Las dietas en los viajes de empresa

En las siguientes líneas encontrarás la información sobre las cuestiones básicas que hay que tener en cuenta a la hora de gestionar los diferentes desplazamientos del equipo.

Se entienden por dietas los gastos de un empleado cuando tiene que realizar un viaje a otro municipio distinto, fuera de su centro de trabajo habitual. Y dado que se considera un viaje de negocio que no se realiza para beneficio del empleado sino de la compañía, deben correr siempre a cuenta de ésta última. No conviene confundir con otros gastos normales laborales como son los tickets de comida, que a pesar de realizarse en un lugar distinto de su centro o puesto de trabajo, no se encuadran dentro de viajes profesionales.

A pesar de su nombre, no hace referencia sólo de los gastos de alimentación, sino también a otros que ocurren fuera del lugar de trabajo durante un viaje. Estos son los tipos:

• Gastos de alimentación: desayuno, almuerzo y cena. Cuando la estancia fuera del lugar habitual de trabajo no suponga un día completo y sólo implique alguna de estas comidas, se suele llamar ‘media dieta’
• Gastos de alojamiento: los gastos relacionados con la pernocta del empleado en un lugar fuera de su municipio de residencia o trabajo habitual, si se ve obligado a ello
• Gastos de desplazamiento: los billetes de avión, medios de locomoción o cualquier otro medio público para ir y volver del destino, así como los necesarios para moverse por él. Si el empleado usa para los desplazamientos su medio de transporte privado (coche o moto), también tiene derecho a cobrar esos importes (gasolina, aparcamiento, servicios de peajes y otros conceptos)

La cuantía que debe percibir un empleado como concepto de dietas es variable, según el convenio colectivo del sector o la política laboral de la propia empresa. Lo que sí establece la Agencia Tributaria es un límite, por encima del cual el gasto se considera excesivo o no justificado.

Esta es la cantidad de dinero admitida en los casos de alojamiento, manutención y estancia:

• Gastos de estancia en hoteles: no hay importe límite en los establecimientos hoteleros, por lo que cualquier cifra sería válida si hay motivo justificado
• Gastos de locomoción en transporte público: lo mismo que el punto anterior, es decir, no hay importe límite si el gasto está justificado
• Gastos de locomoción en transporte privado: kilometraje a razón de 0,19 euros por kilómetro + aparcamiento + peajes
• Gastos de manutención sin pernocta (por día): 26,67 euros en territorio español y 48,08 euros en el extranjero
• Gastos de la manutención con pernocta (diarios): 53,34 euros diarios en España y 91,35 euros en el extranjero

Dentro de estas cantidades, los gastos están exentos a efectos del impuesto de IRPF (Impuesto de la Renta de las Personas Físicas). Es decir, a efecto fiscal, no son objeto de tributación ni cotización. Y si el importe abonado supera esos límites, entonces se aplicará el gravamen correspondiente a la parte proporcional. En cualquier caso, estas dietas deben aparecer reflejadas en la nómina.

La gestión de las dietas puede ser diferente según la empresa y no hay una normativa legal al respecto. De manera general, hay tres formas de abonar los importes al trabajador. Una primera opción es cuando el trabajador paga las dietas de su bolsillo y la empresa las abona a su regreso, mediante la justificación con ticket, factura de gasto, email de prueba, etc. Otra opción que puede darse es que la empresa realice asignaciones para gastos al empleado con días, semanas o meses de antelación, ajustando cuentas a la vuelta del viaje: abonando los importes adicionales para compensar al trabajador si han excedido dichas asignaciones o cobrando la diferencia si el desembolso real resultó más bajo de lo previsto.

Sin embargo, cada vez más se está imponiendo la tercera forma de pagar estos gastos de viaje, mucho más cómoda, segura y fiable tanto para el personal en viaje como para la empresa. Se trata del sistema de gestión de gastos para equipos del neobanco Qonto, basado en tarjetas de empresa a las que pueden tener acceso las personas que realicen el viaje. De esta manera, los importes se abonan directamente, sin necesidad de hacer asignaciones al inicio y al final del viaje, y es el propio empleado quien sube su factura a la aplicación.

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