie zum Beispiel Ihre größten Ausgabenposten, die Saisonabhängigkeit bestimmter Transaktionen oder die Verteilung innerhalb der Teams erkennen.

Durch die Verknüpfung Ihrer Zahlungskarten mit Ihrer Ausgabenmanagement-Software lassen sich Ihre Ausgaben besser nachvollziehen. So können Mitarbeitende die Belege gleich nach der Zahlung an die jeweilige Transaktion anhängen. Fehlt ein Beleg, kann Ihre Buchhaltung die entsprechenden Informationen zugleich einsehen – und idealerweise eine automatische Erinnerung an die jeweiligen Mitarbeitenden senden.

Mit Ihrem Ausgabenmanagement-Programm sollten Sie einen klaren Überblick über Ihre Kosten haben, sie besser organisieren und im Zweifelsfall jede Transaktion im Detail nachvollziehen können.

Ein wichtiges Thema für jedes Unternehmen, das Services oder Produkte verkauft und mit Zulieferern zusammenarbeitet ist die Rechnungsverwaltung.

Das Ordnen und Bezahlen von Eingangsrechnungen sowie das Ausstellen und Nachverfolgen von Ausgangsrechnungen kann äußerst zeitraubend sein. Die Aufbewahrung dieser Dokumente nimmt außerdem viel Platz in Anspruch.

Daher ist die Rechnungssoftware oftmals ein wichtiges Kriterium beim Vergleich von Ausgabenmanagement-Software.

• Können Sie vereinfacht und personalisiert Rechnungen ausstellen, zum Beispiel durch automatisches Vorausfüllen wichtiger Informationen?
• Werden Ihre Rechnungen digitalisiert, zentral und GoBD-konform gespeichert? In diesem Fall können Sie Ihre Papierrechnungen nämlich entsorgen – und viel Platz sparen. Denn es gilt eine Aufbewahrungspflicht für Rechnungen von 10 Jahren.
• Können Sie Ihre Eingangsrechnungen verwalten und einfach und automatisch sammeln? Können Sie beispielsweise per E-Mail empfangene Rechnungen einfach zu einem speziellen Postfach Ihres Kontos weiterleiten? Oder sämtliche Rechnungen auf einmal importieren?
• Werden Zahlungen auf Wunsch automatisch veranlasst?
• Behalten Sie leichter den Überblick über ausstehende Zahlungen und offene Rechnungen?
• Hilft Ihnen der jeweilige Anbieter dabei, anstehende Fristen besser im Blick zu behalten?

Mit modernem Belegmanagement können Unternehmen Zeit und Geld sparen und den Buchhaltungsprozess insgesamt effizienter gestalten.

Idealerweise bietet Ihnen digitales Belegmanagement die Möglichkeit, die gescannten Belege direkt an Ihre Transaktionen anzuhängen. Dadurch ersparen Sie sich die Suche nach Papierdokumenten, um Ausgaben zu belegen.

Zudem können digitale Belege oftmals automatisch kategorisiert werden, was nicht nur die Suche nach ihnen erleichtert, sondern auch ihre Organisation verbessert.

Der Aufwand und die Fehleranfälligkeit bei manueller Dateneingabe entfällt ebenfalls.

Als weiterer Vorteil ist digitale Belegverwaltung in der Regel sicherer als die herkömmliche, da elektronisch gespeicherte Belege nicht so leicht verloren gehen oder beschädigt werden.

Durch die zentrale Speicherung der Belege können Sie diese schneller wiederfinden.