Los gastos de locomoción en una empresa

Al poseer una empresa o compañía, no todo es recibir beneficios, también incurres en gastos ya que deberás pagar un salario a tus trabajadores por el servicio que ofrecen a la empresa y, a su vez, deberás incluir el importe dirigido a cubrir sus gastos de dietas y desplazamientos, si estos empleados han tenido que viajar a un lugar distinto y extender su estancia para cumplir con su trabajo en la empresa.

Si no controlas muy bien estos gastos debido a que eres nuevo en el mundo empresarial, no te preocupes, en el artículo de hoy te enseñaremos todo lo que debes saber sobre los gastos de transporte, así como a tener cubierto el control de gastos en trabajadores y en la empresa. Abre bien los ojos y coge papel y lápiz.

También conocidos como gastos de transporte, se trata de un tipo de indemnizaciones o percepciones económicas que el trabajador recibe sin haber ofrecido un servicio, pues estas percepciones compensarán los gastos que este trabajador haya tenido que cubrir durante su servicio a la empresa. En esta categoría podremos encontrar varios gastos, unos derivados de los gastos por desplazamiento como la manutención y estancia y otros que, aunque no vayan en correlación, la empresa se deberá hacer cargo de ellos: desgaste de útiles, mantenimiento de uniformes, etc.

Pero los gastos de transporte, en concreto, son aquellos que se producen a causa de los desplazamientos que nuestros empleados realizan para realizar su trabajo fuera de las instalaciones de nuestra empresa, ya sea en un centro o lugar cercano a ella, en otra ciudad o en otro país. Ahora que ya sabéis a lo que se refieren este tipo de gastos, veamos qué es lo que engloban y qué cantidades deberá cubrir la empresa.

Como ya hemos explicado, estos gastos cubrirán los gastos producidos por la locomoción, manutención y estancia de nuestros empleados una vez el empleado nos haya entregado una factura especificando el importe y el kilómetro que haya recorrido en su servicio. La empresa será capaz de cubrir hasta cuatro modos de viaje:

Aquí encontraremos la única excepción a cubrir los gastos por kilómetro recorrido del trabajador, pues hará uso de su propio vehículo. Sin embargo, lo que sí deberá cubrir la empresa serán los gastos de aparcamiento en los que incurra el empleado, la gasolina y los gastos de peaje si ha tenido que pasar por alguno.

Alquilar un vehículo se ha vuelto uno de los métodos más utilizados para desplazarse de un lugar a otro para proporcionar un servicio a la empresa y, además, es mucho más rentable y cómodo ya que la empresa cubrirá todos los gastos de este automóvil: mantenimiento, gasolina, seguros, peaje y aparcamiento… El único inconveniente para la empresa a la hora de utilizar un coche de alquiler es el posible uso por parte del mismo empleado para un fin social personal. La empresa no podrá saber si el empleado está en realidad haciendo uso del vehículo solamente para cubrir sus servicios laborales o si lo está usando también con fines personales. Por esta razón, los vehículos de alquiler solo se entregan al personal de confianza y solicitando a los empleados que lo justifiquen debidamente, para no tener que incurrir en gastos innecesarios. Esto se hará a través de una factura o documento que resulte de este alquiler y que incluya el importe del gasto.

Este será otro de los métodos más utilizados a la hora de moverse a un lugar distinto. Transporte público como el: metro, autobús, taxi o incluso Uber. La empresa cubrirá los gastos de dietas y desplazamientos del empleado una vez esté presente los recibos con la cuantía total de lo que ha tenido que invertir en sus viajes. Cabe destacar que este gasto está exento de cotización.

En las ocasiones en las que los empleados deban desplazarse a otro país o ciudad lejana, la empresa cubrirá estos gastos, ya sea pagando el billete de avión o de tren. El empleado deberá guardar todos estos billetes para que la empresa pueda llevar el control de gastos e ingresar la cantidad exacta invertida en este viaje.

Existen otros tipos de gastos ocasionados por los viajes de larga distancia como son la manutención por comer en estos lugares o la pernocta.

La empresa deberá tener en cuenta que en un viaje largo el empleado deberá alimentarse por lo que deberá cubrir sus gastos de manutención. Dependerá de la empresa si se le impone al empleado un importe fijo diario por manutención o no. A su vez, esto cambiará la manera en la que la empresa suplirá los gastos de manutención del empleado pues si no se impone ningún límite, el empleado deberá entregar la factura o recibo con los precios de todas sus comidas para que la empresa pueda hacerse cargo de ello.

De la misma manera que la empresa se hace cargo de las dietas y gastos de locomoción, se deberá hacer cargo de los gastos del empleado al pernoctar ya sea en un hotel, motel, etc. Para que la empresa pueda cubrir estos gastos, el empleado deberá presentar un documento en el que se especifiquen uno por uno.

La empresa no solo se hará cargo de los gastos del viaje, sino que también cubrirá los gastos de dietas y alojamiento de sus empleados, pero, para hacerlo de una forma eficaz, deberá contar con estos gastos justificados documentalmente. Si esto se hace correctamente mediante factura, la empresa abonará la cantidad que resulte de computar las asignaciones para manutención y estancia.

Hablemos de lo realmente importante; a la hora de cubrir estos gastos, algunos de ellos estarán exentos de IRPF, si se cumplen los requisitos que la normativa estipula y están correctamente justificados y acreditados. Entre los gastos siempre exentos podemos encontrar los gastos por locomoción si estos se producen fuera de la zona habitual en la que el empleado realiza su servicio. En esta ocasión, se computará por ello, sin importar que este viaje se realice en un vehículo propio o público, 0.19 euros por cada 1000 metros recorridos.

Por último, estarán también exentos los gastos de dietas si se producen en un municipio diferente y en un periodo inferior a 9 meses. Los gastos de pernocta no tienen un límite legal, pues este límite a cubrir será el que el empleado justifique, pero los gastos de dietas en territorio nacional serán de hasta 53.34 euros al día y de hasta 91.34 euros al día en el extranjero.