Los gastos de viaje: ¿cómo los gestionamos?

En este artículo veremos en qué consisten estos desembolsos, cómo funciona el proceso para pagar y asignar fondos y cómo facturar gastos de viaje. Al mismo tiempo, conocerás una herramienta muy efectiva con la que podrás simplificar la gestión de este tipo gastos, así como la contabilidad de tu negocio. Comencemos, pues, con este análisis.

Los desembolsos relacionados con la manutención y la estancia de un trabajador durante un viaje de trabajo se conocen como dietas laborales, y deben ser cubiertos con los fondos de la empresa. Lo mismo puede decirse de los gastos de transporte para acudir a una cita de negocios o los de la habitación de hotel.

También forman parte de esta categoría los gastos de kilometraje, es decir, aquellos en los que incurre el empleado que se desplaza en su vehículo privado durante su jornada laboral. Los recursos asignados para este campo incluyen la compra de combustible, el desgaste de la unidad y el pago de los impuestos y el seguro del coche.

Existen dos maneras de cubrir los gastos que haya tenido un trabajador durante un viaje de negocios.

La primera consiste en usar una tarjeta de la compañía, un efectivo método del que hablaremos ampliamente más adelante. Si se recurre a esta alternativa, la compañía no tendrá necesidad de hacer un reembolso, ya que se estarán usando directamente sus fondos.

Ahora bien, cuando los gastos se cubren con el dinero del propio trabajador, este deberá recibir un reembolso. Para que la compañía pueda entregar la compensación correspondiente, primero suele hacer una justificación de las dietas.

El proceso de comprobación puede requerir, entre otras cosas, llevar a cabo la solicitud de información sobre el nombre de los clientes visitados y las personas que asistieron a determinada reunión, preguntar al supervisor si dio su aprobación para cierto gasto o pedir al trabajador que presente sus facturas y recibos. Por su parte, para justificar los gastos de transporte y de kilometraje, se suelen pedir los recibos de peajes, de aparcamiento, de gasolina y de reparaciones.

Tras comprobar correctamente sus gastos, el empleado recibirá el reembolso junto con su salario o por medio de un pago extraordinario.

Generalmente, las compañías recurren a tres modelos distintos para asignar fondos a los gastos en que incurran sus trabajadores durante sus viajes de negocio. Veamos cuáles son.

Modelo fijo. El negocio destina una cantidad determinada para esta clase de gastos, renunciando así al control exacto del gasto. Esto facilita las tareas de revisión y validación de los mismos, pero también aumenta el riesgo de que los fondos se utilicen de forma abusiva o irresponsable. Puede ser la mejor opción cuando los viajes de trabajo no son muy frecuentes.

Modelo por gasto. En este caso, cada gasto debe de justificarse con un comprobante. La ventaja con respecto al modelo anterior es que no se gastará más de la cuenta. Por otro lado, hay un inconveniente: las tareas de revisión serán más largas y más complejas. Este podría ser el modelo más adecuado si los viajes por motivos de trabajo forman parte del día a día de la compañía.

Modelo mixto. Esta alternativa implica gestionar algunos desembolsos con el modelo por gasto, y otros con el fijo. Otra variante que aprovecha lo mejor de ambos modelos consiste en apartar una cantidad específica para los gastos durante el viaje, pero aun así solicitar los comprobantes.

¿Cómo se facturan los gastos de viaje? Desde el punto de vista legal (Ley 37/1992, de 28 de diciembre), los gastos que cumplan con ciertos requisitos son propensos a la deducción del IVA, que consiste en restar el impuesto soportado al devengado. Las condiciones para beneficiarse de esta ventaja fiscal son:

• Presentar las facturas originales completas (no solo los billetes) de los gastos realizados durante los viajes de negocios.
• Comprobar que existe una relación directa entre el gasto efectuado y la actividad económica.
• Demostrar que se ha hecho el asiento contable gastos de viaje mediante las facturas.

Adicionalmente, hay otros aspectos que se deben tener en cuenta respecto al tratamiento fiscal de los gastos de viaje y dietas. Estos son los siguientes:

• Solo se deducen las cuotas correspondientes del IVA español o del impuesto de países con los que hay firmados convenios de deducción y se han establecido mecanismos para solicitar dicha devolución (en su mayoría, de la Unión Europea).
• El plazo máximo para solicitar la deducción correspondiente es de cuatro años.
• El impuesto solo será deducible en la proporción directamente relacionada con la actividad.
• La joyería y los servicios recreativos no serán objeto de deducción fiscal bajo ninguna circunstancia.

Qonto es una entidad francesa que ofrece tarjetas virtuales y físicas para facilitar la gestión de gastos y el asiento contable gastos de viaje. Además, dispone de herramientas que permiten centralizar las operaciones durante estos viajes. Descubre más sobre esta atractiva herramienta.

Esta cuenta empresarial te proporciona los medios de pago que necesitas para administrar las finanzas de tu actividad. Las tarjetas de Qonto se adaptan a las necesidades de las compañías que requieren financiar frecuentes viajes de negocios.

Por un lado, las tarjetas físicas son la opción indicada para efectuar pagos en persona. Por el otro, las tarjetas virtuales te ofrecen la flexibilidad que necesitas para asignar fondos cada vez que se necesite y limitar las compras a las plataformas en línea.

La cuenta de Qonto viene con un seguro de viaje que acompaña a tus trabajadores en todas sus salidas al extranjero. Cuando lo necesites, podrás bloquear y desbloquear temporalmente tus tarjetas con un solo clic. En caso de robo o extravío, solo tendrás que declararlas como perdidas y pedir su reposición. Y desde la aplicación de la cuenta, serás capaz de personalizar tu código de acceso (o código PIN) y modificarlo siempre que lo desee.

Asimismo, serás capaz de hacer transferencias desde la aplicación web o la del teléfono móvil. Y si tus clientes tienen una cuenta Qonto, las transferencias serán gratuitas, ilimitadas e instantáneas. ¿Necesitas hacer una transferencia interbancaria fuera de la zona de Europa? Podrás hacerlo en 18 monedas extranjeras, y a una tasa asequible.

Adicionalmente, te será posible realizar transferencias grupales o masivas (hasta 200 transferencias de forma simultánea, subiendo a la app una simple tabla de Excel) un servicio ideal para pagar todos los salarios de tus empleados en un instante. Así ahorrarás tiempo y esfuerzo.

Qonto también te ayuda a gestionar los gastos profesionales de los trabajadores en tiempo real. Lo hace, principalmente, de dos formas.

En primer lugar, podrás solicitar tarjetas personalizadas para cada uno, ajustando los permisos a las responsabilidades y necesidades de cada empleado. Por ejemplo, tendrás la posibilidad de definir si la tarjeta se usará para efectuar pagos en el extranjero y fijar un límite al monto de los retiros y los pagos.

En segundo lugar, la cuenta de gastos de viaje te resultará muy útil para llevar la contabilidad de tu negocio y realizar el tratamiento fiscal de los gastos de viaje y dietas. Puedes conceder acceso de solo lectura a tu contable para que revise tus transacciones y extractos bancarios en tiempo real.

Nunca antes ha sido tan fácil llevar un control preciso de los gastos de tus viajes de tu negocio.