Gastos operativos: qué son, tipos y cómo calcularlos

Alquiler, nóminas, suministros, marketing... Los gastos operativos son el pan de cada día de todas las empresas. Son los que mantienen el motor del negocio en marcha, pero también los primeros que hay que vigilar si lo que quieres es mejorar tu rentabilidad. Por eso mismo conviene saber diferenciarlos de otros gastos, entender cómo se calculan y conocer métodos para gestionarlos y reducirlos sin frenar el crecimiento empresarial. Todo esto es precisamente lo que vamos a ver en este artículo.

Se les puede llamar costes operativos, gastos de operación, gastos operacionales o costes de operación, pero todos ellos se refieren a lo mismo. Así que no te confundas si los ves usados indistintamente. Estos gastos suelen representar una parte muy significativa del presupuesto de cualquier negocio, independientemente de su tamaño o sector. Es por eso por lo que conviene tener una claridad absoluta sobre cuáles son y cómo se comportan.

Hay quien tiende a pensar que todo lo que sale de la caja de una empresa es un gasto operativo. Y eso es un error. El secreto aquí está en pensar si el gasto en concreto forma parte de la actividad habitual del negocio o si queda al margen de ella. Veamos la diferencia:

• Los gastos operativos son recurrentes, previsibles y están ligados al funcionamiento diario del negocio: nóminas, alquiler, suministros, marketing o mantenimiento.
  
  
• Los gastos no operativos, en cambio, no dependen de la operación en sí: aquí entran los intereses de los préstamos, los impuestos, las pérdidas por venta de activos o los gastos extraordinarios como una indemnización judicial.

Esta distinción no es un detalle contable menor. Al separar gastos operativos y no operativos, puedes ver con claridad si tu negocio es rentable por sí mismo, sin que los intereses de un préstamo o una multa puntual añadan distorsión. Para entenderlo mejor todavía, aquí tienes diferentes ejemplos de cada tipo de gasto:

No todos los gastos operativos se comportan de la misma manera. De hecho, comúnmente se clasifican de dos formas que no son excluyentes y que se complementan la una a la otra. Controlar ambas es importante: una te ayuda a saber cuánto puedes prever; la otra, en qué áreas del negocio estás gastando el dinero.

La primera forma de clasificar los gastos operativos distingue entre:

• Los gastos fijos mantienen más o menos el mismo importe cada mes, así que son fáciles de anticipar y de encajar en tu presupuesto. El alquiler de la oficina, las nóminas del equipo, una licencia de software anual o la prima de un seguro de responsabilidad civil entran en esta categoría.
  
  
• Los gastos variables, por el contrario, aparecen, desaparecen o cambian de importe según las circunstancias y el volumen de actividad. Las horas extra en un pico de trabajo, las comisiones de venta o el gasto en materias primas cuando sube la producción son ejemplos de gastos variables.

La proporción entre unos y otros habla de la salud financiera de tu negocio: una estructura con muchos gastos fijos es más vulnerable a una caída de ingresos, mientras que una con peso variable se adapta mejor a los altibajos.

Sean fijos o variables, los gastos operativos también se clasifican según la función que cumplen dentro de la empresa:

• Gastos de venta y distribución: todo lo que interviene desde que el producto está listo hasta que llega al cliente. Publicidad, comisiones del equipo comercial, transporte o packaging.
  
  
• Gastos de administración: los que sostienen el funcionamiento interno del negocio. Sueldos del personal administrativo, asesoría contable y laboral, material de oficina o comisiones bancarias.
  
  
• Gastos generales: los que no se pueden atribuir a un área concreta pero afectan a toda la empresa. Alquiler, suministros, seguros o mantenimiento de las instalaciones.

No vayas a pensar que calcular los gastos operativos de tu empresa es complicado: tan solo tienes que sumar todos los gastos ligados a tu actividad diaria durante un periodo determinado. Siguiendo la clasificación por naturaleza que acabamos de ver, la fórmula quedaría entonces de la siguiente forma:

Debes tener en cuenta que lo importante no es la suma en sí, sino lo que decides incluir en ella. Si no quieres equivocarte, aplica siempre las siguientes dos reglas:

• Fija un periodo y respétalo. Puedes calcular los gastos operativos por mes, por trimestre o por ejercicio, pero mantén siempre la misma referencia. Solo así podrás comparar la evolución de tus gastos de un periodo a otro.
  
  
• Deja fuera los gastos no operativos. Los intereses de tus préstamos y el impuesto de sociedades no entran en esta suma, aunque salgan de la misma cuenta.

Y un último aviso sobre incluir los gastos no operativos: este es el error más habitual al calcular gastos operativos, y también el más costoso, porque distorsiona cualquier análisis de rentabilidad que hagas después.

Puede que todo lo expuesto hasta ahora te suene demasiado teórico, así que vamos a por un buen ejemplo práctico de esos que siempre aclaran las cosas de forma infalible. Imagina el caso de una pequeña agencia de diseño con cinco empleados que quiere calcular sus gastos operativos del mes de marzo, divididos en tres categorías:

Una vez aplicada la fórmula de cálculo, esa agencia sabe que en marzo ha necesitado 16 805 € tan solo para mantener el negocio funcionando. Si facturó 25 000 €, por ejemplo, sus gastos operativos se habrán comido el 67 % de sus ingresos: un porcentaje que, repetido mes a mes, deja claro si la estructura de costes del negocio es sostenible.

Hay que tener cuidado también con lo que no aparece en la tabla: los 300 € de intereses del préstamo que la agencia paga cada mes. Es un gasto real y sale de la misma cuenta, pero no es operativo. Si se sumaran en la fórmula, los gastos operativos parecerían de 17 105 € y se estaría midiendo mal la eficiencia de la empresa.

Una vez has comprendido a la perfección cómo funcionan tus gastos operativos, el siguiente paso consiste en entender qué lugar ocupan estos dentro de la cuenta de pérdidas y ganancias de tu empresa. ¿Por qué? Porque es aquí donde se revela una de las cifras más relevantes para tu negocio.

Piensa en este recorrido como si fuera una cascada: empiezas por lo que facturas, vas restando por capas y cada resta te ofrece una información distinta. Veámoslo en la siguiente tabla:

La cifra que más debería interesarte es el resultado de explotación (que también verás nombrado como EBIT). Si volvemos a la agencia de diseño del ejemplo anterior: 25 000 € de facturación menos 16 805 € de gastos operativos dan un resultado de explotación de 8195 €. Eso es lo que gana el negocio con su actividad, antes de que entren en juego el préstamo y Hacienda.

Y aquí se ve por qué la distinción entre gastos operativos y no operativos importa tanto: si esa agencia hubiera metido los 300 € de intereses entre sus gastos operativos, su resultado de explotación bajaría a 7895 € y estaría culpando a su actividad de un coste que en realidad viene de cómo se financia.

Que te quede claro: reducir gastos operativos no consiste en recortar por recortar. El objetivo es que cada euro gastado te rinda más, sin que eso impacte en la capacidad de tu negocio para producir y crecer. Aquí tienes algunos consejos para reducir tus gastos operativos:

• Empieza por ver lo que gastas. Suena obvio, pero la mayoría de empresas no tiene sus gastos categorizados en tiempo real. Sin esa foto, es imposible saber dónde estás pagando de más: primero se mide, después se recorta.
  
  
• Caza las suscripciones zombis. Licencias de software que nadie usa, herramientas duplicadas que hacen lo mismo, servicios que contrataste para un proyecto que ya terminó. Cortar por aquí supone el ahorro más rápido y menos doloroso que existe.
  
  
• Renegocia lo recurrente. Alquiler, seguros, proveedores, suministros. Los contratos que se renuevan solos año tras año son los que peores condiciones acumulan, simplemente porque nadie los ha vuelto a revisar.
  
  
• Automatiza la gestión. Cada factura que alguien de tu equipo procesa a mano cuesta dinero en horas. Digitalizar la captura de tickets, la conciliación o la aprobación de gastos reduce esa carga sin tocar una sola nómina.
  
  
• Revisa el espacio y los suministros. Si tu equipo trabaja en remoto parte de la semana, quizá no necesitas los metros cuadrados que estás pagando. El teletrabajo tiene un impacto directo sobre luz, agua y climatización.
  
  
• Pon límites antes de que se gaste. Es más eficaz definir presupuestos y límites por equipo que auditar el gasto tres meses después, cuando ya no hay nada que hacer.

Y una última advertencia: revisa esta lista al inicio de cada ejercicio fiscal. Los gastos operativos crecen por acumulación, sin que nadie tome la decisión de que crezcan, así que la única forma de mantenerlos a raya es mirarlos con lupa de forma periódica.

Aquí es donde las herramientas que use tu empresa marcan la diferencia. Con tarjetas de empresa que te permiten fijar límites por persona y categoría, y con la captura automática de justificantes, por ejemplo, pasas de perseguir gastos ya hechos a controlarlos en el momento en que ocurren.