¿Cuánto cuesta un datáfono?

Hace unas décadas, muchos pensaban que el datáfono era una excentricidad innecesaria que pasaría de moda. Pero míranos aquí y ahora, en un presente en el que los pagos con tarjeta son la norma y en el que un terminal resulta asequible incluso para pequeños comercios y para profesionales que llevan su negocio a cuestas de un lugar a otro. Porque, si crees que uno de estos terminales podría beneficiar a tu negocio pero sospechas que será un aparato de precio prohibitivo, estás equivocado… ¿Cuánto cuesta un datáfono? Probablemente, menos de lo que esperas.

Por mucho que existieran escépticos sobre el futuro de este aparato, hay que reconocer que los datáfonos se han implantado y han supuesto una verdadera revolución en la manera en la que los negocios gestionan las transacciones financieras. Al fin y al cabo, al proporcionar un método de pago seguro y verificable, este dispositivo elimina la necesidad de manejar grandes cantidades de efectivo.

Además, los beneficios del datáfono van más allá del momento del cobro e incide en la gestión empresarial del negocio al integrarse con diferentes sistemas de contabilidad o incluso de gestión de inventarios. Al conectar el datáfono con su gestión empresarial, el negocio obtiene un mayor control sobre las ventas y la facturación, lo que permite optimizar el negocio no solo gracias al trabajo en tiempo real, sino también al centralizar unos datos que sirven para futuras decisiones estratégicas.

Si el datáfono ha conseguido convertirse en un básico del día a día para tantos negocios es precisamente porque ha sabido ofrecer diferentes opciones que se adaptan a diferentes necesidades empresariales. Los diferentes tipos de datáfonos que existen pueden englobarse en tres grandes grupos:

1. Datáfono fijo. Este tipo de terminal es el más tradicional y se encuentra comúnmente en establecimientos fijos como tiendas o restaurantes. Está conectado de manera permanente a una línea telefónica o a una conexión de internet.
2. Datáfono móvil o inalámbrico. Ideal para negocios que requieren movilidad, tal y como mercadillos, food trucks o servicios de entrega a domicilio. Estos datáfonos utilizan conexiones Wi-Fi o datos móviles para procesar pagos en cualquier lugar donde haya cobertura.
3. Datáfono virtual. Este tipo de datáfono no requiere de un dispositivo físico específico. Se utiliza a través de una aplicación o un software en un smartphone, tablet o computadora, lo que permite procesar pagos de tarjetas de manera virtual.

Si te estás planteando el coste de un datáfono precisamente porque no acabas decidir si será beneficioso para tu negocio o no, la siguiente lista de ventajas de este tipo de terminales acabará de convencerte:

• Mejora en la eficiencia de las transacciones. Los datáfonos agilizan el proceso de pago, reduciendo el tiempo que los clientes pasan en caja y aumentando la velocidad de servicio en tu negocio.
  
  
• Incremento en las ventas. Al aceptar pagos con tarjeta, tu negocio puede atraer a más clientes que prefieren no llevar efectivo. Esto es especialmente ventajoso en un mundo donde los cobros electrónicos son cada vez más comunes.
  
  
• Seguridad mejorada. Los datáfonos modernos están equipados con tecnologías avanzadas de seguridad para proteger la información de las tarjetas de los clientes y minimizar el riesgo de fraude.
  
  
• Acceso a análisis de datos. Muchos datáfonos vienen con funcionalidades que permiten analizar patrones de venta, preferencias de los clientes y otros datos útiles que pueden ayudar a tomar decisiones para mejorar tu negocio.
  
  
• Facilidad de integración. Los datáfonos pueden integrarse fácilmente con otros sistemas de gestión empresarial, lo que ayuda a mejorar la contabilidad y la gestión de inventario.
  
  
• Flexibilidad en pagos. Con un datáfono, tu negocio puede aceptar una gran variedad de métodos de pago, incluyendo tarjetas de crédito, débito y soluciones «contactless», adaptándose así a las preferencias de pago de diferentes clientes.
  
  
• Portabilidad y conveniencia. Los datáfonos móviles o inalámbricos ofrecen la posibilidad de realizar transacciones en cualquier lugar, lo que es ideal para negocios que operan fuera de un establecimiento fijo o en eventos.
  
  
• Reducción de errores humanos. Al automatizar el proceso de cobro, los datáfonos ayudan a reducir los errores humanos asociados al manejo de efectivo y el cambio.
  
  
• Mejora de la imagen del negocio. Ofrecer pagos electrónicos mejora la percepción de tu negocio como moderno y orientado al cliente, lo que puede aumentar la lealtad y la satisfacción del cliente.

Cuando un gesto se convierte en algo tan cotidiano y repetitivo como pagar con tu tarjeta, dejas de preguntarte cómo funciona. Pero, en el caso de que tengas curiosidad, debes saber que, cada vez que realizas ese gesto tan rápido, en verdad inicias un proceso con un total de ocho pasos:

1. Inserción o aproximación de la tarjeta de crédito o débito. El cliente introduce su tarjeta en el datáfono o la acerca si es una tarjeta con tecnología contactless (NFC).

2. Verificación de la tarjeta. El datáfono lee la información de la tarjeta y verifica su validez comunicándose con el banco o la entidad emisora de la tarjeta a través de una conexión segura.

3. Introducción de la cantidad a pagar. El vendedor ingresa el monto de la transacción en el datáfono, asegurándose de que el cliente pueda verificarlo en la pantalla antes de proceder.

4. Autorización del cliente. El cliente autoriza la transacción ingresando su PIN o, en algunos casos, simplemente firmando un recibo o confirmando la operación en el dispositivo.

5. Procesamiento de la transacción. El datáfono envía los detalles de la transacción a la red de procesamiento de pagos, que a su vez la redirige al banco del cliente para su autorización.

6. Aprobación o rechazo. El banco del cliente revisa la transacción y, si todo está en orden, la aprueba. A continuación, envía una confirmación de vuelta al datáfono.

7. Finalización y recibo. Una vez aprobada la transacción, el datáfono imprime un recibo para el cliente y otro para el vendedor. Si la transacción es rechazada, el dispositivo informará del motivo del rechazo.

8. Cierre de lote. Al final del día, el vendedor puede cerrar el lote en el datáfono, que procesa todas las transacciones de la jornada y las envía para su liquidación final.

Si estamos hablando de que hemos llegado a un punto en el que existen una amplia variedad de datáfonos que se adaptan a las necesidades de diferentes tipos de negocios, entonces resulta comprensible que también exista una amplia variedad de precios que cubran desde la experiencia básica hasta un uso más premium de este tipo de terminales. De todo para todos.

Es importante, entonces, entender los diferentes factores que influyen en el precio final de un datáfono a la hora de hacer la mejor elección para tu negocio. En la siguiente tabla encontrarás los factores más determinantes a tener en cuenta antes de hacer la elección final de un datáfono:

El datáfono fijo es la opción estrella para comercios que no requieren movilidad en sus transacciones, tal y como tiendas físicas o restaurantes. En este caso, el coste de un terminal puede variar en un rango que va desde los 150 euros hasta los 300 euros, dependiendo siempre de las funcionalidades adicionales y de la tecnología incorporada. Eso sí, un factor a favor del datáfono fijo muy a tener en cuenta es su larga vida útil, ya que suelen ser aparatos robustos y fiables.

Además del coste inicial del dispositivo, es necesario considerar que los datáfonos fijos suelen estar asociados a tarifas de servicio y mantenimiento por parte de los proveedores. Estamos hablando de tarifas mensuales o anuales que cubren el soporte técnico, las actualizaciones del software y otras necesidades del servicio.

A estas tarifas hay que sumar las comisiones por transacción, que suelen aplicarse a cada venta en particular. Es probable que, a largo plazo, la suma de estas tarifas y comisiones implique un impacto significativo en la economía de un negocio, así que siempre hay que tenerlas en cuenta.

Pero también es necesario tener en cuenta el impacto positivo que un datáfono fijo puede tener en tu negocio. Al fin y al cabo, estamos hablando de un terminal con una inversión inicial que puede parecer alta pero que ayuda a aumentar la eficiencia en el proceso de pago, mejorando así la experiencia del cliente y aumentando la posibilidad de venta gracias a la rapidez y seguridad que aporta.

Por su parte, los datáfonos móviles o inalámbricos son perfectos para los negocios que no necesitan un establecimiento fijo para operar, como ocurre con los artesanos ambulantes o los servicios a domicilio. En este caso, estamos hablando de un rango de precios que suele oscilar entre los 100 y los 250 euros, dependiendo de factores como la marca del terminal, sus capacidades y las tecnologías de conectividad (Wi-Fi, 3G, Bluetooth…) que soporte.

Como en el caso del datáfono fijo, es necesario tener en cuenta las tarifas de servicio y mantenimiento y las comisiones por transacción. En este caso en particular, sin embargo, también es necesario sumar los costes de datos móviles, especialmente si el dispositivo utiliza una conexión celular de datos. Por suerte, algunos proveedores ya ofrecen paquetes que incluyen estas tarifas de datos, lo que supone un ahorro considerable.

Este gasto adicional se ve compensado, eso sí, por la flexibilidad y la conveniencia de poder aceptar pagos en cualquier lugar. Este beneficio ya es suficiente justificación para negocios móviles que dependen de la posibilidad de cobrar en diferentes lugares y circunstancias.

Por último, el datáfono virtual (también conocido como Tap to Pay) suele ser la solución más económica para los comercios que operan en línea o a través de pedidos por teléfono, además de aquellos negocios con un volumen de cobros tan bajo que no haga imprescindible la posesión de un aparato específico. El coste de implementación del datáfono virtual es mínimo, ya que usa el hardware existente en un smartphone, tablet u ordenador. Lo único necesario, entonces, es la adquisición de un software o aplicación cuyo coste puede oscilar entre los 0 y los 100 euros.

En el caso del datáfono virtual, por lo tanto, aplican los tres costes ya mencionados en los datáfonos anteriores: mantenimiento y servicio, comisiones por transacción y datos móviles. Además, hay que tener en cuenta que el manejo virtual de la información de pago implica ciertos riesgos en lo tocante a seguridad y cumplimiento normativo, así que este es un aspecto que siempre hay que investigar con antelación.

Pero, más allá de costes y seguridad, hay que reconocer que el datáfono virtual es una opción ideal para negocios que busquen una solución de cobro flexible y barata, adaptada a un entorno comercial dinámico y cada vez más digitalizado. Es una forma excelente de reducir los gastos operativos a la vez que se ofrece al cliente un método de pago fiable y seguro.

Las comisiones son necesarias para que los proveedores de datáfonos puedan mantener y mejorar los servicios que ofrecen. Al fin y al cabo, al encontrarte con un cargo por comisión en tu cuenta de empresa, debes pensar que, asociado a ese gasto, van el soporte técnico, las actualizaciones de seguridad y la infraestructura necesaria para procesar los pagos de la forma más segura y eficiente posible.

Entender cómo funcionan las comisiones es importante para comprender cómo estas influyen directamente en la facturación mensual y en la rentabilidad general de un negocio. Y es que, aunque pueda parecer un sobrecoste, estas comisiones son las que permiten ofrecer a los clientes una experiencia de pago fluida y segura.

Para entender las comisiones en general, primero hay que entender que pueden ser de diferentes tipos. En la siguiente lista puedes encontrar los más comunes:

• Comisión por transacción. Esta es la tarifa que se cobra por cada pago procesado con el datáfono. Generalmente, es un porcentaje del monto de la transacción, que puede variar según el tipo de tarjeta utilizado (crédito o débito).
  
  
• Comisión mensual fija. Algunos proveedores pueden cobrar una tarifa mensual fija por el uso del datáfono. Este tipo de comisión es independiente del número de transacciones realizadas y suele cubrir servicios de mantenimiento y acceso a soporte técnico.
  
  
• Comisión por tipo de tarjeta. Dependiendo de la tarjeta de crédito o débito utilizada por el cliente, el porcentaje de la comisión puede variar. Las tarjetas premium o internacionales suelen tener comisiones más altas debido a mayores costos de procesamiento.
  
  
• Comisión por no alcanzar un mínimo de facturación. Algunos proveedores establecen un mínimo de facturación mensual que el negocio debe cumplir. Si no se alcanza este mínimo, el proveedor puede cobrar una comisión adicional.
  
  
• Comisión por cancelación o devolución. Esta comisión se aplica cuando una transacción es cancelada o una compra es devuelta. Es una tarifa que cubre los costes administrativos asociados con la reversión de la transacción.
  
  
• Comisión por alquiler o leasing del datáfono. En caso de que el negocio opte por alquilar el datáfono en lugar de comprarlo, puede haber una comisión mensual específica para el alquiler o leasing del equipo.

Una vez establecidos los tipos de cargos que puedes encontrar asociados a tu factura del datáfono, el siguiente paso es entender los diferentes factores que afectan a estas comisiones. A continuación tienes los más comunes:

• Volumen de transacciones. Generalmente, cuanto mayor es el volumen de pagos procesados a través del datáfono, más baja puede ser la comisión por transacción. Proveedores como SumUp y MyPOS a menudo ofrecen tarifas decrecientes como incentivo para los negocios con altas cifras de facturación.
  
  
• Tipo de negocio. Algunos sectores pueden afrontar comisiones más altas debido a un mayor riesgo percibido de transacciones fraudulentas o disputas de pagos. Por ejemplo, los negocios de venta de entradas o turismo suelen tener tasas más elevadas.
  
  
• Ubicación geográfica del negocio. La ubicación puede influir en las comisiones debido a diferentes regulaciones bancarias y variaciones en la infraestructura de pagos. Negocios en áreas rurales o con menor acceso a servicios financieros podrían enfrentar comisiones más altas.
  
  
• Tipo de tarjeta utilizada para el pago. Las comisiones pueden variar dependiendo de si la transacción se realiza con una tarjeta de débito o crédito, y si es una tarjeta nacional o internacional. Las tarjetas de crédito y las internacionales suelen incurrir en comisiones más altas.
  
  
• Acuerdos contractuales con el proveedor. Los términos del contrato con tu proveedor de datáfonos también pueden afectar las comisiones. Es importante revisar detenidamente estos acuerdos para entender todas las tarifas y comisiones involucradas.
  
  
• Tecnología de seguridad implementada. Los datáfonos que utilizan tecnologías avanzadas de seguridad pueden implicar comisiones más altas, dado que ofrecen una mayor protección contra el fraude, beneficiando tanto a los clientes como al negocio.

Conclusión: las comisiones son necesarias e ineludibles para el día a día de cualquier negocio que necesite el uso del datáfono. Lo que sí que puedes preguntarte en el caso de que quieras minimizar gastos, entonces, es cómo reducir esas comisiones para optimizar el uso de tus terminales. Aquí tienes un buen puñado de consejos:

• Negociar con los proveedores. No dudes en negociar las comisiones con proveedores como SumUp, MyPOS, Square o BBVA. Especialmente si tu volumen de transacciones es alto, muchos proveedores estarán dispuestos a ofrecer mejores tarifas para retener tu negocio.
  
  
• Comparar diferentes proveedores. Dedica tiempo a comparar las ofertas de diferentes proveedores de datáfonos. Considera no solo las comisiones por transacción, sino también otros costes como los de instalación, mantenimiento o las tarifas mensuales.
  
  
• Optimizar el tipo de tarjetas aceptadas. Algunas tarjetas, especialmente las internacionales o de crédito, tienen comisiones más altas. Evalúa la posibilidad de incentivar el uso de tarjetas de débito o métodos de pago alternativos con comisiones más bajas.
  
  
• Utilizar un datáfono con tecnología avanzada. Elegir un datáfono que soporte tecnología contactless o pagos móviles puede reducir el riesgo de transacciones fraudulentas, lo cual a su vez puede ayudar a negociar comisiones más bajas debido a menores riesgos.
  
  
• Revisar regularmente tu plan de comisiones. Las necesidades de tu negocio y las condiciones del mercado pueden cambiar, así que es buena idea revisar y ajustar tus acuerdos de comisiones regularmente. Esto asegurará que siempre tengas el mejor trato posible.
  
  
• Educación y formación del personal. Asegúrate de que tu equipo esté bien informado sobre las mejores prácticas para el uso del datáfono. Esto incluye asegurar que las transacciones se procesen correctamente para evitar errores que puedan resultar en comisiones adicionales.

No se puede negar: la idea de acceder a todos los beneficios de un datáfono sin pagar ni un euro resulta especialmente atractiva para aquellos profesionales que estén buscando reducir gastos y maximizar rentabilidad. Pero a la hora de la verdad, esta idea resulta tan atractiva como imposible. Porque una cosa debe quedar clara: no existen los datáfonos completamente gratis.

Algunos de los proveedores (como SumUp, MyPOS o Square, por ejemplo), pueden ofrecer promociones o descuentos significativos en el hardware, pero estos suelen ir asociados a condiciones específicas o a compromisos a largo plazo. Así que es mejor asimilar que cualquier oferta que venda «datáfonos gratis» acabará incluyendo comisiones por transacción, tarifas mensuales o mínimos de facturación que el negocio debe cumplir.

Esto viene a significar que, en el caso de que el dispositivo físico pueda no tener un coste inicial, el uso del servició sí que estará sujeto a otras tarifas que compensen este beneficio inicial. Es por esto por lo que, en el caso de adquirir un datáfono, es imprescindible leer cuidadosamente los términos y condiciones asociados a estas ofertas para comprender de forma completa y absoluta todas las obligaciones financieras implicadas.