¿Qué es el CIF? ¿En qué se diferencia del NIF?

Si te mueves en un entorno empresarial, seguro que te has topado mil y una veces con el término CIF. Pero, ¿qué significan exactamente estas letras? ¿Es lo mismo que el NIF? ¿O existen diferencias entre ambos?

Si consideramos las siglas CIF por separado, pueden parecer unas letras sin demasiado sentido. Pero lo cierto es que tienen una importancia crucial dentro del sector financiero y administrativo. Sobre todo en lo que concierne al Decreto Real.

En este artículo te contamos todo lo que se necesita saber sobre el significado y uso del CIF.

Empecemos revelando el misterio de las siglas que nos ocupan.

A no confundir, entonces, con el Número de Identificación Fiscal que comúnmente conocemos como NIF. Para dejarlo del todo claro, puede afirmarse que el CIF es el número con el que se identifican a las empresas mientras que el NIF es el número con el que se identifica a las personas (aunque, en el caso de las personas físicas, suele hablarse más de DNI que de NIF).

Aunque parezca una decisión sin mayor significado, no es así. Antes, el NIF era solo para una persona física y no para las personas jurídicas. Actualmente, estas siglas recogen a distintos tipos de empresas y personas, con la distinción que la personalidad jurídica lleva una letra delante que indica la forma jurídica del negocio correspondiente. El resto de números, en este caso, proporciona datos sobre la nacionalidad, el lugar de residencia o la provincia, entre otros.

De esta forma, el actual NIF (substituto del anterior CIF) aporta datos de contabilidad de una empresa, física o jurídica. En España, que el NIF vaya precedido por la letra A indica que se trata de una sociedad anónima. También se encuentra la letra B, que responde a una sociedad de responsabilidad limitada. Aunque en menor medida, pero no por eso menos destacable, también se encuentran otros caracteres como la C, de sociedad colectiva; la D que presenta una sociedad comanditaria; o la J, que se trata de una sociedad civil.

Otra característica del NIF es que los dos primeros dígitos del número indican la comunidad autónoma de la empresa en cuestión. Por ejemplo, si comienza con el dígito 02, será de Albacete. En cambio, si el inicio es con 03, será de Alicante.

Para el departamento de contabilidad de una empresa, obtener esta identificación fiscal es algo primordial. Para su correcta gestión, lo primero que hay que hacer es ingresar en la página de la Agencia Tributaria de España. El trámite puede realizarse de manera online o presencial. Se requiere el modelo 036, además de la copia de la escritura pública o un documento que sirva de aval para corroborar el estatuto o la creación de una empresa. También es necesario anexar el documento del Registro Público.

El NIF será lo primero a solicitar en cualquier proceso de persona jurídica o empresa que implique el modelo 036. De hecho, es necesario haberlo adquirido antes de ejecutar cualquier adquisición de bienes o realizar servicios.

Es importante tener en cuenta que el trámite se aprueba en un periodo máximo de 10 días. Es lo que la administración tributaria pública de España necesita para comprobar todos los datos entregados.

El actual NIF (es decir, el anterior CIF) está conformado por un total de 9 dígitos numéricos. La primera letra indica la condición jurídica de la empresa (como por ejemplo el tipo de sociedad y su responsabilidad, si es limitada o no, etc.). Los dos dígitos siguientes son los números que muestran la comunidad autónoma donde está radicada la compañía. Los número del 4 al 8 indican de forma correlativa la inscripción de esa firma en su lugar de operación.

El último dígito del NIF, por su parte, está relacionado con una función de control. Un doble 0 distingue a un no residente. En cambio, un número indica que la persona jurídica a la que hace referencia el NIF está dentro de las categorías A, B, E, o H. Si es una letra, la empresa está dentro de las categorías P, Q, S o W.

A continuación puedes encontrar una lista con todas las letras por las que puede empezar el NIF y su significado:

• La letra A indica que la empresa es una sociedad anónima.
• La B es para las sociedades de responsabilidad limitada.
• La C, si tu sociedad es colectiva
• La D para sociedades comanditarias.
• La E para comunidades de bienes.
• La F para sociedades cooperativas.
• La G para las asociaciones.
• La H para comunidades de propietarios en régimen de propiedad horizontal.
• La J es la gran diferencia, ya que distingue a las sociedades civiles, tenga o no personalidad jurídica.
• La N para entidades no residentes.
• La P es la que se asigna a corporaciones de tipo local.
• La Q para los organismos públicos.
• La R para las congregaciones y las Instituciones de carácter religioso.
• La S para los órganos de la administración del Estados y Comunidades Autónomas.
• La U para las empresas que se unen temporalmente.
• La V para las empresas no definidas o que no ingresan dentro de las restantes categorías.
• La W para las entidades permanentes que no son residentes de España.

Esta es una una de las preguntas más frecuentes que se hacen cuando se habla de la identificación fiscal, y la respuesta es un no rotundo. Los autónomos no tienen necesidad de solicitar este número identificatorio. La tenencia del DNI o Número de Identificación Fiscal es suficiente para poder realizar la facturación habitual.

Al fin y al cabo, según el Decreto Real, el trabajador autónomo no está sujeto a obtener este tipo de identificación (ya que, al fin y al cabo, opera con su NIF de persona física). El NIF es obligado solo en personas jurídicas, empresas y pymes.

Todas las personas físicas y jurídicas pueden y deben tener un NIF. Si no se cumple con los requisitos solicitados, es probable que la administración pertinente provea a la pyme con un código de uso parcial (también conocido como código transitorio). Cualquier tipo de documentación que falte, como por ejemplo el Registro Público, deberá ser presentada en un periodo no mayor a los 30 días.

Por otro lado, debes ser consciente de que se puede rechazar y anular cualquier pedido de identificación fiscal. Es tu responsabilidad que esto no ocurra. ¿Cómo evitarlo? Proporcionando a la administración tributaria toda la información y documentación solicitada.