¿Qué herramienta elijo para gestionar los gastos de mi empresa?

Captio es una plataforma online creada en el año 2021 por Joel Vicient (director general), Joaquim Segura (director de operaciones), Dan Moser (director de marketing) y Lluís Claramonte (director técnico). Nació con el objetivo de ofrecer una solución tecnológica puntera para la gestión de gastos de empresa.

Pleo es creada en el año 2015 por dos expertos en el mundo fintech, Jeppe Rindon y Niccolo Perra, con la voluntad de ayudar a empresas y startups con una tecnología digital que convierta el control de gastos en una tarea más ágil. La apuesta de Pleo se centra en el uso de tarjetas inteligentes personalizadas que facilitan la supervisión de movimientos financieros.

Por su parte, Nomo es una gestoría digital creada en 2018 por Banco Sabadell y dirigida especialmente a pymes y autónomos. Su oferta se basa en una plataforma web y móvil con la que facilitar la gestión del negocio, las finanzas, las facturas, los impuestos y los diversos costes financieros de sus clientes.

Por último, Qonto es un poderoso software todo en uno creado por Alexandre Prot y Steve Anavi con la idea de convertirse en la solución financiera definitiva para pymes y autónomos. Es una cuenta de negocios que integra de forma natural e intuitiva un sistema de gestión de gastos con detección automática de IVA. Permite trabajar con tarjetas físicas y virtuales, además de crear múltiples cuentas para segmentar cualquier tipo de gasto.

La gestión financiera es comúnmente definida como el conjunto de procesos y prácticas que una empresa, startup, pyme o autónomo usa para controlar la rentabilidad, los gastos, el crédito y el efectivo. Una buena gestión de las finanzas, por lo tanto, ayudará a optimizar tanto los recursos como los beneficios de un negocio. A la hora de mejorar el control financiero, se pueden recurrir a múltiples acciones como la segmentación de equipos para limitar los presupuestos de cada uno de los empleados, la apertura de múltiples cuentas para asignarles diferentes tipos de gastos (fijos y variables) o el uso de tarjetas reales y virtuales para mantener un control mucho más exhaustivo sobre todos los movimientos económicos realizados.

La contabilidad es el sistema con el que una empresa, autónomo o pyme realiza un control y registro de todos los gastos, los ingresos y los procesos relativos a las finanzas. Mantener los libros contables bajo control, supervisar las cuentas anuales, evitar los errores en la conciliación de las cuentas bancarias y controlar el gasto de cada empleado son algunas de las tareas fundamentales dentro de la contabilidad a la hora de mantener unas finanzas estables.

Gastos, facturas, pagos, proveedores, impuestos, viajes… Todos ellos tienden hacia el descontrol y, por lo tanto, pueden llegar a convertirse en una tarea verdaderamente problemática para la contabilidad de cualquier empresa, pyme o autónomo. Controlar estas variables será, por lo tanto, una de las necesidades prioritarias de todo negocio.

Para mantener el gasto a raya, una posibilidad es categorizar diferentes segmentos (servicios, suscripciones, compras, pago del IVA, diferentes proveedores, etc.) y asignarles múltiples cuentas con límites específicos para cada una de ellas. También es de vital importancia contar con un software gestor con la que activar notificaciones y alertas personalizadas que avisen de los gastos de cada empleado y ayuden a localizar los costes imprevistos de forma mucho más rápida y eficaz. Contar con una tecnología como la que ofrece Qonto para agilizar el reembolso de gastos digitalizar los tickets de tus compras también puede ser una solución de gran ayuda. Todo suma a la hora de mantener los gastos a raya en el día a día de las empresas.

Contar con diferentes tarjetas reales y virtuales es un método realmente efectivo a la hora de segmentar, simplificar y mejorar la gestión tanto de equipos como de gastos (fijos y variables) de las empresas. Activar las notificaciones y alertas, por ejemplo, ayuda a que los gastos de un presupuesto no se disparen por culpa de compras y tickets imprevistos. Pero, sobre todo, que cada trabajador cuente con una tarjeta propia ayuda a establecer límites específicos acordes a sus necesidades y a controlar el gasto de cada uno de los empleados.