Gestiona tu control de gastos mensuales

Para gestionar tu compañía se deberán tener en cuenta el gasto directo y el gasto indirecto de la compañía pues, lo que no se mide es algo imposible de controlar y, si este algo no se puede controlar, no será posible conseguir una mejora cada mes. Para conseguir esta mejora os hablaremos, en este artículo de temas como controlar los gastos mensuales del negocio, del programa para controlar gastos mensuales, las razones por las cuales tomar nota de la información sobre sus finanzas, etc.

Para conocer al 100% los gastos del negocio (gasto indirecto y gasto directo), es imprescindible que toda la información contable de este esté actualizada. Pues, con ello, como propietario, estarás seguro de que los datos recogidos cada mes son fiables, hecho que se traducirá en la rentabilidad de la compañía. Para hacer el seguimiento de estas finanzas, existen diferentes programas y aplicaciones que te harán el trabajo más sencillo, de las cuales trataremos más adelante.

Además de todos estos datos, se deberá conocer la naturaleza de los gastos producidos por la empresa:

1) Gastos variables. Estos gastos serán el dinero invertido según el volumen de actividad del negocio. Es decir, estos gastos variarán dependiendo de la materia prima, el gasto de viaje o transporte, la mano de obra necesitada, etc.

2) Gastos fijos. Como su nombre indica, estos gastos se producirán mes tras mes sin importar el tiempo transcurrido, el volumen de ventas de la compañía, etc. Entre estos gastos se encuentran los seguros del establecimiento, el alquiler, las nóminas de los trabajadores, etc.

Para controlar estos gastos con el paso de los años y asegurarte de la rentabilidad de estos, los trabajadores a cargo de esta función deberán llevar a cabo los siguientes pasos:

1) Revisión de gastos. Como la palabra indica, se procederá a revisar todos los gastos del negocio para poder distinguir a los gastos imprescindibles de los que sí lo son y, acto seguido, eliminar o disminuir estos gastos.

2) Precios más bajos. Si se desea ahorrar en estos gastos no prescindibles se podrán utilizar estrategias como la negociación con los proveedores para conseguir unos precios más bajos o la búsqueda de nuevos proveedores cuyo precio y presupuesto se adapte al vuestro, pero sin perder, por ello, la calidad del servicio y producto.

3) Periodicidad. De la misma manera que tendréis gastos imprescindibles y gastos superfluos, encontraréis gastos constantes y periódicos. Llevando un seguimiento de todos ellos podréis ser capaces de anticiparos a ellos y estar preparados para efectuar el pago antes de que este se produzca.

4) Provisionar. Por último, será muy importante contar con una provisión, sobre todo si los gastos se originan en el mismo ejercicio o son producto de una deuda. Con esta provisión y seguimiento, seréis capaces de estimar la cantidad a ser pagada y, sobre todo, seréis capaces de hacer frente a estos pagos sin incurrir en más deudas y sin sufrir, pérdidas en el negocio.

Como hemos estado explicando a lo largo de este artículo, realizar un seguimiento de los gastos que tu compañía debe afrontar es muy importante para seguir el rendimiento de la misma y poder mejorarlo. Pero, además de este seguimiento, será muy recomendable estimar el presupuesto anual de la empresa para así establecer la estrategia a seguir durante el año. Y, ¿por qué es tan importante este presupuesto para el control de los gastos?

1) Unión. Al realizar el presupuesto anual de tu negocio estarás llevando a cabo la planificación de las acciones del mismo para poder conseguir los objetivos planeados al comienzo del año. Además, esta planificación supondrá la unión de todos los niveles de tu negocio y mejorará la comunicación entre estos.

2) Uso adecuado. Al planificar los recursos y los pasos a seguir, se facilita la utilización o uso de los recursos de la compañía a través de los centros de costos, hecho que se traduce en mayor productividad y eficiencia.

3) Control de gestión. Con esta planificación se podrán comparar los datos reales del negocio con los datos expuestos en el presupuesto anual. Con ello, se podrá comprobar si los objetivos marcados se están cumpliendo, si la estrategia a seguir es la correcta, etc.

4) Control de efectivo. Al mismo tiempo, con el presupuesto se facilita el control del efectivo de la compañía por lo que se podrán anticipar excedentes o pérdidas. De esta manera, se podrá recurrir a provisionar para estar preparados para los momentos de necesidad y evitar las deudas y pérdidas.

5) Prevención y corrección. Como consecuencia de este control financiero se minimizará el riesgo de la compañía puesto que se podrán prevenir las pérdidas o posibles problemas y se podrán corregir los errores creando nuevas estrategias a seguir y objetivos que alcanzar.

6) Ventajas y objetivos. Por último, cuando el presupuesto del negocio está bien definido, la compañía contará con muchas más posibilidades de alcanzar sus objetivos y de obtener ventajas competitivas ya que este presupuesto nos ayudará a controlar y gestionar los gastos.

A este punto ya sabemos lo importante que es el seguimiento de los gastos del negocio y sabemos lo costoso y tedioso que esta gestión y seguimientos pueden llegar a ser. Pero, por suerte, contamos con la ayuda de herramientas y programas que pueden ayudarnos con funciones como controlar los gastos mensuales de nuestra compañía y hacernos el trabajo un poco más llevadero. Veamos cuáles son algunas de las aplicaciones o programas.

En ContaSol encontramos la alternativa gratuita a otros programas como ContaPlus. ContaSol, al igual que su hermano de pago, ofrece al usuario un potente paquete que, aunque muy similar a Office a causa de su interfaz, te permitirá sistemizar el control de cuentas tanto para autónomos como para compañías. Además, es multiusuario, ofrece analíticas y estadísticas, podrá generar facturas y, lo más importante, se actualizará automáticamente.

Un programa muy sencillo con el que lograrás centralizar todas las tareas en un mismo lugar y, lo mejor de todo más de un usuario será capaz de trabajar al mismo tiempo gracias a su capacidad multiusuario.

Con más de dos décadas ayudando y dando soluciones a las pequeñas y medianas empresas españolas, no es de extrañar que Sage 50Cloud está hoy en esta lista. Presenta un uso muy parecido al anterior, pero, a diferencia de este, Sage 50Cloud es de pago, característica que no lo convierte en peor programa. Sage, además de ser un programa de contabilidad, ofrece integración con Office 365, te da la posibilidad de personalizar sus menús para un manejo mucho más sencillo. Además, te ofrecerá informes y gráficos de último minuto, copias de seguridad en la nube para salvaros de los problemas, acceso multidispositivo para vuestra comodidad y, lo mejor de todo, se adaptará a todo tipo de negocio.

Con VisionWin tendrás la contabilidad y la gestión de gastos de tu negocio en buenas manos pues se trata de un programa gratuito diseñado para las medianas y pequeñas compañías. Además, la ventaja de este programa es su sencillez pues no importa si tu trabajador posee gran experiencia en este mundo, VisionWin le guiará pues le dará la opción de utilizar plantillas para documentos de compra, de gastos, ventas o ingresos. También podrán crear informes y gráficos y asocias un asiento o carpeta a cada uno de los PDFs, imágenes, gráficos, informes, etc., para su fácil localización.

Se trata de una aplicación de código abierto por lo que toda compañía podrá hacer uso de KEME Contabilidad sin problemas pues será compatible con los diferentes tipos de base de datos y sistemas. Pero, ¿qué te ofrece KEME Contabilidad? Este programa te ofrece toda clase de características y servicios como el control de vencimientos, consulta de planes, registro de documentación, cálculos de IVA, creación de asientos contables, etc.

El último de los programas de los que hablaremos hoy es SeniorConta, aplicación que te permitirá llevar la contabilidad y gestión de tu negocio de una manera básica y te dará la opción de añadir opciones y aplicaciones de forma gratuita para completar sus servicios.

Con SeniorConta podrás visualizar los balances de comprobación, los extractos desglosados de todos los gastos, los modelos de cuentas, etc. Además, podrás consultar los gastos e ingresos divididos por departamentos o estructuras de tu compañía para saber, en todo momento, si tu negocio va por el buen camino.