Cómo usar el certificado digital

En la era digital actual, la utilización del certificado digital se ha vuelto esencial para realizar una variedad de trámites y transacciones de manera segura, como por ejemplo crear una empresa 100 % online. A lo largo de este artículo, analizaremos cómo usar el certificado digital, desde su obtención e instalación hasta su uso en trámites y transacciones cotidianas; centrándonos especialmente en su aplicación práctica.

El certificado digital es una herramienta criptográfica utilizada en el ámbito digital para autenticar la identidad de un usuario o entidad, así como para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información transmitida en línea.

Este certificado funciona como una especie de «credencial electrónica» que verifica la identidad del titular, asegurando que la comunicación digital sea legítima y protegida contra posibles amenazas cibernéticas.

La tecnología detrás de los certificados digitales se basa en algoritmos de cifrado y firmas digitales, lo que permite establecer una conexión segura entre las partes involucradas en una transacción o comunicación en línea.

Como explicamos en el artículo de «Notario digital en España: cómo funciona», existen cuatro formas de conseguir el certificado digital. Aquí tienes un breve resumen:

1. Vídeo identificación:
   • Realizar una videollamada para verificar la identidad.
   • Presentar la documentación necesaria durante la videollamada.
2. Acreditación presencial en oficina:
   • Solicitar cita previa para una visita presencial.
   • Acreditar la identidad en persona, llevando la documentación requerida.
3. Uso del Documento Nacional de Identidad electrónico (DNIe):
   • Utilizar el DNIe como medio de identificación.
   • Realizar procesos de autenticación y gestiones electrónicas con el DNIe.
4. Dispositivo móvil y aplicación oficial:
   • Descargar una aplicación oficial en el dispositivo móvil.
   • Generar y gestionar el certificado digital de forma segura mediante la aplicación móvil

Si no solo te preguntas cómo usar el certificado digital y cómo descargarlo, sino que además quieres aprender a cómo configurarlo, debes saber que la instalación y configuración del certificado digital pueden variar según el sistema operativo y el navegador que estés utilizando, pero los pasos para que puedas disfrutar de todos los usos del certificado digital son muy similares.

Antes de comenzar con el proceso de solicitud del Certificado Digital, asegúrate de tener el software necesario instalado para la generación de claves. En este caso, descarga el software para poder realizar trámites con certificado digital y después utiliza el configurador FNMT-RCM, para generar las claves necesarias.

• En Windows con Microsoft Edge:
  • Abre Microsoft Edge.
  • Haz clic en «Configuración» y selecciona «Privacidad, búsqueda y servicios».
  • Ve a la pestaña de «Seguridad» y selecciona «Administrar certificados».
  • Importa el certificado siguiendo los pasos indicados.
• En Google Chrome:
  • Abre Google Chrome y selecciona «Configuración».
  • Dirígete a «Privacidad y seguridad», después en «Seguridad» y baja hasta el apartado «Gestionar certificados».
  • Una vez dentro, haz clic en «Importar» y sigue los pasos para seleccionar y cargar el archivo PFX.
• En Mozilla Firefox:
  • Ve a «Ajustes» y dirígete al apartado de «Privacidad & Seguridad».
  • Baja hasta la sección de «Certificados» y selecciona «Ver certificados».
  • Una vez dentro, haz clic en «Importar» y sigue los pasos para seleccionar y cargar el archivo PFX.
• En Mac:
  • Abre «Keychain Access» desde utilidades.
  • Selecciona «Importar elementos» y elige el archivo de certificado (.p12 o .pfx).
  • Ingresa la contraseña y confirma la instalación.

A la hora de realizar trámites con el certificado digital, la lista es amplia. Sin embargo, aquí te dejamos los trámites más relevantes que puedes realizar desde la comodidad de tu casa u oficina.

Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT):

• Presentar y pagar impuestos como el IVA y el IRPF (cuando corresponda a actividades económicas).
• Solicitar certificados de estar al corriente de pago o de residencia fiscal para la empresa.
• Realizar trámites aduaneros.
• Consultar y modificar datos censales de la empresa.

Seguridad Social:

• Gestionar pensiones y prestaciones por incapacidad de empleados.
• Realizar cambios en la información de afiliación de los empleados.

Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE):

• Gestionar trámites relacionados con despidos y regulaciones de empleo.

Dirección General de Tráfico (DGT):

• Realizar trámites relacionados con vehículos de empresa (flota de vehículos).

Sede del catastro:

• Cambiar la titularidad catastral de inmuebles de la empresa.
• Gestionar comunicaciones de alteraciones catastrales relativas a inmuebles de la empresa.

Comunidades Autónomas:

• Tramitar ayudas, becas y subvenciones para la empresa.
• Realizar pagos y gestiones relacionadas con el empleo público, como la contratación de personal.

Ayuntamientos y Diputaciones:

• Pagar impuestos locales y multas relacionadas con la actividad empresarial.
• Solicitar licencias urbanísticas y otros permisos necesarios para el desarrollo de la actividad empresarial.

Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT):

• Presentar y pagar el IRPF y otros impuestos personales.
• Solicitar certificados de estar al corriente de pago o de residencia fiscal a nivel individual.
• Consultar y modificar datos censales personales.

Seguridad Social:

• Obtener informes y certificados de vida laboral.
• Gestionar pensiones y prestaciones por incapacidad personales.
• Realizar cambios en la información de afiliación personal.
• Acceder a servicios de asistencia sanitaria.

Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE):

• Solicitar prestaciones por desempleo.
• Consultar y recibir información sobre prestaciones personales.
• Gestionar citas previas.
• Consultar el estado de tramitaciones personales.

Dirección General de Tráfico (DGT):

• Pagar multas de tráfico personales.
• Presentar alegaciones o recursos a título personal.
• Realizar trámites relacionados con el permiso de conducir personal.
• Consultar puntos del carnet y realizar otros trámites vehiculares personales.

Policía Nacional:

• Tramitar el DNI electrónico y el pasaporte.
• Realizar consultas y procedimientos de extranjería personales.
• Solicitar informes de antecedentes policiales personales.

Ministerio de Justicia:

• Solicitar certificados de antecedentes penales o de delitos sexuales personales.
• Gestionar trámites de nacionalidad por residencia personal.
• Obtener certificados de nacimiento, matrimonio o defunción personales.

Sede del catastro:

• Consultar y obtener información catastral personal.
• Gestionar comunicaciones de alteraciones catastrales a nivel personal.

Comunidades Autónomas:

• Acceder a servicios de salud regionales personales.
• Tramitar ayudas, becas y subvenciones personales.

Ayuntamientos y Diputaciones:

• Pagar impuestos locales y multas personales.
• Gestionar registros civiles y padrón municipal.
• Solicitar licencias y permisos a nivel personal para actividades específicas.

En España, el certificado digital facilita la creación de una empresa de forma completamente online a través de varios procedimientos y plataformas, como el Centro de Información y Red de Creación de Empresas (CIRCE) y la ventanilla única empresarial. 

Para que te resulte más fácil, aquí te dejamos una lista de trámites que se pueden realizar con el certificado digital relacionados con la creación de una empresa 100 % online:

• Registro de la denominación social:
  • Utilizar el servicio online del Registro Mercantil Central para verificar y reservar el nombre de la empresa.
• Constitución de la empresa:
  • Acceder al sistema CIRCE para la creación de Sociedades mediante el Documento Único Electrónico (DUE).
  • Rellenar y enviar la documentación necesaria para la constitución de la empresa, incluyendo los estatutos sociales.
• Obtención del CIF provisional y definitivo:
  • Solicitar a la AEAT (Agencia Estatal de Administración Tributaria) el CIF provisional y después el definitivo para la empresa.
• Inscripción en la Seguridad Social:
  • Inscribir la empresa en la Tesorería General de la Seguridad Social para obtener el número de cuenta de cotización.
• Licencias de apertura y actividad:
  • Realizar los trámites pertinentes en el ayuntamiento correspondiente para obtener las licencias de apertura y actividad a través de su sede electrónica.
• Alta en el IAE (Impuesto sobre Actividades Económicas):
  • Gestionar el alta en el IAE mediante la Sede Electrónica del AEAT.
• Registro de la propiedad y mercantiles:
  • Inscribir la escritura de constitución de la empresa en el Registro Mercantil a través de la plataforma online.
• Gestiones adicionales con certificado digital:
  • Comunicación de apertura del centro de trabajo a la autoridad laboral.
  • Registro de ficheros de carácter personal en la Agencia Española de Protección de Datos si se van a tratar datos personales.
  • Si se va a exportar, inscripción en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI) para obtener el NIF-IVA intracomunitario.

Como emprendedor o empresario que utiliza un certificado digital, es crucial que adoptes medidas de seguridad y buenas prácticas para salvaguardar tu identidad digital y asegurar la integridad de tu negocio.

1. Mantén siempre actualizado el software asociado al certificado y tu sistema operativo para cerrar cualquier brecha de seguridad.
2. Guarda tu certificado digital en un dispositivo seguro y realiza copias de seguridad periódicas.
3. No compartas tu contraseña y asegúrate de que sea fuerte y única, combinando letras, números y caracteres especiales.
4. Presta atención a las fechas de caducidad y renueva tu certificado a tiempo para evitar interrupciones en tus operaciones.

Además, es fundamental que te formes y, si tienes un equipo, los instruyas sobre la importancia de la seguridad del certificado digital y establezcas un plan de acción para responder ante incidentes de seguridad. Estas acciones no solo protegerán tu empresa contra ataques cibernéticos, sino que también reforzarán la confianza de tus clientes en las transacciones digitales que realices.

Para dar el paso decisivo y transformar tu visión empresarial en realidad utilizando el certificado digital con Qonto y Finutive, debes comenzar por registrarte en nuestros servicios en línea.

Gracias a tu certificado digital, podrás realizar todos los trámites necesarios de forma segura: desde la constitución de la sociedad hasta la apertura de tu cuenta bancaria empresarial y la gestión contable y financiera de tu nueva empresa.

Las herramientas digitales que ponen a tu disposición Qonto y Finutive están diseñadas para simplificar el proceso, permitiéndote manejar cada etapa de la creación de tu empresa de manera remota y segura, garantizando el cumplimiento legal y la protección de tus datos. Al aprovechar la tecnología y los servicios ofrecidos, estarás colocando la piedra angular de tu proyecto empresarial en el mundo digital con confianza y eficiencia.