Gastos operativos: fórmula de cálculo y más claves

En este artículo abordamos sus claves principales: qué son y de qué tipo, qué fórmula hay para hallarlos, cómo planificarlos y otras cuestiones que te servirán de ayuda.

Por definición gastos operativos son todos aquellos en que debe incurrir una empresa para el desarrollo su actividad o actividades. No es la única manera de referirse a ellos, pues también se les llama costes operativos, gastos de operación, gastos operacionales, costes de operación o costos operacionales.

No todos los gastos operativos son iguales. De hecho, existen varias clasificaciones en relación a este concepto:

Fijos o variables

Se pueden distinguir entre gastos operativos fijos o variables. Los primeros se caracterizan por mantener más o menos el mismo importe cada mes y, por tanto, son más fáciles de prever y acomodar en las finanzas de la compañía. Aquí se incluyen, por ejemplo, el alquiler de la oficina y su mantenimiento, la masa salarial de la empresa, la actualización de una licencia municipal por la ocupación de suelos públicos o una prima de seguro de responsabilidad civil. En cambio, los gastos variables aparecen, desaparecen o cambian de importe según las circunstancias o las diferentes operaciones llevadas a cabo. Un ejemplo de este gasto son las horas extra que debe abonar la compañía a los empleados en un determinado pico de trabajo.

Por su naturaleza

Sean fijos o variables, estos gastos de operación pueden tener diferente naturaleza. Por ejemplo, los relacionados con la cadena de producción y distribución hasta que se produce la venta, es decir, la compra de materias primas de los productos y artículos, la publicidad, etc. Por otro lado están los gastos de administración u organización, que son aquellos necesarios para el propio funcionamiento de la empresa, como la gestión de sus recursos humanos. También hay que mencionar los gastos financieros, relacionados con la contabilidad, como las cuotas de los créditos bancarios, las comisiones por la emisión de cheques u otros gastos indirectos relacionados con el capital de la compañía o su estado financiero.

Para que la empresa sea verdaderamente viable, es fundamental tener bien identificados y acotados los gastos operativos, conociendo su volumen y teniendo siempre presente cuál es el umbral de rentabilidad de la compañía para conseguir beneficios. Para obtener el dato, la siguiente fórmula es muy sencilla y te será de utilidad:

Gastos de ventas + Gastos administrativos + Gastos de naturaleza financiera + Otros gastos = Total de gastos de operación

En todos los negocios en general, estos costes están en contacto entre sí y es necesario encontrar el equilibrio perfecto entre el ahorro en los gastos operativos y las inversiones a realizar para crecer. El objetivo es que un mayor nivel de gasto operativo se traduzca también en un mayor beneficio empresarial. Con respecto a la inversión y crecimiento, muchos son los aspectos a tener en cuenta, que exceden el cometido de este artículo. Y en relación al ahorro en costes operativos, conviene siempre analizarlos con lupa, ejercicio tras ejercicio, para comprobar si han crecido o si pueden reducirse considerablemente, sin afectar por ello a la capacidad de producción de la empresa.

Por ejemplo, en relación a los costes financieros, éstos se deben analizar para ver si hay opción de pagar menos intereses con otros bancos o ahorrar en conceptos y servicios como tarjetas o transferencias. En el caso de los recursos de personal o humanos, se puede evaluar la política laboral sobre contratos de trabajo, recurriendo a la temporalidad o a la reducción de jornada, siempre con el respeto a los derechos de los empleados. Por su parte, el fomento del teletrabajo también puede ser una política interesante para reducir los costes del negocio, en especial el coste de los suministros en las oficinas.

Para gestionar gastos, hacer uso de una buena herramienta financiera puede ser fundamental. Una cuenta de empresa rápida y sencilla de gestionar te permite ahorrar costes operativos de tiempo y dinero. El sistema Qonto de gestión colaborativa de gastos de empresa es un ejemplo de cuenta negocio pensada para facilitar y simplificar la gestión financiera de pequeñas y medianas empresas.