Agiliza tu conciliación bancaria

La conciliación bancaria, también conocida como reconciliación contable, es un proceso que consiste en comprobar que los registros contables coinciden con los documentos justificativos. Además de verificar la información registrada en las cuentas, la conciliación contable sirve para ajustar posibles discrepancias y rectificar cualquier error detectado en los estados financieros de la empresa.

La conciliación es una de las principales tareas que todo negocio ha de realizar durante el ejercicio de su actividad profesional. En este proceso administrativo, el equipo contable de una empresa se asegura de que los importes anotados en las cuentas de los proveedores coincidan con los que figuran en las facturas recibidas. Generalmente, la conciliación bancaria se realiza a final de cada mes o, en el caso exclusivo de que la empresa haya registrado pocos movimientos bancarios, en el cierre anual.

La conciliación contable es una tarea que requiere mucho tiempo y rigor a la hora de comprobar línea por línea que los datos registrados en la contabilidad sean correctos. Afortunadamente, la mayoría de los programas de contabilidad disponen de una función que permite automatizar esta operación y ahorrar tiempo.

Pese a que suele hablarse de conciliación contable y bancaria de forma indistinta, es necesario apuntar que, si hilamos fino, hay que admitir que son dos conceptos diferentes:

• La conciliación contable es el proceso en el que una empresa compara y ajusta los registros contables internos con los principios contables y las normas establecidas.
• La conciliación bancaria, por su parte, compara los registros contables de una empresa con los registros proporcionados por el banco.

Existen tres objetivos principales por los que toda empresa debe realizar la conciliación bancaria de la forma más eficaz posible.

1. Verificar los estados financieros de la empresa. La toma de decisiones desempeña un papel fundamental en la gestión y el desarrollo de cualquier negocio. Para gestionar una empresa de forma óptima, es necesario tener información fiable y precisa. En consecuencia, un estado financiero que no se ajuste a la realidad puede tener graves consecuencias económicas.

Además de comprobar las transacciones registradas en las cuentas, la conciliación contable le permite evaluar con precisión las distintas partidas de gastos e identificar posibles mejoras.

2. Controlar la tesorería. La gestión de la tesorería es crucial para el futuro a largo plazo de toda empresa. La conciliación bancaria permite mantener un control sobre esta gestión, ya que ayuda a identificar con precisión la fecha en la que el banco ha registrado una transacción.

Y no solo eso: la conciliación ofrece un control total del dinero que entra y sale en un negocio. En caso de movimientos sospechosos, la empresa puede actuar rápidamente para identificar el origen del descuadre y actuar en consecuencia.

3. Identificar posibles intentos de fraude. Además de identificar posibles errores en los libros de la empresa, las comprobaciones realizadas durante la conciliación contable también contribuyen a protegerla y blindarla frente a posibles intentos de fraude.

Un empleado malintencionado podría desviar fondos de su cuenta bancaria sin el conocimiento de la empresa añadiendo anotaciones contables falsas. Por eso es recomendable confiar los trabajos de conciliación contable y bancaria a un empleado distinto del que gestiona los pagos de la empresa.

Para realizar la conciliación bancaria, el equipo contable de una empresa reúne los documentos contables y los compara con los movimientos registrados en el libro mayor. Es esencial que cada documento justificativo se marque una vez comprobado.

Para la conciliación bancaria, el equipo contable debe realizar esta tarea en cuanto esté disponible el extracto bancario. De este modo, podrá identificar rápidamente cualquier error u operación sospechosa y tomar las medidas necesarias.

Aunque tengas pocos movimientos en tu cuenta de empresa, es recomendable que realices la conciliación cada mes. Y, si no sabes por dónde empezar, aquí tienes siete pasos que deberías seguir para realizarla correctamente:

1. Obtén los registros. Recopila los estados de cuenta bancarios correspondientes al período en cuestión, así como los registros contables del negocio, que pueden incluir libros diarios, libros mayores y otros registros financieros similares.

2. Compara las transacciones. Revisa las transacciones registradas en los estados de cuenta bancarios y compáralas con las transacciones registradas en los libros contables de la empresa. Asegúrate de que los montos, las fechas y los conceptos sean consistentes en ambos registros.

3. Marca las transacciones conciliadas. A medida que se comparan los registros, marca las transacciones que aparezcan tanto en los estados de cuenta bancarios como en los registros contables. De esta forma podrás identificar rápidamente las transacciones que ya han sido conciliadas.

4. Localiza las diferencias. Si encuentras transacciones en uno de los registros y no en el otro, debes investigar la causa estas discrepancias. Pueden provenir de errores de registro, cheques no cobrados, depósitos no acreditados, cargos bancarios… Anota las diferencias encontradas y realiza una clasificación según su naturaleza.

5. Realiza los ajustes pertinentes. Una vez identificadas las diferencias, realiza los ajustes en los registros contables que consideres necesarios. Esto puede implicar registrar transacciones faltantes, corregir errores de registro o ajustar los saldos de cuentas específicas para reflejar las transacciones reales.

6. Concilia los saldos. Después de realizar los ajustes, deberás volver a calcular los saldos contables y compáralos nuevamente con los saldos bancarios. El objetivo es que ambos saldos coincidan. Si todavía sigue existiendo una diferencia entre ambos, es posible que se trate de un error o una transacción no registrada, así que deberás seguir investigando hasta que resuelvas su causa.

7. Documenta el proceso. Es necesario documentar todos los pasos realizados durante el proceso de conciliación. Registra las diferencias encontradas, los ajustes realizados y los motivos de las discrepancias. Esto te proporcionará un registro transparente de las actividades realizadas y facilitará las futuras revisiones y auditorías.

En lugar de realizar esta tarea línea por línea manualmente, tal y como se ha hecho tradicionalmente, te recomendamos que utilices un software de contabilidad que disponga de una función de conciliación automática. Con un solo clic, el software comparará los movimientos y señalará los posibles errores.

Con Qonto ahorrarás un tiempo precioso en tu contabilidad y conciliación bancaria. Nuestra cuenta de empresa te permite centralizar todos tus documentos contables y conciliar automáticamente las transacciones de tu cuenta con esos mismos documentos. De esta forma, dispondrás de un estado financiero en tiempo real que facilitará la gestión de tu tesorería y la toma de decisiones.

Además, podrás exportar con un solo clic tus documentos contables y extractos bancarios a tu programa de contabilidad. Esto es útil a la hora de ahorrar tiempo y concentrarte en otras tareas más importantes para hacer crecer tu negocio.

Aquí tienes algunos consejos que te ayudará a minimizar errores en el proceso de conciliación bancaria:

• Elabora tus registros contables con la mayor precisión posible y mantenlos actualizados constantemente. Registra todas tus transacciones financieras, desde depósitos a cheques pasando por cualquier otro movimiento de fondo.
• Realiza la conciliación bancaria de forma periódica y regular. Lo más recomendable es realizarla de forma mensual, aunque esto puede variar dependiendo de las necesidades de cada empresa.
• Utiliza las herramientas adecuadas. Usa un software de contabilidad diseñado específicamente para optimizar la contabilidad bancaria. Define una panel de control que se ajuste a tus necesidades.
• Ejecuta una verificación cruzada al comprar tus registros bancarios y contables. Revisa los detalles para asegurarte de que todas las transacciones están debidamente anotadas en ambos registros.
• No pospongas la reconciliación de saldos. Es mejor que la conciliación sea inmediata para detectar cualquier tipo de desacuerdo.
• Investiga a fondo cualquier tipo de discrepancia, ya que toda diferencia es indicativa de un error o irregularidad en los registros.
• Mantén al día una documentación detallada sobre todo el proceso de conciliación. Esto hará más fácil cualquier tipo de auditoría.

A continuación tienes varias herramientas que pueden ayudarte a optimizar el proceso de conciliación:

• Software específico de contabilidad. Usa un programa de contabilidad que incluya funcionalidades específicas para la conciliación bancaria. Estas herramientas automatizan gran parte del proceso, facilitando la comparación y conciliación de los registros contables y bancarios.
• Software específico de conciliación bancaria. Existen programas especializados en la conciliación bancaria que pueden agilizar y simplificar el proceso. Estas soluciones están diseñadas para importar automáticamente los estados de cuenta bancarios, realizar conciliaciones automáticas y generar hojas detalladas.
• Banca online. También puedes aprovechar las funciones de banca en línea en el caso de que sean ofrecidas por la cuenta profesional de tu entidad financiera. Estas plataformas suelen proporcionar acceso en tiempo real a los estados de cuenta y transacciones, lo que te permite mantener tus registros contables actualizados y optimizar la conciliación.
• Automatización de datos. Hay herramientas de automatización de datos que ayudan a extraer y transferir automáticamente la información de los estados de cuenta bancarios a tus registros contables. Esto reduce la posibilidad de errores manuales y agiliza el proceso de conciliación.