Qué son y cómo deducir los gastos de representación empresarial

En Qonto entendemos que para las empresas y autónomos es importante conocer las diferencias existentes entre los gastos de viaje y los de representación ya que ambos conceptos pueden estar estrechamente relacionados y tienden a confundirse. En entradas anteriores ya hemos tratado el tema del gasto de viajes, y hoy nos vamos a centrar en qué son los gastos de representación de empresas y de autónomos y qué requisitos se deben cumplir para que estos sean deducibles.

Mientras que los gastos de viaje están relacionados con el desplazamiento que un trabajador debe realizar en las funciones de su labor comercial o de venta, los de representación, como su propio nombre indica, son los gastos derivados del trabajo o la actividad del personal laboral de una empresa cuando han que representar a la misma ante clientes o proveedores y tienen como finalidad lograr un beneficio comercial o empresarial. Por tanto, la principal diferencia entre ambos es el objetivo que persiguen.

La Ley sobre los impuestos de sociedades establece las condiciones que se han de producir para determinar qué gastos pueden ser deducidos. Dicha ley especifica que serán gastos deducibles aquellos que son necesarios para el desarrollo de las actividades empresariales o para generar ingresos a las mismas:

• Gastos por relaciones públicas con clientes o proveedores.
• Gastos destinados a la promoción de venta de bienes o por prestación de servicios.
• Gastos que se efectúen según los usos y costumbres del personal laboral.
• Gastos correlacionados con los ingresos.

Básicamente, ante una definición tan genérica, para identificar fácilmente qué gastos son deducibles se establecen las siguientes categorías:

• Pago de estancias en hoteles
• Pago de invitaciones en restaurantes
• Inscripciones en conferencias, talleres o eventos de formación
• Pagos de espectáculos como cine, teatro, eventos deportivos...
• Costes derivados de sesiones de cuidado y bienestar como peluquería, balneario o tratamientos de belleza.
• Regalos de empresa

La deducción de gastos, ya se trate de una comida, de regalos o de cualquier otro tipo de prestación de los anteriormente citados, al tributar en el impuesto de sociedades y en el IRPF, suponen un considerable ahorro para toda entidad o corporación empresarial. Por ello conviene insistir en que es sumamente importante que sean razonables y estén correctamente documentados a través de un riguroso registro.

Para acotar los márgenes, la ley también establece y especifica claramente qué tipo de gastos no son objeto de desgravación:

• Retribución de los propios fondos.
• Pérdidas en el juego.
• Gastos no necesario para la actividad empresarial, por ejemplo las donaciones.
• Los pagos para planes o fondos de pensiones.
• Multas y sanciones administrativas o penales.
• Gastos procedentes de acciones contrarias al ordenamiento jurídico.
• Operaciones realizadas con personas o entidades residente en paraísos fiscales.
• Gastos provenientes de la contabilidad del impuesto de la sociedad

Como ya hemos visto, estos gastos empresariales están regulados legalmente y el importe que es posible deducir en un período impositivo no puede ser superior al 1 % de la cifra de negocio. De igual forma, por ley es obligatorio un Plan General de Contabilidad para todas las empresas, independientemente de su forma jurídica.

Llevar el correcto registro de los gastos a deducir y evitar la pérdida de facturas que justifiquen el desembolso económico realizado, son acciones importantes para poder presentar a la Agencia Tributaria toda la documentación necesaria con la que poder justificar las correspondientes deducciones.

Para que un gasto pueda incluirse o ser contabilizados en las cuentas de pérdidas o ganancias del periodo en el que se quiere deducir deben de ser correctamente justificados. Es imprescindible contar con las facturas debidamente cumplimentadas, por lo que deben incluir, además del motivo de la actividad y el número de personas que han participado, el nombre de la empresa y la razón social, el NIF, los datos del proveedor, la fecha, el número de factura, el desglose de los conceptos, la base imponible y el tipo impositivo.

Es conveniente matizar que el IVA soportado en este tipo de gastos también puede ser recuperado. Ya sea por el incumplimiento de los requisitos exigidos por Hacienda o por no disponer de las cantidades abonadas a cada proveedor, aproximadamente un 10 % de estos gastos se quedan sin desgravar el IVA.

Para desgravar el IVA es imprescindible que los conceptos estén directamente relacionados con las actividades económicas de las empresas o de los trabajadores por cuenta propia. De igual forma, es necesario disponer de las facturas originales completas y no simplificadas. En cualquier caso, contar con una herramienta de análisis de gestión de gastos puede ser de gran ayuda al quedar digitalizados todos los movimientos y transacciones económicas realizadas con los clientes y/o proveedores.

Cuando el trabajo se realiza por cuenta propia y se declara el IRPF por el régimen de estimación directa, en teoría, el autónomo puede desgravar los mismos conceptos que las empresas en los impuestos de sociedades. Por otro lado, los profesionales que tributan mediante el sistema de módulos, y en consecuencia pagan una cuota fija, deben incluir este tipo de gastos en el grupo de "otros servicios exteriores" del Plan General de Contabilidad de PYMES.

En el caso de ser un autónomo, este deberá acreditar debidamente el carácter profesional de los gastos de representación IRPF para que sean aceptados por la Agencia Tributaria. Lo cierto es que para justificar este tipo de gastos hay que demostrar que la finalidad del mismo responde única y exclusivamente a un carácter comercial y aportar pruebas que lo demuestren puede resultar algo complicado.

Aunque guardan ciertas diferencias, el autónomo si puede deducir los gastos de manutención. En este caso, se trata de dietas y asignaciones para sufragar los gastos normales de manutención; estos pueden ser desgravadas siempre y cuando se realicen en establecimientos de restauración y hostelería, se abonen mediante un medio electrónico de pago y respeten los límites establecidos por la ley.