Contabilizar dietas y gastos de viaje es fácil y sencillo

Por ley, una empresa está obligada a reembolsar a un empleado todos los gastos que este haya necesitado realizar para desarrollar su actividad laboral en el marco de un viaje de negocios o desplazamiento profesional. Esto suele incluir conceptos como:

• Gastos en comidas.
• Gastos de alojamiento (como, por ejemplo, pasar la noche en un hotel).
• Gastos de transporte (billetes de tren, alquiler de coches, etc.).
• Gastos de kilometraje.

Ahora bien, a la hora de reembolsar estos gastos, la empresa dispone de dos opciones:

• Reembolso mediante deducción a tanto alzado, que es un método simplificado en el que la empresa establece un monto fijo o dieta preestablecido para cubrir los gastos de viaje, sin necesidad de presentar recibos individuales. De esta forma, se libera a los empleados de la gestión de informes de gastos cada vez que regresan de un viaje. Por otro lado, esta solución puede presentar un coste adicional para la empresa, ya que los gastos se reembolsan íntegros, hayan sido reales o no.
• Reembolso real. En este caso, el reembolso pagado por la empresa corresponde exactamente al monto de los gastos del viaje de negocios. Este método implica que, al finalizar el viaje, el trabajador debe presentar un informe de gastos y adjuntar documentos que actúen como prueba de los pagos realizados.

El proceso habitual para el reembolso de gastos pasa por un total de seis pasos:

1. Recopilación de recibos. Es de vital importancia que el empleado conserve todos los recibos relacionados con los gastos del viaje, sean de la naturaleza que sean. Estos documentos servirán de justificantes de gastos.

2. Elaboración del informe de gastos. La mayor parte de las empresas disponen de sus propia plantilla de informe de gastos para facilitar el trabajo de sus empleados. Este documento suele incluir información como la fecha del gasto, su descripción, el monto total y su propósito. Todos los conceptos deben ser rellenados para que la empresa dé el informe como válido.

3. Cumplimiento de la política de gastos. Más que un paso, esto es un imperativo que debe seguirse en todo el proceso. Cumplir con la política de gastos de la empresa es importante, ya que cada compañía suele tener sus propios límites y sus categorías de gastos. Es importante familiarizarse con esta política y cumplirla a rajatabla para que el reembolso se realice sin sobresaltos.

4. Presentación del informe de gastos. El trabajador debe presentar el informe ante la persona o el departamento estipulado y, además, debe incluir todos los recibos y documentos que le sean solicitados.

5. Revisión y aprobación. Una vez presentado el informe, debe ser revisado y aprobado por la persona o departamento que esté al cargo de esta tarea. Es probable que se le soliciten aclaraciones al empleado en el caso de que se detecten anomalías o ambigüedades.

6. Reembolso. Una vez aceptado y aprobado el informe, el departamento de finanzas de la empresa procederá a realizar el reembolso de los gastos del viaje. El período de tiempo en el que se realiza esta devolución varía de una empresa a otra, así que es importante que el trabajador se informe al respecto.

Si un trabajador utiliza su vehículo personal para realizar viajes de negocios, la empresa tiene la obligación de compensarlo por cada viaje. Este coste se calcula según la potencia del vehículo y el número de kilómetros recorridos en el desplazamiento laboral, y suele cubrir los siguientes conceptos:

• Devaluación del vehículo.
• Costes de reparación y mantenimiento.
• Costes relacionados con los neumáticos.
• Costes de combustible.
• Primas de seguro.

En España, los gastos de kilometraje se basan en la distancia recorrida durante un viaje. Y su cálculo pasa por los siguientes pasos:

1. Determinar la distancia recorrida, para lo que pueden usarse herramientas GPS que realicen un cálculo real de los kilómetros entre el punto de partida y el de llegada.

2. Definir la tarifa por kilómetro, que puede variar de una empresa a otra. A este respecto, es recomendable informarse tanto de la política empresa de la compañía como de las regulaciones fiscales del país.

3. Calcular los gastos multiplicando la distancia recorrida por la tarifa por kilómetro definida por la empresa. Por poner un ejemplo, si resulta que en tu viaje laboral has recorrido un total de 100 kilómetros y que la tarifa de tu empresa es de 0,50 € por kilómetro, el total que te será reembolsado es de (100 x 0,50 =) 50 euros.

4. Realizar los ajustes necesarios (en el caso de que apliquen), ya que ciertas compañías añaden ajustes adicionales que regulan factores como el tipo de vehículo en el que se ha viajado o ciertas condiciones específicas del trayecto.

5. Presentar la documentación que la empresa solicite. Esto incluye desde el informe de gastos hasta los registros de viaje pertinentes.

Organizar un viaje de negocios no es una tarea que se pueda improvisar en el último momento. De hecho, este trabajo requiere quew la persona al cargo (sea del departamento que sea) defina un proceso específico que se repita de forma metódica cada vez que hay que preparar un viaje.

Ahora bien, por mucho que cada compañía tenga su porpio método, la mayoría suele incluir tres pasos principales.

1. Planificación. El primer paso siempre pasa por una planificación básica que responda a tres preguntas fundamentales:

• ¿Cuánto va a durar el viaje? Es necesario tener en cuenta no solo la duración de la visita (en horas laborales), sino también las duraciones de los trayectos de ida y vuelta.
• ¿Cuál es el motivo del viaje? En este caso, siempre cabe preguntar también: ¿el viaje ofrece una buena oportunidad para conocer a otros socios comerciales (clientes, proveedores, etc.)?
• ¿Cuál es el mejor medio de transporte para facilitar la movilidad del empleado? Es recomendable comparar diferentes medios de transporte y la relación entre la duración del trayecto y su precio (ya que, a veces, un trayecto más corto sale más a cuento aunque sea más caro).

Hay que tener en cuenta, además, que los viajes de negocios al extranjero requieren una planificación mucho más precisa debido a su complejidad. Puede darse el caso de que sea necesario reservar diferentes vuelos y alojamientos si el viaje tiene diferentes escalas.

2. Reserva. Una vez planificado el viaje, es el momento de pasar a la acción y realizar todas las reservas pertinentes, tanto de medios de transporte como de alojamiento y, si es necesario, de restaurantes o cualquier otro tipo de gasto que pueda hacerse por adelantado (como, por ejemplo, comprar las entradas a una feria profesional si ese es el motivo del viaje).

A la hora de hacer las reservas corporativas, existen tres opciones:

• Las empresas cuyos empleados son viajeros frecuentes suelen tener un servicio interno específico, ya sea su propio departamento de viajes o un Travel Manager específico. En este caso, es la empresa la que se encarga de realizar cada reserva en base a la información comunicada por el empleado (ruta, duración del viaje, etc.), respetando la política de viajes de la compañía.
• La empresa también puede utilizar una agencia de viajes especializada para que se ocupe de la planificación y reserva de viajes de negocios, delegando así la organización y gestión de los viajes de negocios.
• Una última opción es el Self-Booking. Esta solución es la preferida principalmente por pymes y microempresas. En este caso, son los mismos empleados los que reservan su propio medio de transporte y alojamiento. Para ello, pueden utilizar una herramienta específica de la compañía o una plataforma de reservas online.
  
  

3. Seguimiento de gastos. El seguimiento de los gastos de un viaje de negocios es fundamental para la gestión financiera de un negocio. De esta forma, la empresa puede asegurarse de que sus empleados cumplen con la política de viajes de la empresa y, a su vez, evaluar el presupuesto utilizado para cada viaje de negocios.

Esta labor de seguimiento también es fundamental para conocer el retorno de la inversión de los viajes realizados por cada equipo. El responsable de este proceso debe preguntarse:

• ¿Qué facturación generó cada viaje de negocios?
• ¿Cuál fue su costo?

De esta forma, puede optimizar su proceso de planificación y reserva para poder juzgar mejor el interés de cada viaje en el futuro.

La gestión de los viajes de negocios puede confiarse a diferentes miembros o departamentos de una empresa, ya sea el gestor de viajes, el departamento financiero o el departamento de Recursos Humanos.

Independientemente de la solución elegida por cada empresa, la gestión de viajes de negocios implica ocuparse de las siguientes tareas:

• Organización de viajes de negocios para empleados.
• Elección de diferentes proveedores de servicios.
• Control de calidad de los servicios.
• Gestión de los diferentes medios de pago.
• Verificación de la seguridad de los pasajeros.
• Reembolso de gastos profesionales.
• Seguimiento de costes y rendimiento.

Para facilitar la gestión de los viajes de negocios y ahorrar un tiempo considerable, la empresa puede apoyarse en un software de gestión de informes de gastos o una herramienta especializada (como, por ejemplo, una plataforma de gestión empresarial online).

Definir una política de viajes es un paso fundamental en la correcta gestión de los viajes de negocios de una empresa. A continuación tienes cinco consejos para crear una política de viajes que se ajuste a las necesidades de tu empresa.

1. Evalúa las necesidades de tu negocio. Es necesario configurar una política de viajes que se ajuste a las necesidades de su empresa. Por poner un ejemplo: si tus empleados nunca realizan viajes fuera de España, no es necesario que incluyas un apartado sobre viajes al extranjero.

2. Involucra a los viajeros. Tu política de viajes debe encontrar el equilibrio perfecto entre una gestión eficaz de los gastos y la máxima comodidad para los viajeros. Por lo tanto, es necesario aproximarse a los empleados antes de definir la política para, de esta forma, comprobar que todas las medidas se corresponden con la realidad y son aplicables sobre el terreno. Es esencial que todas las partes implicadas se vean representadas.

3. Define reglas y límites según el tipo de gasto. Definir reglas claras y transparentes ayuda a los viajeros a la hora de planificar un viaje de negocios. Por ello, es recomendable que la política de viajes separe los presupuestos de diferentes tipos de gastos, tal y como:

• Alojamiento.
• Comida.
• Transporte.
• Gastos diversos.

En el caso de que la empresa opte por el Self-Booking, puede recomendarse a los empleados que realicen sus reservas en agencias o servicios que ofrezcan ventajas en sus condiciones y precios.

4. Especifica los términos de reembolso para los informes de gastos. Tu política de viajes de negocios debe explicar con claridad y transparencia cómo funcionan los informes de gastos dentro de la empresa. Es necesario dejar claros ciertos puntos:

• Herramienta o software que debe utilizarse para la preparación de informes.
• Proceso para presentar documentos de respaldo.
• Fecha límite para el envío de la hoja de gastos al departamento de contabilidad (o al responsable designado.
• Términos del Reembolso.

Si la empresa ofrece a sus empleados tarjetas de viaje, es necesario que la política de viajes describa las condiciones de uso que deben respetar.

5. Definir el proceso de validación de los gastos. Por mucho que la ley le obligue a reembolsar ciertos gastos de viaje, la empresa siendo libre de definir las reglas a seguir para obtener la validación de un gasto. Por lo tanto, puede decidir que cada empleado debe solicitar una aprobación sistemática de su gestor o reservar este proceso para situaciones específicas.