Qué es un ERP para pymes y por qué lo necesitas

En la gestión de una pyme, cada decisión cuenta. Desde el control de gastos hasta la planificación de recursos, todo debe fluir para garantizar la salud del negocio. Aquí es donde entra en juego el ERP para pymes, una herramienta esencial que marca la diferencia entre una gestión caótica y una operación perfectamente sincronizada. 

En estas líneas te explicamos qué es y qué funcionalidades tiene que tener uno de estos software, en que te debes basar para elegir uno y todo lo que rodea a este socio ideal para tu operativa diaria.

ERP son las siglas de Enterprise Resource Planning o, en español, Planificación de Recursos Empresariales. En términos sencillos, un ERP es un software de gestión que centraliza toda la información y los procesos de tu empresa en una única plataforma. Es decir; la contabilidad, ventas, gestión de inventarios, la planificación de proyectos, recursos humanos…

Aunque históricamente los software ERP se asociaban a grandes corporaciones, hoy en día se han adaptado para pymes con soluciones más accesibles, intuitivas y flexibles. Ya seas autónomo, startup o una pyme consolidada, un ERP es un aliado idóneo para mantener el control total de tu negocio.

Las pequeñas y medianas empresas o pymes compiten en un entorno dinámico y, a menudo, lo hacen con recursos limitados. Aquí es donde un ERP es vital, ya que:

• Centraliza datos. Con un ERP, toda la información de tu pyme está en un solo lugar. Esto elimina duplicidades, mejora la precisión de los datos y acorta el tiempo invertido en tareas administrativas.
• Automatiza procesos. Olvídate de las hojas de cálculo eternas y de procesos manuales. Un ERP automatiza tareas y tú te puedes centrar en hacer crecer tu negocio.
• Ofrece visibilidad y control. Al integrar todas las áreas, un ERP te da una visión global de tu negocio en tiempo real. Así, la toma de decisiones está basada en datos precisos y actuales y no en suposiciones.
• Ayuda en la escalabilidad. A medida que tu pyme crece, también lo hacen sus necesidades. Un buen ERP es flexible y se adapta a las exigencias de cada etapa de tu negocio.

Hoy en día, hay soluciones ERP para pymes asequibles, fáciles de implementar y adaptables a cualquier sector. Si tu pyme aún no cuenta con un ERP, este es un momento ideal para dar el salto hacia una gestión más eficiente. Y recuerda: herramientas como Qonto complementan perfectamente un ERP, simplificando la gestión financiera y optimizando tus procesos.

Pero, elegir el ERP adecuado para tu pyme no es solo cuestión de encontrar un software que tenga un par de funcionalidades básicas. Un buen ERP debe adaptarse a las necesidades de tu negocio, integrando las áreas importantes para mejorar la eficiencia y el control.

A continuación, analizamos las funcionalidades imprescindibles que tiene que tener un sistema ERP diseñado para pequeñas y medianas empresas.

Uno de los pilares de cualquier ERP para pymes es su capacidad para gestionar las finanzas empresariales. Desde el control de ingresos y gastos hasta la elaboración de informes, el módulo de contabilidad es una necesidad. Así que, tu sistema ERP debería permitir:

• Controlar el flujo de caja.
• Automatizar procesos como la conciliación bancaria.
• Generar reportes financieros en tiempo real.
• Cumplir con las normativas de facturación en España.

Supón que tienes que presentar informes trimestrales de IVA. Con un ERP automatizas la generación de estos informes, evitando errores y reduciendo el tiempo dedicado a tareas manuales.

Otro aspecto fundamental de un ERP es la gestión de ventas y la facturación. Con esta funcionalidad, supervisas cada etapa del proceso comercial, desde la creación de presupuestos hasta el seguimiento de pagos. Por ende, debería incluir lo siguiente:

• Generación automática de facturas y presupuestos.
• Gestión de pagos pendientes y cobros automatizados.
• Registro del historial de compras de los clientes, así como de ventas propias.
• Posibilidad de integración con un software de facturación externo como Qonto.

Centralizar todas las operaciones de ventas y facturación en un ERP agiliza tu día a día y mejora la experiencia de tus clientes al garantizar procesos más rápidos y fiables.

Si tu pyme gestiona productos físicos, este módulo es indispensable. El control de inventarios en un ERP te ayuda a llevar un control detallado de existencias, prever necesidades de reabastecimiento y evitar pérdidas por roturas de stock. O sea, que las funciones esenciales serían:

• Control de stock en tiempo real.
• Alertas automáticas de reposición.
• Gestión de múltiples almacenes o ubicaciones.
• Integración con herramientas de venta online para sincronizar inventarios.

Por ejemplo, si tu pyme gestiona una tienda de ropa, un ERP te ayuda en procesos como identificar cuáles son los artículos más vendidos y a planificar tu reposición de stock con base en datos históricos.

Un buen software ERP para pymes para pymes también te permite planificar el futuro. Con él puedes coordinar equipos, asignar recursos y hacer un seguimiento de los proyectos y procesos en curso. Por eso, entre sus características tienen que estar las siguientes:

• Asignación de tareas y seguimiento del progreso.
• Planificación de recursos humanos y materiales.
• Calendarios y alertas para cumplir plazos.
• Reporting sobre la rentabilidad de cada proyecto.

Imagina una startup tecnológica que al utilizar un ERP para gestionar el desarrollo de un nuevo producto se asegura que cada equipo tenga acceso a los recursos y cumpla plazos.

Un ERP organiza tus operaciones y también te ayuda a entender más y mejor tu negocio y sus procesos. Con herramientas de análisis integradas, tienes una visión completa de tu empresa y tomas decisiones con datos reales. Pero, ¿qué análisis ofrece un ERP?:

• Informes financieros detallados.
• Análisis de ventas por producto, ventas por cliente o ventas por región.
• Seguimiento del rendimiento de las campañas de marketing.
• Informes personalizados según las necesidades de tu pyme.

Un ERP de garantías te muestra qué porcentaje de tus ingresos procede de clientes recurrentes frente a nuevos. Por lo tanto, puedes ajustar tus estrategias de ventas y fidelización.

Asimismo, en un ERP moderno las integraciones con otras herramientas son esenciales para tu negocio. Hablamos, por ejemplo, de conectar tu ERP con plataformas de pagos o con bancos para gestionar de forma automática tus operaciones desde una única plataforma. Por ende, minimizas errores y también aumentas la productividad.

Resumen con las funcionalidades más importantes de un sistema ERP para pymes

En esta tabla resumimos las funcionalidades más destacadas que tiene que ofrecer un ERP para pequeñas y medianas empresas:

En definitiva, la clave está en elegir una solución que integre las funciones más esenciales y se pueda complementar con otras herramientas.

A su vez, hay múltiples opciones de ERP en el mercado y no todas son iguales. Elegir el adecuado depende de las necesidades concretas de tu pyme, tu presupuesto y tus objetivos. Para eso, te explicamos los tipos de ERP para pymes más comunes y sus características, así como negocios concretos en los que encaja cada uno.

Los ERP en la nube, también conocidos como cloud ERP, son sistemas alojados en servidores remotos y accesibles a través de internet. Son más populares entre las pequeñas y medianas empresas por su bajo coste inicial y su flexibilidad.

Características:

• Modelo de suscripción mensual o anual.
• Sin necesidad de instalación local.
• Actualizaciones y mantenimiento gestionados por el proveedor.
• Acceso desde cualquier dispositivo conectado a internet.

Ventajas:

• Coste inicial bajo.
• Ideal para pymes con equipos remotos o distribuidos.
• Escalabilidad según el crecimiento de la empresa.
• Menos necesidad de soporte técnico interno.

Casos ideales: startups y pymes en expansión que buscan una solución económica y accesible.

Los ERP locales se instalan en los servidores y ordenadores de la empresa. Aunque son menos comunes entre las pymes por su alto coste inicial, pueden ser útiles para un control completo sobre datos, ventas y operaciones.

Características:

• Requiere hardware y servidores propios.
• Mayor personalización.
• Accesible solo desde los dispositivos conectados al sistema interno.

Ventajas:

• Control total sobre los datos.
• Alta personalización en función de las necesidades.
• No depende de una conexión a internet.

Casos ideales: pymes con recursos tecnológicos avanzados o exigencias de seguridad más específicas.

Un ERP híbrido combina las ventajas del modelo en la nube y el local. Da la posibilidad a las empresas de mantener operaciones en servidores propios mientras utilizan la nube para otras funcionalidades y procesos.

Características:

• Parte de los datos se almacenan en servidores locales y otra en la nube.
• Flexibilidad para decidir qué datos mantener en local.
• Puede ser más difícil de implementar y mantener.

Ventajas:

• Combina accesibilidad y control de datos.
• Útil para empresas con normativas estrictas de privacidad.

Casos ideales: empresas que trabajan online, pero que deben cumplir unos mínimos regulatorios que exige el almacenamiento local de datos. Piensa que hay unos requisitos para pymes en España que son obligatorios y que pueden condicionar la elección del ERP.

Algunas soluciones de ERP están diseñadas para sectores concretos (comercio minorista, manufactura, consultoría…). Estos tienen funcionalidades especializadas para las particularidades de cada industria.

Características:

• Funcionalidades puntuales para sectores específicos.
• Puede incluir módulos preconfigurados según el negocio.

Ventajas:

• Más adaptación a procesos de la industria.
• Reducción de tiempo en la configuración inicial.

Casos ideales: pymes de nicho como restaurantes, clínicas médicas o talleres mecánicos, entre otros.

Los ERP de código abierto son sistemas que permiten acceder al código fuente, lo que facilita la personalización sin costes de licencia.

Características:

• Sin coste de adquisición, pero exige conocimientos técnicos para implementarlo.
• Alta personalización en función de cada negocio.

Ventajas:

• Sin pagos recurrentes por suscripción.
• Total libertad para modificar y adaptar la solución.

Casos ideales: empresas con equipos tecnológicos internos capaces de gestionar e implementar un ERP.

Para reflejar estas características y ventajas de forma más visual, resumimos la información sobre qué tipo de ERP es el mejor para tu pyme en esta tabla comparativa:

Precisamente, en relación con los tipos de ERP para pymes, uno de los debates más comunes actualmente es decidir entre una solución en la nube o uno local. Ambos tienen ventajas, pero cada vez más pymes optan por ERP en la nube por su flexibilidad, su accesibilidad y su menor coste.

• Accesibilidad desde cualquier lugar. Con un ERP en la nube gestionas tu pyme desde cualquier dispositivo conectado a internet. Algo muy útil para negocios con equipos remotos o sucursales en distintas ubicaciones.
• Bajos costes iniciales. Implementar un ERP en la nube no conlleva una gran inversión inicial en hardware ni licencias. En su lugar, los pagos suelen ser por suscripción, lo que permite a las pymes repartir costes y acceder a soluciones avanzadas a un precio asequible.
• Actualizaciones automáticas y soporte técnico. Con un ERP en la nube no tienes que preocuparte por mantener el software actualizado. Los proveedores gestionan las actualizaciones y parches de seguridad para que siempre trabajes con la última versión del sistema.
• Escalabilidad y flexibilidad. Los ERP cloud son escalables, por lo que puedes añadir nuevas funcionalidades, usuarios o módulos según crezca tu negocio. Por eso son ideales para startups y pymes en procesos de expansión.
• Seguridad y respaldo de datos. Los proveedores de ERP en la nube suelen ofrecer altos estándares de seguridad, incluyendo copias de seguridad automáticas y protección contra ciberataques. Así, cuidan la información sensible de tu empresa, como datos de clientes, ventas u operaciones financieras.
• Integración sencilla con otras herramientas. Muchos ERP en la nube se integran fácilmente con herramientas externas como soluciones de pago, plataformas de e-commerce o software de facturación.

De todas formas, te dejamos una tabla comparativa en un ERP en la nube vs. ERP local para pequeñas y medianas empresas:

Llevando todo lo anterior a la práctica, vamos a poner tres ejemplos de áreas de negocio en las que implementar un ERP para pymes ya tiene un éxito probado:

1. Un estudio de diseño gráfico. Este tipo de negocio, con equipos remotos y proyectos en colaboración constante se benefician de la accesibilidad y las funcionalidades como la gestión de proyectos que ofrecen los ERP cloud.
2. Una tienda online. Con un ERP en la nube, una tienda de e-commerce sincroniza su inventario en tiempo real, gestiona envíos y automatiza la facturación.
3. Empresas o startups tecnológicas. Las startups suelen operar con recursos limitados y necesitan soluciones más flexibles. Un ERP en la nube les ayuda a crecer sin preocuparse por la capacidad del sistema.

Para la mayoría de las pymes, un ERP en la nube es una solución más rentable, flexible y segura. Aunque un ERP local puede ser útil en ciertos casos, las ventajas de la nube son claras, especialmente en un mundo cada vez más digitalizado.

Otra de las preguntas más habituales es cuánto cuesta una de estas soluciones. En ese sentido, el precio de un ERP para pymes dependerá de factores como el tipo de sistema, las funcionalidades y el número de usuarios.

No obstante, vamos a ver de forma general qué aspectos influyen para que hagas un plan financiero para tu pyme y, en base a él, un presupuesto.

1. Tipo de ERP. Si es en la nube, el pago podrá ser mensual o anual (suscripción). En cambio, si es local, el coste inicial es más elevado por licencias y servidores.
2. Tamaño de la pyme. A mayor número de usuarios, mayor será el coste.
3. Personalización. Si la solución está muy personalizada o más adaptada a tu negocio, puede conllevar una inversión extra.
4. Mantenimiento y soporte. Algunos sistemas incluyen soporte técnico en el precio, pero otros lo cobran por separado.

• ERP en la nube: desde 20 € a 100 € por usuario al mes, según las funcionalidades.
• ERP local: desde 5.000 € de coste inicial, más gastos de mantenimiento.

Por otra parte, hay soluciones open source que no tienen coste de licencia. No obstante, no siempre son la mejor opción. Piensa que pueden implicar gastos de instalación y soporte técnico. Así que, sobre todo, los ERP para pymes gratuitos solo son buenas alternativas si tienes conocimientos técnicos o si cuentas con un equipo especialista en IT.

El coste de un ERP dependerá de las necesidades de tu pyme. Antes de elegir, calcula el retorno de inversión y conoce cómo el sistema optimizará tus procesos. Una buena integración con herramientas como Qonto maximizará los beneficios de tu ERP y reducirá los costes de gestión financiera.

Llegado a este punto, toca elegir el ERP para tu pyme. Escoger e implementar el adecuado es una decisión estratégica que puede transformar la gestión de tu negocio. No obstante, desde Qonto te ayudamos. Por eso, a continuación te damos los pasos que debes dar para acertar.

Primero, haz una lista de las áreas que vas a optimizar: contabilidad, facturación, inventario, ventas... Así, podrás identificar las funcionalidades que son imprescindibles para cubrir estas necesidades.

A su vez, busca un sistema que sea intuitivo y se adapte a tu equipo sin tener que llevar a cabo largas y costosas formaciones. Así que investiga soluciones con interfaces sencillas y que ofrezcan un soporte accesible.

Al mismo tiempo, piensa el tipo de solución: si prefieres un ERP en la nube por su flexibilidad y coste mensual o si quieres un ERP local con mayor control pero con una inversión inicial más alta. El mercado es extenso: SAP, Sage, Microsoft…

Otro aspecto con peso en la elección son las integraciones. En este aspecto, elige un ERP que pueda conectarse con herramientas que ya usas (como Qonto) para gestionar la facturación, las ventas de un ecommerce o los flujos de caja, entre otros.

Y, por supuesto, aprovecha las demos gratuitas que ofrecen muchos proveedores. Con ellas sabrás si el ERP se adapta a tus necesidades reales y si ofrece las funcionalidades que realmente necesitas.

Por consiguiente, en este paso a paso para elegir qué tipo de ERP es el idóneo para tu negocio, influirán diversos factores. Estos son:

1. Presupuesto.
2. Tamaño. Un ERP en la nube suele encajar en empresas más pequeñas, mientras que las grandes pymes optan por sistemas híbridos o locales.
3. Sector. Si trabajas en un nicho, un ERP sectorial sería una mejor solución.
4. Soporte técnico. Si no tienes un equipo de IT, un ERP en la nube con soporte gestionado será más práctico.
5. Integraciones.

En definitiva, el mejor ERP es el que se adapta a tu pyme hoy y puede escalar con tu negocio en el futuro. Tomarte el tiempo para analizar opciones y estudiar otros ejemplos de pymes que ya han tenido éxito con uno de estos software de gestión hará que tu inversión merezca la pena.

Implementar el ERP adecuado para tu pyme simplifica la gestión de procesos como la facturación, el control de inventarios y la contabilidad. Y no solo eso, sino que mejora la eficiencia y la toma de decisiones estratégicas.

Los distintos tipos de ERP, ya sea en la nube, local o híbrido, se adaptan a las diversas necesidades de pequeñas y medianas empresas. Pero para garantizar el éxito, analiza tus objetivos, las funcionalidades de cada solución y prioriza sistemas que se integren fácilmente con herramientas como Qonto para una gestión financiera completa.

En resumen, invertir en un ERP es apostar por el crecimiento y la profesionalización de tu pyme o empresa. ¡No dejes pasar la oportunidad de transformar tu negocio!