El formato de reembolso de gastos

El desarrollo de las facturas sin papel implica la reducción de costes en una empresa. A la larga, se ahorra dinero, tiempo y espacio. Algunos de sus beneficios son:

• Fin de cualquier documento en papel que ocupe espacio
• Intercambio más rápido de documentos y archivos
• Trazabilidad exacta de la información
• Mayor sostenibilidad ambiental

Al mismo tiempo, esto conlleva una redefinición completa de la profesión de contable. Este ha de ser ahora experto en nuevas tecnologías y en sistemas informáticos de protección, ya que deberá desarrollar un formato para reembolso de gastos.

Con estas nuevas tecnologías, tu contable podrá también gestionar mejor todos los costes de empresa. Sin embargo, otra vez, las nuevas tecnologías simplifican toda esta burocracia. Cada vez que el contable necesite realizar una consulta, gracias a ciertas cuentas de empresa como la cuenta Qonto, este podrá tener acceso directo a toda la documentación necesaria a través de un acceso en modo lectura. Este tipo de productos o servicios especiales de la banca para empresas facilitan en gran parte la labor a los contables que trabajan para pymes.

En el caso de que un empleado haya salido de viaje, la empresa está obligada a correr con los gastos. A tal fin, el empleado puede hacer la solicitud para disponer una de una tarjeta de empresa específica. Con estas tarjetas, en vez de tener que hacer una solicitud de reembolso a la empresa, podrá enviar él mismo cualquier tipo de pago, online o físico. Para realizar transferencias de forma autónoma, el trabajador que cuente con una tarjeta de empresa, tan solo tendrá que hacer una solicitud de transferencia y añadir una pequeña descripción de la misma antes de enviar. El empleador podrá gestionar fácilmente los derechos de cada empleado, en lo que respecta a las tarjetas. Las dietas laborales, el seguro de viaje, seguro de salud o vida, seguro de responsabilidad civil o cualquier tipo de póliza y los costes de transporte en cualquier parte del mundo (siempre en el contexto empresarial) se convierten, por tanto, en desembolsos empresariales pertinentes.

En este sentido, una tarjeta de empresa constituye un eficaz método pues evita directamente los reembolsos, con la comodidad de que se puede contabilizar al momento todo el gasto, al registrarse automáticamente. No obstante, en el caso de que sea el propio trabajador quien corra previamente con los costes, se hace obligatorio un reembolso posterior. Se exigirá el nombre de los clientes o de las personas que asistieron a la reunión, la información respectiva al supervisor, además de la necesidad de presentar recibos y facturas. En el caso de los costes de viaje, se pedirán billetes, peajes o tiques de gasolina.

Un formulario reembolso se compone de una serie de preguntas frecuentes en diferentes casillas relativas a:

• Datos personales del empleado
• Datos de facturación
• Documentos aportados
• Datos bancarios para el ingreso
• Firma y fecha

Como hacer una solicitud de reembolso depende, en cualquier caso, de la Ley 37/1992. Por tal motivo, se deben seguir los siguientes pasos antes de rellenar un formulario reembolso, que responden también a toda una serie de preguntas frecuentes con respecto a lo que se considera gasto:

• Presentación de facturas originales de los gastos médicos, de seguro o de viajes
• Comprobación de una relación directa entre la actividad económica y el gasto
• Contabilización del IVA exclusivamente si se ha facturado dentro del Estado español
• Plazo máximo de cuatro años
• Excluidas joyas y servicios recreativos

• Modelo fijo: la empresa cuenta con un importe dedicado a para seguros médicos y otros tipos de seguro. El principal inconveniente es que se podrían dar situaciones de abuso
• Modelo por gasto: todo lo que se gaste debe ser demostrado con factura. El inconveniente estriba en el tiempo que se pierde en comprobar cada gasto
• Modelo mixto: se trata de una variante de ambos, con una cantidad a la que se le suman todos los costes extra, previa factura

Los principales gastos de una empresa son los suministros, los pagos a proveedores, los impuestos y tributos, los sueldos y salarios, los gastos de salud o médico-sanitarios, las primas de seguros, las reparaciones y mantenimientos, los servicios bancarios y los suministros. En este sentido, una tarjeta para gasto sustituye a la solicitud y a los formularios. Actúa como un modelo mixto, con una cantidad fija a la que se le van sumando aportes extra de cantidad. Además, se pueden bloquear o desbloquear en cualquier momento. Esto no obsta, sin embargo, para que exista un formato de reembolso de gastos específico y una normativa sobre cómo hacer una solicitud de reembolso.