¿Se puede firmar ante notario online?

Los últimos cambios en la legislación española traen a primera línea una pregunta muy común: "¿Se puede firmar ante notario online?". Al fin y al cabo, la tecnología está cambiando incluso los procesos más tradicionales, entre los que ir al notario puede ser uno de los que más tiempo y energía consuma. Por suerte, por fin es posible hacer los trámites notariales desde casa, y en este artículo vamos a ver cómo conseguirlo.

La firma electrónica notarial se basa en sistemas seguros como la videoconferencia o las plataformas digitales que sirven a los notarios para verificar la identidad de todas las partes involucradas. Una vez realizada esta verificación, el firmante puede estampar su firma sobre el documento electrónico avalado por certificados digitales que aseguran que la firma es única y verificable.

La implementación electrónica de la firma notarial ha significado un salto de gigante a la hora de modernizar los procesos notariales, que por fin son más accesibles y cómodos tanto para ciudadanos como para profesionales y empresas. Y es que, al final de todo, este nuevo proceso no solo simplifica el trámite, sino que también impulsa tanto su eficiencia como la seguridad de todas las partes implicadas.

El 9 de noviembre de 2023 entró en vigor en España la Ley 11/2023, que incluye todo un conjunto de medidas diseñadas para crear el marco legal del nuevo protocolo electrónico notarial. La finalidad de este protocolo es agilizar el intercambio de información entre notarios y personas (físicas y legales), además de generar de forma rápida y fiable la copia electrónica de cualquier tipo de documento notarial.

Una vez el ciudadano o al empresa haya elegido al notario que mejor se ajuste a sus preferencias, la nueva ley ampara todo un conjunto de posibilidades:

1. Mantener videoconferencias seguras.
2. Consultar e intercambiar cualquier tipo de documentación previa necesaria para la firma.
3. Llevar a cabo de forma segura y legal la firma electrónica notarial.

Desde noviembre de 2023, es posible firmar online sin necesidad de estar presencialmente ante notario. Ahora bien, para hacerlo en plenitud legal, es necesario cumplir todo un conjunto de requisitos técnicos y de seguridad que certifiquen tanto la legitimidad como la fiabilidad del proceso de firma.

En primer lugar, es necesario cumplir dos condiciones relativas a la identificación digital segura:

1. Uso de sistemas de videoconferencia para que el notario verifique la identidad del firmante.
2. Presentación obligatoria del DNI o pasaporte en vigor para confirmar la identidad durante la videoconferencia.

En lo relativo al certificado digital, han de cumplirse dos requisitos:

1. Firma con un certificado digital reconocido y seguro que vincule al firmante con el documento de manera única.
2. Certificado emitido por una entidad acreditada en España para asegurar su validez.

También es necesario contemplar dos requerimientos relativos a las plataformas autorizadas:

1. La firma debe realizarse en una plataforma digital segura y autorizada que cumpla con la normativa vigente sobre protección de datos.
2. La plataforma elegida debe garantizar la transmisión cifrada de datos y documentos para proteger la confidencialidad e integridad de la información.

Por último, para que la firma sea válida deben cumplirse dos condiciones sobre registro y almacenamiento seguro:

1. El documento firmado debe ser correctamente registrado y almacenado. Es necesario conservar un registro electrónico de la operación de firma y verificación de identidad.
2. El registro debe ser guardado de forma segura por el notario, quien ha de velar por la trazabilidad y autenticidad del documento.

El cumplimiento de la totalidad de estos requisitos es condición fundamental para asegurar que la firma online ante notario en España mantenga su validez legal.

La implementación de la firma electrónica en el ámbito notarial ha ido pareja a múltiples beneficios tanto para ciudadanos y empresas como para notarios. A continuación tienes algunas de las principales ventajas:

• Accesibilidad. La posibilidad de firmar documentos notariales de manera completamente online elimina cualquier tipo de barrera física y permite completar procesos notariales desde cualquier lugar. La única condición es disponer de una conexión a internet. Esta ventaja resulta especialmente importante para personas con movilidad reducida o residentes en áreas remotas.
  
  
• Ahorro de tiempo. Los desplazamientos a la notaría consumen mucho tiempo y energía (de forma tanto literal como figurada). Con la firma electrónica, sin embargo, se ahorra un tiempo en los trámites notariales que se puede dedicar posteriormente a otras actividades.
  
  
• Seguridad. La firma electrónica ofrece un alto nivel de seguridad. Los documentos firmados electrónicamente ante notario están protegidos por tecnologías avanzadas que garantizan la integridad y la autenticidad del documento.
  
  
• Videoconferencia. La videoconferencia, que es un método de comunicación sencillo y accesible, sirve para identificar a los firmantes. Esto asegura el cumplimiento de los procedimientos sin perder la cercanía y la personalización del servicio notarial.
  
  
• Eficiencia. El proceso digital reduce el uso de papel y optimiza la gestión de documentos, lo que proporciona un proceso notarial mucho más sostenible y organizado.
  
  
• Legalidad. Desde noviembre de 2023, la firma electrónica notarial tiene plena validez legal en España y ofrece las mismas garantías jurídicas que una firma realizada en papel ante el notario.
  
  
• Innovación. La firma electrónica ha supuesto una ansiada modernización para el notariado español, que por fin se ha adaptado a las necesidades digitales de la actualidad.

Ahora que la ley ampara la firma electrónica ante notario, este trámite es más accesible que nunca. Pero esto implica, a su vez, que hay que seguir los pasos adecuados para que el proceso tenga valor legal. A continuación tienes los tres pasos imprescindibles para completar una firma notarial online de forma correcta.

Para que el proceso de firma electrónica notarial por videoconferencia tenga lugar, antes es necesario pedir cita en el Portal Notarial del Ciudadano. Este proceso puede realizarse de dos formas diferentes.

La notaría abre la cita. Puedes contactar (por teléfono, correo electrónico, WhatsApp o de manera presencial) con la notaría que mejor se adapte a tus necesidades para que desde allá se solicite una cita para firmar digitalmente. En este caso, deberás proporcionar tus datos personales (nombre, apellidos, documento de identidad, teléfono, correo electrónico) y especifica el documento que se desea firmar electrónicamente.

Para que esta opción sea válida, el solicitante debe estar registrado en el Portal Notarial del Ciudadano. Solo entonces el notario programará la cita en el portal y notificará automáticamente al cliente por correo electrónico, SMS y en el buzón del propio portal.

El solicitante abre la cita. Tú mismo puedes solicitar cita a través del Portal Notarial del Ciudadano y, a continuación, elegir notario, fecha y hora. Tras subir la documentación necesaria al portal, el notario hará una revisión de la información y, si todo es correcto, aprobará la solicitud de cita. Si la documentación presenta defectos o el acto no es permitido por la ley, el notario siempre tiene la posibilidad de cancelar la cita.

Antes de la videoconferencia, el solicitante debe asegurarse de que su documento de identidad está correctamente subido al Portal Notarial del Ciudadano. Al iniciarse el proceso, el notario verificará la identidad certificando que la persona que está viendo a través de la cámara es la misma que aparece en el documento proporcionado.

A continuación, el notario compartirá en pantalla el documento notarial a firmar y leerá la escritura matriz. Esta parte del proceso garantiza que todos los participantes tienen acceso en tiempo real al contenido de la firma notarial y están de acuerdo con sus términos.

Al habilitar la firma para los participantes, existen dos opciones para firmar electrónicamente:

• Firma electrónica del Portal Notarial del Ciudadano. El solicitante será redirigido a una pantalla dentro del portal para introducir sus credenciales. Recibirá un código en su móvil para introducirlo como mecanismo de seguridad y completar la firma digital del documento notarial.
  
  
• Firma emitida por una tercera entidad. Si se ha elegido el certificado de una entidad externa (como, por ejemplo, el emitido por la FNMT), será necesaria la aplicación Autofirma. A través de esta app, y utilizando el certificado electrónico, el solicitante podrá completar la firma introduciendo sus claves personales.

Una vez todos los participantes hayan firmado, el notario procederá a autorizar la escritura con su firma digital notarial, culminando y cerrando el proceso.