¿Cómo gestionar correctamente el precio del kilometraje?

Se trata de un gasto conocido como precio del kilometraje. ¿Cómo se determina? Hay varios factores que entran en juego: la legislación de España, el convenio colectivo correspondiente y la política laboral de cada empresa. Por su parte, la antigüedad y el cargo del trabajador también suelen influir en esta cifra.

Examinemos los parámetros que se utilizan para determinar dicho monto dentro del marco legal y contestemos las preguntas más frecuentes sobre el tema del kilometraje en España.

Es responsabilidad de las empresas pagar un importe económico a los viajeros para solventar los gastos de locomoción en los que hayan incurrido a lo largo de su trayecto. Para calcularlo, se debe tomar en consideración la siguiente información.

Incluye el consumo de quien viaja por motivos de trabajo, y envuelve el gasto de alojamiento. A esta misma suma, debemos añadirle la alimentación del trabajador. Sin embargo, todo trabajador debe tomar nota de las condiciones que existen para esta compensación.

En caso de que gastes en comidas distintas a las especificadas en el convenio o contrato, o en costes no necesarios para el desempeño de tus funciones, no podrás reclamar un reembolso. Por ejemplo, los costes por hacer turismo mientras esperas la hora de tu reunión de negocios no se consideran dietas.

Se refiere al precio medio en locomoción, el cual se divide en dos. El primero es el desembolso de movilidad en transporte público. El segundo es el gasto de movilización en vehículo privado, como combustible, aceite, llantas, seguros, entre otros. Los peajes y estacionamiento pueden ser reembolsados si son justificables. Por el contrario, la compañía no pagará las multas de tráfico. Las anteriores variables tienen un valor distinto en función del destino, la distancia recorrida y la carga transportada (si aplica).

La política particular de las compañías establece los aspectos que deben tomarse como base para el pago de los respectivos costes de viajes. Estos parámetros son registrados y explicados al empleado en el contrato colectivo, quien los debe aceptar antes de firmar.

Tienen como fin compensar a los empleados que deben trasladarse a otro lugar para realizar sus labores profesionales, independientemente de si lo hicieron en su vehículo personal o en otro medio de transporte.

El precio promedio del kilometraje no registra una tendencia constante al alza o a la baja, lo que ha dificultado predecirlo. Más bien, experimenta un ascenso y un descenso intermitente.

Según datos de la nueva edición del Informe del Kilometraje, elaborado por Captio, el precio medio del kilometraje en Madrid y la mayor parte de España durante el año pasado fue de 0.28 euros por kilómetros recorridos, sin incluir el gasto justificable de peaje y de aparcamiento. Esto representa un aumento de 6 céntimos con respecto al año anterior. Exceptuando las provincias Guipúzcoa y Navarra donde el precio se ha regulado, respectivamente, a una media de 0.29 y 0.32 euros por km recorrido.

Este mismo informe muestra el precio medio del kilometraje de acuerdo con el tamaño de las empresas y la clasificación de los sectores que mejor pagan (industria, alimentación, farmacéutico, publicidad, etc.). También permite determinar en cuáles meses se registra más o menos movilidad.

Anualmente, la Agencia Tributaria establece un máximo y un mínimo a lo que un negocio español puede cotizar por cada kilómetro recorrido, una cifra que casi siempre varía con respecto al ejercicio anterior.

De cualquier sector o mercado, grandes o pequeñas, nacional o internacional... Independientemente de las características de las empresas, el neobanco Qonto te ofrece la posibilidad de gestionar los gastos de viaje de forma muy sencilla gracias a funciones como el reembolso de gastos.

La aplicación móvil te permite subir la imagen escaneada de la factura que corresponda a cada pago y emite un aviso cada que se realizan movimientos con una cuenta. Además, es capaz de clasificar los pagos según categorías predefinidas y agregar el IVA a cada factura, que se detecta automáticamente tras adjuntar el recibo.

Otra ventaja importante de Qonto es su compatibilidad con varios programas contables y su función que otorga al contable permiso para verificar de primera mano todos los movimientos de la empresa. Si abres una cuenta con Qonto, este profesional podrá ponerse en contacto contigo para dar su opinión sobre un asunto importante o comunicar noticias relevantes del negocio.

Para realizar la contabilidad de los gastos de locomoción debes guiarte por el Plan General de Contabilidad.

En esta cuenta se registran los gastos generados en alojamiento y comida por prestar servicios laborales a favor de la empresa.

Aquí se pueden registrar las facturas del personal de la empresa que no se hayan incluidos en otras cuentas. Es una apropiada para registrar gastos de viaje relacionados con aparcamiento, peajes y otros gastos referentes a algún servicio que haya adquirido el empleado a lo largo de su viaje de negocios (business travel).

Debes saber que los gastos de viaje no tributan hasta cierto límite, así que conviene tener presente cuáles son las cantidades máximas exentas de impuesto. Si una empresa maneja un monto mayor, la diferencia se debe cotizar en el IRPF. Por otro lado, los desplazamientos en transportes públicos están exentos del IRPF sin importar el costo del billete.

Existen tres métodos principales para conseguirlo. El primero consiste en establecer un monto fijo para cualquier gasto registrado, siendo un proceso directo y rápido. Tiene la desventaja de que la empresa puede perder control sobre los gastos exactos.

El segundo es el reembolso de gastos. En este caso, el empleado deberá elaborar una hoja de gastos con sus respectivos comprobantes para la empresa. Esta hará el pago después de su respectiva verificación y autorización. Su inconveniente es que el trabajador deberá cubrir el viaje con su propio dinero, y pueden pasar varios días antes de que recupere lo que gastó.

Por último, está el sistema mixto, un modelo que adopta las características de los dos modelos antes mencionados. Bajo este esquema, la compañía establece un monto fijo, pero también solicita la justificación de cada gasto por parte del empleado.

Gestionar correctamente los gastos de transporte y apoyarse en potentes alternativas tecnológicas como Qonto te permitirá aprovechar bien tu tiempo y tus recursos.